User*innen sind in awork immer an Accounts geknüpft. Sie können deshalb nicht einfach angelegt werden, sondern es müssen Einladungen per E-Mail versendet werden an eindeutige und existente E-Mail-Adressen.
Eine Übersicht aller User*innen in deinem awork findest du im Hauptmenü unter User.
Die User*innen-Übersicht
Über das Icon mit dem Filter-Symbol hast du die Möglichkeit dir alle, alle aktiven oder alle deaktivierten User*innen anzeigen zu lassen (mehr zu deaktivierten User*innen siehe unten). Zudem kannst du die User*innen nach diversen Kriterien wie Team oder Tag filtern.
Des Weiteren kannst du hier über den blauen Button + User einladen neue User*innen einladen. Beachte, dass du zum Anlegen neuer User*innen Admin-Rechte brauchst, da das Einladen neuer User*innen Auswirkungen auf deine Buchung hat.
Über den Action-Button (drei Punkte) rechts neben dem*r User*in kannst du den*die User*in Bearbeiten, Deaktivieren oder Löschen.
Über die weiteren Icons oben rechts kannst du die User*innen durchsuchen, exportieren und die dir angezeigten Spalten auswählen, ähnlich wie in anderen Listen in awork auch.
Neue User*in anlegen/einladen
Du kannst unter + User einladen jederzeit neue User*innen in dein awork einladen. Zum Einladen eines*einer neuen User*in musst du ausreichend User*innen in deinem Plan gebucht haben. Ist dies nicht der Fall, erscheint ein Hinweis, der dich darüber informiert neue Lizenzen zu buchen. In dem Fenster wird dir außerdem angezeigt, wie viele User*innen du noch einladen kannst. Innerhalb deiner kostenlosen 14-Tage Trial kannst du beliebig viele User*innen einladen.
Hier gibt es eine genaue Erläuterung zum Einladen und was es da ggf. zu beachten gibt. Lerne hier mehr über das Zu- oder Abbuchen von User*innen.
☝️ Wichtig: Nur Admins können neue User*innen einladen, da je nach Lizenzzahl neue Lizenzen gebucht und Rechte vergeben werden müssen.
User*in Details
Klickst du auf eine*n User*in in der Übersicht, so gelangst du in die User Details. Hier hast du die Möglichkeit die hinterlegten Kontaktinformationen einzusehen, sowie über die Tabs alle Zeiten und Projekte des*der User*in zu sehen.
Alle Projekte von User*innen einsehen
Über den Tab Projekte gelangst du in eine Übersicht über alle Projekte, bei denen der*die User*in Mitglied ist.
Hier kannst du zwischen der Listenansicht und der Timeline wechseln.
Zudem kannst du mithilfe der Icons oben rechts nach Projekten suchen, diese gruppieren, filtern, die angezeigten Spalten festlegen und die Projekte exportieren.
Alle Zeiten von User*innen einsehen
Über den Tab Zeiten gelangst du in die Übersicht über alle Zeiten, die der*die User*in erfasst hat.
Zeit erfassen
Über den blauen Button + Zeit öffnet sich das Zeiterfassungsfenster. Du kannst direkt eine Zeit erfassen und der*die entsprechende User*in ist schon vorausgewählt, vorausgesetzt du verfügst über die entsprechenden Rechte, für andere User*innen Zeiten erfassen zu können (Schreibrechte auf den Projektzeiten).
Suchfunktion
Über die Suchfunktion oben rechts kannst du nach Projekt, Haupt- und Unteraufgaben suchen.
Zeitraum auswählen
Über den Kalender-Button oben rechts kannst du einen Zeitraum auswählen. Wenn hier nichts ausgewählt ist, werden dir hier alle erfassten Zeiten des*r Users*in angezeigt.
Gruppierung
Über den Button mit den 3 Balken oben rechts kannst du die Zeiteinträge gruppieren.
Summen auf einen Blick
Oberhalb der Liste der Zeiten siehst du eine Zusammenfassung der erfassten Zeiten sowie die Abwesenheiten. Wenn du keinen speziellen Zeitraum ausgewählt hast, werden dir hier alle erfassten Zeiten und Abwesenheiten des*r Users*in angezeigt.
Gesamte erfasste Zeit: unterteilt in Abrechenbar und nicht Abrechenbar
Bereit zum Abrechnen: unterteilt in abzurechnende Zeit und abgerechnete Zeit; über den blauen Button + Rechnung kannst du hier direkt zur Zeitauswertung springen und eine Rechnung erstellen (vorausgesetzt du hast einer unserer Rechnungstool-Integrationen eingerichtet). In der Zeitauswertung wird automatisch der aktuelle Monat ausgewählt, dies kann dann noch angepasst werden.
Abwesenheiten: die Summe der abwesenden Tage
☝️Hinweis: Die Abwesenheiten siehst du erst, wenn du einen Zeitraum ausgewählt hast.
Liste der erfassten Zeiten
Die Zeiteinträge selbst kannst du bearbeiten, duplizieren und löschen, sofern du über ausreichend Rechte verfügst. Zudem kannst du hier auch nochmal den gleichen Timer starten.
Balkendiagramm
Über das Balkendiagramm können User einen besseren Überblick bekommen, wie die getrackten Zeiten sich in die verschiedenen Kriterien unterteilen. Durch das hovern mit der Maus über die Balken werden dir dann weitere Informationen zu den Zeiten angezeigt, je nachdem welche Gruppierung du auswählst.
Ebenfalls kann hier der angezeigte Zeitrahmen ausgewählt werden wie Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr oder gesamte Zeit.
Folgende Kriterien können gruppiert werden:
Tätigkeiten
Abrechenbarkeit
Projekt
User*in deaktivieren
Über den Aktions-Button in jeder Zeile der User-Übersicht oder oben rechts in den User*in-Details, kannst du eine*n User*in deaktivieren oder aktivieren.
☝️ Wichtig: Das Deaktivieren und das Löschen von Usern im Modul User führt nicht dazu, dass sich die von dir bestellte Lizenzzahl automatisch verringert. Um die Lizenzen zu reduzieren, musst du deinen Plan anpassen.
Häufige Fragen
Was passiert mit der erfassten Zeit, wenn ein* User*in gelöscht wird?
Werden User*innen gelöscht, dann bleibt die erfasste Zeit der gelöschten User*innen bestehen. Die erfassten Zeiten werden dann lediglich ohne Zuordnung zu User*innen angezeigt.
Gibt es auch Dummy -User*innen in awork?
Nein, Dummy-User*innen, im Sinne von User*innen, die in awork verwaltet werden können, aber keinen Account haben, gibt es in awork nicht.
Man könnte das zwar tun, in dem man eigene, ungenutzte E-Mail-Adressen verwendet, aber die User*innen müssen trotzdem gebucht werden.
Was ist der Unterschied zwischen User*in und Gast-User*in?
Ein*e Gast-User*in ist ein*e User*in, die*der weniger Rechte und Funktionen in awork hat, dafür aber auch weniger kostet.
Erfahre hier mehr zu den Gäst*innen in awork.
Wie kann ich meinen eigenen User*in anpassen?
Du hast zwei Möglichkeiten deine*n eigene*n User*in zu bearbeiten:
Navigiere dazu im Hauptmenü zu User, scrolle zu deinem User*in und klicke auf den Aktions-Button rechts und dann auf Bearbeiten.
Klicke in der App-Kopfzeile oben rechts auf dein User*in-Bild (oder Initialen), wähle Account-Einstellungen und auf den blauen Button unter deinem User-Bild User bearbeiten.
Falls du nicht ausreichend Rechte hast, die User*in-Übersicht zu sehen, gehe einfach über den zweiten Weg.
Warum ist meine Account-E-Mail-Adresse eine andere, als die in meinen User*in-Details?
Deine Account-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die du zum Anmelden in awork verwendest. Diese kannst nur du selbst über deinen Account bearbeiten. Du kannst mit demselben Account in mehreren awork Workspaces sein. In unterschiedlichen Workspaces hast du unterschiedliche User*innen und kannst diese Informationen wie das Bild, Name, Position, aber auch die Kontaktinformationen, die du in dem Workspace anzeigen möchtest, frei wählen.
Dein*e User*in innerhalb eines awork Workspaces kann von anderen User*innen bearbeitet werden (wenn gemäß Rechtemanagement möglich), um z.B. deine Kontaktinformationen zu hinterlegen. Das sollte natürlich deinen Account und dein Login nicht beeinflussen. An die dort hinterlegte E-Mail-Adresse bekommst du deine awork Benachrichtigungen.
Aus diesen Gründen können die E-Mail-Adressen unterschiedlich sein.