Zeiten in Projekten

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Zeiterfassung in deinem Projekt nutzen kannst. Du lernst, wie du Budgets verwaltest, Zeiteinträge erstellst, verschiedene Ansichten und Filter verwendest sowie Zeitdaten exportierst.

---

Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Mit den Projektzeiten behältst du Aufwand, Budget und Abrechnung im Blick:

• Alle erfassten Zeiten anzeigen – direkt im Projekt

• Budget und Abrechnung überwachen – inklusive Abrechenbarkeit

• Plan vs. Ist vergleichen – geplante Aufwände anpassen und Fortschritt sehen

• Retainer-Budgets prüfen – Entwicklung pro Monat als Balkendiagramm

• Mehrere Zeiteinträge auf einmal bearbeiten – im Projekt oder in den Auswertungen

---

So gelangst du zu den Zeiten im Projekt

1. Öffne ein Projekt.
2. Klicke im Header auf Zeiten. (Wenn dir der Reiter nicht angezeigt wird, klicke zuerst auf das Dropdown-Menü Mehr.)

Im Tab Zeiten deines Projekts sind alle Zeiten aufgeführt, die bisher auf dem Projekt (oder den Aufgaben des Projekts) erfasst wurden.

---

Die Projekt KPIs

• Gesamte erfasste Zeit – untergliedert in abrechenbar und nicht abrechenbar

• Budget – Projektbudget und erfasste Zeit; über Bearbeiten kannst du das Projektbudget direkt anpassen

• Abrechenbar – abzurechnende Zeit und bereits abgerechnete Zeit; über + Rechnung gelangst du in die Zeitauswertung und kannst eine Rechnung erstellen (dort ist automatisch der aktuelle Monat ausgewählt und kann angepasst werden)

• Ist vs. Plan – erfasste Zeit vs. Summe der geplanten Aufwände aller Aufgaben

---

Ansichten wechseln

Oberhalb des Diagramms findest du einen Umschalter mit zwei Optionen:

• Plan vs. ist: Zeigt einen Vergleich zwischen geplanten und tatsächlich erfassten Stunden als Liniendiagramm.
• Retainer: monatliches Balkendiagramm, das zeigt, wie sich das Budget im Laufe der Monate entwickelt hat.
• Zeiten: Zeigt die erfassten Zeiten als Balkendiagramm nach Zeitraum.

---

Plan vs. Ist

Mit dem Liniendiagramm in der Ansicht Plan vs. Ist erkennst du schnell den Fortschritt des Projektbudgets. Die Linie zeigt die getrackte Zeit im Vergleich zum Projektbudget. Sobald sich die getrackte Zeit dem Projektbudget nähert, wird die Linie rot.

Anzeigeoptionen konfigurieren
Klicke auf das Einstellungen-Symbol rechts oberhalb des Diagramms. Es öffnet sich ein Einstellungen-Menü mit folgenden Optionen:

• Zeige abgeschlossene Aufgaben: Blendet abgeschlossene Aufgaben ein oder aus
• Anzeigen von Listen und Aufgaben ohne geplanten Aufwand: Zeigt auch Einträge ohne Planwerte
• Nur abrechenbare erfasste Zeit anzeigen: Filtert die Anzeige auf abrechenbare Zeiten

Klicke auf den jeweiligen Schalter, um die Option zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Im Zeitraum navigieren: Nutze die Pfeilsymbole im Diagramm rechts oben.

Unterhalb des Liniendiagramms findest du eine Gegenüberstellung der erfassten und der geplanten Zeiten.

Aufgabenlisten erweitern
Die Zeiten sind zunächst nach Liste zusammengefasst. Klicke auf den Pfeil links neben einem Listennamen, um die enthaltenen Aufgaben anzuzeigen.

Planaufwand bearbeiten
In der erweiterten Listenansicht kannst du auf die Stundenangaben in der Spalte klicken, um den Planaufwand für einzelne Listen oder Aufgaben anzupassen.

---

Zeiten

In der Ansicht Zeiten siehst du alle erfassten Zeiten des Projekts über den gesamten Zeitraum. Über das Balkendiagramm bekommst du einen Überblick, wie sich getrackte Zeiten nach Kriterien aufteilen. Wenn du mit der Maus über Balken hoverst, siehst du weitere Infos (je nach Gruppierung).

Zeitraum anpassen
Klicke auf das Dropdown rechts oberhalb des Diagramms, um den angezeigten Zeitraum zu ändern. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Tag: Tagesansicht
• Woche: Wochenansicht
• Monat: Monatsansicht
• Quartal: Quartalsansicht
• Jahr: Jahresansicht
• Gesamte Zeit: Alle erfassten Zeiten

Nutze den Zurück-Pfeil und Vorwärts-Pfeil links und rechts neben dem Zeitraum-Dropdown, um zum zum vorherigen oder nächsten Zeitraum zu navigieren.

Gruppierung ändern
Klicke auf das Gruppieren-Symbol in der Steuerleiste, um die Zeiteinträge nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren:

• Tätigkeit
• Abrechenbarkeit
• Benutzer
• Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr

Die Zeitentabelle konfigurieren

• Verschiebe die Spalten per Drag & Drop und ordne diese neu an
• Sortiere je Spalte Zeiteneinträge auf- und absteigend über die Dropdown-Pfeile, die beim Hovern über den Spaltentitel erscheinen
• Ändere die Größe der Spalten über den Spaltengriff

Aktionen auf ausgewählte Einträge anwenden

In der Zeitentabelle kannst du einzelne Einträge über das Auswahlkästchen am linken Rand jeder Zeile auswählen. Ausgewählte Zeilen werden farblich hervorgehoben. Klicke auf das Auswahlkästchen in der Kopfzeile der Tabelle, um alle sichtbaren Einträge auszuwählen oder die Auswahl aufzuheben.
Bei ausgewählten Einträgen erscheint am unteren Bildschirmrand eine Aktionsleiste. Diese zeigt die Anzahl der ausgewählten Einträge und bietet verschiedene Aktionen:

• Einträge löschen über das Papierkorb-Symbol
• Über das Aktions-Menü: Als abgerechnet markieren, Als abrechenbar markieren, Als nicht abgerechnet markieren, Als nicht abrechenbar markieren, Tätigkeit setzen, Projekt setzen, Aufgabe setzen, User setzen, Löschen

Aktionsbutton pro Zeiteintrag

In der linken Spalte User befindet sich ein Aktionsbutton, über den du den Zeiteintrag bearbeiten, duplizieren oder löschen kannst sowie den Timer erneut starten kannst.

---

Retainer

Überwache das monatliche Retainer-Budget für dein Projekt in der Ansicht Retainer.

Dort findest du ein monatliches Balkendiagramm, das zeigt, wie sich das Budget im Laufe der letzten Monate entwickelt hat. Für zukünftige Monate wird das aktuell festgelegte Budget angezeigt.

Das Diagramm zeigt:

• eine hellgraue Linie – monatliches Basisbudget

• eine Lila Linie – tatsächlich erfasste Stunden, die auf das Budget angerechnet wurden

Ist der Übertrag aktiviert, ist der Bereich des aktuellen Monats gestreift. Wenn du mit der Maus über die Linienpunkte Balken hoverst, werden dir monatliches Budget und verwendetes Budget angezeigt.

---

Zeiten erfassen, suchen und exportieren

Zeiten im Projekt erfassen

Klicke auf + Zeit oberhalb des Diagramms, um einen neuen Zeiteintrag anzulegen. Das Projekt ist dabei bereits vorausgewählt.

Zeiteinträge nach Aufgaben suchen

Über die Zeile oben links mit dem Lupen-Symbol rechts neben dem + Zeit kannst du innerhalb des Projekts nach Haupt- und Unteraufgaben suchen.

Daten exportieren

1. Klicke auf den Aktionsbutton rechts oberhalb des Diagramms. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü.
2. Wähle die Option Exportieren, um die Zeitdaten herunterzuladen.

---

FAQ

Werden laufende Timer im Projekt-Tab Zeiten angezeigt?

Nein. Aktuell laufende Zeiten (Timer gestartet, aber noch nicht gestoppt) werden dort noch nicht angezeigt.

Kann ich das Projektbudget direkt in der Zeiten-Übersicht anpassen?

Ja. In der Kachel Budget kannst du über Bearbeiten das Projektbudget direkt anpassen.

Warum ist der Button + Rechnung ausgegraut?

Der Button + Rechnung ist ausgegraut, wenn es keine abrechenbaren Zeiten gibt.

Kann ich die Zeiten in einem Projekt alle auf einmal bearbeiten?

Ja. Das geht im Tab Zeiten im Projekt sowie in den Zeitauswertungen. Du kannst mehrere oder alle Zeiten über die Auswahlkästchen links markieren und gesammelt bearbeiten.