Für jede*n projektbasierte*n Dienstleister*in ist die Zeiterfassung ein essenzieller Bestandteil für die Abrechnung gegenüber Kunden. Deshalb ist es wichtig, dass jede*r Mitarbeitende, der*die an den Projekten arbeitet, seine*ihre Zeiten erfasst. Die Zeiterfassung ist häufig für den*die Mitarbeitende*n nur ein notwendiges Übel. Deshalb ist die Zeiterfassung in awork vollständig in das Task-Management integriert und so schnell, einfach und vielfältig, dass sie niemandem zur Last wird.

Eine Zeit ist in awork ein Eintrag mit

Zusätzlich können noch weitere Informationen ergänzt werden, wie:

Jede*r User*in kann in awork Zeit erfassen. Man kann allerdings nur auf die Projekte und Aufgaben Zeiten erfassen, die man auch sehen kann (gemäß Rechtemanagement).

☝️Hinweis: Im Enterprise Plan haben Admins die Möglichkeit, die Zeiterfassung für alle User*innen zu deaktivieren.

Es gibt viele Wege und Orte, in awork Zeiten zu erfassen. Der maßgebliche Unterschied liegt in der nachträglichen Erfassung oder der Live-Erfassung mittels eines Start-Stop-Timers. Nachfolgend sind die verschiedenen Möglichkeiten genauer beschrieben.

Es kann immer nur ein Timer zu einer Zeit laufen. Startest du einen neuen Timer, z.B. an einer anderen Aufgabe oder einem anderen Projekt, wird die vorherige Zeit automatisch gestoppt.

Du kannst den globalen Timer von überall aus awork heraus bedienen. Klicke einfach auf die Stoppuhr, um ihn zu starten, zu bearbeiten, zu pausieren, zu stoppen, oder die Zeiterfassung abzubrechen und somit zu löschen.

Der Timer ist besonders hilfreich, wenn du spontan eine Zeiterfassung starten musst und später weitere Details ergänzt, z. B. wenn du einen Anruf annimmst.

Durch einen Klick auf die hochzählende Zeit öffnen sich die Details und du kannst hier Projekt, Aufgaben, etc. ergänzen.

Über die Suchfunktion kannst du nach einem Projekt oder einer Aufgabe suchen.

In dem Reiter Zuletzt siehst du deine letzten Zeiteinträge und kannst die Details dieser per Klick auf die aktuelle Zeiterfassung übernehmen.

☝️Hinweis: Bei den hier angezeigten Zeiteinträgen steht erstmal die Aufgabe im Fokus. Wenn du keine Aufgabe ausgewählt hast, dann wird dir das Projekt fett markiert angezeigt. Solltest du auch kein Projekt ausgewählt haben, dann steht die Zeiterfassungsnotiz im Vordergrund. In jedem Fall werden dir hier die Aufgabe, das Projekt und die Zeiterfassungsnotiz angezeigt, insofern vorhanden.

☝️Hinweis: Wenn du ein Projekt ausgewählt hast, gelangst du automatisch zu dem Reiter Aufgabe und die vorgeschlagenen Aufgaben werden angezeigt. Zunächst siehst du die Aufgaben, denen du zugewiesen bist, in der gleichen Reihenfolge, in der sie im Projekt erscheinen. Bitte beachte, dass der Aufgabenstatus hier nicht berücksichtigt wird.

Über den Reiter Aufgabe > Aufgabe hinzufügen kannst du auch eine neue Aufgabe erstellen. Das Projekt, das du gerade in awork geöffnet hast, wird automatisch als Projekt hinzugefügt. Natürlich kannst du das Projekt dann aber auch ändern. Wenn du hier kein Projekt auswählst, dann erstellst du eine private Aufgabe.

Auch wenn der Timer noch läuft, kannst du währenddessen die Timer Startzeit bearbeiten und anpassen. Die erfasste Zeit passt sich dann entsprechend an.

Nun ist es auch möglich, den Timer zu pausieren und zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu starten. Wenn der Timer pausiert ist, wird dieser blau hinterlegt und blinkt auf, damit man nicht vergisst, diesen wieder zu starten. Durch Klick auf den pausierten Timer öffnet sich dieser wieder und dann kann die Zeiterfassung über das Play-Icon fortgeführt werden.

Wenn du in dem Zeiteintrag über den Aktionsbutton auf Bearbeiten gehst, siehst du dann, für wie lange die erfasste Zeit pausiert war. Durch Klick auf das "x" kannst du die pausierte Zeit auf wieder löschen und die pausiert Zeit wird dann auf die gesamte erfasste Zeit addiert.

☝️Hinweis: Es ist nicht möglich, die pausierte Zeit im Nachgang zu bearbeiten, sie kann nur gelöscht werden. Wenn die erfasste Zeit bereits abgerechnet wurde, dann kann die Pause jedoch nicht mehr gelöscht werden.

Wenn dein Timer läuft und du deine Zeiterfassung abschließen möchtest, dann klicke auf den Timer und dann auf das Icon mit dem Quadrat. Somit stoppst und beendest du deine Zeiterfassung.

Wenn du auf den laufenden Timer klickst und dann auf das Icon mit dem Papierkorb gehst, dann kannst du die Zeiterfassung abbrechen und löschen. Diese taucht dann nirgends in awork auf.

In der Aufgabenliste findest du den Timer in den Aktionen, wenn du mit der Maus über eine Aufgabenzeile gehst. Klicke auf das Play-Icon, um den Timer zu starten.

Wenn der Timer an der Aufgabe gestartet wurde, siehst du den laufenden Timer in der Listenansicht an der Aufgabe. Wenn du mit der Maus über die Anzeige hoverst, dann kannst du den Timer pausieren oder stoppen.

Der Timer kann auch aus den Aufgabendetails heraus gestartet werden. Du findest ihn oben rechts über den Aufgabendetails, sofern die Aufgabe nicht abgeschlossen ist.

In den Projektdetails findest du ebenfalls oben rechts den Timer, sofern das Projekt noch nicht abgeschlossen ist.

Überall dort, wo du das Aktionsmenü von Aufgaben, Projekten oder Zeiten erreichst, kannst du den Timer starten.

Startest du einen Timer an einer bereits erfassten Zeit, übernimmt der neue Timer alle Einstellungen der bestehenden Zeit außer Datum und Uhrzeit.

Benutzt du die Zeiterfassung mit dem Start/Stop-Timer nicht, kannst du sie einfach in deinen Account-Einstellungen ausblenden.

☝️Wichtig: Hiermit werden nur die Timer ausgeblendet - die Zeiterfassung wird jedoch nicht abgeschaltet.

Nein, es kann nur ein Timer zu einer Zeit laufen.

Der Timer läuft bis zu max. 24 Stunden weiter (auch wenn der Browser bereits geschlossen wurde). Nach 24 Stunden wird der Timer dann automatisch gestoppt, es sei denn, du hast in den Zeiterfassungs-Einstellungen die maximale Zeiterfassung von 10 Stunden pro Tag aktiviert. Dann wird der Timer natürlich nach den 10 Stunden automatisch gestoppt.

☝️Wichtig: Der Timer wird auch dann automatisch gestoppt, wenn dieser für 10 bzw. 24 Stunden pausiert worden ist.

In allen Zeit-Übersichten und auch dem lila Action-Button oben rechts in der App-Kopfzeile kannst du eine neue Zeit anlegen.

Es öffnet sich dabei ein Pop-up zum Erfassen der Zeit, in dem du alle Informationen einpflegen kannst.

Über den Regler kannst du schnell und einfach die gewünschte Dauer auswählen. Du kannst sie aber auch manuell eingeben, in dem du auf die Stunden unten links im Pop-up klickst und der Wert bearbeitest.

Über den Details hinzufügen Button kannst du weitere Informationen hinzufügen und z.B. eine Tätigkeit oder eine Start- und Endzeit auswählen.

Noch einfacher geht das über die Slash-Befehle. Tippe einfach "/", um sie zu starten und wähle oder tippe die Aktion aus, die du ausführen willst. Du kannst z.B. direkt nach dem Projekt oder der Aufgabe suchen.

Über den Slash-Befehl "/jetzt" legst du das Ende der Zeiterfassung auf "jetzt" fest. Wenn die Dauer des Zeiteintrags auf eine Stunde festgelegt ist, dann wird die Startzeit auf vor einer Stunde gesetzt. Wird die Dauer dann nochmal angepasst, passt sich die Startzeit an, die Endzeit der Zeiterfassung bleibt jedoch gleich.

☝️Hinweis: Nun ist es auch möglich, im gleichen Zug die Startzeit festzulegen. Wenn du z.B. "/8-jetzt" eingibst, dann erfasst du Zeit von 8:00 Uhr bis jetzt.

Mit Shift + Enter kannst du in dem Textfeld auch mehrzeilige Beschreibungen deiner Zeit hinzufügen.

☝️Hinweis: Wenn du ein Projekt ausgewählt hast, gelangst du automatisch zu dem Reiter Aufgabe und die vorgeschlagenen Aufgaben werden angezeigt. Zunächst siehst du die Aufgaben, denen du zugewiesen bist, in der gleichen Reihenfolge, in der sie im Projekt erscheinen. Bitte beachte, dass der Aufgabenstatus hier nicht berücksichtigt wird.

In dem Menüpunkt Zeiten findest du verschiedene Ansichten mit einer Übersicht über deine erfassten Zeiten.

In der Tagesansicht kannst über Click & Drag Zeiten erfassen. Die ausgewählte Start- und Endzeit sind in dem Fenster vorausgewählt.

In der Wochenansicht kannst du tageweise Zeiten erfassen, indem du auf die gestrichelten Boxen in den Wochentagen klickst.

Hier findest du mehr Informationen zu dem Bereich Meine erfassten Zeiten.

Über einen Klick auf das Aktionsmenü können Zeiteinträge dupliziert werden. Dabei öffnet sich das Duplikat und kann ggf. noch angepasst werden.

Ja, das kannst du in dem du beim Anlegen neuer Zeiten einfach einen anderen Benutzer wählst, dort wo dein Profilbild angezeigt wird. Es ist dir immer dann möglich, für andere User*innen Zeiten zu erfassen (oder zu ändern), wenn du auf dem Projekt Schreibrechte für die Zeiten hast.

Verschiebst du eine Zeit eines anderen Users in ein Projekt, auf dem du keine Schreibrechte für Zeiten hast, so wird der ausgewählte User auf deinen eigenen geändert.