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Eine Aufgabe als wiederkehrend einstellen
Eine Aufgabe als wiederkehrend einstellen

Wenn sich Aufgaben in regelmäßigen Abständen wiederholen, kannst du sie als wiederkehrend einstellen.

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Verfasst von Merle Hecht
Vor über einer Woche aktualisiert

Wiederkehrende Aufgaben sind super praktisch für die Automatisierung und eine hohe Zuverlässigkeit von Workflows in deinem Arbeitsalltag.

Um eine Aufgabe als wiederkehrend zu markieren, klickst du auf den Aktions-Button der Aufgabe und wählst als Option Aufgabe wiederkehrend.

In Aufgabenlisten und -details sind wiederkehrende Aufgaben mit dem Kreispfeil-Icon gekennzeichnet.

Wiederkehrende Aufgaben sind Kopien der Ursprungsaufgabe

Eine als wiederkehrend eingestellte Aufgabe wird beim Eintreffen der eingestellten Regel von der Ursprungsaufgabe kopiert und mit einer neuen Fälligkeit versehen. Das bedeutet, dass jede kopierte Instanz unabhängig von der sich wiederholenden Aufgabe bearbeitet, gelöscht und verschoben werden kann.

Über die Einstellungen der Wiederkehr-Regel kannst du jederzeit die Ursprungsaufgabe bearbeiten, falls du z.B. den Namen der zukünftig erstellten Aufgaben anpassen möchtest.

Folgende Werte werden dabei aus der Ursprungsaufgabe kopiert:

  • Name

  • Beschreibung

  • Unteraufgaben

  • Dateien

  • Beobachter*in

  • Bearbeiter*in

  • Listenzugehörigkeit (nur für Projektaufgaben)

  • Tags

  • Tätigkeit

  • Priorität

  • Geplanter Aufwand

Alles andere, wie z.B. Kommentare, erfasste Zeiten, etc. werden nicht übernommen.

☝️Hinweis: User*innen, die später zu einer wiederkehrenden Aufgabe hinzugefügt werden, werden bei folgenden wiederkehrenden Aufgaben nicht automatisch zugewiesen. Nur Bearbeiter*innen der Ursprungsaufgabe werden immer wieder hinterlegt. Dies trifft auch auf weitere Einstellungen von wiederkehrenden Aufgaben zu (z.B. Anpassung des Budgets).

Die Wiederkehr-Regel einstellen

Das Einstellen der Wiederkehr-Regel ist eigentlich ganz einfach. Nacheinander legst du folgende Einstellungen fest:

Intervall

Das Intervall stellt die Regel dar, wann die Aufgabe immer kopiert werden soll. Als grundlegende Intervallschritte kannst du zwischen Tagen, Wochen, Monaten und Jahren wählen.

Tag(e)

Für die Tage kannst du auswählen, für welche Wochentage eine Erstellung der Aufgabe in Betracht kommen soll. Wählst du bspw. Wiederhole alle 1 Tage aus und markierst Mo bis Fr, so wird dir die Aufgabe an jedem Tag von Montag bis Freitag erstellt, nicht jedoch am Wochenende.

Woche(n)

Für die Wochen kannst du wählen, ob eine Aufgabe jede Woche oder nur alle 2, 3, ... Wochen wiederholt werden soll. Im zweiten Schritt kannst du bestimmen, an welchem Tag in der Woche die Wiederholung passiert.

Monat(e)

Für die Monate kannst du wählen, ob eine Aufgabe jeden Monat oder nur alle 2, 3, ... Monate wiederholt werden soll. Im zweiten Schritt hast du nun zwei unterschiedliche Optionen:

Option 1: Einen festen Tag im Monat

Wähle einen festen Kalendertag (1.-31.), an dem die Wiederholung in Kraft tritt.

Option 2: Die relative Woche + Wochentag

Wähle die Woche des Monats (1.-4., letzte), in der die Wiederholung in Kraft treten soll, sowie den Tag in der Woche.

Jahr(e)

Für die Jahre kannst du wählen, ob eine Aufgabe jedes Jahr oder nur alle 2, 3, ... Jahre wiederholt werden soll. Anschließen wählst du genau, an welchem Datum im Jahr die Wiederholung in Kraft treten soll.

Startzeitpunkt

In dem Feld Regel beginnt kannst du auswählen, ab wann die Regel in Kraft treten soll. Ab diesem Zeitpunkt wird mit dem Intervall begonnen. Standardmäßig steht die Regel hier auf Heute. Das bedeutet, dass beim Anlegen der Regel das Intervall beginnt.

Beispiel: Du erstellst eine wiederkehrende Aufgabe, die alle vier Wochen erscheinen soll. Mit der Einstellung heute wird die Aufgabe (unter Berücksichtigung der Details des eingestellten Intervalls) in vier Wochen erneut erstellt.

Du kannst das Datum jedoch auch frei wählen oder die Aufgaben-Fälligkeit als Startzeitpunkt auswählen. In diesem Falle würde die Zählung der vier Wochen erst mit der Fälligkeit der aktuellen Aufgabe beginnen. Dazu muss die Fälligkeit in der Aufgabe gesetzt sein.

Als Hilfestellung findest du in dem Fenster ganz unten den Hinweis, an welchem Datum genau die nächste Aufgabe erstellt wird.

Uhrzeit

Das Feld Erstellzeit stellt die Uhrzeit dar, zu der die Aufgabe erstellt wird. Standardmäßig steht diese auf 8:00 Uhr (Ortszeit des*der User*in). Stellt man diese beispielsweise auf 6:00 Uhr, so wird die Aufgabe 2h früher erstellt.

Fälligkeit

Die Fälligkeit der Aufgabe wird relativ zu der Erstellung angegeben, z.B. sieben Tage nach Erstellung.

Wird deine Aufgabe alle vier Wochen erstellt, so kannst du ihr z.B. eine relative Fälligkeit von sieben Tagen geben. So taucht die Aufgabe entsprechend alle vier Wochen neu auf, ist aber noch nicht sofort fällig und der*die zugewiesene User*in hat sieben Tage Zeit für die Erledigung.

Wiederkehr-Regel löschen

Um zu verhindern, dass eine Aufgabe weiterhin als wiederkehrende Aufgabe erscheint, kannst du in den Aufgabendetails auf das Kreispfeil-Icon klicken und dort die Regel entfernen. Das funktioniert sowohl in der Ursprungsaufgabe, als auch in allen wiederkehrenden Aufgaben.

Außerdem wird die Wiederkehr-Regel gelöscht, sobald der Projektstatus auf "beendet" gesetzt wird.

Wiederkehrende Aufgaben in der Timeline

Wiederkehrende Aufgaben werden dir als Vorschau in der Timeline angezeigt, in der Dauer, die du mittels des Feldes Fällig nach in der Wiederkehrregel angegeben hast. Es handelt sich bei diesen Einträgen lediglich um eine Vorschau und die Aufgaben können erst dann bearbeitet und verschoben werden, sofern diese tatsächlich erstellt wurden. Klickst du auf eine solche Vorschau, so wird dir die Wiederkehrregel angezeigt und du kannst von dem Fenster auch direkt in die Ursprungsaufgabe springen.

Es werden als Vorschau nur die nächsten 8 Monate rollierend angezeigt.

In der Workload-Berechnung werden die wiederkehrenden Aufgaben ebenfalls berücksichtigt, sofern die Ursprungsaufgabe, die alle Informationen zum Erstellen der Folgeaufgaben, einen Planaufwand sowie über zugewiesene User*innen verfügt.

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