Workflows ermöglichen es, einen wiederverwendbaren Prozess einmal zu definieren und überall anzuwenden. Status, Automationen und Aufgaben-Custom-Fields bleiben in allen Projekten mit demselben Workflow synchron. Änderungen werden automatisch auf alle verknüpften Projekte angewendet.
Hauptvorteile und Anwendungsfälle
Prozessstandardisierung
Dieselben Projektstatus, Aufgabenstatus, Automationen und Custom Fields über mehrere Projekte hinweg anwenden.Einfache Aktualisierungen
Den Workflow einmal aktualisieren und alle verbundenen Projekte aktualisieren sich automatisch.
So verwendest du Workflows
Workflows werden auf Workspace-Ebene verwaltet und können Projekten oder Vorlagen zugewiesen werden.
Einen Workflow erstellen oder verwalten
1. Navigiere zu den Einstellungen → Workflows.
2. Klicke auf Hinzufügen oder wähle einen bestehenden Workflow aus.
3. Füge Projektstatus, Aufgabenstatus, Automationen und Aufgaben-Custom-Fields hinzu oder bearbeite sie.
Einen Workflow einem Projekt oder einer Vorlage zuweisen
Öffne die Projekteinstellungen oder Vorlageneinstellungen.
Klicke auf Workflow verwenden.
Wähle den Workflow aus, den du anwenden möchtest, und bestätige.
Wichtig: Wenn ein Workflow aktiv ist, werden die vom Workflow gesteuerten Einstellungen auf Projektebene schreibgeschützt. Indikatoren für schreibgeschützte Felder zeigen an, welche Einstellungen vom Workflow gesteuert werden.
Einen Workflow bei der Schnellerstellung zuweisen
Wenn du ein neues Projekt über den Schnellerstellung erstellst, kannst du einen Workflow direkt im Erstellungsdialog auswählen.
Einen Workflow wechseln oder entkoppeln
Projekte können Workflows wechseln oder sich komplett davon lösen.
Beim Workflow-Wechsel startet ein Migrationsassistent, der alte Projekt- und Aufgabenstatus auf neue abbildet.
Beim Entkoppeln wird eine bearbeitbare Kopie der Workflow-Einstellungen für dieses Projekt erstellt.
Wichtig: Eine Warnung zeigt an, welche Werte überschrieben werden, bevor du beim Workflow-Wechsel bestätigst.
Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Deine Berechtigungen hängen von deiner Rolle ab.
Workspace-Admins können Workflows erstellen, bearbeiten, löschen und archivieren sowie Workflows Vorlagen und Projekten zuweisen oder entfernen.
Teammitglieder mit Rechten für Projekteinstellungen können Workflows erstellen, bearbeiten und löschen, Workflows Vorlagen zuweisen oder daraus entfernen und alle Workflows schreibgeschützt einsehen.
Teammitglieder mit Bearbeitungsrechten für Projektdetails können Workflows Projekten zuweisen oder daraus entfernen und alle Workflows schreibgeschützt einsehen.
Teammitglieder mit Rechten zum Erstellen von Projekten
Können Workflows bei der Projekterstellung zuweisen und später wieder entfernen.
Hauptfunktionen
Workflows bleiben synchron
Projektstatus, Aufgabenstatus, Automationen und Aufgaben-Custom-Fields bleiben über alle verbundenen Projekte hinweg abgestimmt.Workflow-Wechsel mit Anleitung
Der Migrationsassistent hilft, alte und neue Projekt- und Aufgabenstatus sicher zuzuordnen.Vom Workflow entkoppeln
Die Verbindung zum Workflow trennen und eine bearbeitbare Kopie behalten.Workflow aus einem Projekt erstellen
Ein bestehendes Projekt-Setup in einen wiederverwendbaren Workflow umwandeln über „Als Workflow speichern" in den Projekteinstellungen.Funktioniert mit Vorlagen
Workflows Vorlagen zuweisen, damit neue Projekte automatisch demselben Prozess folgen.Flexibilität pro Projekt
Bestimmte Workflow-Automationen deaktivieren, während andere aktiv bleiben. Du kannst auch eigene Automationen und Aufgaben-Custom-Fields neben denen aus dem Workflow hinzufügen.Nach Workflow suchen, filtern und gruppieren
Projekte nach ihrem zugewiesenen Workflow finden und organisieren.
Einschränkungen und Hinweise
Keine Workflow-Versionierung oder Wiederherstellung
Änderungen an Workflows werden sofort auf alle verbundenen Projekte angewendet.Scope
Workflows wirken sich nicht auf Nutzer*innen, private Einstellungen, Abrechnung, E-Mail-Konfiguration, Integrationen oder Autopilot aus.
Hinweis: Workflows sind optional. Projekte können vollständig unabhängig bleiben, wenn du keinen Workflow aktivierst.
Häufige Fragen (FAQ)
Wer kann Workflows erstellen und bearbeiten?
Wer kann Workflows erstellen und bearbeiten?
Workspace-Admins und Teammitglieder mit Rechten für Projekteinstellungen können Workflows erstellen und bearbeiten.
Was passiert, wenn ich einen Workflow bearbeite?
Was passiert, wenn ich einen Workflow bearbeite?
Alle Projekte, die diesen Workflow verwenden, aktualisieren sich sofort.
Kann ich ein Projekt anpassen, das einen Workflow verwendet?
Kann ich ein Projekt anpassen, das einen Workflow verwendet?
Ja. Projektstatus, Aufgabenstatus, Workflow-Automationen und Workflow-Aufgaben-Custom-Fields sind schreibgeschützt, aber du kannst projektspezifische Automationen und Aufgaben-Custom-Fields zusätzlich hinzufügen.
Kann ich einen Workflow aus einem Projekt entfernen?
Kann ich einen Workflow aus einem Projekt entfernen?
Ja. Du kannst die Workflow-Zuweisung aufheben oder das Projekt entkoppeln, um die volle Kontrolle zurückzugewinnen.
Sind Workflows erforderlich?
Sind Workflows erforderlich?
Nein. Workflows sind optional und ergänzend. Du kannst Projekte weiterhin ohne Workflows verwenden, wenn du das bevorzugst.