Automatisierungen in Projekten

Mit Automatisierungen in Projekten kannst du wiederkehrende Schritte automatisch ausführen.

Beispiel: Wenn eine Aufgabe in einer bestimmten Liste erstellt wird, kann sie automatisch einer Person zugewiesen werden.

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So nutzt du Automatisierungen in Projekten

Eine Automatisierung besteht immer aus genau einem Auslöser und beliebig vielen Aktionen.

Eine neue Automatisierung einrichten

1. Öffne dein Projekt
2. Gehe zu Einstellungen > Automatisierungen
3. Klicke auf Hinzufügen
4. Wähle deinen Auslöser aus
5. Lege eine oder mehrere Aktionen fest
6. Klicke auf Speichern (die Automatisierung ist sofort aktiv)

Auslöser wählen

Der Auslöser ist das Ereignis, das eintreten muss, damit die Automatisierung gestartet wird. Je nach Auslöser musst du möglicherweise Bedingungen hinzufügen. Schau nach den unterstrichenen Felder im Fenster und klicke darauf, um die erforderlichen Werte auszuwählen.

Aktionen definieren

Wähle aus, welche Aktion(en) ausgeführt werden soll(en). Für einige Aktionen sind zusätzliche Angaben erforderlich. Verwende auch hier die unterstrichenen Felder, um die entsprechenden Werte festzulegen.

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So verwendest du manuelle Automatisierungen

Neben ereignisbasierten Auslösern kannst du Automatisierungen auch mit einem manuellen Auslöser erstellen. Damit startest du sie gezielt per Benutzeraktion, statt automatisch bei einem Event.

Beim Erstellen wählst du Manuell als Auslösertyp, vergibst einen individuellen Namen (z. B. QA-Flow starten) und definierst eine oder mehrere Aktionen.

Manuelle Automatisierungen in einer Aufgabe ausführen

1. Öffne die Aufgaben-Detailansicht
2. Klicke oben rechts auf den Button für manuelle Automationen (Finger-/Touch-Symbol)
3. Wähle die gewünschte Automatisierung aus dem Dropdown-Menü

Die Automatisierung läuft im Hintergrund und du siehst eine kurze Bestätigungsmeldung.

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Projekt-Automatisierungen vs. Aufgaben-Automatisierungen

Automatisierungen können für Projekte und für Aufgaben erstellt werden. Je nach Auslöser kannst du Projekt- oder Aufgaben-Aktionen auswählen.

Budget-Automatisierungen

Die Budget-Automatisierung „Wenn das Projekt X Einheiten des Budgets erreicht hat ...“ kannst du direkt im Projekt einstellen:

1. Öffne dein Projekt
2. Öffne den Tab Zeiten
3. Wechsle in den Retainer-Tab
4. Klicke auf das Glockensymbol, um das Pop-up zur Einstellung zu öffnen
5. Wähle die Einheit: Tage, Stunden oder Prozent

Wenn die Automatisierung bereits eingerichtet ist, öffnet ein erneuter Klick auf das Glockensymbol das Pop-up direkt zur Bearbeitung.

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Automatisierungen in Projektvorlagen

Du kannst Automatisierungen schon in Projektvorlagen anlegen. Dann tauchen sie bei der Erstellung eines neuen Projekts mit dieser Vorlage automatisch im Projekt auf.

So fügst du eine Automatisierung zur Projektvorlage hinzu:

1. Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Vorlagen > Projektvorlagen
2. Öffne die Vorlage
3. Klicke im Bereich Automatisierungen auf Hinzufügen
4. Erstelle die Automatisierung wie im Projekt beschrieben

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Verfügbare Auslöser

Manuell

• Wenn manueller Auslöser mit [Namen] gestartet wurde...

Aufgabe verschoben

• Wenn eine [Aufgabe] zu der [Liste] hinzugefügt wird...

• Wenn alle Aufgaben erledigt sind...

Hinzugefügt

• Wenn eine neue [Aufgabe] erstellt wird...

• Wenn eine neue [Aufgabe] in der [Liste] erstellt wird...

• Wenn eine neue [Aufgabe] mit der [Tätigkeit] erstellt wird...

• Wenn eine neue [Aufgabe] via E-Mail erstellt wird...

Fällig

• Wenn die Fälligkeit einer [Aufgabe] hinzugefügt wurde...

• Wenn die Fälligkeit einer [Aufgabe] geändert wurde...

• Wenn die Fälligkeit einer [Aufgabe] entfernt wurde...

• Wenn eine [Aufgabe] fällig ist...

• Wenn eine [Aufgabe] in [x] Tag(en) fällig ist...

• Wenn eine [Aufgabe] überfällig ist, wiederhole alle [x] Tage...

• Wenn die Projekt-Fälligkeit hinzugefügt wurde...

• Wenn das Projekt-Enddatum geändert wurde...

• Wenn das Projekt-Enddatum entfernt wurde...

• Wenn ein Projekt fällig ist...

• Wenn ein Projekt in [x] Tagen fällig ist...

• Wenn ein Projekt überfällig ist, wiederhole alle [x] Tage...

Checkliste geändert

• Wenn ein Checklisten-Eintrag bei einer [Aufgabe] erledigt ist...

• Wenn ein Checklisten-Eintrag mit dem [Namen] bei einer [Aufgabe] erledigt ist...

• Wenn alle Checklisten-Einträge bei einer [Aufgabe] erledigt sind...

Bearbeiter geändert

• Wenn ein User einer [Aufgabe] zugewiesen wurde...

• Wenn [User] einer [Aufgabe] zugewiesen wurde...

• Wenn ein User von einer [Aufgabe] entfernt wurde...

• Wenn ein User einem Projekt zugewiesen wurde...

Zeit

Voraussetzung: Zeiterfassung ist im Workspace aktiviert.

• Wenn die erfasste Zeit bei einer [Aufgabe] den geplanten Aufwand um [x] [Zeiteinheiten] übersteigt...

• Wenn eine Zeit mit mehr als [x] Stunden erfasst wurde...

• Wenn das Projektbudget [x] [Zeiteinheiten] erreicht hat...

• Wenn eine Zeit erfasst wurde...

• Wenn das Projekt Budget erreicht wurde...

Tags geändert

• Wenn ein Tag von einer [Aufgabe] entfernt wurde...

• Wenn der [Tag] von einer [Aufgabe] entfernt wurde...

• Wenn ein Tag einer [Aufgabe] hinzugefügt wurde...

• Wenn der [Tag] einer [Aufgabe] hinzugefügt wurde...

• Wenn ein Tag einem Projekt hinzugefügt wurde...

• Wenn ein Tag von einem Projekt entfernt wurde...

• Wenn der [Tag] einem Projekt hinzugefügt wurde...

• Wenn der [Tag] von einem Projekt entfernt wurde...

Status geändert

• Wenn der Status der [Aufgabe] von [altem Status] auf [neuen Status] geändert wurde...

• Wenn der Status der [Aufgabe] auf [neuen Status] geändert wurde...

• Wenn der Projektstatus auf [neuen Status] geändert wurde...

• Wenn der Projektstatus von [altem Status] auf [neuen Status] geändert wurde...

Abhängige Aufgabe verändert

• Wenn die Fälligkeit einer Aufgabe mit Nachfolger geändert wurde...

• Wenn alle Vorgänger-Aufgaben auf [neuen Status] geändert wurden...

• Wenn eine Vorgänger-Aufgabe hinzugefügt wurde...

• Wenn eine Vorgänger-Aufgabe auf [neuen Status] geändert wurde...

Kommentare

• Wenn eine [Aufgabe] kommentiert wurde...

• Wenn ein Kommentar zu einer [Aufgabe] den [Text] enthält...

• Wenn ein Projekt kommentiert wurde...

• Wenn ein Kommentar des Projekts den [Text] enthält...

Priorität geändert

• Wenn die [Aufgabe] als Priorität markiert wird...

• Wenn die Priorität der [Aufgabe] entfernt wird...

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Verfügbare Aktionen

Aufgabe verschieben

• ...verschiebe [Aufgabe] in die [Liste]

Aufgabe hinzufügen

• ...erstelle neue Projekt-[Aufgabe]

• ...erstelle neue private [Aufgabe]

• ...Aufgabenvorlage [Name] in das Projekt laden

Bearbeiter ändern

• ...weise [User] [Aufgabe] zu

• ...entferne User von Aufgabe

Zeit erfassen

Voraussetzung: Zeiterfassung ist im Workspace aktiviert.

• ...erfasse eine Zeit mit [x] [Zeiteinheiten] auf die Aufgabe

• ...starte Zeiterfassung auf die Aufgabe

• ...stoppe Zeiterfassung auf die Aufgabe

Tags anpassen

• ...füge den [Tag] zu [Aufgabe] hinzu

• ...füge den Projekt [Tag] hinzu

• ...entferne den [Tag] von [Aufgabe]

• ...entferne alle Aufgaben Tags

Status ändern

• ...setze [Aufgabe] auf [neuen Status]

• ...setze den Projektstatus auf [neuen Status]

Fälligkeit ändern

• ...setze die Fälligkeit auf [Datum]

• ...entferne die Fälligkeit

• ...verschiebe die Fälligkeit um [x] [Zeiteinheiten]

Checkliste ändern

• ...füge diese [Checklisten-Einträge] hinzu

• ...Setze den Checklisten-Eintrag mit dem [Namen] auf erledigt

• ...Setze alle Checklisten-Einträge auf erledigt

Kommentar hinzufügen

• ...kommentiere die Aufgabe mit [Text]

• ...kommentiere das Projekt mit [Text]

User benachrichtigen

• ...benachrichtige [User] mit [Text] per Email

• ...sende eine Slack-Nachricht mit [Text]

• ...benachrichtige die Projektmitglieder mit [Text] per Email

• ...benachrichtige die Beobachter mit [Text] per Email

Webhook auslösen

• ...löse Webhook aus mit der [URL], dem [Event-Namen] und dem [Authentication Header]

Priorität ändern

• ...markiere [Aufgabe] als Priorität

• ...entferne Priorität von [Aufgabe]

**Agent ausführen (**🔐 nur mit gebuchtem AI Plan)

• ...führe [Agent] mit [Prompt] aus AI
  Unterstützt eigene Agents und den awork Agent. Die Verfügbarkeit hängt von einem AI Plan und Zugriffsrechten ab. Aufgaben- bzw. Projektkontext wird automatisch mitgegeben.

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Wichtige Einschränkungen

• Nicht jede Aktion ist mit jedem Auslöser kombinierbar. Bei reinen Projektauslösern werden Aktionen ausgeblendet, die eine bestehende auslösende Aufgabe benötigen.

• Ist die Zeiterfassung deaktiviert, werden die Zeit-Auslöser und -Aktionen einschließlich Budgetauslösern ausgeblendet.

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Tipps und Fehlerbehebung

In welcher Zeitzone werden Fälligkeits-Automatisierungen ausgelöst?

Datums- und Fälligkeitsauslöser richten sich nach der Zeitzone des Workspaces. Dadurch werden Fälligkeiten für alle User eines Workspaces einheitlich ausgewertet – unabhängig davon, welche Zeitzone in ihrem Account oder auf ihrem Gerät eingestellt ist.

Bei Automatisierungen mit einem Fälligkeits-Auslöser werden die Aktionen um 08:00 Uhr in der Zeitzone des Workspaces ausgelöst.

Automatisierung deaktivieren statt löschen

Du kannst Automatisierungen auch einfach deaktivieren, statt sie zu löschen. Das ist hilfreich, wenn du zum Beispiel einmalig aufräumst und bis dahin alle Aktionen unterdrücken willst.

Automatisierung läuft nicht mehr

Prüfe, ob sie sich durch einen Fehler selbst abgeschaltet hat (z. B. wenn eine verwendete Aufgabenliste gelöscht wurde):

• In den Einstellungen des Projekts > Automatisierungen siehst du bei automatisch abgeschalteten Automatisierungen ein rotes Ausrufezeichen.
• Korrigiere die Automatisierung und schalte sie anschließend wieder an

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FAQ

Kann eine Automatisierung eine weitere Automatisierung auslösen?

Gewöhnliche Projektautomatisierungs-Aktionen lösen keine anderen Automatisierungen aus. Sollen mehrere Aktionen auf denselben Auslöser reagieren, füge sie derselben Automatisierung hinzu. Im Unterschied dazu können Änderungen an Aufgaben durch einen AI-Agent passende Automatisierungen auslösen, auch solche mit weiteren Agents. Innerhalb derselben Ausführungskette kann der Agent jedoch nicht die Automatisierung erneut auslösen, die ihn gestartet hat. Vermeide gegenseitige Auslösungen im Kreis.

Ich habe einen Fälligkeits-Auslöser. Wann wird dieser ausgelöst?

Bei Automatisierungen mit Fälligkeits-Auslöser (z. B. „Wenn Aufgabe fällig ist...") werden die Aktionen um 08:00 Uhr in der Zeitzone des Workspaces ausgelöst. Die Uhrzeit der Fälligkeit ist dabei irrelevant. Ist eine Aufgabe beispielsweise um 18 Uhr fällig, wird die Automatisierung trotzdem um 08:00 Uhr am Fälligkeitsdatum ausgelöst.

Für wen wird bei „Wenn eine neue Aufgabe via E-Mail erstellt wird, dann starte Zeiterfassung auf die Aufgabe“ die Zeit erfasst?

Die Zeit wird für die Person erfasst, die die E-Mail versendet - vorausgesetzt, diese Person hat einen awork Zugang. Die Zeit wird unabhängig davon erfasst, ob und welche*r User*in auf die Aufgabe besetzt ist.

Wenn ich eine Automatisierung in einer Projektvorlage ändere, werden dann auch bestehende Projekte aktualisiert?

Wenn du Automatisierungen in einer bestehenden Vorlage änderst oder hinzufügst, fragt awork dich, ob du diese Änderungen auf alle Projekte anwenden möchten, die mit dieser Vorlage erstellt wurden.

Meine Automatisierung scheint nicht mehr zu laufen. Warum?

Überprüfe, ob sich die Automatisierung durch einen Fehler selbst abgeschaltet hat (z. B. wenn eine verwendete Aufgabenliste gelöscht wurde). Gehe zu Einstellungen > Automatisierungen. Bei abgeschalteten Automatisierungen siehst du ggf. ein rotes Ausrufezeichen. Wenn du mit der Maus darüber gehst, siehst du den Grund. Korrigiere die Automatisierung und schalte sie wieder an.