Ein Projekt und seine Detailseite
Ein Projekt umfasst viele Informationen wie ein Briefing, ein Enddatum, ein Budget, Aufgaben, Zeiten, Dateien, Kommentare uvm.
Finde alle wichtigen Projektinfos, bearbeite Details, behalte Budget und Fortschritt im Blick und steuere Aktivität und Benachrichtigungen.
Die meisten Felder kannst du direkt im Projekt bearbeiten: reinklicken, ändern, fertig. Für weitere Aktionen nutzt du den Aktions-Button oben rechts.
So nutzt du die Projekt-Detailseite
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Öffne ein Projekt und gehe zum Tab Home
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Klicke in ein Feld, um es direkt inline zu bearbeiten
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Nutze den Aktions-Button oben rechts für weitere Aktionen (z. B. Projekt löschen)
Projektnamen ändern
Der Projektname hilft dir, dein Projekt zu identifizieren. Wähle eine eindeutige Bezeichnung.
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Klicke den Projektnamen an
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Bearbeite den Namen direkt inline
Status festlegen
Jedes Projekt hat einen aktuellen Status. Er wird in Übersichten angezeigt und bestimmt oft, ob ein Projekt in Auswahlfeldern oder Übersichten auftaucht (häufig nur laufende Projekte).
Die verfügbaren Status kannst du in den Projekteinstellungen festlegen.
Beschreibung/Briefing bearbeiten
Das Projekt-Briefing ist die Beschreibung für deine Projektmitglieder. Halte hier alles Wichtige fest und ergänze relevante Links und Dokumente.
Der Text-Editor unterstützt u. a. Überschriften, Listen, Trennstriche, Bilder & Dateien sowie Stile wie fett, kursiv, durchgestrichen, unterstrichen und Code-Markierung.
Projektbild festlegen
- Klicke auf das Projektbild > Bild hochladen
- Oder klicke auf den Aktionsbutton > Bearbeiten und lade dort ein Bild hoch. Über das X neben dem Bild, kannst du diesen löschen.
Wenn dem Projekt ein Kunde zugewiesen ist, der bereits ein Bild hat, wird dieses standardmäßig auch für das Projekt angezeigt.
Tags verwalten
Tags sind Labels, mit denen du Projekte kategorisieren und für Filter verschlagworten kannst. So findest du Projekte leichter wieder und erkennst sie schneller in Übersichten.
Im Bearbeitungsfenster siehst du alle Tags, die bereits bei bestehenden Projekten verwendet wurden.
Mehr dazu: Tags in awork.
Die Projekt-KPIs
Fälligkeit ändern
Ein Projekt kann ein Enddatum haben, muss aber nicht. Setzt du im roten Kasten auch ein Start-Datum, wird das Projekt in der Timeline und im Planer angezeigt.
Ein Projekt-Enddatum hat in awork keine Uhrzeit. Aufgaben haben eine Uhrzeit.
Projekt-Budget verwalten
Das Projekt-Budget im lila Kasten ist ein zeitliches Budget, das für ein Projekt geplant werden kann und häufig dem verkauften Kunden-Budget entspricht.
Einmaliges Budget
Ein einmaliges Projekt-Budget wird einmalig vergeben. Über den lilafarbenen Budget-Kasten können User*innen mit den nötigen Rechten das Budget jederzeit bearbeiten.
Retainer Budget
Mit dem Retainer Budget legst du ein wiederkehrendes monatliches Budget fest. Klicke auf das Budget und gib die Daten im Pop-up ein.
Gesamt erfasst
Im grünen Kasten siehst du die gesamte erfasste Zeit auf Projekt und Aufgaben.
Ist die Zeiterfassung für den Workspace deaktiviert hat, wird der grüne Kasten nicht angezeigt.
Aufgaben
Der blaue Kasten zeigt die Gesamtanzahl der Aufgaben im Projekt.
Berechnung des Projektfortschritts
Ist ein einmaliges Projektbudget aktiv, wird der Fortschritt in % anhand des Projekt-Budgets berechnet.
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Budget (lila Kasten): Geplant auf Aufgaben von Budgetiert
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Gesamt erfasst (grüner Kasten): Gesamt erfasste Zeit von Budgetiert
Hinweis zur Summe des Planaufwands im Budget:
Jede Aufgabenliste hat ihren eigenen geplanten Aufwand. Der Listenaufwand dient als Minimum oder Planungsspielraum. Er entspricht nicht automatisch der Summe des Aufgaben-Planaufwandes.
Wenn die Summe des Aufgaben-Planaufwandes größer ist als die Summe des Listen-Planaufwandes ist, dann ist das der Gesamtaufwand der Aufgaben.
awork verwendet den höheren Wert.
Ist ein Retainerbudget aktiv, wird der Fortschritt anhand des Retainer-Budgets berechnet.
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Budget (lila Kasten): Budget bis heute. Hovere über den Kasten, um das verwendete Budget des aktuellen Monats einzusehen.
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Gesamt erfasst (grüner Kasten): Gesamt erfasste Zeit im Verhältnis zu Budget bis heute
Hovere über den jeweiligen Kasten für detaillierte Informationen.
- Aufgaben (blauer Kasten): Erledigte Aufgaben von Gesamte Anzahl Aufgaben (Bei sowohl einmaligem Budget als auch Retainerbudget)
Das Retainer Budget konfigurieren
Monatliches Budget
Lege im Feld Monatlicher Beitrag das monatliche zeitliche Budget fest.
Budget-Basis auswählen
Im Dropdown-Menü Budget basierend auf kannst du festlegen, ob nur Abrechenbare Zeiten auf das Budget angerechnet werden oder ob Alle Zeiten angerechnet werden. Standardmäßig ist bei allen bereits aktiven Projekten die Option Alle Zeiten ausgewählt.
Zeitraum des Retainers festlegen
Für den Retainer müssen immer ein Start- und ein Enddatum angegeben werden (als Monat).
- Benutzerdefinierte Daten eintragen und die Zeitspanne manuell festlegen
- Gleiche Daten wie Projektbeginn und -ende verwenden und an den Projektzeitraum anpassen, um Start- und Enddatum des Retainers mit dem Projekt (Monat) zu synchronisieren.
- Ist Projekt-Start- und Enddatum gesetzt ist, erscheint eine rot hinterlegte Fehlermeldung, die zur Datumsangabe auffordert.
- Wenn das Start- und/oder Enddatum des Projekts geändert wird, wird der Retainer synchronisiert.
Übertragsoptionen
Hier stellst du ein, was mit ungenutzten oder zu viel verbrauchten Stunden im nächsten Monat passiert.
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Ungenutzte Stunden übertragen (z. B. Budget 200h, Monat A: 180h verbraucht → Monat B: 220h verfügbar)
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Zu viel verbrauchte Stunden abziehen (z. B. Budget 200h, Monat A: 220h verbraucht → Monat B: 180h verfügbar)
Du kannst beide Optionen wählen oder keine. Bei beiden Optionen berechnet das System die Stunden passgenau mit Berücksichtigung von ungenutzten und vorgenutzten Stunden. Ohne Optionen bleibt der monatliche Retainer statisch.
Kunde zuweisen
Projekte können Kunden haben, müssen aber nicht. Kunden helfen, Projekte Auftraggebern zuzuordnen, zu kategorisieren und Zeiten projektübergreifend auszuwerten oder abzurechnen.
Beim Anlegen eines neuen Projekts kannst du einen bestehenden Kunden auswählen oder schnell einen neuen Kunden anlegen.
Tipp: Wenn du Kundenlogos sauber pflegst, übernehmen Projekte mit Kunden automatisch das Logo und deine Projektübersicht wird übersichtlicher.
Mehr dazu: Kunden in awork.
Projektmitglieder, Rollen und Projektverantwortliche
Mitglieder zu einem Projekt hinzuzufügen hat zwei Funktionen:
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Anzeige als „Mein Projekt“, damit es dir (wenn laufend) z. B. auf dem Dashboard oder als Vorschlag in der Zeiterfassung angezeigt wird
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Spezifische Projektrechte über eine Projektrolle, die die Rechte auf dem Projekt definiert (wenn nicht ohnehin globale Rechte bestehen)
Mehr dazu: Rechtemanagement.
Projektverantwortlich
Jedes Projekt hat genau eine*n verantwortliche*n Nutzer*in. Du wählst sie/ihn im Mitgliederauswahl-Fenster über die Checkbox zwischen Nutzername und Projektrolle.
Die Projektverantwortung wird in der Projektübersicht mit dem Bild der Person dargestellt und kann für Gruppierung und Filter genutzt werden.
Bei aktivierten Autopilot (Smart Alerts) erhält diese Person gesonderte E-Mails, die für die Leitung des Projekts bestimmt sind.
Weitere Implikationen hat die Zuordnung nicht.
Aktivität, Kommentare und Erwähnungen
Der Aktivitäts-Log zeigt alle wichtigen Veränderungen des Projekts in chronologischer Reihenfolge.
Updates zu Zeiterfassung und Aufgaben werden nur von Nutzer*innen gesehen, die die Berechtigung haben, die Aufgaben bzw. Zeiten des Projekts zu sehen.
In den Aktivitäten kannst du Kommentare hinterlassen, Dateien hochladen und andere User*innen mit „@“ erwähnen. Erwähnte Personen erhalten eine explizite Benachrichtigung – unabhängig von allgemeinen Projektbenachrichtigungen.
Du kannst außerdem folgende Gruppen erwähnen:
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@Workspace – Jede*r User*in des Workspaces wird benachrichtigt
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@Projekt – Jede*r User*in, der/die auf das Projekt besetzt ist oder das Glocken-Icon im Projekt aktiviert hat, wird benachrichtigt
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@"Team" (z. B. @Marketing) – Jedes Mitglied des Teams wird benachrichtigt
Voraussetzungen, um diese Benachrichtigungen zu erhalten:
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Benachrichtigungen Jemand hat dich in einem Kommentar erwähnt aktiviert in den Account-Einstellungen
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Projekt sichtbar gemäß Rechtemanagement
Benachrichtigungen abonnieren oder abstellen
Im Tab Home findest du ganz oben rechts ein Glocken-Icon. Ist es aktiviert, erhältst du Benachrichtigungen zu Projekt-Updates, z. B. wenn jemand den Status ändert oder einen Kommentar hinterlässt.
Für jede*n User*in, der/die dem Projekt zugewiesen wird, sind diese Benachrichtigungen automatisch aktiviert. Du kannst sie bei Bedarf wieder deaktivieren.
In deinen Account-Einstellungen entscheidest du außerdem, welche Projektbenachrichtigungen du erhältst und über welchen Kanal (z. B. E-Mail).
FAQ
Wo finde ich die Projektdetails?
Alle Infos rund um das Projekt findest du im Projekt unter dem Tab Home. Die meisten Felder kannst du dort direkt inline bearbeiten.
Wie bearbeite ich Projektfelder am schnellsten?
Klicke einfach in das jeweilige Feld im Tab Home. Für weitere Aktionen nutzt du den Aktions-Button oben rechts.
Wer wird bei @Projekt benachrichtigt?
Bei @Projekt werden alle User*innen benachrichtigt, die auf das Projekt besetzt sind oder das Glocken-Icon im Projekt aktiviert haben. Zusätzlich müssen Benachrichtigungen in den Profileinstellungen aktiv sein und das Projekt muss gemäß Rechtemanagement sichtbar sein.
Ich habe ein Projekt gelöscht. Kann es wiederhergestellt werden?
Ja. Wenn du versehentlich ein Projekt gelöscht hast, kann unser Support-Team das Projekt wiederherstellen. Kontaktiere dazu das Support-Team und teile den Projekttitel mit.
Bereitgestellt von happysupport.ai