Autopilot für Projekte verwenden

Der Autopilot (jetzt Smart alerts) in awork besteht aus einer Reihe von E-Mails, die den Projektmanager und das Projektteam über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden halten.

Anstatt ständig zu fragen „Liegen wir im Zeitplan?“ oder „Sind wir noch im Budget?“, kannst du diese Aufgabe dem Autopilot überlassen. Solange er nicht Alarm schlägt, ist alles im grünen Bereich. Wenn Zeitbudget oder Enddaten überschritten werden, greift er ein und informiert dich mit entsprechenden Mailings.

Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Smart alerts helfen dir, die Kontrolle zu behalten, ohne sich täglich um das Projekt kümmern zu müssen:

• Warnen, wenn wichtige Werte überschritten werden (Zeitbudget oder Fälligkeitstermin).
• Senden unterschiedliche E-Mails an verschiedene Rollen (Projektmanager vs. Projektteam)
• Halten Projektmanager für die Projektsteuerung auf dem Laufenden
• Sorgen dafür, dass sich die Projektmitglieder auf dringende Aufgaben konzentrieren

Smart alerts einrichten

Smart alerts in einem Projekt aktivieren oder deaktivieren

1. Öffne ein Projekt
2. Klicke im Header auf Einstellungen. (Wenn dir der Reiter nicht angezeigt wird, klicke zuerst auf das Dropdown-Menü Mehr.)

1. Scrolle zum Abschnitt Smart alerts.

1. Aktivieren:
   • Klicke auf den Button Einrichten.
   • Aktiviere den Schalter Projekt-Benachrichtigungen aktivieren.
   • Klicke auf Speichern.
   • Ein grüner Statusindikator (Aktiv) wird angezeigt.
2. Deaktivieren:
   • Klicke auf den Button Einrichten.
   • Deaktiviere den Schalter Projekt-Benachrichtigungen aktivieren.
   • Klicke auf Speichern.

Projektmanagement-Modus auswählen (Agil oder Wasserfall)

Die Berechnung hängt vom Projekttyp ab:

Um den Modus auszuwählen, klicke auf das Dropdown-Menü neben Hinter Zeitplan und wähle entweder Agil oder Wasserfall.

Durch Smart alerts versendete Nachrichten

Sind die Smart alerts aktiviert, werden unterschiedliche Nachrichten an Projektverantwortliche und Projektteam versendet.

Benachrichtigungen für Projektverantwortliche

Diese Nachrichten enthalten (abhängig von der Nachricht) oberhalb der Hauptnachricht:

• Enddatum des Projekts
• Offene Aufgaben
• Erfasste Zeit
• Verbleibender geplanter Aufwand
• Verbleibendes Budget in Tagen

Benachrichtigungen für das Projektteam

Nachrichten an das Projektteam zeigen oberhalb der Hauptnachricht immer:

• Enddatum des Projekts
• Offene Aufgaben
• Verbleibender geplanter Aufwand

Benachrichtigungen anpassen

Klicke nach dem Aktivieren der Projekt-Benachrichtigungen auf Benachrichtigungen anpassen. Es öffnet sich ein Dropdrown-Menü mit weiteren Optionen. Aktiviere hier jeweils den Schalter.

Mögliche Optionen für Projektverantwortliche

• Hinter Zeitplan Zeigt Aufgaben hinter Zeitplan, Aufgaben die starten sollten aber nicht gestartet wurden, sowie abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben (Wasserfall und Agil).
  Für agile Projekte wird ein linearer Burndown aller Aufgaben angenommen; fällt das Projekt dahinter zurück, wird die Nachricht ausgelöst.

• Bald fällig Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil)

• Überfällig Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil)

• Hinter Budget Zeigt Aufgaben, die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs. erfasste Zeit), inklusive abgeschlossener Aufgaben; wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt (Wasserfall und Agil)

• Budget bald erreicht Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil)

• Über Budget Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil)

• Vernachlässigt Info, dass es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat (Wasserfall und Agil)

• Noch nicht gestartet Info, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde (Wasserfall und Agil)

Mögliche Optionen für das Projektteam

• Hinter Zeitplan Im Wasserfall-Modus zeigt die Nachricht kritische (überfällige) Aufgaben des Users. Im agilen Modus zeigt sie kritische (überfällige) Aufgaben des Projekts.
• Bald fällig Im Wasserfall-Modus zeigt die Nachricht offene Aufgaben des Users. Im agilen Modus zeigt sie offene Aufgaben des Projekts.

FAQ

Was sind Smart alerts für Projekte?

Smart alerts sind eine Reihe intelligenter E-Mail-Benachrichtigungen in awork, die den Projektmanager und das Projektteam über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden halten und dich benachrichtigen, wenn ein Zeitbudget oder ein Termin überschritten wird.

Wie öffne ich die Smart alert-Einstellungen in einem Projekt?

Öffne die Projekteinstellungen. Im Bereich Smart alerts kannst du die Projekt-Benachrichtigungen aktivieren und Benachrichtigungs-Optionen festlegen.

Was ist der Unterschied zwischen Agil und Wasserfall?

Agil eignet sich für Projekte ohne festen Zeitplan (z. B. Kanban oder Scrum). Wasserfall passt besser, wenn Enddatum und Verantwortlichkeiten feststehen und du z. B. mit Meilensteinen und einem Gantt-Chart arbeitest.

Warum bekommen Projektverantwortliche und Projektteam unterschiedliche E-Mails?

Smart alerts unterstützen beide Rollen unterschiedlich: Projektmitglieder erhalten vor allem Infos zum Projektstatus und zu eigenen kommenden To-dos. Projektverantwortliche bekommen zusätzlich Informationen, die zur Steuerung des Projekts notwendig sind.