Alle Details der Aufgaben

Aufgaben haben Status, Unteraufgaben, Bearbeiter*innen, eine Fälligkeit und vieles mehr. Hier erfährst du mehr zu den Aufgaben in awork.

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Verfasst von Merle Hecht
Vor über einer Woche aktualisiert

Die Aufgabendetails erreichst du durch das Klicken auf eine Aufgabe. Je nachdem, in welcher Ansicht du dich befindest, navigierst du zu der Aufgabe. Sie öffnet sich in einem Fenster oder auf der rechten Seite des Screens.

In den Aufgabendetails kannst du die Aufgabe samt aller Infos und Fortschritt einsehen und direkt bearbeiten. Zum Bearbeiten musst du meist nur in das Feld selbst klicken.

Aufgabenname und Beschreibung

Der Aufgabenname ist schlichtweg die Aufgabe. Du kannst in awork auch sehr lange Aufgabennamen einfügen, aber beachte, dass man lange Namen meist nur in der Detailansicht ganz sehen kann.

In der Beschreibung kannst du ausführliche Briefings zu der Aufgabe schreiben, inkl. Formatierung und Datei-Anhänge.

Neben dem Einfügen von Überschriften, Listen, Trennstrichen sowie dem Anhängen und Verlinken von Bildern & Dateien ermöglicht dir die Toolbar des Text-Editors die Textgröße zu ändern, zusätzliche Stile wie fett, kursiv, durchgestrichen, unterstrichen oder Code-Markierung hinzuzufügen und Links zum Text einzugeben.

Aufgabenstatus

Jede Aufgabe hat immer einen aktuellen Status. Der Status lässt sich über das runde Status-Symbol wechseln.

Für private Aufgaben gibt es ein Standardset an fünf Aufgabenstatus. Diese können nicht bearbeitet werden.

Für Projektaufgaben lassen sich die Status in jedem Projekt selbst definieren. Sie stellen gleichzeitig die Kanban-Board-Spalten in dem Projekt dar.

Farbliche Bedeutung der Aufgabenstatus

Graue Checkbox/ Blau (To-Do)

Aufgaben, an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird

Gelb (In Arbeit)

Aufgaben, an denen aktiv gearbeitet wird

Rot (Geblockt)

Aufgaben, die aktuell nicht bearbeitet werden oder zurückgestellt werden

Lila (In Freigabe)

Aufgaben, die sich in einer Feedback oder Freigabeschleife befinden

Grün (Fertig)

Aufgaben, die abgeschlossen sind

👆Tipp: Bei dem To-Do-Status kannst du zwischen zwei Layout wählen: Entweder Aufgaben im To-Do-Status werden als graue Checkbox, wie z.B. in der Aufgabenliste dargestellt. Oder du kannst in den Status Einstellungen ein Icon mit blauem Hintergrund wählen!

Projekt & Aufgabenlisten

Eine Aufgabe, die sich in einem Projekt befindet, ist eine Projektaufgabe. Eine Aufgabe ohne Projekt ist eine private Aufgabe.

Das Projekt einer Aufgabe kannst du nur in dem Bearbeitungs-Fenster der Aufgabe anpassen, das du über den Aktions-Button > Bearbeiten erreichst.

Du kannst eine Aufgabe jederzeit auch in ein anderes Projekt verschieben oder privat machen.

Aufgabenlisten

Aufgabenlisten gibt es nur in Projekten. Die Felder zum Auswählen einer Liste sind deshalb nur für Projektaufgaben sichtbar.

Eine Aufgabe kann in keiner, einer oder mehreren Listen gleichzeitig sein. Es ist dennoch dieselbe Aufgabe. Wird sie also in einer Liste abgeschlossen, so wird sie überall abgeschlossen sein.

Verschiebst du eine Aufgabe von einer Liste in die andere, so wird sie aus der einen herausgenommen und der anderen Liste hinzugefügt. Über die kurz eingeblendete Aktion, kannst du die Aufgabe auch in beiden Listen halten.

Tätigkeit

Die Tätigkeit ist eine Kategorisierung von Aufgaben und Zeiten in awork. Sie helfen bei der Auswertung, Abrechnung sowie bei der Filterung von Aufgaben und Zeiten.

Eine Aufgabe muss immer genau einer Tätigkeit zugeordnet sein. Es wird immer die zuletzt verwendete/ausgewählte Tätigkeit vorausgewählt.

Lerne mehr über die Tätigkeiten.

Bearbeiter*innen

Du kannst Aufgaben den für dich sichtbaren Usern des Workspaces zuweisen.

Ist eine Aufgabe einem*einer User*in zugewiesen, so taucht diese Aufgabe in den jeweiligen Aufgabenfiltern des*der User*in auf.

Wird ein*e User*in einer Aufgabe zugewiesen, so werden die Benachrichtigungen für die Updates dieser Aufgabe für den*die User*in aktiviert.

☝️Hinweis: Wenn der Aufgabenstatus auf "To-Do" steht und die Aufgabe noch keine/n Bearbeiter*in hat und du die Aufgabe dann auf "in Arbeit" setzt, dann wirst du automatisch als Bearbeiter auf die Aufgabe besetzt.

Eine*n oder mehrere Bearbeiter*innen

Für den gesamten awork Workspace kannst du einstellen, ob Aufgaben nur eine*n Bearbeiter*in oder mehrere haben dürfen. Gehe dazu zu den Aufgabeneinstellungen unter Einstellungen > Allgemeines > Aufgaben-Einstellungen.

Nur eine*n Bearbeiter*in

Möchtest du eindeutige Aufgabenverantwortlichkeiten in awork darstellen, kannst du die Option für mehrere Bearbeiter*innen einfach deaktivieren.

Ist nur die einfache Zuweisung eingestellt kannst du auch lediglich nur eine*n User*in einer Aufgabe zuweisen. Die erneute Zuweisung ersetzt dann die vorherige Auswahl.

Mehrere Bearbeiter*innen

Ist die Einstellung mehrere User*innen einer Aufgabe zuzuweisen aktiv, kannst du diese nacheinander auswählen und einzeln entfernen.

Über das Personen-Icon in der User*innen-Auswahl kannst du alle Bearbeiter*innen durch eine*n User ersetzen.

☝️Hinweis: Eine Multi-Zuweisung von Bearbeiter*innen ist für private Aufgaben nicht möglich. Mehr zu privaten Aufgaben erfährst du hier.

Startdatum & Fälligkeit

Eine Aufgabe kann ein Start- und ein Enddatum haben – oder nur eines von beiden. Sind beide Datumfelder gefüllt, so würde die Aufgabe in der Projekt-Timeline im Zeitstrahl angezeigt werden.

Das Enddatum gilt als die Fälligkeit der Aufgabe. Dieses Feld wird in den Listen und Übersichten angezeigt und auch genutzt, um bald fällige Aufgaben anzuzeigen.

☝️Hinweis: Durch die farbliche Markierung der Fälligkeit werden bald fällige Aufgaben direkt erkannt.

Rote Markierung: Die Aufgabe ist in weniger als 24 Stunden fällig.

Gelbe Markierung: Die Aufgabe ist nach 24 Stunden, aber am nächsten Tag, fällig.

Start- und Endzeit

Neben des Datums können auch Uhrzeiten für Start und Ende gesetzt werden. awork setzt automatisch 8:00 Uhr für das Startdatum und 18:00 Uhr für das Enddatum.

Checkliste

(früher "Unteraufgaben")

Jede Aufgabe kann eine Checkliste mit beliebig vielen Einträgen haben. Ein Checklisten-Eintrag hat nur die zwei Status offen und abgeschlossen.

Der Text des Eintrag kann beliebig lang sein und bricht automatisch um, so dass er immer vollständig sichtbar ist. Einen Checklisten-Eintrag kannst du per Drag & Drop in der Reihenfolge ändern sowie den Text einfach durch ein Anklicken ändern.

Du kannst den Fortschritt der Checkliste in der Listenansicht der Aufgabe einsehen.

Unteraufgaben

In awork gibt es zwei Aufgabenebenen. Du kannst unter der erste Ebene deiner Aufgaben weitere Aufgaben hängen, sogenannte Unteraufgaben. Es handelt sich hierbei ebenfalls um ganz normale Aufgaben inkl. aller Funktionen.

In der Detailseite einer Aufgabe, die sich auf der obersten Ebene befindet, siehst du einen Bereich Aufgaben. Hier kannst du Aufgaben anlegen bzw. sehen, die dieser Aufgabe untergeordnet sind. Befindest du dich in den Details einer solchen Unteraufgabe, so kannst du hier noch eine Checkliste anlegen.

Mehr dazu findest du in dem Artikel über Unteraufgaben.

Planaufwand, Fortschritt & erfasste Zeiten

Geplanter Aufwand / Planaufwand

Für jede Aufgabe kann ein geplanter Aufwand festgelegt werden. Bei dem Aufwand handelt es sich um den erwarteten zeitlichen Aufwand der für die Aufgabe geplant wird. In das Feld kannst du verschiedene Zeitformate eingeben wie bspw. 10h, 2h, 15m.

Der geplante Aufwand ist erforderlich, wenn die Aufgabe eine Auswirkung auf die Workload haben und für die Kapazitätsplanung der User*innen genutzt werden soll.

Wird nur ein Gesamtwert für eine Aufgabe festgelegt, so wird dieser für auf alle Bearbeiter*innen gleich verteilt. Es können für einzelne User*innen jedoch auch eigene Planaufwände definiert werden, indem in das jeweilige Feld ein Wert geschrieben wird.

Die Summe der Planaufwände aller User*innen kann nicht größer sein als der angegebene Gesamtplanaufwand. Übersteigen die explizit angebenden Werte den Gesamtaufwand, so wird dieser automatisch nach oben korrigiert. Ist der Gesamtwert höher, aber einzelnen User*innen sind explizite Aufwände zugewiesen, so wird der übrige Aufwand auf die User*innen verteilt, denen kein expliziter Wert zugewiesen wird. Dieser Wert kann auch 0 sein. Ein automatisch verteilter Wert ist erkennbar durch die graue Textfarbe. Ein explizit zugewiesener Wert über den fast schwarzen Farbton.

Erfasste Zeit (angefallen)

In den Aufgabendetails und in den Listen siehst du die Summe aller Zeiten, die auf die Aufgabe erfasst wurden.

Möchtest du alle Zeiten einer bestimmten Aufgabe schnell und einfach einsehen? Genieße dafür jetzt die Möglichkeit mit einem einzigen Klick dir alle erfassten Zeiten exklusiv für eine Aufgabe anzeigen zu lassen.

Gehe dazu in die Detailansicht deiner Aufgabe und klicke bei den Aufgaben-KPIs (Fälligkeit, Geplant, Angefallen, Fortschritt) auf den grünen Button “Angefallen”. Nun öffnet sich ein kleines Fenster, welches dir alle bisher erfassten Zeiten der Aufgabe anzeigt. Hier hast du außerdem die Möglichkeit nach Einträgen zu suchen, nach Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr zu gruppieren oder diese Ansicht zu exportieren.

Verbleibender Aufwand

In dem Bearbeitungsfenster der Aufgabe (Aktions-Button > Bearbeiten) gibt es das Feld Verbleibender Aufwand. Hier wird automatisch der Wert aus dem geplanten Aufwand - der erfassten Zeit berechnet.

Fortschritt

Das Feld Fortschritt zeigt den prozentualen Fortschritt der Bearbeitung der Aufgabe an. Er berechnet sich anhand der geplanten und der bereits erfassten Zeit.

Dateien und Anhänge

Jeder Aufgabe können beliebig viele Dateien anhängt werden, z.B. mit Bildern, PDFs, usw. Um eine Datei hochzuladen, klicke einfach auf den entsprechenden Button oder ziehe die Datei per Drag & Drop auf die Aufgabe.

Du kannst Dateien auch aus einem Google Drive oder OneDrive verknüpfen. Hier werden die Dateien nur verknüpft. Wenn andere Personen die Dateien öffnen wollen, brauchen sie die entsprechenden Rechte in dem Google Drive oder OneDrive. Eine Beschreibung, wie genau du Dateien aus Google Drive oder OneDrive verknüpfen kannst, findest du hier.

Die Vorschau der Google Drive oder OneDrive Dateien ist innerhalb von awork aktuell leider nicht möglich.

☝️Hinweis: Die Dateivorschau wird dir unabhängig vom eigentlichen Dateiformat als pdf angezeigt. Nachdem du die Datei heruntergeladen hast, kannst du diese dann im eigentlichen Format (z.B. Excel) öffnen.

Dateien in Kommentaren

Es können auch Dateien in den Kommentaren einer Aufgabe hochgeladen oder bestehende Dateien erwähnt werden. Zum erwähnen tippe "@" in dem Kommentarfeld. Es können nur Dateien erwähnt werden, die auch zur Aufgabe gehören.

Zum Hochladen kannst du entweder auf das Anhangs-Icon klicken oder ziehst die Datei(en) per Drag & Drop in das Kommentarfeld.

Dateien, die du als Anhang an ein Kommentar anhängst, tauchen automatisch in der Aufgabe als Anhang auf.

☝️Hinweis: Außerdem wird die angehängte Datei an der Aufgabe nicht direkt mitgelöscht, wenn du einen Kommentar löschst. Wird jedoch die Datei aus der Aufgabe gelöscht, so ist sie auch in dem Kommentar nicht mehr erreichbar.

Größenbegrenzung für Dateien

Eine einzelne Datei darf eine Größe von maximal 100 MB haben. Für größere Dateien bietet es sich an, ein Cloud-Drive zu verwenden und die Datei zu verknüpfen.

Dateien in Projekten

Die Dateien, die Aufgaben angehängt werden, können in dem Projekt unter dem Tab Dateien eingesehen werden. Dort wird auch immer die jeweilige Aufgabe mit angezeigt, in der die Datei liegt.

Mehr über die Projektdateien lernen.

Tags

Aufgaben können getagged werden. Du kannst jederzeit neue Tags erzeugen oder welche der bereits genutzten Tags im Tag Pool wählen. Tags von Projektaufgaben und die Tags, die du für deine privaten Aufgaben nutzt, haben unterschiedliche Pools. Es werden dir somit unterschiedliche Tags vorgeschlagen je nachdem, ob es sich um eine private Aufgabe oder Projektaufgabe handelt.

Lerne mehr über die Tags in awork.

☝️Tipp: Wenn eine Aufgabe getaggt wurde, kannst du diese einfach in der Suche über die Tags finden.

☝️Wichtig: Befindest du dich in der Aufgabenübersicht wird immer das Tag angezeigt, das zuerst hinzugefügt wurde. In der Split View der Aufgabe, also in der Detailansicht, werden dir die Tags alphabetisch sortiert angezeigt.

Prio-Markierung

Über das Flaggen-Icon kannst du eine Aufgabe als Prio markieren. Diese Markierung siehst du in den Aufgabendetails, den Übersichten und kannst nach ihnen Filtern oder Automatisierungen bauen.

Aktivitätslog & Kommentare

In dem Aktivitätslog unterhalb der Aufgabendetails kannst du alle Veränderungen und Kommentare zu der Aufgabe verfolgen.

Du kannst hier auch neue Kommentare schreiben, um gemeinsam mit deinem Team an Themen zu arbeiten.

☝️Hinweis: Je nach den persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen wird der*die Benutzer*in von awork automatisch über deinen Kommentar informiert.

Mittels "@" kannst du andere Benutzer*innen taggen/erwähnen, sodass diese eine explizite Benachrichtigung erhalten, egal ob sie die allgemeinen Benachrichtigungen für die Aufgabe erhalten oder nicht. Die einzige Voraussetzung hier ist, dass du die Benachrichtigung "Jemand hat dich in einem Kommentar erwähnt." in deinen Profileinstellungen aktiviert hast.

Zudem kannst du die User*innen auch noch mit @Workspace, @Aufgabe und @"Team" taggen/erwähnen.

@Workspace: Jede*r User*in des Workspaces wird benachrichtigt.

@Aufgabe: Jede*r User*in, der*die auf die Aufgabe besetzt ist ODER das Glocken-Icon in der Aufgabe aktiviert hat, wird benachrichtigt.

@"Team" (z.B. @Marketing): Jedes Teammitglied wird benachrichtigt.

Voraussetzungen für das Erhalten von diesen Benachrichtigungen:

  • Die User*innen müssen die entsprechenden Benachrichtigungen in ihren Profileinstellungen aktiviert haben.

  • Die User*innen müssen das Glocken-Icon in der Aufgabe aktiviert haben.

  • Die User*innen können die Aufgabe gemäß Rechtemanagement einsehen.

Benachrichtigungen & Beobachter*innen

Über das Glocken-Icon oben rechts in den Aufgabendetails kannst du dir die Benachrichtigungen für eine Aufgabe aktivieren oder deaktivieren. So bleibst du up-to-date über Statuswechsel, neue Kommentare, etc.

Lerne, welche Benachrichtigungen es gibt und wie du sie dir einstellen kannst.

Als Beobachter*in werden die User*innen in awork bezeichnet, die Benachrichtigungen für eine Aufgabe erhalten. Sie werden unter weiteren Aufgabendetails aufgelistet.

Die Benachrichtigungen für eine Aufgabe werden für eine*n User*in automatisch aktiviert, wenn z.B.

  • diese*r User*in die Aufgabe erstellt hat

  • ein*e User*in auf die Aufgabe besetzt wird

  • ein*e User*in in einem Kommentar der Aufgabe erwähnt wurde

Durch das Deaktivieren der Benachrichtigungen für eine Aufgabe wird ein*e User*in aus der Liste der Beteiligten entfernt und erhält keine Updates mehr für diese Aufgabe. Jede*r User*in kann nur sich selbst aus der Liste der Beteiligten entfernen.

☝️Wichtig: Der*die User*in, der*die gleichzeitig Bearbeiter*in der Aufgabe ist, wird nicht erneut unter den Beobachtenden angezeigt, obwohl diese*r ebenfalls Benachrichtigungen erhält.

Wiederkehrende Aufgaben

Du kannst Aufgaben über das Icon mit dem Kreispfeil als wiederkehrend markieren.

Lerne hier mehr über die wiederkehrenden Aufgaben.

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