awork Connect als externer User nutzen

🪢 Du möchtest deine externen User einladen und mit Ihnen zusammenarbeiten? Dann schaue dir den awork Connect Artikel hier an.

Mithilfe von awork Connect erhält eine Person Zugriff auf ein Projekt eines anderen Workspaces. Die eingeladene Person wird als externe*r User*in eingeladen und sieht das freigegebene Projekt anschließend in ihrem Workspace. Voraussetzung ist, dass ein Workspace vorhanden ist. Wenn nicht, kann dieser kostenfrei erstellt werden. In der Einladung erhält die Person zusätzlich Informationen zur Nutzung von awork Connect und den nächsten Schritten.

Externe Personen erhalten per E-Mail einen Einladungslink. Wenn bereits ein awork-Account und Workspace vorhanden sind, erscheint das freigegebene Projekt direkt dort. Haben sie mehrere Workspaces, müssen sie auswählen, in welchem das Projekt angezeigt werden soll – diese Entscheidung kann später nicht rückgängig gemacht werden. Sollte ein Wechsel notwendig sein, kann der Admin die externe Person entfernen und erneut einladen – das ist jedoch nur ratsam, solange die Person nicht umfassend genutzt wurde (z. B. auf Aufgaben besetzt) - diese Daten gehen ansonsten verloren.

Externe Personen ohne aktives awork-Abonnement erhalten automatisch den Basic Connect Plan. Dieser ist kostenfrei und umfasst fast alle Funktionen des Basic-Tarifs – ausgenommen ist derzeit der Daten-Importer. Sie können beliebig viele externe Projekte haben, aber nur ein eigenes Projekt erstellen. Wer mehr Projekte braucht, kann eine 14-tägige Testversion des Professional-Plans starten. Nach Ablauf der Testphase kann man entweder wieder zum Basic Connect Plan wechseln oder ein kostenpflichtiges Abo abschließen.

Wenn ein externes Projekt geteilt wird und die eingeladene Person bereits die 14-tägige Testphase genutzt oder früher ein Abo gehabt hat, kann das Projekt nicht direkt im alten Workspace verwendet werden. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder die Person erstellt einen neuen Workspace im kostenlosen Basic Connect Plan, oder sie bucht im alten Workspace ein kostenpflichtiges Abo.

Standard-Suchkriterien gelten für Inhalte im eigenen Workspace, die nicht zu externen Projekten gehören. Externe Nutzer*innen finden über die Suchfunktion auch Inhalte aus anderen Projekten, zu denen sie Zugang haben. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel.

In der Zusammenarbeit stehen dir verschiedene Möglichkeiten offen: Du kannst Projektmitglieder in Kommentaren erwähnen, selbst ein eigenes Projekt anlegen und beliebig viele private Aufgaben erstellen. Private Aufgaben sind jedoch ausschließlich für dich gedacht, das Hinzufügen weiterer Nutzer*innen ist hier nicht möglich. Auf die Projekteinstellungen hast du als externe Person keinen Zugriff.

Auch beim Thema Zeit und Planung gibt es Besonderheiten. Alle von dir erfassten Zeiten werden grundsätzlich im Workspace gespeichert, der dich eingeladen hat. Diese Zeiten findest du in deinem Menüpunkt „Zeiten“, allerdings nicht in den Zeitauswertungen. Zugriff auf den Workload erhältst du nicht. Aufgaben kannst du aber in deinen eigenen Kalender einplanen – das wirkt sich nicht auf den Workspace aus, aus dem das Projekt ursprünglich stammt.