Vorlagen für Projekte
Projektvorlagen ermöglichen es dir, wiederkehrende Arbeitspakete einfach vorzudefinieren.
Hauptvorteile und Anwendungsfälle
Projektvorlagen eignen sich besonders, wenn du ähnliche Projekte immer wieder erstellst:
- Standardisiere die Projekterstellung mit einheitlichen Beschreibungen, Tags und Einstellungen
- Starte mit fertigen Aufgabenlisten und Aufgaben, anstatt sie manuell zu erstellen
- Lege Projektstatus und Aufgabenstatus von vornherein fest
- Nutze Automatisierungen, indem du Projekt-Automatisierungen vorab definierst
Was Projektvorlagen enthalten
- Namen und optional ein Bild: Das Bild wird bei der Auswahl einer Vorlage bei der Projekterstellung angezeigt und hilft beim Wiedererkennen.
- Beschreibung, die beim Erstellen eines Projekts hinzugefügt wird
- Tags für Projekte, die mit der Vorlage erstellt werden
- Budget
- Projekteinstellungen:
- Erfasste Zeiten auf abrechenbar voreinstellen (einschließlich Auto, das davon abhängt, ob während der Projekterstellung ein Kunde ausgewählt wird)
- Auswahl Liste für Aufgaben, die aus E-Mails kommen: in welche Aufgabenliste per E-Mail erstellte Aufgaben hinzugefügt werden sollen
- Projekttyp
- Vorlagebild für Projekt verwenden: ist die Option deaktiviert, wird bei Projekterstellung mit Kunde standardmäßig das Kundenbild verwendet
- Projekt- und Aufgabenstatus (Board-Spalten): hier mehr erfahren
- Eigene Felder für Aufgaben: hier mehr erfahren
- Automatisierungen: hier mehr erfahren
- Aufgabenlisten & Aufgaben als Start-Set für neue Projekt
Du kannst Status, Aufgabenlisten und Aufgaben per Drag & Drop neu anordnen.
Aufgabenvorlagen können relative Felder enthalten (z. B. Fälligkeitsdaten).
Mehr erfahren: Aufgabenvorlagen
Wichtig: Du benötigst mindestens einen gelben Status (laufendes Projekt) und einen grünen Status (abgeschlossenes Projekt).
Eine neue Projektvorlage anlegen
- Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen.
- Im oberen Bereich Vorlagen für Projekte, klicke auf + Hinzufügen.
- Gib einen Namen ein und füge (optional) ein Bild hinzu.
- Klicke Speichern.
- Passe anschließend die Details der Vorlage an (z. B. Aufgaben, Automatisierungen, Status).
Wenn du Aufgabenvorlagen erstellt hast, kannst du auch Aufgabenlisten in deine Projektvorlage importieren.
Ein bestehendes Projekt in eine Vorlage umwandeln
- Öffne das Projekt.
- Öffne das Aktions-Menü oben rechts (im Header oder im Register Home) und wähle Vorlage erstellen
- Gib der Vorlage einen Namen und (optional) ein Bild.
- Wähle aus, welche Projektelemente übernommen werden sollen (standardmäßig sind alle ausgewählt).
Ein Projekt mit Vorlage erstellen
- Beginne, ein neues Projekt zu erstellen, und gib deine Projektinformationen ein.
- Wenn das Fenster zur Vorlagenauswahl erscheint, klicke auf die Vorlage, die du verwenden möchtest. Wähle zwischen deinen eigenen Vorlagen und einer awork Vorlage.
Wenn du ohne Vorlage fortfahren willst, klicke auf Ohne Vorlage erstellen, um ein leeres Projekt zu erstellen.
Projektvorlagen in der Vorschau ansehen und Favoriten festlegen
Um Projektvorlagen effizient zu nutzen, stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:
Vorschau anzeigen
- Über die Projektvorlagenauswahl wird dir durch Hovering ein Info-Icon in der linken unteren Ecke eingeblendet. Damit kannst du eine Vorschau der Vorlage öffnen.
- In der Vorschau siehst du die Einstellungen und Inhalte, die auf dein Projekt angewendet werden.
Favoriten festlegen
- Klicke auf das Stern-Symbol in der rechten unteren Ecke, welches durch Hovering über die Auswahl eingeblendet wird, um die Vorlage als Favorit zu speichern.
- Favoriten werden in der Reihenfolge der Auswahl als erstes angezeigt.
Rückwärtsplanung für Vorlagen
Mit der Rückwärtsplanung kannst du beim Erstellen eines Projekts mit Vorlage festlegen, bis zu welchem Datum die letzte Aufgabe abgeschlossen sein soll.
Statt alle Aufgaben ab „heute“ zu planen, bestimmst du beim Auswählen einer Vorlage ein Referenzdatum (z. B. Projektende oder ein benutzerdefiniertes Datum). Die Aufgaben werden dann automatisch rückwärts von diesem Datum aus eingeplant.
Vorlagen verwalten
- Gehe zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen
- In den Projektvorlagen kannst du alle in deinem awork gespeicherten Vorlagen ansehen.
- Über den Aktions-Button kannst du eine Vorlage bearbeiten (Name und Bild ändern), duplizieren oder löschen.
- Klicke auf eine Vorlage, um die Details zu öffnen und den Inhalt zu bearbeiten.
Änderungen werden sofort übernommen, ein separates Speichern der gesamten Vorlage ist nicht notwendig.
Tipps zur Nutzung von Projektvorlagen und Hinweise
Vorlagen und Projekte sind nach der Erstellung nicht miteinander verknüpft. Die Verwendung einer Vorlage kopiert die Daten in das Projekt.
Änderungen am Projekt wirken nicht auf die Vorlage und Änderungen an einer Vorlage haben keinen Einfluss auf bereits erstellte Projekte.
Ausnahme: Bei Änderungen an Automatisierungen fragt awork, ob laufende Projekte die Änderungen übernehmen sollen (du kannst diesen Schritt auch überspringen).
- Automatisierungen optional halten, indem du sie in der Vorlage auch als deaktiviert anlegen kannst
- Zusätzlich zu selbst erstellten Vorlagen findest du in awork auch vorgefertigte Projektvorlagen, die das awork Team erstellt hat. Hier findest du weitere Informationen zu den awork Vorlagen.
FAQ
Sind Projektvorlagen mit den daraus erstellten Projekten verknüpft?
Nein. Wenn du ein Projekt mit einer Vorlage erstellst, werden die Vorlagendaten in das Projekt kopiert. Du kannst den Projektinhalt bearbeiten oder löschen, ohne die Vorlage zu beeinflussen.
Wenn ich eine Vorlage später ändere, werden bestehende Projekte aktualisiert?
Nein. Änderungen an der Vorlage wirken sich nicht auf bereits daraus erstellte Projekte aus. Die Ausnahme sind Automatisierungen: Wenn du eine Automatisierung in der Vorlage änderst, fragt awork, ob bestehende Projekte die Änderung übernehmen sollen (dies kannst du überspringen).
Kann ich eine Projektvorlage ansehen, bevor ich sie verwende?
Ja. Beim Auswählen von Projektvorlagen während der Projekterstellung klicke auf das Info-Icon, um eine Vorschau der Einstellungen und Inhalte der Vorlage zu sehen.
Was ist die Rückwärtsplanung für Vorlagen?
Die Rückwärtsplanung ermöglicht es dir, das Datum festzulegen, bis zu dem die letzte Aufgabe abgeschlossen sein soll, wenn ein Projekt mit einer Vorlage erstellt wird. Die Aufgaben werden dann rückwärts von diesem Referenzdatum geplant.
Wie wird das Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe dynamisch festgelegt, wenn eine Projektvorlage verwendet wird?
Dynamische Fälligkeitsdaten werden auf Basis des Erstellungsdatums des Projekts festgelegt (dem Tag, an dem die Vorlage verwendet wird). Beispiel: Wenn du eine Projektvorlage am 05.03.2026 lädst und die Aufgabe auf ein Fälligkeitsdatum 5 Tage nach Erstellung gesetzt ist, ist das Fälligkeitsdatum der 10.03.2026.
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