Läuft das Projekt wie geplant?
Sind wir im Zeitplan?
Kommen wir mit den eingeplanten Ressourcen zurecht?
Anstatt sich selbst ständig den Kopf über diese Fragen zu zerbrechen, kann die Beantwortung nun getrost an den Autopiloten abgegeben werden. Solange der Autopilot nicht Alarm schlägt, ist alles in Ordnung. Sollte das Zeitbudget oder eine Enddatum nach dem anderen überschritten werden, greift der Autopilot ein und informiert mit entsprechenden Mailings.
Der Autopilot in awork besteht aus einer Reihe von smarten Mailings, die den Projektmanager und das Projektteam über den Projektverlauf informiert halten. Dabei unterscheiden sich die Mails, die der*die Projektverantwortliche erhält, von denen, die an das Team verschickt werden. Während das Team hauptsächlich über die eigenen kommenden und dringendsten To-Dos informiert wird, unterstützt der awork Autopilot den*die Projektleiter*in bei seiner*ihrer Hauptaufgabe: dem Projektmanagement.
Autopilot für dein Projekt aktivieren
Wenn du ein neues Projekt erstellst, fragt dich awork ob du den Autopiloten aktiveren möchtest. Dort kannst du ihn einfach von Anfang an aktivieren.
Möchtest du den Autopiloten bei einem bestehenden Projekt aktivieren oder Abschalten, machst du dies in dem Tab Einstellungen in deinem Projekt und dort in der Sektion Autopilot.
Projektmanagement-Modus auswählen
Bereits bei der Aktivierung des Autopiloten musst du dich für den Modus entscheiden, in dem der Autopilot dein Projekt überwacht/managed. Du hast die Optionen zwischen einem agilen oder Wasserfall-Modus.
Agil
Im Autopilot solltest du den agilen Modus für alle Projekte wählen, die keinen festen Zeitplan haben. Bei diesen Projekten orientierst du dich also eher an den Arbeitszeiten, die zur Verfügung stehen, als an fixen Terminen (z.B. Kanban oder Scrum).
Wasserfall
Die Wasserfall-Methode ist wiederum dann am besten geeignet, wenn du das Enddatum der Projekte und feste Verantwortlichkeiten schon ganz genau kennst. Wenn du also mit Meilensteinen und einem Gantt-Chart arbeitest und der zeitliche Faktor sehr wichtig ist, dann ist die Wasserfall-Methode die bessere Wahl.
Wenn der*die Projektverantwortliche andere Mails erhält, als das Projektteam (s.o.), ist es wichtig diese korrekt im Projekt zu hinterlegen
Einstellungen für den Autopiloten ändern
Du kannst die Einstellungen für den Autopiloten eines Projekts auf zwei Wege erreichen:
Wenn du im Projekt unter dem Tab Details oben rechts auf das awork Icon klickst
Wenn du im Projekt unter dem Tab Einstellungen in dem Bereich Autopilot auf Bearbeiten klickst
Es öffnet sich jeweils das Fenster mit den Optionen für den Autopiloten. Hier kannst du ihn jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Außerdem kannst du zwischen dem agilen oder dem Wasserfall-Modus umschalten.
Im unteren Bereich des Fensters kannst du entscheiden, welche Benachrichtigungen vom Autopiloten für die Projektmitglieder ausgelöst werden sollen.
Durch den Autopilot ausgesendete Nachrichten
Projektmitglieder und Projektverantwortliche erhalten unterschiedliche Benachrichtigungen durch den Autopiloten über die Projektdauer hinweg.
Projektverantwortliche erhalten Informationen, die zur Steuerung des Projekts notwendig sind. Normale Projektmitglieder hingegen allgemeine Infos zum Stand des Projekts und anstehender Fälligkeiten.
Nachrichten für Projektverantwortliche
Nachrichten für den Projektverantwortlichen zeigen, abhängig von der Nachricht, die folgenden Informationen:
Enddatum des Projekts
Offene Aufgaben
Erfasste Zeit
Verbleibender geplanter Aufwand
Verbleibendes Budget in Tagen
Diese Informationen werden oberhalb der Hauptnachricht angezeigt.
Für Projektverantwortliche gibt es die folgenden Nachrichten:
Neues Projekt
Wasserfalls-Modus
Erinnert den*die Projektverantwortliche*n daran, dass es noch To-Dos zur Planung eines Projekts gibt
Wird ausgelöst, wenn nicht alle benötigten Planungsschritte durchgeführt wurden
Agiler-Modus
Erinnert den*die Projektverantwortliche*n daran, dass es noch To-Dos zur Planung eines Projekts gibt
Wird ausgelöst, wenn nicht alle benötigten Planungsschritte durchgeführt wurden
Projekt gestartet
Wasserfalls-Modus
Informiert den*die Projektverantwortliche*n darüber, dass ein Projekt gestartet und das Team gebrieft wurde
Wird ausgelöst, wenn ein Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird.
Agiler-Modus
Informiert den Projektverantwortlichen darüber, dass ein Projekt gestartet und das Team gebrieft wurde
Wird ausgelöst, wenn ein Projekt in den Status Läuft (gelb) gesetzt wird.
Projekt noch nicht gestartet
Wasserfalls-Modus
Informiert der Projektverantwortlichen, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde.
Agiler-Modus
Informiert der Projektverantwortlichen, dass es ein Projekt mit Projektteam und geplanten Aufgaben gibt, das noch nicht in den Status Läuft (gelb) gesetzt wurde.
Projekt hinter Zeitplan
Wasserfalls-Modus
Zeigt Aufgaben die hinter dem Zeitplan sind
Zeigt Aufgaben die bereits starten sollten, aber noch nicht gestartet wurden
Zeigt abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben
Agiler-Modus
Zeigt Aufgaben die hinter dem Zeitplan sind
Zeigt Aufgaben die bereits starten sollten, aber noch nicht gestartet wurden
Zeigt abgeschlossene Aufgaben, die zu der Verzögerung geführt haben
Für agile Projekte wird ein linearer Burndown aller Aufgaben angenommen. Wenn das Projekt dahinter zurückfällt, wird die Nachricht ausgelöst
Projekt hinter Zeitbudget
Wasserfalls-Modus
Zeigt Aufgaben, die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs. erfasste Zeit)
Es werden auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt
Wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt
Agiler Modus
Zeigt Aufgaben, die länger gedauert haben als erwartet (geplanter Aufwand vs. erfasste Zeit)
Es werden auch abgeschlossene Aufgaben angezeigt
Wird ausgelöst, wenn der erwartete Restaufwand das Restbudget übersteigt
Projekt kurz vor Enddatum
Wasserfall-Modus
Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden
Zeigt überfällige Aufgaben
Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind
Agiler Modus
Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden
Zeigt überfällige Aufgaben
Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind
Projekt-Zeitbudget bald erreicht
Wasserfall-Modus
Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden
Zeigt überfällige Aufgaben
Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind
Agiler Modus
Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden
Zeigt überfällige Aufgaben
Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind
Projekt-Enddatum überschritten
Wasserfall-Modus
Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden
Zeigt überfällige Aufgaben
Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind
Agiler Modus
Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden
Zeigt überfällige Aufgaben
Zeigt Aufgaben bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind
Projektzeitbudget überschritten
Wasserfalls-Modus
Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden
Zeigt überfällige Aufgaben
Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind
Agiler Modus
Zeigt Aufgaben mit einem hohen geplanten Aufwand, die noch nicht gestartet wurden
Zeigt überfällige Aufgaben
Zeigt Aufgaben, bei denen der geplante Aufwand überschritten wurde und die nicht erledigt sind
Projekt abgeschlossen
Wasserfalls-Modus
Information, dass ein Projekt in den Status Beendet (grün) gesetzt wurde
Agiler Modus
Information, dass ein Projekt in den Status Beendet (grün) gesetzt wurde
Projekt gestoppt
Wasserfalls-Modus
Information dass ein Projekt in den Status Abgebrochen (rot) gesetzt wurde
Agiler Modus
Information, dass ein Projekt in den Status Abgebrochen (rot) gesetzt wurde
Projekt vernachlässigt
Wasserfalls-Modus
Information, dass es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat.
Agiler Modus
Information, dass es in einem Projekt seit 14 Tagen keine Aktivität mehr gegeben hat.
Projekt Team
Nachrichten für das Projekt Team zeigen immer folgende Informationen:
Enddatum des Projekts
Offene Aufgaben
Verbleibender geplanter Aufwand
Diese Informationen werden oberhalb der Hauptnachricht angezeigt.
Für das Projekt Team gibt es die folgenden Nachrichten:
Neues Projekt gestartet
Wasserfall-Modus
Zeigt die nächsten Aufgaben für den User
Wird ausgelöst, wenn das Projekt in dem Status Läuft (gelb) gesetzt wird
Agiler Modus
Zeigt die wichtigsten Aufgaben (nach geplantem Aufwand) oder die ersten fünf, falls kein Aufwand geplant wurde
Wird ausgelöst, wenn das Projekt in dem Status Läuft (gelb) gesetzt wird
Projekt hinter Zeitplan
Wasserfall-Modus
Zeigt kritische (überfällige) Aufgaben des Users
Agiler Modus
Zeigt kritische (überfällige) Aufgaben des Projekts
Projekt kurz vor Enddatum
Wasserfall-Modus
Zeigt offene Aufgaben des Users
Agiler Modus
Zeigt offene Aufgaben des Projekts
Projekt abgebrochen
Wasserfall-Modus
Informiert das Team, dass ein Projekt abgebrochen wurde
Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Abgebrochen (rot) gesetzt wurde
Agiler Modus
Informiert das Team, dass ein Projekt abgebrochen wurde
Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Abgebrochen (rot) gesetzt wurde
Projekt abgeschlossen
Wasserfall-Modus
Informiert das Team, dass ein Projekt abgeschlossen wurde
Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Beendet (grün) gesetzt wurde
Agiler Modus
Informiert das Team, dass ein Projekt abgeschlossen wurde
Wird ausgelöst, wenn der Projektstatus auf Beendet (grün) gesetzt wurde