Arbeiten mit Aufgabenlisten

Strukturiere die Aufgaben deines Projekts in Listen. Eine Aufgabe kann dabei auch in mehreren Listen gleichzeitig sein.

Lucas Bauche avatar
Verfasst von Lucas Bauche
Vor über einer Woche aktualisiert

Um Aufgaben in Projekten einfach zu organisieren, kannst du in dem Tab Aufgaben in deinem jeweiligen Projekt Aufgabenlisten anlegen. In den Listen kannst du dann Aufgaben anlegen, wo mehrere Aufgaben zusammengefasst werden.

Eine neue Liste erstellen

Es gibt drei Möglichkeiten, eine neue Aufgabenliste in einem Projekt anzulegen.

  1. Solltest du noch keine Liste in dem Projekt haben, klicke auf die gestrichelte Box zum Erstellen einer neuen Liste.

  2. Klicke auf den blauen + Aufgabe-Button oben links und wähle dann Aufgabenliste.

  3. Hover mit der Maus kurz unterhalb einer bestehenden Liste, um nach dieser Liste (oder zwischen zwei Listen) eine neue Liste einzufügen.

Gib deiner neuen Liste einen Namen.

Die Reihenfolge der Liste ändern

Die Reihenfolge der Listen kann per Drag & Drop angepasst werden. Klicke dazu auf die Kopfzeile einer Liste (dort, wo der Listenname steht) und bewege die Liste an die gewünschte Position.

Alternativ kann die Reihenfolge auch über das Listen-Icon oben rechts Aufgabenlisten managen bearbeitet werden. In dem sich öffnenden Fenster siehst du alle Listen und kannst sie in ihrer Reihenfolge nach per Drag & Drop verschieben.

Aufgaben zu Listen hinzufügen oder verschieben

Eine Aufgabe kann in mehreren Listen gleichzeitig, oder auch in keiner Liste sein. Es bleibt jedoch immer dieselbe Aufgabe. Wird sie z. B. abgeschlossen, so wird sie auch als abgeschlossen in allen Listen angezeigt.

Wenn du eine neue Aufgabe über das Aufgabenfenster anlegst, hast du ein Feld Listen, über das du die Listen auswählen kannst, in denen die Aufgabe auftauchen soll.

Das geht auch an bestehenden Aufgaben in der Liste

  • über die Schnellaktion Aufgabenlisten wählen

  • in den Aufgabendetails an dem Feld Aufgabenlisten

  • über den Aktions-Button (drei Punkte) über Bearbeiten

  • über die Mehrfachauswahl

Du kannst auch direkt in der Zeile Neue Aufgabe einer jeden Liste eine neue Aufgabe anlegen.

Wenn du mit der Maus zwischen zwei Aufgaben bist und auf den auftauchenden Text neue Aufgabe klickst, kannst du Aufgaben auch zwischen bestehenden Aufgaben der Liste anlegen.

Hinweis: Du kannst auch einzelne Aufgaben in ein anderes Projekt verschieben. Dazu bearbeitest du die Aufgabe einfach über den Aktions-Button und änderst das Projekt über das Dropdown. Alternativ kannst du Aufgaben auch über die Mehrfachauswahl in ein anderes Projekt verschieben.

Aufgabenlisten durchsuchen

Über das Icon mit der Lupe oben rechts, kannst du die Aufgabenlisten durchsuchen. Neben dem Aufgabennamen kannst du durch die verbesserte Suche, ähnlich wie bei einem Filterbefehl, gezielt nach bestimmten Kriterien suchen. Du kannst nach Aufgabenlisten, Priorität (Prio), Tags, Fälligkeit und Statusname suchen.

Hinweis: Die Aufgabenbeschreibung kann hier leider nicht durchsucht werden.

Drag & Drop und die Sortierung von Aufgaben

Per Drag & Drop kannst du Aufgaben zwischen Listen verschieben oder einfach in der Reihenfolge ändern.

☝️ Hinweis: Da die Liste "ohne Liste" technisch gesehen keine richtige Liste ist, kann die Reihenfolge in der "ohne Liste" nicht geändert werden, auch nicht in den Aufgabenvorlagen. Um dies zu umgehen, kann einfach eine neue Liste, die z. B. ebenfalls "ohne Liste" heißt, erstellt werden und dort kann dann die Reihenfolge der Aufgaben angepasst werden.

Verschiebst du eine Aufgabe zwischen zwei Listen, fragt dich awork am unteren Bildschirmrand, ob du die Aufgaben verschieben willst, oder einfach nur zusätzlich auch in der neuen Liste sehen willst. Durch eine Bestätigung wird die Aufgabe in beiden Listen auftauchen.

Schnellaktionen in Listen

Einige Aktionen können direkt in Listen durchgeführt werden. So kannst du

  1. Den Status einer Aufgabe anpassen

  2. Die Aufgabe als Prio markieren

  3. Die Aufgabenlisten wählen

  4. Tags hinzufügen und entfernen

  5. Wiederkehrregel bearbeiten

  6. Timer starten

  7. Fälligkeit setzen

  8. Bearbeiter zuweisen

  9. Weitere Details der Aufgabe bearbeiten

☝️Hinweis: Wenn der Timer an der Aufgabe gestartet wurde, siehst du den laufenden Timer in der Listenansicht an der Aufgabe. Wenn du mit der Maus über die Anzeige hoverst, dann kannst du den Timer pausieren oder stoppen. Weitere Informationen findest du hier.

Arbeitsfortschritt der gesamten Liste anzeigen

Oben rechts neben dem Listennamen wird der aktuelle Fortschritt der Liste angezeigt. Dieser wird auf zwei Arten angezeigt:

  • Abgeschlossene Aufgaben / Vorhandene Aufgaben

  • Erfasste Zeit / Geplante Zeit

Ungenutzte Listen löschen oder archivieren

Du kannst die Aufgaben einer Liste ausblenden, indem du die Liste über das Pfeil-Icon oben rechts in der Kopfzeile einklappst.

Soll die Liste als Ganzes nicht mehr angezeigt werden, kannst du die Liste löschen oder archivieren. Klicke dazu auf den Aktions-Button der Liste. Dort kannst du die Liste löschen oder archivieren.

Wenn du die Option Archivieren wählst, wird die Liste ausgeblendet. Es können allerdings nur Listen archiviert werden, die keine offenen Aufgaben mehr enthalten. Sind in der Liste noch offene Aufgaben, gibt es folgende Optionen für den Umgang mit den Aufgaben:

  • Offene Aufgaben in Ohne Liste verschieben

  • Offene Aufgaben in andere Liste verschieben

  • Offene Aufgaben als erledigt markieren

  • Offene Aufgaben löschen

Archivierte Listen wieder einblenden

Du kannst die Listen des Projekts über das Listen-Icon in der Kopfzeile verwalten.

Durch den Aktionsbutton rechts neben der archivierten Liste hast du die Möglichkeit diese wieder einzublenden, Aufgaben zu löschen oder die Liste endgültig zu löschen.

Listen auf großen Bildschirmen

Auf großen Bildschirmen erweitert sich deine Aufgabenansicht um mehrere Spalten, die dir noch mehr Informationen auf den ersten Blick geben. Über das Icon oben rechts kannst du entscheiden, welche Spalten du dir hier anzeigen lassen möchtest.

Zusätzlich wird eine Minimap am rechten Bildschirmrand angezeigt, die eine Vogelperspektive auf alle Aufgaben und Listen darstellt. Hier kannst du schnell erkennen, wo du dich gerade mit deiner Ansicht befindest und durch ein Klicken auf den jeweiligen Bereich der Minimap zu der Aufgabenlisten scrollen.

☝ Hinweis: Die Minimap wird nur angezeigt, wenn das Menü links ausgeblendet ist und auch keine weitere Ansicht geöffnet ist. Sollte beispielsweise neben der Listenansicht eine Aufgabe mit ihren Details geöffnet sein, dann wird die Minimap NICHT angezeigt. Zudem wird eine Bildschirmauflösung von mindestens 1600p benötigt.

Die Aufgabendetails öffnen

Um die Detailansicht zu öffnen, klicke auf den Aufgabennamen in der Liste, dann öffnet sich auf der rechten Seite die Aufgabe. Ist dein awork Fenster zu klein für die geteilte Ansicht von Listen und Details, navigierst du automatisch zu den Aufgabendetails.

Lerne mehr über die Aufgabendetails.

Aufgabenvorlagen importieren

Du kannst zu deinen Projekten vorgefertigte Aufgabenvorlagen importieren. Lerne mehr zu der Nutzung von Aufgabenvorlagen.

Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten

Du kannst mehrere Aufgaben eines Projekts gleichzeitig bearbeiten und z.B. in ein anderes Projekt verschieben oder löschen. Lerne mehr über das Bearbeiten von mehreren Aufgaben gleichzeitig.

Aufgabenliste inkl. Aufgaben duplizieren

Über das Aktions-Menü oben rechts einer Aufgabenliste kannst du eine gesamte Aufgabenliste duplizieren. Dabei werden auch ausgeblendete abgeschlossene Aufgaben ebenfalls mit dupliziert. Ähnlich wie beim Duplizieren einzelner Aufgaben, werden Unteraufgaben, Beschreibungen, etc. mitkopiert bzw. mit dupliziert.

☝️Hinweis: Anhänge werden aktuell nicht mit dupliziert!

Die duplizierte Liste erscheint unterhalb der ursprünglichen Liste samt aller Aufgaben.

Link zur Aufgabenliste kopieren

Über den Aktions-Button (drei Punkte) rechts neben der Liste, kannst du den Link zur Aufgabenliste kopieren. Wenn du diesen Link dann im Browser einfügst, gelangst du direkt zu dieser Aufgabenliste.

Aufgabenliste in anderes Projekt verschieben

Du kannst über das Aktions-Menü oben rechts einer Aufgabenliste die gesamte Liste inkl. der Aufgaben in ein anderes Projekt verschieben. Wähle dazu das Projekt aus. Da die Aufgabenstatus in dem neuen Projekt andere sein können, musst du nun wählen, welche neuen Status deine bestehenden Aufgaben bekommen sollen. Nach dem Speichern wird die gesamte Liste automatisch verschoben und verschwindet aus dem Projekt.

Abgeschlossene Aufgaben anzeigen

Schließt du eine Aufgabe in einem Projekt ab, so wird sie nach einem Neuladen automatisch in der Listenansicht ausgeblendet. Oben links über den Listen findest du das Icon zum Anzeigen der abgeschlossenen Aufgaben. Hier erhältst du zwei Optionen:

Kürzlich abgeschlossene Aufgaben anzeigen

Hier werden nur die abgeschlossenen Aufgaben geladen und angezeigt, die innerhalb der letzten 30 Tage abgeschlossen wurden. Es ist ratsam diese Einstellung zu verwenden, wenn du Dauerprojekte hast, die die wie eine Art Ticketing verwendest und sich hunderte Aufgaben über die Zeit ansammeln.

Alle anzeigen

Hier werden alle abgeschlossenen Aufgaben des Projekts geladen und angezeigt.

Wähle hier die Option aus, die zu deinem Projekt passt. awork merkt sich automatisch die Einstellung für deinen User und das Projekt.

Nach Aufgabenlisten filtern

Bei der Erstellung von Aufgabenfiltern (link auf entspr. Artikel) gibt es die Möglichkeit, Aufgabenlisten auszuwählen und nach diesen zu filtern. Dabei ist es auch möglich, nur bestimmte Teile eines Listentitels anzugeben, wie bspw. “Onboarding” – schon werden dir sämtliche Aufgaben aus allen Listen angezeigt, deren Titel unter anderem das Wort “Onboarding” enthält.

So hast du noch weitere Möglichkeiten, deine Filter zu präzisieren und projektübergreifende Übersichten zu erhalten.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?