Vorlagen für Aufgaben

Vorlagen für Aufgaben helfen dir dabei, wiederkehrende Abläufe vorzudefinieren und sie schnell und einfach in deine Projekte zu laden. Sie umfassen Aufgaben und Aufgabenlisten mit sämtlichen Details, die du aus den Aufgaben bereits kennst.

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Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Wenn Arbeit sich wiederholt, sollte sie nicht jedes Mal neu starten müssen.

• Wiederkehrende Abläufe standardisieren durch vordefinierte Aufgabenlisten und Aufgaben

• Projekte schneller starten, indem du komplette Vorlagen in Projekte lädst

• Aufgabendetails direkt mitnehmen, inklusive bekannter Felder aus Aufgaben

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Aufgabenvorlagen verwalten

Die Übersicht über alle deine Vorlagen findest du unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen.

Hier kannst du neue Vorlagen anlegen oder bestehende über den Aktionsbutton bearbeiten, duplizieren oder löschen.

Klicke auf eine Vorlage, um die Details zu öffnen und den Inhalt zu bearbeiten.

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Eine neue Aufgabenvorlage erstellen

1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen.

2. Im unteren Bereich Vorlagen für Aufgaben, klicke auf + Hinzufügen.

1. Gib einen Namen und eine Beschreibung ein und wähle ein Icon.

2. Klicke Speichern.

3. Du wirst auf die Detailseite der Vorlage geleitet. Dort kannst du Aufgabenlisten und Aufgaben zur Vorlage hinzufügen.

Konfigurationsoptionen für Aufgaben

Abhängigkeiten definieren

Wähle, von welchen Aufgaben diese Aufgabe abhängig sein soll. Die erforderlichen Aufgaben, die vorher erledigt sein müssen, werden automatisiert in den Aufgabendetails angezeigt. In der Timeline werden sie durch Pfeilverknüpfungen dargestellt.

Relatives Start- und Enddatum festlegen

Definiere über Start nach Erstellen und Fälligkeit nach Erstellen, wie viele Tage das Startdatum und die Fälligkeit nach der Erstellung der Aufgabe liegen. Dies basiert auf dem Zeitpunkt, an dem die Vorlage in ein Projekt geladen wird.

Projektrolle statt User*in verwenden

Wenn du anstelle eines Users eine Projektrolle wählst, wird bei Nutzung der Vorlage in einem Projekt der erste User mit der definierten Rolle besetzt.

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Aufgabenvorlage aus einem bestehenden Projekt erstellen

Eine neue Vorlage kann aus den bestehenden Aufgaben und Listen eines Projekts erstellt werden. Folge diesen Schritten:

1. Öffne den Reiter Aufgaben deines Projekts.
2. Klicke auf den Aktionsbutton oben rechts über den Listen.
3. Wähle Als Vorlage speichern, um alle Listen als Vorlage zu speichern.

Alle Aufgabenlisten und ihre Details werden als Vorlagen gespeichert und können in anderen Projekten wiederverwendet werden. Start- und End-Datum können ebenfalls übernommen werden.

Einzelne Listen als Vorlage speichern

1. Öffne den Aktionsbutton einer Aufgabenliste.
2. Wähle Neue Aufgabenvorlage, um eine neue Vorlage aus dieser spezifischen Liste zu erstellen.

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Aufgabenvorlagen in ein Projekt laden

1. Öffne den Reiter Aufgaben eines Projekts.

2. Klicke oben links auf den Button + Aufgabe.

3. Wähle Aufgabenvorlagen importieren.

Alle Listen und Aufgaben werden dann zu deinem Projekt hinzugefügt.

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Best practices und Hinweise

• Plane mit relativen Daten, wenn sich Zeitpläne immer am Start des Projekts orientieren sollen

• Nutze Projektrollen, wenn Aufgaben beim Import automatisch an passende Teammitglieder gehen sollen

• Setze Abhängigkeiten, damit Aufgaben erst dann startklar sind, wenn die Vorarbeit erledigt ist

• Behalte deine Listen-Namen im Blick, weil gleichnamige Listen beim Import wiederverwendet werden

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FAQ

Wo finde ich alle Aufgabenvorlagen?

Unter Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen findest du die Übersicht über alle Vorlagen. Dort kannst du neue Vorlagen anlegen sowie bestehende bearbeiten und löschen.

Wirken Änderungen an einer Vorlage rückwirkend in Projekten?

Nein. Wenn du eine Vorlage nachträglich anpasst, hat das keine Auswirkungen auf Aufgaben und Projekte, in denen du die Vorlage bereits eingesetzt hast.

Wonach richtet sich die dynamische Setzung der Fälligkeit bei einer Aufgabe?

Sie richtet sich nach dem Anlagedatum, also dem Tag, an dem die Aufgabenvorlage verwendet wurde.

Was passiert, wenn mein Projekt bereits Listen mit denselben Namen hat?

Dann werden die vorhandenen Listen wiederverwendet und die Aufgaben aus der Vorlage in diesen ergänzt.