Alle Details der Aufgaben
In den Aufgabendetails siehst du die Aufgabe samt Infos und Fortschritt und kannst sie direkt bearbeiten.
Hauptfunktionen
Die Aufgabendetails sind dein Kontrollzentrum für alles, was an einer Aufgabe dranhängt:
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Infos schnell prüfen und ändern – Name, Beschreibung, Status, Daten, Tags und mehr
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Zusammenarbeit bündeln – Kommentare, @Erwähnungen, Dateien und Aktivitätslog an einem Ort
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Planung & Auswertung – Planaufwand, erfasste Zeiten, verbleibender Aufwand und Kalenderplanung
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Benachrichtigungen steuern – über das Glocken-Icon und die Liste der Beobachter*innen
Aufgabenname und Beschreibung
Der Aufgabenname ist der Titel der Aufgabe. Die Beschreibung ermöglicht es dir, z.B. ausführliche Briefings zu verfassen.
Die Toolbar des Text-Editors unterstützt folgende Formatierungen:
- Textgrößen: Header, Titel, Untertitel, Text
- Textstile: Fett, Kursiv, Durchgestrichen, Unterstrichen
- Code: Darstellung mit entsprechender Schriftart
- Links: Einfügen von Hyperlinks
- Zitat: Zitate einfügen
- Listen: Nummerierte und nicht nummerierte Listen, Checklisten
- Abschnittstrennlinie: Ästhetische Trennung von Inhalten
- Dateien: Anhängen von Dateien
Die Toolbar erscheint, wenn dein Cursor in einer leeren Zeile steht (klicke auf den + Button) oder wenn du Text markierst.
Markiere Text in einer Aufgabe und frag AI, um:
- Übersetzungen anzufordern
- Zusammenfassungen zu erstellen
- Nächste Schritte vorzuschlagen
- Unteraufgaben zu generieren
Aufgabenstatus
Jede Aufgabe hat einen aktuellen Status. Du wechselst ihn über das runde Status-Symbol.
Für private Aufgaben gibt es ein Standardset aus fünf Status. Diese können nicht bearbeitet werden.
Für Projektaufgaben lassen sich Status in jedem Projekt selbst definieren. Sie sind gleichzeitig die Spalten im Kanban-Board des Projekts.
Farbliche Bedeutung der Aufgabenstatus
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Grau / Blau (To-Do): Aufgaben, an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird.
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Gelb (In Arbeit): Aufgaben, an denen aktiv gearbeitet wird.
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Lila (In Freigabe): Aufgaben in einer Feedback- oder Freigabeschleife.
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Rot (Geblockt): Aufgaben, die aktuell nicht bearbeitet oder zurückgestellt werden.
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Grün (Fertig): Aufgaben, die abgeschlossen sind.
Projekt und Aufgabenlisten
Eine Aufgabe in einem Projekt ist eine Projektaufgabe, während eine Aufgabe ohne Projekt eine private Aufgabe ist.
Du kannst das Projekt einer Aufgabe im Bearbeitungsfenster über den Aktions-Button > Bearbeiten ändern. Alternativ kannst du direkt über den Aktions-Button die Option Verschieben ins Projekt wählen.
Aufgabenlisten (nur in Projekten)
Aufgabenlisten gibt es nur in Projekten. Darum sind die Listen-Felder nur bei Projektaufgaben sichtbar.
Eine Aufgabe kann in keiner, einer oder mehreren Listen gleichzeitig sein – es bleibt dieselbe Aufgabe. Wenn du sie in einer Liste abschließt, ist sie überall abgeschlossen.
Eine Aufgabenliste ist die Primäre Liste.
Erfasste Zeiten und Planaufwände werden nur für primäre Liste gezählt.
Tätigkeit
Die Tätigkeit kategorisiert Aufgaben und Zeiten. Das hilft bei Auswertung, Abrechnung und beim Filtern von Aufgaben und Zeiten.
Jede Aufgabe muss genau einer Tätigkeit zugeordnet sein. Standardmäßig ist die zuletzt verwendete Tätigkeit vorausgewählt.
Mehr dazu: Tätigkeiten richtig verwenden.
Bearbeiter*innen
Du kannst Aufgaben den für dich sichtbaren User*innen im Workspace zuweisen. Wenn eine Aufgabe zugewiesen ist, taucht sie in den Aufgabenfiltern der jeweiligen User*innen auf. Beim Zuweisen werden außerdem die Benachrichtigungen für Updates dieser Aufgabe für die User*innen aktiviert.
Hinweis: Wenn der Status auf To-Do steht, die Aufgabe noch keinen Bearbeiter hat und du sie auf In Arbeit setzt, wirst du automatisch als Bearbeiter*in gesetzt.
Eine oder mehrere Bearbeiter*innen im Workspace
Du kannst im Workspace einstellen, ob Aufgaben nur eine oder mehrere Bearbeiter*innen haben dürfen.
- Navigiere in die Einstellungen > wähle Workspace und scrolle zum Abschnitt Aufgaben
- Aktiviere Eine Aufgabe kann mehrere Bearbeiter*innen haben
Nur eine*n Bearbeiter*in
Wenn du mehrere Bearbeiter*innen deaktivierst, kannst du nur eine*n User*in zuweisen. Eine neue Zuweisung ersetzt dann die vorherige.
Mehrere Bearbeiter*innen
Wenn mehrere Bearbeiter*innen aktiv sind, kannst du mehrere User*innen nacheinander auswählen und einzeln entfernen.
Über das Personen-Icon in der User*innen-Auswahl kannst du alle Bearbeiter*innen durch eine*n User*in ersetzen.
Hinweis: Mehrfach-Zuweisung ist für private Aufgaben nicht möglich. Mehr dazu: Private Aufgaben vs. Projektaufgaben.
Startdatum, Fälligkeit und Uhrzeiten
Eine Aufgabe kann ein Start- und ein Enddatum haben – oder nur eines von beiden. Wenn beide Felder gefüllt sind, wird die Aufgabe in der Projekt-Timeline im Zeitstrahl angezeigt.
Das Enddatum gilt als Fälligkeit. Dieses Feld wird in Listen und Übersichten angezeigt und genutzt, um bald fällige Aufgaben zu markieren.
Neben dem Datum kannst du auch Uhrzeiten für Start und Ende setzen. awork setzt automatisch 8:00 Uhr (Start) und 18:00 Uhr (Ende).
Checkliste
Jede Aufgabe kann eine Checkliste mit beliebig vielen Einträgen haben. Ein Checklisten-Eintrag hat nur zwei Status: offen und abgeschlossen.
Einträge können beliebig lang sein und brechen automatisch um. Du kannst die Reihenfolge per Drag & Drop ändern und den Text durch Anklicken bearbeiten.
Den Fortschritt der Checkliste siehst du in der Listenansicht der Aufgabe.
Unteraufgaben
In awork gibt es zwei Aufgabenebenen: Unter Aufgaben der ersten Ebene kannst du weitere Aufgaben hängen (Unteraufgaben). Das sind ganz normale Aufgaben mit allen Funktionen.
In den Details einer Aufgabe auf der obersten Ebene gibt es den Bereich Aufgaben. Dort kannst du Unteraufgaben anlegen und sehen.
In den Details einer Unteraufgabe kannst du zusätzlich eine Checkliste anlegen.
Mehr dazu: Unteraufgaben.
Planaufwand, erfasste Zeiten und Kalenderplanung
Geplant
Für jede Aufgabe kannst du einen geplanten Aufwand festlegen. Das ist der erwartete zeitliche Aufwand.
Beim Festlegen kannst du wählen, ob der Planaufwand automatisch oder manuell auf die Bearbeiter*innen verteilt wird:
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A = Automatisch – der zu verteilende Aufwand wird automatisch zugewiesen
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M = Manuell – der zu verteilende Aufwand wird manuell zugewiesen
Der geplante Aufwand ist erforderlich, wenn die Aufgabe Auswirkungen auf die Workload haben und für die Kapazitätsplanung genutzt werden soll.
Wenn du nur einen Gesamtwert festlegst, wird er gleichmäßig auf alle Bearbeiter*innen verteilt. Du kannst aber auch pro User*in einen eigenen Planaufwand eintragen.
Erfasst
In den Aufgabendetails und in Listen siehst du die Summe aller Zeiten, die auf die Aufgabe erfasst wurden.
Um alle Zeiten einer Aufgabe anzusehen, gehe in die Detailansicht und klicke bei den Aufgaben-KPIs auf den grünen Button Erfasst. Es öffnet sich ein Fenster mit allen erfassten Zeiten. Dort kannst du suchen und die Zeiten direkt exportieren.
Im Kalender
Wenn eine Aufgabe im Kalender eingeplant ist, siehst du die geplanten Einträge direkt in den Aufgabendetails. Klicke auf Im Kalender, um Datum, Uhrzeit und Dauer der eingeplanten Einträge anzuzeigen.
Über den Aktionsbutton kannst du direkt Umplanen und den Zeitbereich anpassen oder die Planung entfernen.
Dateien und Anhänge
Du kannst einer Aufgabe beliebig viele Dateien anhängen (z. B. Bilder, PDFs). Lade sie über den Datei hochladen-Button hoch bzw. das Büroklammer-Icon in Kommentaren oder ziehe sie per Drag & Drop in die Aufgabe oder den Kommentar.
Dateien, die du an ein Kommentar anhängst, tauchen automatisch auch als Anhang in der Aufgabe auf.
Du kannst Dateien auch aus Google Drive oder OneDrive verknüpfen. Diese Dateien werden nur verlinkt. Andere Personen brauchen die entsprechenden Rechte im jeweiligen Drive, um sie zu öffnen.
So geht’s: Google Drive & Microsoft OneDrive Integration.
Eine Vorschau von Google-Drive- oder OneDrive-Dateien ist in awork aktuell nicht möglich.
Dateien erwähnen
Tippe @ und den Name der Datei (nur Dateien, die zur Aufgabe gehören), um auf diese in der Beschreibung oder einem Kommentar zu verweisen.
Hinweis: Wenn du ein Kommentar löschst, wird die angehängte Datei nicht automatisch aus der Aufgabe entfernt. Wenn du die Datei aus der Aufgabe löschst, ist sie auch im Kommentar nicht mehr erreichbar.
Dateien aus Aufgaben kannst du im Projekt unter dem Tab Dateien einsehen – inklusive Hinweis, zu welcher Aufgabe die Datei gehört.
Mehr dazu: Dateien in Projekten.
Tags
Aufgaben können Tags haben. Du kannst neue Tags erstellen oder aus dem Tag-Pool auswählen.
Projektaufgaben und private Aufgaben haben unterschiedliche Tag-Pools. Entsprechend werden dir je nach Aufgabentyp unterschiedliche Tags vorgeschlagen.
Mehr dazu: Tags verwenden.
Tags werden alphabetisch sortiert dargestellt.
Prio-Markierung
Über das Flaggen-Icon kannst du eine Aufgabe als Prio markieren. Die Markierung ist in den Details und Übersichten sichtbar. Du kannst danach filtern oder Automatisierungen darauf aufbauen.
Aktivitätslog und Kommentare
Im Aktivitätslog unterhalb der Aufgabendetails siehst du alle Veränderungen und Kommentare zur Aufgabe.
Mit „@“ kannst du andere User*innen erwähnen, um eine explizite Benachrichtigung auszulösen.
Du kannst außerdem erwähnen:
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@Workspace – benachrichtigt jede*n User*in im Workspace
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@Aufgabe – benachrichtigt alle, die auf der Aufgabe besetzt sind oder das Glocken-Icon aktiviert haben
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@"Team" (z. B. @Marketing) – benachrichtigt jedes Teammitglied
Voraussetzungen für diese Benachrichtigungen:
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Profileinstellungen – die entsprechenden Benachrichtigungen sind aktiviert
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Glocken-Icon – ist in der Aufgabe aktiviert
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Rechte – die Aufgabe ist gemäß Rechtemanagement sichtbar
Benachrichtigungen und Beobachter*innen
Über das Glocken-Icon oben rechts in den Aufgabendetails kannst du Benachrichtigungen für eine Aufgabe aktivieren oder deaktivieren.
Mehr dazu: Benachrichtigungen erhalten oder abstellen.
Als Beobachter*in gelten User*innen, die Benachrichtigungen für eine Aufgabe erhalten. Sie werden in den Aufgabendetails aufgelistet.
Benachrichtigungen werden für eine*n User*in automatisch aktiviert, wenn er*sie:
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Die Aufgabe erstellt hat
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Auf die Aufgabe besetzt wird
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In einem Kommentar erwähnt wurde
Wenn du Benachrichtigungen deaktivierst, wirst du aus der Liste der Beteiligten entfernt und erhältst keine Updates mehr. Jede*r User*in kann nur sich selbst aus der Liste entfernen.
Wichtig: Bearbeiter*innen werden nicht zusätzlich unter den Beobachtenden angezeigt, obwohl sie Benachrichtigungen erhalten.
Wiederkehr-Regel
Du kannst Aufgaben über das Icon mit dem Kreispfeil als wiederkehrend markieren.
Mehr dazu: Wiederkehrende Aufgaben.
Eigene Felder
In den Aufgabendetails kannst du Eigene Felder verwenden.
Mehr dazu: Eigene Felder (Custom Fields).
Tipps und Best practices
- Du kannst die Größe der Detailansicht verändern: Fahre über den Rand der Detailansicht und ziehe die Ansicht größer oder kleiner.
- Beim To-Do-Status kannst du zwischen zwei Layouts wählen: grau oder mit blauem Hintergrund.
FAQ
Ich habe eine Aufgabe gelöscht. Kann diese wiederhergestellt werden?
Ja. Wenn du versehentlich eine Aufgabe gelöscht hast, kann unser Support-Team diese wiederherstellen. Kontaktiere dazu den Support und teile den Aufgabentitel mit.
Kann ich die Detailansicht größer oder kleiner machen?
Ja. Hover über den Rand der Detailansicht und ziehe die Ansicht größer oder kleiner.
Können private Aufgaben mehrere Bearbeiter*innen haben?
Nein. Eine Multi-Zuweisung von Bearbeiter*innen ist für private Aufgaben nicht möglich.
Gibt es ein Limit für die Dateigröße bei Anhängen?
Nein. In awork gibt es kein Limit in Bezug auf die Dateigröße.
Wie sehe ich alle erfassten Zeiten für eine Aufgabe?
Öffne die Aufgabe in den Aufgabendetails und klicke bei den Aufgaben-KPIs auf den grünen Button Erfasst. Dann öffnet sich ein Fenster mit allen erfassten Zeiten.
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