Rechtemanagement in awork

Steuere, wer was sehen und bearbeiten darf. Lerne hier, wie du Berechtigungen effizient verwaltest.

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Hauptvorteile und Anwendungsfälle

• Einfache Rollenverwaltung: Verstehe, wer Zugriff auf was hat.
• Eindeutige Struktur: Allgemeine und Projektrollen definieren spezifische Zugriffsrechte.
• Flexibilität: Passe Berechtigungen an die Bedürfnisse deines Teams an.

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Das Rechtemanagement aufrufen

1. Navigiere zu Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü).
2. Klicke auf Rechtemanagement.

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Die allgemeinen Berechtigungsrollen

• Jede Person im Workspace hat eine allgemeine Berechtigungsrolle (z.B. Admin oder User)
• Wichtig: Wenn ein User kein Projektmitglied ist, gelten nur die Rechte der allgemeinen Rolle.

Eine allgemeine Rolle erstellen

1. Im Abschnitt Allgemeine Berechtigungsrollen, klicke auf + Rolle.
2. Vergib einen Namen und wähle entweder eine leere Rolle oder eine Vorlage.
3. Passe die individuellen Berechtigungen an.

Vorkonfigurierte Rollen

• Admin: Vollzugriff und kann Workspace-Einstellungen verwalten.
• User: Kann mit Projekten arbeiten, aber keine zentralen Einstellungen verändern.

Menü-Sichtbarkeit pro Rolle festlegen

In den Details einer Berechtigungsrolle findest du den Tab Menü-Sichtbarkeit, wo du festlegst, welche Bereiche im Menü sichtbar sind.

Wichtig: Ist das Augen-Icon deaktiviert, fehlen der Rolle die notwendigen Rechte.

Allgemeine Rollen zuweisen

Am Ende der Seite Rechtemanagement findest du eine Liste aller Nutzer*innen, wo du jeder Person eine Rolle zuweisen kannst.

Hinweis: Du kannst dich selbst nicht aus der Rolle Admin entfernen.

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So verwaltest du die Projektrollen

Projektrollen definieren spezifische Rechte auf Projektebene.

Eine Projektrolle erstellen

1. Im Abschnitt Projektspezifische Berechtigungsrollen, klicke auf + Rolle
2. Vergib einen Namen und lege die Sicht- und Bearbeitungsrechte fest.

Optional: Markiere die Rolle als Standardrolle, damit sie beim Hinzufügen von Mitgliedern zu Projekten vorausgewählt wird.

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Rolle bearbeiten oder löschen

In der Rollenübersicht kannst du über den Aktions-Button Rollen bearbeiten oder löschen.

Wichtig: Systemrollen wie Admin und Gast sind nicht editierbar oder löschbar. Bei der Löschung einer Rolle, die bereits User*innen zugewiesen ist, musst du eine Ersatzrolle auswählen.

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Berechtigungen im Detail

User*innen

Neue User*innen können nur von Admins angelegt werden.

Kunden

Einstellungen

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Tipps & Hinweise

Bitte beachte:

• Projektrollen erweitern nur Rechte, sie können keine Rechte entziehen.

• Du kannst dich nicht selbst aus der Admin-Rolle entfernen.

• Projektersteller*innen behalten immer volle Rechte auf ihren Projekten.

Tipp: Zugriff nur auf bestimmte Projekte

Wenn User*innen nur Zugriff auf ausgewählte Projekte haben sollen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• In der allgemeinen Rolle die projektübergreifenden Rechte (z.B. Sicht auf alle Projekte/Projektaufgaben/Projektzeiten) restriktiv halten.

• Die Person anschließend gezielt als Projektmitglied hinzufügen und über die Projektrolle die benötigten Rechte im jeweiligen Projekt geben.

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FAQ

Ist es möglich, dass User*innen nur eigene Projekte & Aufgaben sehen können?

Ja. Du kannst eine allgemeine Rolle so konfigurieren, dass Nutzer*innen nur Projekte sehen, in denen sie Mitglied sind.

Gibt es eine Einstellung, damit User grundsätzlich keine Zeiten erfassen können?

Ja. Admins können unter Einstellungen > Workspace die Zeiterfassung für den gesamten Workspace deaktivieren. Dies ist ab dem Professional Plan möglich.

Wer kann Projekte löschen?

User*innen, die Projektdetails verwalten dürfen (in der allgemeinen Rolle und/oder per Projektrolle), können Projekte löschen. Zusätzlich kann jeder User selbst erstellt Projekte jederzeit löschen.

Gelten die Rechte auch in der API?

Ja, die im Rechtemanagement konfigurierten Rechte gelten auch für den Zugriff über die awork API.