🪢 Du möchtest deine externen User einladen und mit Ihnen zusammenarbeiten? Dann schaue dir den awork Connect Artikel hier an.
Wie funktioniert awork Connect?
Mithilfe von awork Connect kann ein*e User*in Zugriff zu einem Projekt eines anderen Workspaces bekommen. Diese Person wird als externe*r User*in in den Workspace eingeladen und hat somit Zugriff auf das eine Projekt. Das freigegebene Projekt wird dann im Workspace des*r externen Users*in angezeigt. Das bedeutet, dass die externe Person zwingend einen Workspace benötigt, um Zugriff zu dem freigegebenen Projekt zu erhalten. Die externe Person erhält bei der Einladung zu Projekten weitere Infos zu awork Connect und wie das Vorgehen nach der Einladung ist.
☝️ Hinweis: awork Connect ist dafür vorgesehen, mit externen Usern zusammenzuarbeiten. Es ist daher nicht möglich, eigene Mitarbeitende zu Projekten über awork Connect einzuladen. Diese müssen über eine Lizenz in eurem Workspace verfügen. Für den Abgleich ist die Domain der Workspace Ersteller*innen ausschlaggebend. Gibt es valide Gründe, warum du deine Mitarbeitenden zu deinen Projekten über awork Connect einladen möchtest? Melde dich in diesem Fall gerne bei unserem Support. Wir prüfen dein Anliegen dann individuell.
Einladung akzeptieren
Wenn dich jemand als externe Person zu einem Projekt einlädt, erhältst du einen Einladungslink per E-Mail. Wenn du bereits einen awork Account und somit auch einen Workspace hast, wird dir das Projekt nach Akzeptieren der Einladung in deinem bestehenden Workspace angezeigt. Wenn du mehrere Workspaces mit deinem Account verknüpft hast, wählst du aus, in welchem Workspace das freigegebene Projekt angezeigt werden soll (nur ein Workspace möglich).
☝️Hinweis: Die Entscheidung, in welchem Workspace das freigegebene Projekt angezeigt werden soll, kann NICHT rückgängig gemacht werden, sprich das Projekt kann nicht in einen anderen Workspace verschoben werden. Alternativ kann der Admin die externe Person im Workspace entfernen und neu hinzufügen. Das würden wir jedoch nur empfehlen, wenn die externe Person noch nicht oft "verwendet" worden ist, sprich sie z. B. noch auf keinen oder wenigen Aufgaben in dem Projekt besetzt wurde, etc.
Basic Connect Plan
Wenn du bisher noch kein awork Abo abgeschlossen hast und du als externe Person zu einem Projekt hinzugefügt worden bist, erhältst du automatisch den Basic Connect Plan für deinen Workspace. Dieser Plan ist kostenfrei und beinhaltet bis auf weniger Ausnahmen die gleichen Funktionen wie der Basic Plan.
☝️🔐 Hinweis: Der Daten-Importer steht im Basic Connect Plan aktuell nicht zur Verfügung.
Du kannst in deinem Workspace mit dem Basic Connect Plan beliebig viele externe Projekte haben, jedoch nur ein einziges selbst erstelltes Projekt. Wenn du ein weiteres Projekt erstellen möchtest, hast du die Möglichkeit die 14-tägige kostenlose Testversion zu starten, die den Business-Plan (Business Plan Features) abbildet. Dann kannst du insgesamt zwei eigene Projekte erstellen. Nach dem Ablauf der 14-tägigen Testversion kannst du awork entweder buchen oder zurück zum Basic Connect Plan gehen. Die Daten, sprich das zweite von dir erstellte Projekt, bleiben dann im Workspace erhalten.
Testversion/ awork Abo aus der Vergangenheit
Wenn du awork in der Vergangenheit schonmal 14 Tage lang kostenlos getestet hast und nun wird dein externes Projekt mit dir geteilt, dann fragt awork dich, ob du in den Basic Connect Plan wechseln oder ein awork Abo buchen möchtest.
Wenn du schonmal ein awork Abo abgeschlossen hattest, dies aber mittlerweile nicht mehr aktiv ist, dann besteht keine Möglichkeit, das externe Projekt im Basic Connect Plan zu nutzen. Du musst das Abo dann reaktivieren.
Suchen in awork als externer Connect-User (Basic Connect Plan)
Für Inhalte aus dem eigenen Workspace, die nicht zu externen Projekten gehören, gelten die Standard-Suchkriterien von awork. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel.
Externe User können aus dem eigenen Workspace heraus basierend auf den Berechtigungen auch alle Inhalte finden, zu denen der User "connectet" ist. Das bedeutet, es können hier auch Inhalte aus externen Projekten gefunden werden, auf die der User besetzt ist.
Ein externes Projekt in meinem Workspace
An dem externen Projekt wird rechts unten am Bild des Projektes das Logo des Workspaces, in dem das Projekt initial erstellt worden ist, abgebildet.
Zudem erscheint links im Menü der Punkt Externe Projekte. Darunter werden dir alle externen Projekte angezeigt.
Das externe Projekt wird im Hauptmenü, in der Projektübersicht und in den Dashboard Filtern angezeigt.
☝️Hinweis: Das externe Projekt, die Projektaufgaben und die Projektmitglieder erscheinen bei der Suche in awork NICHT als Suchergebnis.
Wenn auf diesem Projekt noch weitere externe User*innen besetzt sind, kann ich diese als externe Person alle einsehen.
Wenn ich als externe Person Zeit auf das Projekt oder die Projektaufgaben erfasse, dann gehört die erfasste Zeit dem anderen Workspace an. Ich sehe die Zeit dann links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen.
Als externe Person hast du keinen Zugriff zu dem Workload Bereich (Business-Plan-Feature).
Du kannst in deinem Kalender Aufgaben einplanen, was jedoch keine Auswirkung auf den Workspace hat, in dem das Projekt initial erstellt worden ist.
Als externe*r User*in kannst du die anderen Projektmitglieder in den Kommentaren erwähnen.
Als externe*r User*in kann ich nur ein einziges eigenes Projekt erstellen, siehe oben. Ich kann jedoch beliebig viele private Aufgaben erstellen. Es ist aber nicht möglich, andere User*innen zu meinen privaten Aufgaben hinzuzufügen.
Eine externe Person hat keinen Zugriff zu den Projekteinstellungen.
Häufige Fragen
Kann ich die eigenen Mitarbeitenden über awork Connect zu meinen Projekten einladen?
Es ist nicht möglich, eigene Mitarbeitende zu Projekten über awork Connect einzuladen, da awork Connect dafür vorgesehen ist, mit externen Usern zusammenzuarbeiten. Diese müssen über eine Lizenz in eurem Workspace verfügen. Für den Abgleich ist die Domain der Workspace Ersteller*innen ausschlaggebend. Gibt es valide Gründe, warum du deine Mitarbeitenden zu deinen Projekten über awork Connect einladen möchtest? Melde dich in diesem Fall gerne bei unserem Support. Wir prüfen dein Anliegen dann individuell.
Welche Unterschiede zwischen normalen Usern und Connect-Usern gibt es?
Folgende Aktionen sind NUR mit Usern mit einer vollen awork Lizenz möglich.
Vorteile: User mit einer vollen Lizenz können ...
in Aufgabenfiltern ausgewählt werden
im Planer für Kapazitätsplanung genutzt werden
als Projektleitung bestimmt werden
mehrere neue Projekte anlegen
zu Teams hinzugefügt werden
in der Zeitauswertung gefiltert werden
als User bei Automatisierungen ausgewählt werden
Kann eine Person, mit einer vollen awork Lizenz zu einer externen Person migriert werden?
Nein, das ist leider nicht möglich.
Wie funktioniert awork Connect, wenn z.B. Kunden*innen awork bisher noch nicht nutzen?
Diese erhalten dann eine Einladung per E-Mail und werden dann aufgefordert, sich bei awork zu registrieren und einen eigenen Workspace zu erstellen, in dem dann das geteilte Projekt angezeigt wird.
Was passiert mit den bisherigen Gast-Lizenzen?
In Zukunft werden diese vollständig durch die externen Personen ersetzt. Momentan bestehen noch beide Möglichkeiten. Bestehende Gäste können jederzeit zu externen Personen migriert werden, siehe hier.
Können externe Personen auf den Planer zugreifen?
Ja, aber diese sehen nur sich als User*in und nur das geteilte Projekt und eigene Projekte.
Steht mir awork Connect automatisch zur Verfügung oder muss ich das hinzubuchen?
awork Connect steht jedem awork Kunden in einem bezahlten Plan, unabhängig vom Plan, zur Verfügung. Es muss nichts hinzugebucht werden und es entstehen keine extra Kosten.
Sieht die externe Person in dem geteilten Projekt auch alle anderen User*innen?
Ja.
Funktionieren die Automatisierungen auch mit externen Personen?
Die externen Personen selbst können nicht als User*in in der Automatisierung ausgewählt werden, jedoch über die projektspezifische Berechtigungsrolle.
Können externe Personen auch bei API-Integrationen berücksichtigt werden?
Externe Personen werden bei dem Erstellen von Integration über unsere API aufgelistet und können somit auch ausgewählt werden. Diese werden auch als "extern" markiert.
Wieso sehe ich die externe Person nicht unter dem Menüpunkt "User"?
Du siehst die Person nicht, da diese kein*e vollwertige*r User*in in deinem Workspace ist. Wenn du in dem freigegebenen Projekt in die Einstellungen gehst, dann siehst du dort alle Projektmitglieder, mit Hinweis, welche Personen extern sind. Dort kann dann auch die projektspezifische Berechtigungsrolle angepasst werden.
Können User*inner mit der selben E-Mail-Domain als externe Personen eingeladen werden?
Es ist nicht möglich, User*innen mit der selben E-Mail-Domain über awork Connect einzuladen. awork Connect ist dafür vorgesehen, mit externen Usern zusammenzuarbeiten. Diese müssen über eine Lizenz in eurem Workspace verfügen. Für den Abgleich ist die Domain der Workspace Ersteller*innen ausschlaggebend. Gibt es valide Gründe, warum du deine Mitarbeitenden zu deinen Projekten über awork Connect einladen möchtest? Melde dich in diesem Fall gerne bei unserem Support. Wir prüfen dein Anliegen dann individuell.
Kann ich beliebig viele Projekte mit einer externen Person teilen?
Du kannst externen Personen zu beliebig vielen Projekten einladen.
Welche Rechte hat eine externe Person auf dem freigegebenen Projekt?
Nach dem Einladen der Person kann eine externe projektspezifische Berechtigungsrolle ausgewählt werden, siehe Rechtemanagement. Einer externen Person können bei den Projektdetails keine Bearbeitungsrechte erteilt werden.
Wo werden die Zeiten der externen Person erfasst?
Die Zeiten werden in dem Workspace erfasst, in dem das freigegebene Projekt initial erstellen worden ist.
Kann die externe Person die erfassten Zeiten in dem eigenen Workspace unter "Zeitauswertungen" auswerten?
Die externe Person sieht die Zeit dann links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen.
Können andere User Zeiten für Externe User erfassen?
Nein, dies ist nicht möglich.
Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
Wir können Datenschutz garantieren, weil externe User*innen nicht mit dem Workspace verbunden sind, sondern wirklich nur mit dem Projekt.
Was sehen externe Personen in den anderen Workspaces?
Eingeladene User*innen können immer nur das externe Projekt sehen. Die Verbindung besteht nicht zwischen Workspace und der externen Person. Sie stellt nur eine Verbindung zwischen User*in und dem externen Projekt her.
Was User*innen innerhalb des Projekts sehen oder tun können, hängt von der projektspezifischen Berechtigungsrolle ab.
Externe Personen sehen jedoch Aufgaben und Zeiten auf ihrem Dashboard, Filter usw. aus dem externen Projekt und erhalten auch Benachrichtigungen, solange die Verbindung aktiv ist, obwohl dies nicht zu ihrem eigenen Arbeitsbereich gehört.
Kostet es etwas, externe User*innern in den Workspace zu integrieren?
Du kannst externe Nutzer*innen einladen, wie früher die Gäste, ohne sie zu einem Teil deines Workspaces zu machen. Dabei entstehen keine Kosten.
Kann ich in dem Basic Connect Plan User*innen einladen?
Das ist möglich, wenn du awork und somit einen der Pläne Basic, Business oder Enterprise kostenpflichtig buchst.
Wer kann externe Personen einladen?
Personen, die Bearbeitungsrechte bei Projekten haben, können externe Personen zu Projekten hinzufügen.