Eine Aufgabe als wiederkehrend einstellen
Erfahre, wie du wiederkehrende Aufgaben erstellst und verwaltest, um deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Wiederkehrende Aufgaben sind Kopien der Ursprungsaufgabe und werden erst beim Eintreffen der eingestellten Wiederholungs-Regel erstellt.
Hauptvorteile und Anwendungsfälle
Wiederkehrende Aufgaben lohnen sich besonders, wenn du wieder und wieder dasselbe erledigst:
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Weniger manuelles Anlegen durch automatische Erstellung neuer Aufgaben
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Mehr Zuverlässigkeit bei regelmäßigen To-dos im Alltag
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Klare Planung durch Timeline-Vorschau und Workload-Berücksichtigung
So funktionieren wiederkehrende Aufgaben
Eine als wiederkehrend eingestellte Aufgabe wird beim Eintreffen der Regel aus der Ursprungsaufgabe kopiert und mit einer neuen Fälligkeit versehen.
Jede kopierte Instanz ist unabhängig: Sie kann separat bearbeitet, gelöscht und verschoben werden.
Über die Einstellungen der Wiederkehr-Regel kannst du jederzeit die Ursprungsaufgabe bearbeiten, wenn du z. B. den Namen der zukünftig erstellten Aufgaben anpassen möchtest.
Diese Werte werden aus der Ursprungsaufgabe kopiert:
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Name
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Beschreibung
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Unteraufgaben
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Dateien
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Beobachter*in
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Bearbeiter*in
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Listenzugehörigkeit (nur für Projektaufgaben)
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Tags
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Tätigkeit
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Priorität
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Geplanter Aufwand
Alles andere (z. B. Kommentare oder erfasste Zeiten) wird nicht übernommen.
Hinweis: User*innen, die später zu einer wiederkehrenden Aufgabe hinzugefügt werden, werden bei folgenden wiederkehrenden Aufgaben nicht automatisch zugewiesen. Nur Bearbeiter*innen der Ursprungsaufgabe werden immer wieder hinterlegt. Das gilt auch für weitere Einstellungen (z. B. Anpassung des Budgets).
Eine Aufgabe wiederkehrend machen
Es gibt 2 Wege, um eine Aufgabe wiederkehrend zu machen:
- Klicke auf das Kreispfeil-Icon in der Aufgabendetail-Ansicht
- Oder klicke auf den Aktions-Button in der Aufgabendetail-Ansicht und wähle die Option Aufgabe wiederkehrend machen aus
Wiederkehrende Aufgaben sind mit dem aktivierten Kreispfeil-Icon in Aufgabenlisten und -details gekennzeichnet.
Einstellungen für die Wiederkehr-Regel
Das Festlegen der Wiederkehr-Regel erfolgt in mehreren Schritten:
- Intervall: Bestimme, wie oft die Aufgabe kopiert werden soll (Tage, Wochen, Monate, Jahre).
- Startzeitpunkt: Wähle, ab wann die Regel in Kraft treten soll (Standard: Heute).
- Fälligkeit: Lege fest, wann die Aufgabe fällig ist, relativ zur Erstellung.
Intervall konfigurieren
- Tag(e): Wähle aus, an welchen Wochentagen die Aufgabe erstellt wird.
- Woche(n): Bestimme, ob die Aufgabe jede Woche oder in Abständen (z.B. alle 2 Wochen) erstellt wird.
- Monat(e): Wähle einen festen Kalendertag oder eine relative Woche+Wochentag für die Erstellung.
- Jahr(e): Definiere, ob die Aufgabe jedes Jahr oder in Abständen (z.B. alle 2 Jahre) erstellt werden soll.
Startzeitpunkt festlegen
Regel beginnt:
Wähle im Feld Regel beginnt das Datum aus, ab wann die Regel in Kraft treten soll. Ab diesem Zeitpunkt beginnt das Intervall.
- Standardwert: Heute (d.h., das Intervall startet sofort).
- Alternativen: Du kannst ein beliebiges Datum wählen oder die Aufgaben-Fälligkeit als Startzeitpunkt auswählen. In diesem Fall startet die Zählung erst mit der Fälligkeit der aktuellen Aufgabe. Achte darauf, dass die Fälligkeit in der Aufgabe gesetzt sein muss.
Das Fenster unten zeigt das Datum an, an dem die nächste Aufgabe erstellt wird.
Erstellzeit:
Das Feld Erstellzeit legt die Uhrzeit fest, zu der die Aufgabe erstellt wird. Standardmäßig ist dies auf 8:00 Uhr (Ortszeit) eingestellt.
Fälligkeit
Fällig nach:
Die Fälligkeit wird relativ zur Erstellung der Aufgabe angegeben. Zum Beispiel kann eine Aufgabe, die alle vier Wochen erstellt wird, eine relative Fälligkeit von sieben Tagen nach Erstellung haben. Dadurch erscheint sie alle vier Wochen wieder, hat aber nicht sofort ein Fälligkeitsdatum. Der zugewiesene User hat somit sieben Tage Zeit, um die Aufgabe zu erledigen.
Wiederkehr-Regel löschen
Um eine Aufgabe als nicht mehr wiederkehrend zu markieren, klicke auf das Kreispfeil-Icon in den Aufgabendetails und hier Entfernen. Das funktioniert sowohl in der Ursprungsaufgabe als auch in allen wiederkehrenden Aufgaben.
Wichtig: Die Wiederkehr-Regel wird automatisch gelöscht, sobald der Projektstatus auf Beendet gesetzt wird.
Wiederkehrende Aufgaben in der Timeline
In der Timeline werden wiederkehrende Aufgaben als Vorschau angezeigt – und zwar in der Dauer, die du in der Wiederkehrregel über Fällig nach festgelegt hast.
Diese Einträge sind nur eine Vorschau: Die Aufgaben können erst dann bearbeitet und verschoben werden, wenn sie tatsächlich erstellt wurden.
Wenn du auf eine Vorschau klickst, siehst du die Wiederkehrregel und kannst direkt in die Ursprungsaufgabe springen.
Als Vorschau werden nur die nächsten 8 Monate rollierend angezeigt.
In der Workload-Berechnung werden wiederkehrende Aufgaben ebenfalls berücksichtigt, sofern die Ursprungsaufgabe (als Basis für die Folgeaufgaben) einen Planaufwand sowie zugewiesene User*innen enthält.
FAQ
Sind wiederkehrende Aufgaben immer dieselbe Aufgabe oder neue Aufgaben?
Nein, es sind Kopien der Ursprungsaufgabe. Jede Instanz bekommt eine neue Fälligkeit und kann unabhängig bearbeitet, gelöscht und verschoben werden.
Wie bearbeite ich eine wiederkehrende Aufgabe?
Bearbeite die Ursprungsaufgabe über die Einstellungen der Wiederkehr-Regel. Änderungen werden auf alle zukünftigen Aufgaben angewendet.
Wie entferne ich die Wiederkehr-Regel?
Klicke in den Aufgabendetails auf das Kreispfeil-Icon und entferne die Regel. Das geht in der Ursprungsaufgabe und auch in allen wiederkehrenden Aufgaben.
Warum kann ich die Vorschau in der Timeline nicht direkt bearbeiten?
Die Timeline-Einträge sind nur eine Vorschau. Bearbeiten und verschieben kannst du die Aufgaben erst, wenn sie tatsächlich erstellt wurden.
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