Der Autopilot in awork besteht aus einer Reihe von E-Mails, die den Projektmanager und das Projektteam über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden halten.
Anstatt ständig zu fragen „Liegen wir im Zeitplan?“ oder „Sind wir noch im Budget?“, kannst du diese Aufgabe dem Autopilot überlassen. Solange er nicht Alarm schlägt, ist alles im grünen Bereich. Wenn Zeitbudget oder Enddaten überschritten werden, greift er ein und informiert dich mit entsprechenden Mailings.
Hauptvorteile und Anwendungsfälle
Der Autopilot hilft die, die Kontrolle zu behalten, ohne sich täglich um das Projekt kümmern zu müssen:
Warnt, wenn wichtige Werte überschritten werden (Zeitbudget oder Fälligkeitstermin).
Sendet unterschiedliche E-Mails an verschiedene Rollen (Projektmanager vs. Projektteam)
Hält Projektmanager für die Projektsteuerung auf dem Laufenden
Sorgt dafür, dass sich die Projektmitglieder auf dringende Aufgaben konzentrieren
So nutzt du den Autopiloten
Autopilot in einem Projekt aktivieren oder deaktivieren
Öffne dein Projekt und
Navigiere zum Tab Einstellungen
Aktiviere oder deaktiviere den Autopiloten im Bereich Autopilot
Autopilot-Einstellungen öffnen und ändern
Du erreichst die Autopilot-Optionen auf zwei Wegen:
Im Projekt im Tab Details oben rechts auf das awork Icon klicken
Im Projekt im Tab Einstellungen im Bereich Autopilot auf Bearbeiten klicken
In dem Fenster kannst du:
Autopilot aktivieren oder deaktivieren
Zwischen Agil und Wasserfall umschalten
Benachrichtigungen für Projektmitglieder auswählen
Projektmanagement-Modus auswählen (Agil oder Wasserfall)
Agil für Projekte ohne festen Zeitplan, bei denen du dich eher an verfügbaren Arbeitszeiten als an fixen Terminen orientierst (z. B. Kanban oder Scrum)
Wasserfall wenn Enddatum und feste Verantwortlichkeiten klar sind und du z. B. mit Meilensteinen und einem Gantt-Chart arbeitest
Vom Autopilot versendete Nachrichten
Der Autopilot versendet unterschiedliche Nachrichten an Projektverantwortliche und Projektteam.
Benachrichtigungen für Projektverantwortliche
Diese Nachrichten enthalten (abhängig von der Nachricht) oberhalb der Hauptnachricht:
Enddatum des Projekts
Offene Aufgaben
Erfasste Zeit
Verbleibender geplanter Aufwand
Verbleibendes Budget in Tagen
Mögliche Optionen für Projektverantwortliche
Neues Projekt Erinnerung an To-dos zur Projektplanung; wird ausgelöst, wenn nicht alle benötigten Planungsschritte durchgeführt wurden (Wasserfall und Agil)
Projekt gestartet Info, dass ein Projekt gestartet und das Team gebrieft wurde; wird ausgelöst, wenn ein Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird (Wasserfall und Agil)
Projekt noch nicht gestartet Info, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde (Wasserfall und Agil)
Projekt hinter Zeitplan Zeigt Aufgaben hinter Zeitplan, Aufgaben die starten sollten aber nicht gestartet wurden, sowie abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben (Wasserfall und Agil).
Für agile Projekte wird ein linearer Burndown aller Aufgaben angenommen; fällt das Projekt dahinter zurück, wird die Nachricht ausgelöst.Projekt hinter Zeitbudget Zeigt Aufgaben, die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs. erfasste Zeit), inklusive abgeschlossener Aufgaben; wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt (Wasserfall und Agil)
Projekt kurz vor Enddatum Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil)
Projekt-Zeitbudget bald erreicht Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil)
Projekt-Enddatum überschritten Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil)
Projektzeitbudget überschritten Zeigt Aufgaben mit hohem geplantem Aufwand, die noch nicht gestartet wurden, überfällige Aufgaben sowie Aufgaben, bei denen geplanter Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind (Wasserfall und Agil)
Projekt abgeschlossen Info, dass ein Projekt in den Status Beendet (grün) gesetzt wurde (Wasserfall und Agil)
Projekt gestoppt Info, dass ein Projekt in den Status Abgebrochen (rot) gesetzt wurde (Wasserfall und Agil)
Projekt vernachlässigt Info, dass es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat (Wasserfall und Agil)
Benachrichtigungen für das Projektteam
Nachrichten an das Projektteam zeigen oberhalb der Hauptnachricht immer:
Enddatum des Projekts
Offene Aufgaben
Verbleibender geplanter Aufwand
Mögliche Optionen für das Projektteam
Neues Projekt gestartet Wird ausgelöst, wenn das Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird. Im Wasserfall-Modus zeigt die Nachricht die nächsten Aufgaben für den User. Im agilen Modus zeigt sie die wichtigsten Aufgaben (nach geplantem Aufwand) oder die ersten fünf, falls kein Aufwand geplant wurde
Projekt hinter Zeitplan Im Wasserfall-Modus zeigt die Nachricht kritische (überfällige) Aufgaben des Users. Im agilen Modus zeigt sie kritische (überfällige) Aufgaben des Projekts
Projekt kurz vor Enddatum Im Wasserfall-Modus zeigt die Nachricht offene Aufgaben des Users. Im agilen Modus zeigt sie offene Aufgaben des Projekts
Projekt abgebrochen Informiert das Team, dass ein Projekt abgebrochen wurde; wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Abgebrochen (rot) gesetzt wurde (Wasserfall und Agil)
Projekt abgeschlossen Informiert das Team, dass ein Projekt abgeschlossen wurde; wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Beendet (grün) gesetzt wurde (Wasserfall und Agil)
Tipp: Wenn du dich wunderst, warum jemand keine E-Mails bekommt: Prüfe zuerst, ob die Rollen im Projekt korrekt hinterlegt sind (Projektverantwortliche vs. Projektteam).
Tipps für die Nutzung des Autopiloten
Wähle den richtigen Modus, indem du Agil für Projekte ohne festen Zeitplan und Wasserfall für Projekte mit festgelegten Terminen, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten auswählen.
Verwende die Autopilot-Einstellungen für Benachrichtigungen an Projektmitglieder, indem du im unteren Bereich des Autopilot-Fensters auswählst, welche Benachrichtigungen an Projektmitglieder ausgelöst werden sollen.
Häufige Fragen (FAQs)
Was ist der Autopilot für Projekte?
Was ist der Autopilot für Projekte?
Autopilot ist eine Reihe intelligenter E-Mail-Benachrichtigungen in awork, die den Projektmanager und das Projektteam über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden halten und dich benachrichtigen, wenn ein Zeitbudget oder ein Termin überschritten wird.
Wie öffne ich die Autopilot-Einstellungen in einem Projekt?
Wie öffne ich die Autopilot-Einstellungen in einem Projekt?
Entweder klickst du im Tab Details oben rechts auf das awork-Icon oder du öffnest die Einstellungen im Projekt. Im Bereich Autopilot kannst du den Autopilot aktivieren und Benachrichtigungs-Optionen festlegen.
Was ist der Unterschied zwischen Agil und Wasserfall?
Was ist der Unterschied zwischen Agil und Wasserfall?
Agil eignet sich für Projekte ohne festen Zeitplan (z. B. Kanban oder Scrum). Wasserfall passt besser, wenn Enddatum und Verantwortlichkeiten feststehen und du z. B. mit Meilensteinen und einem Gantt-Chart arbeitest.
Warum bekommen Projektverantwortliche und Projektteam unterschiedliche E-Mails?
Warum bekommen Projektverantwortliche und Projektteam unterschiedliche E-Mails?
Der Autopilot unterstützt beide Rollen unterschiedlich: Projektmitglieder erhalten vor allem Infos zum Projektstatus und zu eigenen kommenden To-dos. Projektverantwortliche bekommen zusätzlich Informationen, die zur Steuerung des Projekts notwendig sind.
Wann wird die Nachricht „Projekt gestartet“ verschickt?
Wann wird die Nachricht „Projekt gestartet“ verschickt?
Diese Nachricht wird ausgelöst, wenn ein Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird.