Vorlagen für Aufgaben

Vorlagen sind Blaupausen für Aufgaben. Sie helfen dir dabei, wiederkehrende Workflows einfach vorzudefinieren.

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Verfasst von Merle Hecht
Vor über einer Woche aktualisiert

Vorlagen für Aufgaben helfen dir dabei, wiederkehrende Workflows vorzudefinieren und sie schnell und einfach in deine Projekte zu laden. Sie umfassen Aufgaben und Aufgabenlisten mit sämtlichen Details, die du aus den Aufgaben bereits kennst.

Aufgabenvorlagen verwalten

Die Übersicht über alle deine Vorlagen findest du unter Einstellungen > Vorlagen.

Hier kannst du neue Vorlagen anlegen oder bestehende bearbeiten und löschen.

☝️ Hinweis: Wenn du nachträglich eine Vorlage anpasst, hat das keine Auswirkungen auf die Aufgaben und Projekte, wo du die Vorlage bereits eingesetzt hast.

Eine neue Vorlage erstellen

Klicke unter dem Menüpunkt Einstellungen > Vorlagen. Nun klicke in dem Bereich Vorlagen für Aufgaben auf den blauen Button + Aufgabenvorlage. Im nächsten Schritt kannst du einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage eingeben, sowie ein Icon für deine Vorlage aussuchen.

Du wirst auf die Detailseite der Vorlage geleitet, wo du nun Aufgabenlisten und Aufgaben zu der Vorlage hinzufügen kannst.

Beim Anlegen von Aufgaben über das Bearbeitungsfeld findest du 2-3 Felder, die sich von den Feldern in den Projektaufgaben unterscheiden.

Relatives Start- und Enddatum

Du kannst festlegen, wie viele Tage Startdatum und Fälligkeit nach der Erstellung der Aufgabe liegen. Die Grundlage hierfür ist der Zeitpunkt, zu dem die Vorlage in ein Projekt geladen wird.

Projektrolle

Wählst du anstatt eines*einer User*in eine Projektrolle, so wird bei Nutzung der Vorlage in einem Projekt der*die erste User*in besetzt, mit der Rolle, die in der Vorlage definiert ist.

Abhängig von

Hier kannst du auswählen, von welchen Aufgaben diese Aufgabe abhängig sein soll. Die Aufgaben, die vorher erledigt sein müssen, bevor diese Aufgabe bearbeitet werden kann, werden nach Verwendung der Vorlage automatisch in den Aufgabendetails mit angezeigt. In der Timeline werden sie sogar mit der Pfeilverknüpfung dargestellt.

Vorlagen aus einem Projekt erstellen

Eine neue Vorlage kann auch aus den bestehenden Aufgaben und Listen eines Projekts erzeugt werden.

Gehe dazu in die Projekt-Aufgaben in die Listenansicht. Über den Aktions-Button oben rechts über den Listen lässt sich das ganze Projekt als Vorlage speichern. Alle Aufgabenlisten und Aufgaben inkl. ihrer Details werden als Vorlagen gespeichert und können in anderen Projekten wiederverwendet werden.

Dasselbe gilt auch für einzelne Listen eines Projekts. Gehe dazu über den Aktions-Button zu der jeweiligen Aufgabenliste und wähle dort die Aktion zum Anlegen einer neuen Vorlage aus.

Aufgabenvorlagen in einem Projekt nutzen

Wenn du Vorlagen zu einem Projekt hinzufügen möchtest, kannst du dies in den Projektaufgaben tun. Klicke einfach auf das entsprechende Import-Icon oben rechts und wähle Aufgabenvorlage laden. Alle Listen und Aufgaben werden dann zu deinem Projekt hinzugefügt.

Hast du bereits Listen mit denselben Namen in deinem Projekt, so werden diese wiederverwendet und die Aufgaben aus der Vorlage in diesen ergänzt.

Häufige Fragen

Wonach richtet sich die dynamische Setzung der Fälligkeit bei einer Aufgabe, wenn eine Aufgabenvorlage verwendet wird?

Wenn eine Aufgabenvorlage verwendet wird, richtet sich die dynamische Setzung der Fälligkeit bei einer Aufgabe nach dem Anlagedatum, sprich nach dem Tag, an dem die Aufgabenvorlage verwendet wurde. Ladet ihr eine Aufgabenvorlage beispielsweise am 05.03.2023 und in der Aufgabe wurde eingestellt, dass die Fälligkeit in 5 Tagen nach Erstellen gesetzt werden soll, dann ist die Fälligkeit der Aufgabe der 10.03.2023.

Wenn die Fälligkeit der Aufgabe bei einem Statuswechsel (z.B. von To Do auf in Bearbeitung) geändert werden soll, dann kannst du dies mithilfe einer Automatisierung pro Projekt entsprechend einstellen. Weitere Informationen zu den Automatisierungen findest du hier.

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