Kunden verwalten

Kunden in awork geben den Projekten sofort mehr Kontext: Du siehst auf einen Blick, wem diese zugeordnet sind.

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Hauptvorteile und Anwendungsfälle

• Schnellere Projektübersicht, indem du Projekte einem Kunden zuweist und diesen Kunden in allen Projekten anzeigen lässt.
• Projekte schneller zuordnen, finden und unterscheiden, weil der Kunde direkt sichtbar ist
• Projektübergreifende Auswertungen auf Kundenebene, z. B. für Abrechnung

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Die Kundenübersicht

Alle Kunden findest du im Hauptmenü im Abschnitt Workspace unter Kunden.

Die Übersicht ähnelt der Projekt- oder Benutzerübersicht. Hier kannst du:

• Suchen: Finde spezifische Kunden.
• Sortieren: Nach Branche, Name, Projekte oder Standort (auf- oder absteigend).
• Filtern: Wähle, welche Spalten angezeigt werden (Branche, Projekte, Standort, Tags).
• Export: Klicke oben rechts in der Übersicht auf den Aktionsbutton > Exportieren, um die Liste der Kunden herunterzuladen.

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Kundendetails, -projekte und -zeiten öffnen

Die Details eines Kunden

Klicke auf den Namen eines Kunden, um die Kundendetails anzuzeigen. Diese umfassen: Gespeicherte Kontaktinformationen, Branche und Tags. Im rechten oberen Bereich findest du den Aktionsbutton, der dir folgende Optionen bietet: Bearbeiten, Link kopieren, In neuem Tab öffnen, Löschen.

Darunter wird eine Liste aller aktiven Projekte (gelber Statustyp Läuft) des Kunden angezeigt.

Die Projekte eines Kunden

Öffne den Reiter Projekte im Header, um alle Projekte dieses Kunden zu sehen, sowohl aktive als auch abgeschlossene.

Konfiguriere die Ansicht nach deinen Vorstellungen über die Optionen oben rechts.

• Sortiere nach: Aufgaben, Budget, Erstellt am, Fällig, Fortschritt, Key, Kunde, Name, Startdatum, Status, Workflow
• Gruppiere nach: Fällige Woche, Fälliger Monat, Kunde, Status, Statustyp, Typ, Verantwortlich, Workflow
• Wähle Angezeigte Spalten: awork merkt sich deine Auswahl automatisch.
• Erstelle einen Filter und speichere diesen oder wähle einen gespeicherten Filter. Die Filterleiste kann über die Filter-Schaltfläche in der Aktionsleiste (Trichtersymbol) ein- oder ausgeblendet werden.
• Suche Projekte über die Zeile oben links mit dem Lupen-Symbol (neben dem + Projekt Button). Die Liste wird dabei automatisch durchsucht und entsprechend gefiltert. Wenn du den Suchtext entfernst, gelangst du zurück zu deiner vorherigen Ansicht.

Die erfassten Zeiten pro Kunde

Im Reiter Zeiten findest du alle erfassten Zeiten für diesen Kunden.

• Gesamte erfasste Zeit: untergliedert in abrechenbar und nicht abrechenbar.
• Budget übrig: erfasste Zeit und Projektbudget.
• Abrechenbar: abzurechnende Zeit und bereits abgerechnete Zeit.
• Ist vs. Plan: erfasste Zeit im Vergleich zur Summe der geplanten Aufwände aller Aufgaben.

Unterhalb der KPIs zeigt dir der Tab Zeiten alle Zeiten, die auf Projekte dieses Kunden erfasst wurden. Das Balkendiagramm visualisiert die Verteilung der getrackten Zeiten; fahre mit der Maus über die Balken für weitere Informationen.

• Wähle einen Zeitraum aus: Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr, gesamte Zeit
• Gruppiere nach: Projekt, Benutzer oder abhängig vom gewählten Zeitraum nach Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr.

Wechsle von Zeiten zu Plan vs. Ist für einen Vergleich der geplanten Stunden auf Projekt, Listen, Aufgaben, Unteraufgaben sowie Erfasst und Fortschritt.

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So legst du einen neuen Kunden an

Du hast mehrere Wege, um einen neuen Kunden zu erstellen:

• Über den kleinen + Button im Hauptmenü links, direkt neben Kunden. Dieser erscheint, wenn du mit der Maus über das Wort Kunden hoverst.
• In der Kundenübersicht (Hauptmenü > Kunden) über den + Kunde Button in der oberen linken Ecke.
• Nutze den Shortcut C
• Wähle Kunde hinzufügen über den + Button in der Aktionsleiste unten mittig.

Welche Kundeninfos du hinterlegen kannst

Für jeden Kunden kannst du folgende Daten pflegen:

• Name (wird überall in Projekten angezeigt; ob mit Firmierung wie GmbH/AG, entscheidest du)
• Logo/Bild (hilft bei der schnellen visuellen Zuordnung von Kunden und Projekten)
• Branche (wird nur im Kunden angezeigt und kann frei beschrieben werden)
• Tags (zum Filtern, z. B. für besonders wichtige oder große Kunden)
• Kontaktdaten (flexible Felder, um beliebig viele Kontaktinformationen zu hinterlegen)

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Tipps und Best Practices

• Logo/Bild hinterlegen, wenn du Kunden und Projekte schnell visuell unterscheiden willst

• Tags nutzen, um Kunden schneller zu filtern (z. B. „Key Account“ oder „Großkunde“)

• Verwende den Reiter Projekte und Zeiten eines Kunden, um aktive Projekte und erfasste Zeiten an einem Ort zu sehen.

• Workaround zum Hinzufügen von Ansprechpartnern

  Du kannst in awork keine vollständigen Ansprechpartner bei Kunden hinterlegen. Hintergrund: awork ist kein CRM, sondern auf Projektmanagement und Zeiterfassung ausgelegt.

  Aber: Wenn du einfach einen Namen als Ansprechpartner speichern willst, kannst du ihn als zusätzliches Feld in den Kontaktdaten ablegen.

  1. Öffne die Kundendetails
  2. Klicke oben rechts auf den Aktions-Button und wähle Bearbeiten
  3. Wechsle in den Tab Kontakt und füge im letzten Abschnitt Andere ein neues Feld hinzu
  4. Gib als benutzerdefiniertes Label z. B. Ansprechpartner ein und trage im Feld Wert den Namen ein
  5. Klicke auf Speichern

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FAQ

Wo finde ich alle Kunden?

Du findest alle Kunden links im Menü unter Kunden.

Gibt es einen einfachen Weg, alle Projekte eines Kunden zu sehen?

Ja. In den Kundendetails findest du im Reiter Projekte eine Übersicht über alle Projekte. Zusätzlich kannst du in der Projektübersicht über das Filter-Icon nach Projekten eines Kunden filtern oder die Suche verwenden.

Kann ich den Kunden eines Projekts ändern?

Ja. In den Projektdetails kannst du auf den Namen des aktuellen Kunden klicken und einen anderen oder keinen Kunden auswählen.

Kann ich Ansprechpartner zu Kunden hinterlegen?

Nein. Du kannst in awork keine Ansprechpartner bei Kunden anlegen, da awork nicht als CRM konzipiert ist. Wenn du nur einen Namen speichern willst, kannst du in den Kundendetails unter Bearbeiten im Tab Kontakt im Abschnitt Andere ein eigenes Feld (z. B. „Ansprechpartner“) hinzufügen.