Abwesenheiten

Abwesenheiten lassen sich für User im Planer anlegen und verwalten. Sie reduzieren die verfügbare Planungskapazität in ihrem Zeitraum.

Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Feiertage, Elternzeit oder Krankheitstage) setzen die verfügbare Kapazität auf null oder halbieren sie bei halbtägigen Abwesenheiten. In der Workload-Berechnung des Planers werden Projekte und Aufgaben an diesen Tagen nicht (bzw. bei halbtägigen Abwesenheiten reduziert) verteilt.

🔐 Abwesenheiten (inkl. Workload-Bereich) können ab dem Standard-Plan genutzt werden.

Individuelle Abwesenheiten im Planer anlegen

Du kannst neue Abwesenheiten direkt in der Workload-Ansicht des Planers eintragen.

Öffne im Planer das User-Tab
Klappe beim gewünschten User über den Pfeil nach unten neben der wöchentlichen Kapazität die Ansicht für Buchungen und Aufgaben aus (Tooltip: Erweitern, um Projekte und Aufgaben zu sehen)
Lege die Abwesenheit per Drag & Drop im Bereich des Users unterhalb des Workload-Charts an
Optional:
- Tippe einen Namen ins Textfeld Beschreibung der Abwesenheit oder wähle aus der Liste auswählen. Diese Liste ist nicht lernend und merkt sich keine früheren Einträge.
- Wähle Halber Tag am Anfang und/oder am Ende. Dann wird für diesen Tag eine halbtägige Abwesenheit angelegt und die Kapazität wird an diesem Tag halbiert.
Bestätige mit Speichern

Wenn du keine Beschreibung einträgst, steht in der Übersicht einfach Abwesend.

Individuelle Abwesenheit im Planer löschen

Hovere mit der Maus über die Abwesenheit
Klicke oben rechts auf das X (Abwesenheit löschen)

Feiertage und Workspace-weite Abwesenheiten verwalten

User mit Schreibrechten auf die User-Planung haben Zugriff auf den Bereich Abwesenheiten in den Einstellungen.

Feiertagsregionen hinzufügen und User zuordnen

Navigieren in den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) zu den Abwesenheiten
Klicke im Bereich Feiertage auf + Hinzufügen
Vergib im Pop-up einen Namen, wähle Land und optional Region
Setze optional ein Häkchen bei Als Standardregion für neue User festlegen
Klicke auf Speichern
Klicke auf den Aktionsbutton, um Benutzer zuzuweisen

Direkt über den erstellten Feiertagsregionen erscheint ein Hinweis in gelb, wie viele User noch keiner Region zugeordnet sind.

Das Auswählen und Ändern der zugeordneten Feiertagsregion ist an weiteren 2 Stellen jeweils über ein Dropdown-Menü Feiertagsregion möglich:

in den Account-Einstellungen im Abschnitt Verfügbarkeiten
im Planer durch einen Klick auf die Wöchentliche Kapazität neben dem User

Es sind Schreibberechtigungen für die User-Planung oder Admin-Rechte erforderlich.

Feiertagsregionen bearbeiten oder löschen

Über den Aktionsbutton an der jeweiligen Feiertagsregion kannst du diese Bearbeiten (Name oder Region anpassen) oder Löschen.

Wenn du eine Feiertagsregion löschst, werden auch die dazugehörigen Workspace-weiten Abwesenheiten (gleiche Region) gelöscht.

Das Löschen wirkt sich auf die Kapazitätsplanung aus, weil die Feiertage aus dem Workload gestrichen werden.

Beachte: Wenn du die Personio Integration nutzt, müssen von Personio zu awork übermittelte Abwesenheiten in Personio gelöscht werden. Diese können nicht in awork gelöscht werden.

Workspace-weite Abwesenheit anlegen

Navigieren in den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) zu den Abwesenheiten
Klicke im Abschnitt Workspace-weite Abwesenheiten auf + Hinzufügen
Lege im Pop-up Zeitraum und Titel fest. Wähle optional Halber Tag am Anfang und/oder am Ende.
Wähle die Region, für die die Abwesenheit gelten soll
Klicke auf Speichern

Nach dem Speichern wird die Abwesenheit automatisch im Workload der User berücksichtigt, die diese Region ausgewählt haben.

Neben + Hinzufügen kannst du über einen Klick auf das Jahr ein Dropdown-Menü öffnen und zwischen Jahren wechseln, um Zeiträume für vergangene oder kommende Jahre zu überblicken.

Workspace-weite Abwesenheiten bearbeiten oder löschen

Über den Aktionsbutton an der jeweiligen Workspace-weiten Abwesenheit kannst du diese Bearbeiten (Name oder Daten anpassen) oder Löschen.

Das Löschen wirkt sich auf die Kapazitätsplanung aus, weil die Feiertage aus dem Workload gestrichen werden.

Best practices und wichtige Hinweise

Termine und Kalender-Aufgaben an abwesenden Tagen

Bei Terminen und im Kalender eingeplanten Aufgaben bleibt der Workload auch an Tagen bestehen, an denen Abwesenheiten existieren. Das unterscheidet sich von Projekten und Aufgaben, deren Workload sich über verfügbare Tage verteilen kann.

Abwesenheiten auf dem Dashboard anzeigen

Es gibt ein Dashboard-Widget zum Anzeigen anstehender Abwesenheiten im Menü Home. Du kannst es z. B. so einstellen, dass du nur Abwesenheiten deines Teams siehst. Das Widget kann auf dem Dashboard mehrfach verwendet werden. Mehr dazu findest du hier.

FAQ

Können halbe Abwesenheitstage angelegt?

Ja. Wenn du am Start- oder Enddatum Halber Tag am Anfang bzw. am Ende auswählst, wird für diesen Tag eine halbtägige Abwesenheit angelegt und die Kapazität halbiert.

Kann ich einzelne Wochentage grundsätzlich bei der Verfügbarkeit ausschließen?

Ja. Reduziere in der wöchentlichen Verfügbarkeit des Users die Arbeitsstunden für diesen Tag auf 0h, um ihn als nicht verfügbar zu markieren.

Welche Rechte brauche ich für Abwesenheiten, Feiertage und Workspace-weite Abwesenheiten?

Du brauchst Schreibrechte auf die User-Planung (Einstellungen > Rechtemanagement > Allgemeine Berechtigungsrollen > User > User-Planung).

Wie lösche ich eine individuelle Abwesenheit eines Users?

Hovere über die Abwesenheit und klicke oben rechts auf das X. Wenn du die Personio Integration nutzt, müssen von Personio zu awork übermittelte Abwesenheiten in Personio gelöscht werden. Diese können nicht in awork gelöscht werden.

Wie lösche ich Feiertage oder Workspace-weite Abwesenheiten?

Gehe zu Einstellungen > Abwesenheiten und lösche den Eintrag über den Aktionsbutton. Dafür brauchst du Schreibrechte auf die User-Planung.