Den Kalender integrieren
Mit der Kalender-Integration kannst du deine Termine in Zeiten, im Kalender und im Planer von awork anzeigen lassen. Außerdem werden deine Termine in die Workload Berechnung einbezogen oder du kannst Aufgaben aus awork automatisch in deinen Kalender synchronisieren.
Deine Termine werden nicht in awork gespeichert und die Sichtbarkeit kann über die Einstellungen konfiguriert werden.
Welche Kalender-Anbieter unterstützt awork?
awork unterstützt folgende Kalender-Dienste:
- Google Workspace
- Microsoft (Outlook & Exchange)
- Apple iCloud
Du kannst beliebig viele eigene Kalender verbinden - gleicher oder unterschiedlicher Anbieter.
Bitte beachte: Es können lediglich Cloud-basierte Microsoft Exchange Server verknüpft werden. awork unterstützt keine eigenständig gehosteten lokalen Exchange Server.
Den Kalender verknüpfen
Google & Microsoft
- Starte die Integration in awork über:
- das Kalender-Icon in Zeiten, Kalender oder Planer
- oder die Integrationsbibliothek unter Einstellungen > Integrationen.
- Du wirst auf die Login-Seite des Anbieters weitergeleitet.
- Melde dich an und erlaube awork den Zugriff.
- Wähle in awork die Kalendergruppen aus, die angezeigt werden sollen.
Deine Termine erscheinen nun in awork. Anhand der Symbole erkennst du den jeweiligen Anbieter.
Apple iCloud
- Trage deine Apple-ID im awork Popup ein.
- Rufe appleid.apple.com auf und folge den Anweisungen in dem awork Popup.
- Navigiere zum Abschnitt Sicherheit > Anwendungsspezifische Passwörter und generiere ein App-Passwort
- Bestätige in awork, dass du die Schritte befolgt hast
- Gib das Passwort in awork ein.
Deine Termine erscheinen nun in awork. Anhand der Symbole erkennst du den jeweiligen Anbieter.
Die Kalender-Einstellungen
Dort, wo du die Integration gestartet hast, kannst du auch die Einstellungen bearbeiten.
Kalender auswählen
Wähle, welche Kalender angezeigt werden sollen
Sichtbarkeit für andere User*innen
- Lege über den Button Kalender teilen & für Workload nutzen fest, ob deine Kalenderevents für andere in awork sichtbar sind
- Über den Button Namen der Termine teilen (nur nicht-private) legst du fest, dass Termin-Namen im Planer sichtbar sind (außer private Termine).
Abwesend-Termine laden
Du kannst Abwesend-Termine aus deinem verknüpften Kalender laden und sie in awork als Abwesenheiten behandeln. Aktiviere oder deaktiviere dafür die Option „Abwesend“-Termine laden und als Abwesenheit behandeln in den Kalender-Integrationseinstellungen.
Ist diese Einstellung aktiviert:
- werden Abwesend-Termine im awork Kalender angezeigt
- reduzieren diese die verfügbare Kapazität der User*in im Workload des Planners
- wird die Gesamtdauer der Abwesend-Zeiten pro Tag im Detail-Popup des Workloads angezeigt - analog zu Kalendereinträgen
Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert und kann pro Nutzer*in in den Kalender-Integrationseinstellungen aktiviert werden.
Hinweis: awork erkennt Überschneidungen zwischen Abwesend-Termine und bestehenden Abwesenheiten (aus awork oder externen Quellen). Wird eine Überschneidung festgestellt, wird die Zeit nicht doppelt berücksichtigt.
Aufgaben-Sync (nur Google & Microsoft)
- Aktiviere Aufgaben aus awork mit deinem Kalender synchronisieren, damit diese automatisch in deinen externen Kalender synchronisiert werden
- Wähle den Zielkalender (z. B. Hauptkalender).
- Du kannst den Zielkalender später auch noch ändern und awork fragt dich, was mit den bisherigen Terminen in dem vorherigen Kalender geschehen soll: Behalte alle, Lösche alle oder nur zukünftige Termine.
Hinweis: Es werden nur Aufgaben von awork in deinen externen Kalender übertragen. Alle Änderungen im externen Kalender an den aus awork erstellten Terminen werden aktuell nicht zurück zu awork übertragen. Änderungen in den Terminen können durch awork überschrieben werden.
Für Apple iCloud Kalender ist der Aufgaben-Sync nicht verfügbar.
Den Kalender für den gesamten Workspace integrieren
Mit Google Workspace und Microsoft Office 365 kannst du eine Workspace-weite Integration einrichten.
Voraussetzung: Die Einrichtung kann nur von Personen durchgeführt werden, die sowohl in awork, als auch in dem Microsoft Account die Rolle Admin haben.
Hinweis: Bei einer Workspace-weiten Integration können einzelne User ihre eigenen Kalender-Einstellungen nicht mehr ändern.
Workspace-weite Google Kalender Integration
- Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü), wähle Integrationen und öffne die Integrationsbibliothek öffnen.
- Wähle die Workspace-weite Google Kalender Integration
- Installiere die awork App im Google Workspace Marketplace
- Wähle die Domain aus
- Speichere, das Matching mit den awork User*innen läuft automatisch: Ein Matching der User*innen in awork und bei Google erfolgt auf Basis dieser Domain und mit den E-Mail-Adressen, die User*innen hinterlegt haben.
- Bearbeite jetzt die Einstellungen der User oder deaktiviere die Integration für einzelne User
Workspace-weite Microsoft Kalender Integration
Die awork Microsoft Kalender Integration benötigt einen Microsoft 365 Tenant. Wir authentifizieren die User über Microsoft Entra ID. Wir lesen und schreiben Daten (Kalendereinträge, Nutzerzuordnung, etc.) über den Microsoft Graph.
Zur Einrichtung muss ein Admin im awork Workspace auch Admin im Microsoft Tenant sein (Globaler Administrator, Administrator für privilegierte Rollen, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsadministrator).
Für den Abgleich ist es notwendig, dass die E-Mail-Adressen des Admins in beiden Accounts identisch sind.
Bei der Authentifizierung werden folgende Scopes angefragt und für den weiteren Betrieb benötigt: Calendars.ReadWrite, Directory.Read.All, User.Read.All und Directory.Read.All.
- Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü), wähle Integrationen und öffne die Integrationsbibliothek öffnen.
- Wähle die Workspace-weite Microsoft Kalender Integration
- Installiere die awork App im Microsoft 365-Konto
- Wähle die Domain aus - die Tenant-ID wird durch die Weiterleitung nach der Installation vorausgefüllt
- Speichere, das Matching mit den awork User*innen läuft automatisch: Die E-Mail-Domain der User im awork Workspace muss mit der Microsoft 365 Tenant Domain übereinstimmen.
- Bearbeite jetzt die Einstellungen der User oder deaktiviere die Integration für einzelne User
Hinweis: Bei einer Workspace-weiten Integration können einzelne User ihre eigenen Kalender-Einstellungen nicht mehr ändern.
Wie wirken sich Termine auf die Workload-Berechnung aus?
- Beschäftigt wird für den Workload berücksichtigt
- Verfügbar wird nicht für den Workload berücksichtigt
- Fokuszeit wird nicht für den Workload berücksichtigt (schraffiert angezeigt)
- Ganztages-Abwesenheit / Außer Haus-Termine: wähle, ob diese für den Workload berücksichtigt werden sollen
FAQ
Kann ich eine bestehende Integration ändern oder löschen?
Ja, über das Kalender-Icon in Zeiten kannst du: Kalender bearbeiten, Kalender löschen, Weitere Kalender hinzufügen. Die Workspace-weite Kalenderintegration kann zudem unter Einstellungen > Integrationen geändert werden.
Warum kann awork die User-Daten in Microsoft Entra ID lesen?
awork kann die Daten in Entra ID und die Benutzerdaten auslesen, um User anhand ihrer E-Mail-Adresse abzugleichen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen die Integration einrichten können. Dadurch wird eine sichere Verknüpfung der Accounts gewährleistet und unbefugter Zugriff verhindert.
Warum sind für die Workspace-weite Microsoft Kalender Integration Schreibrechte nötig, damit die Kalenderintegration funktioniert?
Die Kalenderintegration funktioniert bidirektional. Kalendereinträge werden aus dem externen Kalender zu awork synchronisiert. Und es können, abhängig von den Kalendereinstellungen, auch geplante Aufgaben aus awork heraus zurück in den externen Kalender übertragen werden.
Unsere Nutzer erhalten nach der Anmeldung mit ihrem Microsoft-Konto eine Berechtigungsfehlermeldung. Was kann ich tun?
Wenn eure User nach der Anmeldung mit ihrem Microsoft-Konto beim Verbinden ihres Kalenders eine Fehlermeldung erhalten, verfügen sie möglicherweise nicht über die erforderlichen Berechtigungen, um den Kalender zu verbinden. Bitte stellt sicher, dass sie Apps installieren dürfen oder eine Administratorzustimmung anfordern können.
Geht dafür im Entra Admin Center zu Unternehmensanwendungen > Zustimmung und Berechtigungen und stellt sicher, dass entweder die Benutzerzustimmung aktiviert ist oder dass User die Administratorzustimmung anfordern dürfen.
Falls nötig, wenden euch bitte an einen Microsoft-Administrator, um die Berechtigungen korrekt einzurichten.
Bereitgestellt von happysupport.ai