Aufgaben aus E-Mails erstellen
Du kannst E-Mails in Aufgaben umwandeln, indem du sie an eine einzigartige E-Mail-Adresse weiterleitest. Diese gibt es sowohl pro Projekt als auch pro Nutzer*in.
Hauptvorteile und Anwendungsfälle
Damit lassen sich Prozesse schlank organisieren, zum Beispiel:
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Rechnungsfreigabe durch Weiterleitung von Rechnungen an ein zentrales Projekt
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Kundenanfragen abarbeiten für z. B. regelmäßige Social-Media-Beiträge
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Bewerber*innen strukturiert bearbeiten
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Feedback & Bugs sammeln für Software-Produkte
Wie funktioniert die Aufgabenerstellung per E-Mail
Aufgabe in einem Projekt per E-Mail anlegen
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Öffne das gewünschte Projekt und gehe zu den Einstellungen.
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Kopiere im Abschnitt Aufgaben via E-Mail erstellen die dort angezeigte E-Mail-Adresse für dieses Projekt.
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Wähle die Liste für Aufgaben aus, die aus E-Mails kommen
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Leite die E-Mail an diese Adresse weiter.
Private Aufgabe per E-Mail anlegen
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Öffne deine Account-Einstellungen.
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Im Abschnitt Aufgaben via E-Mail erstellen, kopiere die E-Mail-Adresse für deine privaten Aufgaben.
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Leite die gewünschte E-Mail an diese Adresse weiter.
Informationen, die aus der E-Mail übernommen werden
Die folgende Informationen werden aus der E-Mail in die Aufgabe übernommen:
awork | |
Empfänger | Bearbeiter*in |
Betreff | Aufgabenname |
Tag im Format #tag im Betreff | Aufgaben-Tag |
E-Mail-Inhalt | Aufgabenbeschreibung |
Anhänge | Aufgabenanhänge |
CC-Empfänger | Beobachter*in |
Gibt es mehrere Empfänger*innen, wird der erste neben der awork E-Mail-Adresse ausgewählt. Kann awork diese*n Nutzer*in zuordnen, wird diese Person als Bearbeiter*in der Aufgabe festgelegt.
E-Mail-Aufgaben automatisieren
In den Projekteinstellungen kannst du Automatisierungen für Aufgaben anlegen, die aus E-Mails erstellt wurden.
So können direkt weitere Aktionen mit den Aufgaben aus E-Mails durchgeführt werden, wie:
- Bearbeiter*innen festlegen
- Tags hinzufügen
- den Status wechseln
- eine Fälligkeit hinzufügen
Tipps und Hinweise
- Behalte die Tätigkeit der Aufgabe im Blick, da diese automatisch (zuletzt genutzt oder oberster in der Liste) gesetzt wird.
Du kannst die Tätigkeit beim Erstellen nicht auswählen:
Standard ist die zuletzt verwendete Tätigkeit der jeweiligen User*in in dem jeweiligen Projekt. Alternativ wird automatisch die Tätigkeit gewählt, die in der Liste der Tätigkeiten ganz oben steht.
Nach dem Erstellen kannst du den Aufgabentyp bearbeiten.
- Nutze HTML E-Mails, da nur diese korrekt in Aufgaben umgewandelt werden können
- Berechtigungsprüfung: Das Anlegen von Aufgaben über E-Mails geschieht anonym, ohne Berechtigungsprüfung. Auch Nutzer*innen ohne Schreibrechte können Aufgaben anlegen.
- Nutze die vCard für dein Adressbuch
Neben der in den Projekt- bzw. Account-Einstellungen hinterlegten E-Mail-Adresse befindet sich die Option vCard herunterzuladen. Damit kannst du die E-Mail-Adresse schnell an deinem Adressbuch speichern und E-Mails schneller weiterleiten.
FAQ
Wo finde ich die E-Mail-Adresse für ein Projekt?
Du findest die Projekt-E-Mail-Adresse zur Aufgabenerstellung in den Projekteinstellungen.
Wo finde ich die E-Mail-Adresse für private Aufgaben?
Du findest die E-Mail-Adresse zum Erstellen von privaten Aufgaben in deinen Account-Einstellungen.
Warum kann ich die Tätigkeit beim Erstellen per E-Mail nicht auswählen?
Beim Erstellen aus einer E-Mail ist der Aufgabentyp fest voreingestellt: Standard ist der zuletzt verwendete Aufgabentyp der jeweiligen User*in in diesem Projekt. Alternativ: die Tätigkeit, die in der Liste der Tätigkeiten ganz oben steht. Nach dem Erstellen kannst du den Aufgabentyp bearbeiten.
Welche E-Mail-Formate werden unterstützt?
Nur HTML E-Mails können korrekt in Aufgaben umgewandelt werden. Wenn dein E-Mail-Programm RTF statt HTML sendet, kannst du das umstellen.
Werden E-Mail-Anhänge übernommen?
Anhänge werden als Aufgabenanhänge übernommen (bis zu 30 MB pro E-Mail).
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