Neue User einladen

Zum Einladen eines*einer neuen User*in musst du nur die E-Mail-Adresse der Person eingeben und eine Berechtigungsrolle zuweisen.

Du kannst einzelne User*innen per E-Mail einladen oder viele User auf einmal importieren. Nach dem Einladen sind neue User*innen sofort in awork verfügbar.

Einladungsfenster öffnen

Es gibt 2 Wege, um das Fenster zum Einladen neuer User*innen in awork zu öffnen:

Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü), wähle User und klicken auf den Button + Hinzufügen.
Öffne das Popup zum Zuweisen eines*einer User*in zu einer Aufgabe und wähle dort Einladen per E-Mail

Wichtig: Nur Admins können neue User*innen einladen, da je nach Lizenzzahl neue Lizenzen gebucht und Rechte vergeben werden müssen.

User*in per E-Mail einladen

Öffne das Einladungsfenster (siehe oben)
Gib die E-Mail-Adresse der*s einzuladenden User*in in das entsprechende Feld ein
Prüfe den vorgeschlagenen Namen und passe ihn bei Bedarf an (awork versucht, den Namen aus der E-Mail-Adresse zu erkennen)
Wähle eine Berechtigungsrolle aus
Wenn Teams in deinem awork aktiv sind: Wähle optional ein Team aus
Füge bei Bedarf weitere Zeilen hinzu, um mehrere Einladungen gleichzeitig zu versenden

Hinweis: Zum Einladen musst du ausreichend User*innen in deinem Plan gebucht haben. Im Einladungsfenster siehst du, wie viele User*innen du noch einladen kannst. Lerne mehr über das Zu- oder Abbuchen von User*innen.

Direkt nach dem Einladen ist ein neuer User in awork verfügbar. Du kannst diesen bearbeiten, auf Projekte besetzen und Aufgaben zuweisen.

Die eingeladene User*in erhält eine E-Mail mit einem Link zu awork zum Annehmen der Einladung und zum Festlegen eines Passworts.

Viele User*innen auf einmal einladen

Du kannst das Einladungsfenster automatisch mit vielen Einladungen befüllen:

Öffne das Einladungsfenster
Klicke unten links auf User importieren
Lade eine Excel-Tabelle hoch (mit E-Mail-Adressen, Namen und optional dem Geschlecht sowie dem Namen der Berechtigungsrolle)

Einladung erneut versenden

Solange eine User*in den Status Eingeladen hat, wurde die Einladung noch nicht angenommen und der Account noch nicht vervollständigt.

Öffne die User-Übersicht oder die User-Details
Klicke rechts auf den Aktionsbutton
Wähle die Option Erneut einladen

Tipps und Troubleshooting

Rolle ist Pflicht – es muss immer eine Berechtigungsrolle ausgewählt werden
Teams kannst du später ergänzen – nach dem Einladen kannst du weitere Teams zuweisen
Abgelaufene Einladung: Link funktioniert nicht mehr
Wenn der Link zum erstmaligen Anmelden in der Einladung nicht mehr funktioniert, sende die Einladung erneut.

FAQ

Wer kann neue User*innen in awork einladen?

Nur User*innen mit der Berechtigungsrolle Admin können neue User*innen einladen.

Muss ich beim Einladen eine Berechtigungsrolle auswählen?

Ja. Es muss immer eine Berechtigungsrolle ausgewählt werden, damit klar ist, was die User*in beim ersten Anmelden sehen darf.

Kann ich mehrere User*innen gleichzeitig einladen?

Ja. Du kannst mehrere Zeilen im Einladungsfenster hinzufügen und Einladungen gleichzeitig absenden.

Wie lade ich viele User*innen auf einmal ein?

Über User importieren (unten links im Einladungsfenster). Du lädst eine Excel-Tabelle hoch, die E-Mail-Adressen, Namen und optional das Geschlecht sowie den Namen der Berechtigungsrolle enthält.

Kann ich eine Einladung erneut versenden, wenn der Link abgelaufen ist?

Ja. Wenn der Link nicht mehr funktioniert, sende die Einladung erneut. Solange der Status Eingeladen ist, kannst du über den Aktions-Button in der User-Übersicht oder in den User-Details erneut versenden.