Mit Automatisierungen in Projekten kannst du wiederkehrende Schritte automatisch ausführen.
Du definierst einen Auslöser („Wenn ...“) und eine oder mehrere Aktionen („Dann ...“).
Beispiel: Wenn eine Aufgabe in einer bestimmten Liste erstellt wird, kann sie automatisch einer Person zugewiesen werden.
So nutzt du Automatisierungen in Projekten
Eine Automatisierung besteht immer aus genau einem Auslöser und beliebig vielen Aktionen.
Eine neue Automatisierung einrichten
Öffne dein Projekt
Gehe zu Einstellungen > Automatisierungen
Klicke auf Hinzufügen
Wähle deinen Auslöser aus
Lege eine oder mehrere Aktionen fest
Klicke auf Speichern (die Automatisierung ist sofort aktiv)
Auslöser wählen
Der Auslöser ist das Ereignis, das eintreten muss, damit die Automatisierung gestartet wird. Je nach Auslöser musst du möglicherweise Bedingungen hinzufügen. Schau nach den unterstrichenen Felder im Fenster und klicke darauf, um die erforderlichen Werte auszuwählen.
Aktionen definieren
Wähle aus, welche Aktion(en) ausgeführt werden soll(en). Für einige Aktionen sind zusätzliche Angaben erforderlich. Verwende auch hier die unterstrichenen Felder, um die entsprechenden Werte festzulegen.
So verwendest du manuelle Automatisierungen
Neben ereignisbasierten Auslösern kannst du Automatisierungen auch mit einem manuellen Auslöser erstellen. Damit startest du sie gezielt per Benutzeraktion, statt automatisch bei einem Event.
Beim Erstellen wählst du Manuell als Auslösertyp, vergibst einen individuellen Namen (z. B. QA-Flow starten) und definierst eine oder mehrere Aktionen.
Manuelle Auslöser geben dir die volle Kontrolle darüber, wann eine Automatisierung ausgeführt wird.
Manuelle Automatisierungen in einer Aufgabe ausführen
Öffne die Aufgaben-Detailansicht
Klicke oben rechts auf den Button für manuelle Automationen (Finger-/Touch-Symbol)
Wähle die gewünschte Automatisierung aus dem Dropdown-Menü
Die Automatisierung läuft im Hintergrund und du siehst eine kurze Bestätigungsmeldung.
Projekt-Automatisierungen vs. Aufgaben-Automatisierungen
Automatisierungen können für Projekte und für Aufgaben erstellt werden. Je nach Auslöser kannst du Projekt- oder Aufgaben-Aktionen auswählen.
Projekt-Automatisierungen sind besonders hilfreich, um einen guten Überblick über bestimmte Projektstatus zu behalten.
Budget-Automatisierungen
Die Budget-Automatisierung „Wenn das Projekt X Einheiten des Budgets erreicht hat ...“ kannst du direkt im Projekt einstellen:
Öffne dein Projekt
Öffne den Tab Zeiten
Wechsle in den Retainer-Tab
Klicke auf das Glockensymbol, um das Pop-up zur Einstellung zu öffnen
Wähle die Einheit: Tage, Stunden oder Prozent
Wenn die Automatisierung bereits eingerichtet ist, öffnet ein erneuter Klick auf das Glockensymbol das Pop-up direkt zur Bearbeitung.
Automatisierungen in Projektvorlagen
Du kannst Automatisierungen schon in Projektvorlagen anlegen. Dann tauchen sie bei der Erstellung eines neuen Projekts mit dieser Vorlage automatisch im Projekt auf.
So fügst du eine Automatisierung zur Projektvorlage hinzu:
Navigiere zu den Einstellungen > Vorlagen > Projektvorlagen
Öffne die Vorlage
Klicke im Bereich Automatisierungen auf Hinzufügen
Erstelle die Automatisierung wie im Projekt beschrieben
Wichtig: Wenn du in einer bestehenden Projektvorlage Automatisierungen änderst oder neue erstellst, fragt awork dich, ob du die Änderungen auf alle Projekte übernehmen möchtest, die durch diese Vorlage erstellt worden sind.
Tipp: Du kannst in der Vorlage auch inaktive Automatisierungen anlegen. Sie werden in neue Projekte kopiert, sind dort aber erst aktiv, wenn du sie im Projekt einschaltest.
Tipps und Fehlerbehebung
Automatisierung deaktivieren statt löschen
Du kannst Automatisierungen auch einfach deaktivieren, statt sie zu löschen. Das ist hilfreich, wenn du zum Beispiel einmalig aufräumst und bis dahin alle Aktionen unterdrücken willst.
Automatisierung läuft nicht mehr
Prüfe, ob sie sich durch einen Fehler selbst abgeschaltet hat (z. B. wenn eine verwendete Aufgabenliste gelöscht wurde):
Fehlerdetails anzeigen: Unter Einstellungen > Automatisierungen siehst du bei automatisch abgeschalteten Automatisierungen ein rotes Ausrufezeichen; dieses zeigt den Grund
Wieder aktivieren: Korrigiere die Automatisierung und schalte sie anschließend wieder an
Häufige Fragen (FAQs)
Kann eine Automatisierung eine weitere Automatisierung auslösen?
Kann eine Automatisierung eine weitere Automatisierung auslösen?
Nein. Dass eine Automatisierung mit einer Aktion eine andere Automatisierung auslöst, wird technisch verhindert, um rekursive Ping-Pong-Effekte zu vermeiden. Wenn du mehrere Aktionen durch denselben Auslöser ausführen möchtest, lege alle Aktionen in derselben Automatisierung an.
Ich habe einen Fälligkeits-Auslöser. Wann wird dieser ausgelöst?
Ich habe einen Fälligkeits-Auslöser. Wann wird dieser ausgelöst?
Bei Automatisierungen mit Fälligkeits-Auslöser (z. B. „Wenn Aufgabe fällig ist...“) werden die Aktionen bei Eintreten des Datums morgens (CEST) ausgelöst. Die Uhrzeit der Fälligkeit ist dabei irrelevant. Ist eine Aufgabe beispielsweise um 18 Uhr fällig, wird die Automatisierung trotzdem am Morgen des Fälligkeitsdatums ausgelöst.
Für wen wird bei „Wenn eine neue Aufgabe via E-Mail erstellt wird, dann starte Zeiterfassung auf die Aufgabe“ die Zeit erfasst?
Für wen wird bei „Wenn eine neue Aufgabe via E-Mail erstellt wird, dann starte Zeiterfassung auf die Aufgabe“ die Zeit erfasst?
Die Zeit wird für die Person erfasst, die die E-Mail versendet – vorausgesetzt, diese Person hat einen awork Zugang. Die Zeit wird unabhängig davon erfasst, ob und welche*r User*in auf die Aufgabe besetzt ist.
Wenn ich eine Automatisierung in einer Projektvorlage ändere, werden dann auch bestehende Projekte aktualisiert?
Wenn ich eine Automatisierung in einer Projektvorlage ändere, werden dann auch bestehende Projekte aktualisiert?
Wenn du Automatisierungen in einer bestehenden Vorlage änderst oder hinzufügst, fragt awork dich, ob du diese Änderungen auf alle Projekte anwenden möchten, die mit dieser Vorlage erstellt wurden.
Meine Automatisierung scheint nicht mehr zu laufen. Warum?
Meine Automatisierung scheint nicht mehr zu laufen. Warum?
Überprüfe, ob sich die Automatisierung durch einen Fehler selbst abgeschaltet hat (z. B. wenn eine verwendete Aufgabenliste gelöscht wurde). Gehe zu Einstellungen > Automatisierungen. Bei abgeschalteten Automatisierungen siehst du ggf. ein rotes Ausrufezeichen. Wenn du mit der Maus darüber gehst, siehst du den Grund. Korrigiere die Automatisierung und schalte sie wieder an.