User verwalten

User*innen sind in awork immer an Accounts geknüpft. Sie können deshalb nicht einfach angelegt werden, sondern es müssen Einladungen per E-Mail versendet werden an eindeutige und existente E-Mail-Adressen.

Die User*innen-Übersicht

Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü).
Wähle User

Über das Icon mit dem Filter-Symbol hast du die Möglichkeit, nach diversen Kriterien zu filtern.

Über den Action-Button (drei Punkte) rechts neben dem*r User*in kannst du den*die User*in Bearbeiten, Deaktivieren oder Löschen.

Über die weiteren Icons oben rechts kannst du die User*innen exportieren und die dir angezeigten Spalten auswählen, ähnlich wie in anderen Listen in awork auch.

Neue User*in anlegen/einladen

Du kannst über den Button + Hinzufügen jederzeit neue User*innen in deinen Workspace einladen. Zum Einladen eines*einer neuen User*in brauchst du Admin-Rechte und musst ausreichend Lizenzen in deinem Plan gebucht haben. Ist dies nicht der Fall, erscheint ein Hinweis, der dich darüber informiert. In dem Fenster wird dir außerdem angezeigt, wie viele User*innen du noch einladen kannst. Innerhalb deiner kostenlosen 14-Tage Trial kannst du beliebig viele User*innen einladen.

Hier gibt es eine genaue Erläuterung zum Einladen und was es da ggf. zu beachten gibt. Lerne hier mehr über das Zu- oder Abbuchen von User*innen.

User*in deaktivieren

Über den Aktions-Button in jeder Zeile der User-Übersicht oder oben rechts in den User*in-Details, kannst du eine*n User*in deaktivieren oder aktivieren.

Wenn User deaktiviert werden, bleiben diese zunächst den bestehenden Projekten und Aufgaben zugewiesen.
Um User vollständig aus diesen Zuweisungen zu entfernen, entferne diese manuell aus den Projekten und Aufgaben, denen diese aktuell zugewiesen sind. Sobald deaktivierte User entfernt wurden, können diese keinen Projekten oder Aufgaben mehr zugewiesen werden.

User löschen

User können außerdem über das Aktionsmenü dauerhaft gelöscht werden.

Wichtig: Das Löschen von Usern ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Das Löschen von Usern kann zu Datenverlust führen. Wenn du dir unsicher bist, solltest du User deaktivieren statt löschen.

Wenn User gelöscht werden, wird diese automatisch aus allen Projekten und Aufgaben entfernt, denen sie zugewiesen war.

Wichtig: Das Deaktivieren und das Löschen von Usern im Modul User führt nicht dazu, dass sich die von dir bestellte Lizenzzahl automatisch verringert. Um die Lizenzen zu reduzieren, musst du deinen Plan anpassen.

User Details

Klickst du auf eine*n User*in in der Übersicht, so gelangst du in die User Details. Hier hast du die Möglichkeit die hinterlegten Kontaktinformationen einzusehen und zu bearbeiten.

Projekte von User*innen einsehen

Über den Tab Projekte gelangst du in eine Übersicht über alle Projekte, bei denen der*die User*in Mitglied ist.

Hier kannst du zwischen der Listenansicht und der Timeline wechseln.

Zudem kannst du mithilfe der Icons oben rechts nach Projekten suchen, diese gruppieren, filtern, die angezeigten Spalten festlegen und die Projekte exportieren.

Alle Zeiten und Abwesenheiten von User*innen einsehen

Über den Tab Zeiten gelangst du in die Übersicht über alle Zeiten, die der*die User*in erfasst hat.

Zeit erfassen

Über den Button + Zeit öffnet sich das Zeiterfassungsfenster. Du kannst direkt eine Zeit erfassen und der*die entsprechende User*in ist schon vorausgewählt, vorausgesetzt du verfügst über die entsprechenden Rechte, für andere User*innen Zeiten erfassen zu können (Schreibrechte auf den Projektzeiten).

Summen auf einen Blick

Oberhalb der Liste der Zeiten siehst du eine Zusammenfassung der erfassten Zeiten sowie die Abwesenheiten. Wenn du keinen speziellen Zeitraum ausgewählt hast, werden dir hier alle erfassten Zeiten und Abwesenheiten des*r Users*in angezeigt.

Gesamte erfasste Zeit: unterteilt in Abrechenbar und nicht Abrechenbar
Bereit zum Abrechnen: unterteilt in abzurechnende Zeit und abgerechnete Zeit; über den Button + Rechnung kannst du hier direkt zur Zeitauswertung springen und eine Rechnung erstellen (vorausgesetzt du hast einer unserer Rechnungstool-Integrationen eingerichtet). In der Zeitauswertung wird automatisch der aktuelle Monat ausgewählt, dies kann dann noch angepasst werden.
Abwesenheiten: die Summe der abwesenden Tage im Zeitraum; wähle Anzeigen, um zur Auflistung der Abwesenheiten (Typ, Zeitraum, Anzahl Tage) zu gelangen

Hinweis: Die Abwesenheiten siehst du erst, wenn du einen Zeitraum ausgewählt hast.

Balkendiagramm

Über das Balkendiagramm können User einen besseren Überblick bekommen, wie die getrackten Zeiten sich in die verschiedenen Kriterien unterteilen. Durch das hovern mit der Maus über die Balken werden dir dann weitere Informationen zu den Zeiten angezeigt, je nachdem welche Gruppierung du auswählst.

Ebenfalls kann hier der angezeigte Zeitrahmen ausgewählt werden wie Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr oder gesamte Zeit.

Folgende Kriterien können gruppiert werden:

Tätigkeiten
Abrechenbarkeit
Projekt

FAQ

Was passiert mit der erfassten Zeit, wenn ein* User*in gelöscht wird?

Werden User*innen gelöscht, dann bleibt die erfasste Zeit der gelöschten User*innen bestehen. Die erfassten Zeiten werden dann lediglich ohne Zuordnung zu User*innen angezeigt.

Gibt es auch Dummy -User*innen in awork?

Nein, Dummy-User*innen, im Sinne von User*innen, die in awork verwaltet werden können, aber keinen Account haben, gibt es in awork nicht.

Man könnte das zwar tun, in dem man eigene, ungenutzte E-Mail-Adressen verwendet, aber die User*innen müssen trotzdem gebucht werden.

Was ist der Unterschied zwischen Userin und externen Userin?

Ein*e externe*-User*in ist ein*e User*in, die*der weniger Rechte und Funktionen in awork hat, dafür aber auch kostenfrei hinzugefügt werden kann. Externe User*innen via awork Connect können an Projekten teilnehmen, die Funktion eignet sich beispielsweise für Freelancer oder Kunden.

Erfahre hier mehr zu den externen User*innen in awork.

Wie kann ich meinen eigenen User*in anpassen?

Du hast zwei Möglichkeiten dein eigenes Userprofil zu bearbeiten:

Navigiere dazu in den Einstellungen zu User, scrolle zu deinem Namen und klicke auf den Aktions-Button rechts neben dem Name und dann auf Bearbeiten.
Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen), wähle Account-Einstellungen und klicke auf den Button unter deinem User-Bild User bearbeiten.

Falls du nicht ausreichend Rechte hast, die User*in-Übersicht zu sehen, gehe einfach über den zweiten Weg.

Warum ist meine Account-E-Mail-Adresse eine andere, als die in meinen User*in-Details?

Deine Account-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die du zum Anmelden in awork verwendest. Diese kannst nur du selbst über deinen Account bearbeiten. Du kannst mit demselben Account in mehreren awork Workspaces sein. In unterschiedlichen Workspaces hast du unterschiedliche User*innen und kannst diese Informationen wie das Bild, Name, Position, aber auch die Kontaktinformationen, die du in dem Workspace anzeigen möchtest, frei wählen.

Dein*e User*in innerhalb eines awork Workspaces kann von anderen User*innen bearbeitet werden (wenn gemäß Rechtemanagement möglich), um z.B. deine Kontaktinformationen zu hinterlegen. Das sollte natürlich deinen Account und dein Login nicht beeinflussen. An die dort hinterlegte E-Mail-Adresse bekommst du deine awork Benachrichtigungen.

Aus diesen Gründen können die E-Mail-Adressen unterschiedlich sein.

Was ist der Unterschied zwischen dem Deaktivieren und dem Löschen von Usern?

Deaktivierte User bleiben bestehenden Projekten und Aufgaben zugewiesen, bis diese manuell entfernt werden. Gelöschte User werden automatisch aus allen zugewiesenen Projekten und Aufgaben entfernt.

Welche Option wird empfohlen: Sollte ich User deaktivieren oder löschen?

Wenn du bestehende Daten behalten und versehentlichen Datenverlust vermeiden möchtest, solltest du User deaktivieren. Das Löschen ist dauerhaft und sollte nur verwendet werden, wenn du sicher bist, dass die Userdaten und -zugriffe vollständig entfernt werden sollen.