Was ist ein Projekt in awork?
In awork wird die Arbeit in Projekte gegliedert und ihnen werden User*innen zugeordnet, die an den Projekten mitarbeiten.
Jedes Projekt hat dabei einen Status, der anzeigt, ob das Projekt aktuell läuft, noch nicht begonnen oder bereits abgeschlossen ist.
Innerhalb eines Projekts können Aufgaben erstellt und bearbeitet werden sowie Zeiten erfasst werden.
In der Projektübersicht siehst du alle laufenden, geplanten und abgeschlossenen Projekte sowie die verantwortlichen User*innen, den Fortschritt uvm.
Lege ein neues Projekt an
Gehe auf den lila Action-Button oben rechts in der App-Kopfzeile und wähle Neues Projekt. Es öffnet sich ein Popup, in dem du deinem Projekt einen Namen und eine Beschreibung eingeben sowie weitere Informationen festlegen kannst. Alle diese Informationen kannst du auch später noch hinzufügen oder ändern.
Um Informationen zu deinem Projekt hinzuzufügen, klicke auf den Button Details hinzufügen oder nutze die Slash-Befehle. Eine Liste der verfügbaren Slash-Befehle findest du am unteren Rand des Screens.
Klicke im nächsten Schritt auf Weiter. Du gelangt jetzt in die Auswahl der Projektvorlagen. Anschließend wird dein Projekt erstellt und du wirst automatisch zu dem Projekt weitergeleitet.
Du findest dein Projekt jetzt auch in der Projektübersicht und je nach Filter auch auf deinem Dashboard.
Der Projektstatus in awork
Jedes Projekt befindet sich immer in einem Status. Dieser ist immer einer der vier Grundkategorien: In Planung (blau), Läuft (gelb), Abgebrochen (rot) oder Abgeschlossen (grün).
Zwar kann man die genaue Statusbezeichnung und die Reihenfolge, in der ein Projekt die Status durchlaufen soll, in den Projekteinstellungen anpassen, allerdings sind die vier Grundkategorien vorgeschrieben.
Wichtig☝️: Das Besondere ist, dass oftmals in awork nur laufende Projekte, also Projekt in dem gelben Status, beachtet werden. So werden unter Meine Aufgaben nur Aufgaben aus laufenden Projekten angezeigt. Ebenso werden für die Zeiterfassung nur laufende Projekte vorgeschlagen.
Wenn du mit deinem neuen Projekt direkt loslegen willst, ändere den Status zu Läuft.
Mit oder ohne Kunden?
Du kannst deinem Projekt einen Kunden zuordnen oder einen neuen Kunden bei Projekterstellung anlegen. Das hilft dir, deine Projekte nach Kunden zu gruppieren oder Projekte besser auseinander halten zu können.
Eine gepflegte Projektübersicht mit Kundenlogos sieht einfach unschlagbar aus.
Lade dein Team ein
Bist du noch alleine auf deinem Projekt? Dann lade direkt dein Team ein, damit ihr gemeinsam an dem Projekt arbeiten könnt.
Wenn du bereits weitere User*innen zu awork eingeladen hast, dann ergänze sie einfach zu deinem Projekt – entweder direkt bei der Projekterstellung oder über die Projektdetails im Projekt.
Bist du noch alleine in awork, dann gehe über das Hauptmenü auf Einstellung > User einladen und lade zuerst dein Team zu awork ein, bevor du es auf das Projekt besetzen kannst.
Aufgaben anlegen und verteilen
Das Herzstück eines jeden Projekts sind die Aufgaben.
In dem Reiter Aufgaben eines Projekts stehen dir drei verschiedene Ansichten bereit, in denen du die Arbeit organisieren kannst:
Die Listenansicht: Super für die erste Struktur und zum Anlegen neuer Aufgaben.
Die Board-Ansicht: Für die agile Arbeit. Jede Spalte ist dabei ein Status.
Die Timeline-Ansicht: Die zeitliche und abhängige Planung mit Meilensteinen.
Durch das Klicken auf eine Aufgabe gelangst du in die Aufgabendetails, in denen du Deadlines, Bearbeiter, Unteraufgaben, Briefings, Dateien, Kommentare, uvm. anlegen kannst.
> Erfahre mehr über das Thema Aufgaben in Projekten.
Was kann ein Projekt noch alles?
Dateien hochladen und teilen
Innerhalb eines Projekts gibt es den Reiter Dateien. Hier kannst du Dateien hochladen oder aus deinem OneDrive oder Google Drive verknüpfen. Dir werden ebenfalls alle Dateien aus den Aufgaben des Projekts hier angezeigt und du kannst sie beispielsweise nach Dateityp oder Aufgabe gruppieren.
Mehr erfahren über das Thema Dateien in Projekten.
Projektfortschritt sichtbar machen
Du kannst den Projektfortschritt auf verschiedene Arten sichtbar machen.
Du gibst deinem Projekt ein Zeitbudget und erfasst Zeiten auf das Projekt oder die Aufgaben deines Projekts.
Du misst den Fortschritt anhand der abgeschlossenen Aufgaben oder aller Aufgaben
Mehr erfahren über die Themen Budgets & Fortschritt.
Aufgaben aus E-Mails erstellen
In dem Reiter Einstellungen deines Projekts findest du am Ende eine projektspezifische E-Mail-Adresse. Sendest du eine E-Mail an diese Adresse, so wird automatisch eine awork Aufgabe in genau diesem Projekt angelegt.
Mehr erfahren über das Thema E-Mails aus Aufgaben.
Projektabläufe automatisieren
In dem Reiter Einstellungen deines Projekts kannst du Automatisierungen für dein Projekt anlegen, um automatische Aktionen auszulösen.
Beispiel: Wenn eine Aufgabe in die Liste "Design" verschoben wird, weise den User "Susie" hinzu.
Mehr erfahren über das Thema Automatisierungen.