Das Rechtemanagement verwalten

Das Rechtemanagement in awork basiert auf allgemeinen Berechtigungsrollen und Projektrollen. Die allgemeinen Berechtigungsrollen gelten für den gesamten awork Workspace und somit auch projektübergreifend.

Die Rechte der Projektrollen gelten nur für die Projekte, wo der*die User*in als Mitglied des Projekts mit dieser Rolle zugewiesen ist.

Du findest das Rechtemanagement im Hauptmenü unter Einstellungen > Rechtemanagement.

Hier findest du eine Übersicht des Rechtemanagements in awork in Videoform:

Allgemeine Rollen definieren Rechte auf Workspace-Ebene. Jede Person im Workspace muss einer solchen Rolle zugewiesen sein. Du kannst entweder eigene Rollen anlegen oder die vorkonfigurierten Rollen wie Admin, User oder Gast verwenden.

Eine neue Rolle erstellst du, indem du auf + Neue Rolle klickst, einen Namen vergibst und entscheidest, ob du eine leere Rolle oder eine awork-Vorlage nutzen möchtest. Danach kannst du die einzelnen Berechtigungen individuell anpassen.

Du kannst in der Übersicht der Projektrollen diese über den Aktions-Button bearbeiten und löschen.

Die Admin- und Gast-Rolle können jedoch weder bearbeitet, noch gelöscht werden.

Löschst du eine verwendete Rolle, so musst du eine andere Berechtigungsrolle wählen, welche die User*innen stattdessen bekommen sollen. Ein*e User*in muss immer einer Berechtigungsrolle zugewiesen sein.

Wurden in deinem awork die Berechtigungsrollen noch nicht angepasst, so bestehen diese drei Rollen:

Ganz unten auf der Seite Einstellungen > Rechtemanagement siehst du eine Liste aller User*innen. Hier kannst du den User*innen ihre entsprechende Berechtigungsrolle zuweisen.

Rechts neben den zugewiesenen Berechtigungsrollen befindet sich ein Suchfeld. Hier kannst du die User*innen nach Name, E-Mail-Adresse, Team und Rolle suchen.

Hinweis☝️: Dich selbst kannst du nicht aus der Admin-Rolle entfernen, da du den Zugriff auf diese Seite verlieren würdest.

Die Rolle Gast in awork ist eine spezielle Rolle mit sehr eingeschränkten Rechten. Sie ist für externe User, die über awork Connect eingeladen werden gedacht.

Lerne hier mehr über die externen User in awork.

Die Rolle Admin in awork ist eine Systemrolle. Sie hat alle Berechtigungen und darf in awork alles bis auf private Aufgaben und Kalender sehen.

Zusätzlich ist es nur User*innen mit der Rolle Admin vorbehalten, bestimmte Änderungen in awork vorzunehmen. Dazu zählen:

Die Rollen Admin und Gast sind in awork systemrelevante Rollen mit vordefinierten Berechtigungen. Diese Rollen können weder gelöscht noch bearbeitet werden.

Wenn du möchtest, dass ein*e User*in nur auf bestimmte Projekte Zugriff hat, kannst du einfach alle Rechte in der Berechtigungsrolle entziehen und die Rechte für die einzelnen Projekte über das Hinzufügen eines*einer User*in zu dem Projekt und der Auswahl einer Projektrolle festlegen.

Die Projektrollen legen die Berechtigung auf Projektebene fest. Ist ein*e User*in nicht Teil des Projektteams, gelten für ihn*sie die Rechte aus der allgemeinen Berechtigungsrolle. Wird ein*e User*in dem Projekt als Mitglied hinzugefügt, so muss auch eine Projektrolle ausgewählt werden.

Hinweis☝️: Wichtig ist, dass Projektrollen Berechtigungen erweitern können, aber nie einschränken.

Um eine neue Rolle anzulegen, klickst du einfach auf blauen + Neue Rolle-Button in dem Abschnitt Projektspezifische Berechtigungsrollen. Nun kannst du einen Namen für die Rolle festlegen und entscheiden, ob User*innen in dieser Rolle die Projektdetails sehen/bearbeiten, Projektaufgaben sehen/bearbeiten oder die Projekt-Zeiten sehen/bearbeiten dürfen.

Eine Projektrolle kann als Standardrolle definiert werden. Diese Rolle wird dann beim Besetzen eines Projekts immer vorausgewählt. Wird die Standardrolle gelöscht oder die Markierung als Standardrolle entfernt, so muss eine alternative Standardrolle ausgewählt werden.

Private Aufgaben

Eigene private Aufgaben können immer nur von einem selbst gesehen und bearbeitet werden. Dazu braucht es keine besonderen Rechte.

Projektaufgaben

Projektaufgaben, auf die ein*e User*in besetzt ist, können von diesem*dieser immer gesehen und bearbeitet werden.

Neue User*innen können nur von Admins angelegt werden.

In dem Tab Menü-Sichtbarkeit in den Details einer Berechtigungsrolle kannst du festlegen, welche Menüpunkte für Benutzer*innen in der Rolle im Hauptmenü sichtbar sein sollen und welche nicht.

So kannst du ganze Bereiche ausblenden, z.B. wenn eine bestimmte Gruppe an User*innen den Zeiterfassungsbereich nicht sehen soll und diese Menüpunkte nur stören würden.

Klicke einfach auf das Augen-Icon, um die Menüpunkte für diese Rolle zu aktivieren oder deaktivieren.

Ist das Augen-Icon deaktiviert und nicht anwählbar, so hat die Rechterolle zu wenig Rechte um den Menüpunkt überhaupt zu sehen und er ist bereits automatisch ausgeblendet.