Vorlagen für Projekte

Baue Projektvorlagen, um Einstellungen und Workflows für Projekte zu standardisieren und beim Anlegen neuer Projekte viel Zeit zu sparen.

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Verfasst von Lucas Bauche
Vor über einer Woche aktualisiert

Projektvorlagen sind besonders praktisch, wenn deine Projekte oft ähnlich ablaufen, z. B. wenn dein Team jeden Monat an einem Projekt zur Kampagnenplanung arbeitet.

Mit den Projektvorlagen in awork kannst du Projekte vorkonfigurieren, sodass sie schon ein standardisiertes Set an Aufgaben beinhalten oder bestimmte Workflows abbilden.

In diesem Artikel erfährst du:

  • was Projektvorlagen beinhalten,

  • wie du eine neue Vorlage erstellst,

  • wie du ein bestehendes Projekt in eine Vorlage verwandelst,

  • wie du deine Vorlagen verwaltest.

Hier gibt’s alle Infos zu Vorlagen in Videoform:

Was beinhaltet eine Vorlage alles?

Eine Vorlage selbst hat einen Namen und kann ein Bild haben. Das Bild wird bei der Auswahl einer Vorlage bei Projekterstellung angezeigt und dient dem Wiedererkennen.

Beschreibung

Hier kannst du eine Standard-Beschreibung für das Projekt definieren. Beim Anlegen eines neuen Projekts wird der Beschreibungstext aus der Vorlage immer zu dem Text aus dem Projektfenster ergänzt.

Tags

Weise hier bereits Tags hinzu, die deine Projekte haben sollen, die mittels dieser Vorlage erstellt werden.

Projekteinstellungen

Du kannst in der Vorlage bereits definieren, ob das Projekt dieser Vorlage standardmäßig abrechenbar ist für die erfassten Zeiten. Die Option Auto macht dies davon abhängig, ob bei der Projekterstellung ein Kunde ausgewählt wurde oder nicht. Wenn ein Kunde ausgewählt wurde, wird das Projekt auf abrechenbar gesetzt.

Des Weiteren kannst du definieren, in welcher Aufgabenliste (die auch in der Vorlage definiert sein muss), Aufgaben erstellt werden sollen, die via E-Mail erstellt werden können. Es handelt sich hier um Einstellungen, die in dem Projekt in dem Tab Einstellungen angepasst werden können.

Projektstatus

Die Projektstatus definieren den Workflow deines Projekts. Die unterschiedlichen Statustypen haben in awork Auswirkungen auf die Sichtbarkeit des Projekts.

Es ist deshalb notwendig, immer mindestens einen gelben (laufendes Projekt) und einen grünen Status (abgeschlossenes Projekt) zu haben. Du kannst die Anzeigereihenfolge der Status einfach per Drag & Drop anpassen.

Aufgabenstatus

Die Aufgabenstatus definieren den Workflow der Aufgaben innerhalb des Projekts. Sie stellen gleichzeitig die Spalten in der Board-Ansicht des Projekts dar.

Du kannst die Anzeigereihenfolge der Status einfach per Drag & Drop anpassen.

Automatisierungen

Erstelle hier Automatisierungen für deinen Projekt-Workflow.

Wurden bereits Projekte mit dieser Vorlage angelegt, so wirst du beim Bearbeiten der Automatisierungen von awork gefragt, ob die laufenden Projekte die Änderungen übernehmen sollen. Der Schritt kann aber auch übersprungen werden.

☝️ Tipp: Du kannst eine Automatisierung auch als deaktiviert in der Vorlage erstellen. Dann können die Projektverantwortlichen selbst für jedes Projekt entscheiden, ob sie die Automatisierung nutzen wollen oder nicht.

Aufgabenlisten & Aufgaben

Definiere hier Aufgabenlisten und Aufgaben vor, die bei Erstellung eines Projekts mit dieser Vorlage von Anfang an im Projekt auftauchen sollen.

Du kannst die Aufgaben und Listen per Drag & Drop in der Reihenfolge anpassen.

Die Aufgabenvorlagen haben ein paar relative Felder, wie z. B. die Fälligkeit. Mehr dazu in dem Artikel zu den Aufgabenvorlagen.

Eine neue Vorlage anlegen

Um eine neue Vorlage anzulegen, navigiere im zu Einstellungen > Vorlagen. Im oberen Bereich findest du Vorlagen für Projekte. Über den blauen Button mit dem Namen +Projektvorlage hinzufügen legst du eine neue Vorlage an.

Gib der Vorlage einen Namen und füge optional ein Bild hinzu, damit du sie besser wiedererkennst. Anschließend wirst du in die Details der Vorlage weitergeleitet.

Die Vorlage beinhaltet bereits ein minimales Set an Einstellungen, die notwendig sind, um damit sinnvolle Projekte zu erzeugen. Hier kannst du deine Vorlage nun nach Belieben befüllen, z. B. mit Aufgaben, Automatisierungen, Status, etc.

☝️ Gut zu wissen: Vorlage und Projekt sind nicht fest verknüpft

Bei der Erstellung eines Projekts mit einer Vorlage werden alle in der Vorlage vorkonfigurierten Daten in das Projekt übernommen. Dein Projekt kannst du danach individuell anpassen – also Aufgaben und Workflows bearbeiten oder löschen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Vorlage hat.

Gleiches gilt auch für Änderungen in der Vorlage. Wird die Vorlage geändert, so hat das keine Auswirkungen auf die Projekte, die bereits aus der Vorlage erstellt wurden.

Die einzige Ausnahme sind Automatisierungen. Wird daran eine Änderung vorgenommen, fragt awork anschließend, ob diese Automatisierung auch in bestehenden Projekten übernommen werden soll.

Ein bestehendes Projekt in eine Vorlage umwandeln

Es ist auch möglich, ein bestehendes Projekt in eine Projektvorlage umzuwandeln. Wähle dafür im Projekt über das Drei-Punkte-Menü oben rechts den Punkt Vorlage erstellen aus.

Nun kannst du der Vorlage nicht nur ein Bild und einen Namen geben, sondern auch anpassen, welche Projektelemente in deine Vorlage übernommen werden sollen. Automatisch sind alle Elemente ausgewählt. Möchtest du z. B. die Automatisierungen nicht mit in deine Vorlage übernehmen, entferne einfach das Häkchen der Checkbox und klicke auf Speichern.

Ein Projekt mit Vorlage erstellen

Um ein Projekt mit einer Vorlage zu erstellen, musst du lediglich bei der Erstellung eines neuen Projekts die entsprechende Vorlage auswählen.

Sind Vorlagen in deinem awork konfiguriert, so erscheint bei der Projekterstellung nach dem Fenster zur Eingabe aller Projektinformationen automatisch das Fenster mit der Auswahl der Vorlagen.

Klicke einfach auf die Vorlage, die du für dein Projekt nutzen willst. Wenn du ohne Vorlage fortfahren willst, dann erstellst du mit einem Klick auf den Button Überspringen ein leeres Projekt.

☝️ Besonders praktisch: Vorschau von Projektvorlagen

Du bist nicht sicher, ob eine Vorlage zu deinem Projekt passt? Durch einen Klick auf das Augen-Icon bei der Auswahl der Projektvorlagen kannst du dir eine Vorschau der Vorlage ansehen. Hier siehst du, welche Einstellungen und Inhalte die Vorlage auf dein Projekt anwenden wird.

Projektvorlage als Favorit markieren

Wenn du beim Erstellen eines Projektes eine Projektvorlage auswählen möchtest, kannst du Projektvorlagen oben rechts in der Vorlage als Favorit markieren. Dadurch wird diese Vorlage dann an erster Stelle in dieser Übersicht abgebildet.

Vorlagen verwalten

Im Bereich Einstellungen > Vorlagen findest du im oberen Bereich Vorlagen für Projekte. Hier werden dir alle in deinem Workspace hinterlegten Vorlagen angezeigt.

Über den Aktionsbutton kannst du Vorlagen duplizieren, löschen oder den Namen und das Bild anpassen.

Wenn du den Inhalt der Vorlage bearbeiten willst, klicke einfach auf eine Vorlage in der Liste. Hier kannst du alle Details anpassen. Deine Änderungen werden sofort übernommen.

Ein separates Speichern der gesamten Vorlage ist also nicht notwendig.

Vorgefertigte Vorlagen

Zusätzlich zu den selbst erstellten Vorlagen, findest du in awork auch eine Reihe von vorgefertigten Projektvorlagen, die das awork Team erstellt hat. Probier sie doch einfach mal aus. Hier findest du weitere Informationen zu den awork Vorlagen.

Häufige Fragen

Wonach richtet sich die dynamische Setzung der Fälligkeit bei einer Aufgabe, wenn eine Projektvorlage verwendet wird?

Wenn eine Projektvorlage verwendet wird, richtet sich die dynamische Setzung der Fälligkeit bei einer Aufgabe nach dem Anlagedatum, sprich nach dem Tag, an dem die Projektvorlage verwendet wurde. Ladet ihr eine Projektvorlage beispielsweise am 05.03.2023 und in der Aufgabe wurde eingestellt, dass die Fälligkeit in 5 Tagen nach Erstellen gesetzt werden soll, dann ist die Fälligkeit der Aufgabe der 10.03.2023.

Wenn die Fälligkeit der Aufgabe bei einem Statuswechsel (z. B. von To Do auf in Bearbeitung) geändert werden soll, dann kannst du dies mithilfe einer Automatisierung pro Projekt entsprechend einstellen. Weitere Informationen zu den Automatisierungen findest du hier.

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