Den eigenen Kalender integrieren
Du kannst beliebig viele eigene Kalender integrieren, sofern sie von den Anbietern Microsoft (O365), Apple iCloud oder Google stammen.
Du kannst die Kalender-Integration an verschiedenen Stellen in awork starten und managen:
Unter dem Icon-Button mit dem Kalender in Zeiten
Unter dem Icon-Button mit dem Kalender im Kalender
Im Planer ebenfalls über den Icon-Button oben rechts
Über die Integrationsbibliothek in den Einstellungen
Jeder Anbieter hat dabei einen leicht anderen Verknüpfungsfluss. Eine Anleitung zu den einzelnen Anbietern findest du in diesem Artikel: Die Kalender-Integration einrichten
Hast du deinen Kalender mit awork verknüpft, so siehst du deine Termine in Zeiten und im Kalender. Deine Termine werden auch automatisch für die Berechnung deines Workload herangezogen. Dies kannst du jedoch auch abschalten. Siehe dazu den folgenden Abschnitt.
Die Kalender-Einstellungen
Dort, wo du den Kalender eingerichtet hast, kannst du auch die Einstellungen bearbeiten. In den Einstellungen kannst du zuerst auswählen, welche deiner Kalender auch in awork angezeigt werden sollen. Diese kannst du in der Liste einfach an- und abwählen. Nur abonnierte Kalender sind anfangs nicht ausgewählt.
Am unteren Rand des Fensters findest du weitere Einstellungsmöglichkeiten:
Teile geplante Zeit durch Termine mit anderen Usern
Mit diesem Switch-Button kannst du auswählen, ob der verknüpfte Kalender in der Workload-Berechnung einbezogen, sowie deine Termine im Kalender des Planers angezeigt werden sollen.
Zeige Namen von nicht-privaten Terminen
Mit dieser Einstellung kannst du freigeben, ob die Termine im Planer mit Klarnamen angezeigt werden sollen, oder einfach ohne Namen. Das gilt für alle Termine außer als privat markierte Termine. Deren Namen werden nie preisgegeben.
Synchronisiere geplante Aufgaben in deinen Kalender
Aktivierst du diese Einstellung, so werden die im Planer eingeplanten Aufgaben (Aufgaben in der Kalenderansicht in awork) automatisch in deinen Kalender als Termine synchronisiert.
Falls du eine bestehende Google- oder Microsoft-Integration hattest, musst hier erneut den Anmeldeprozess bei Google oder Microsoft durchlaufen, da weitere Berechtigungen erforderlich sind, um die Termine in deinem Kalender anzulegen.
Aktivierst du den Sync, kannst du auswählen in welchen deiner (Unter-)Kalender du die Aufgaben aus awork synchronisiert haben willst. Dies kann dein Hauptkalender, aber auch ein anderer sein. Falls du deinen Kalender mit deinem Team für die Terminkoordination teilst, empfiehlt es sich den Hauptkalender zu wählen.
Du kannst den Zielkalender später auch noch ändern und awork fragt dich, was mit den bisherigen Terminen in dem vorherigen Kalender geschehen soll, z.B. ob alle gelöscht werden sollen.
☝️ Hinweis: Es werden nur Aufgaben von awork in deinen Kalender übertragen. Alle Änderungen in dem awork Aufgaben Kalender werden aktuell nicht zurück zu awork übertragen. Es kann sogar sein, dass Änderungen in den Terminen durch awork überschrieben werden.
Für den Apple iCloud Kalender steht der Sync leider nicht zur Verfügung.
Für den gesamten Workspace integrieren
Du kannst auch den Kalender deines ganzen Teams auf einen Schlag einrichten, wenn ihr den Google Workspace Kalender oder den Microsoft Office 365 Kalender in eurem Team nutzt. Das ist z.B. dann sehr praktisch, wenn ihr eine Workload-Planung mit dem gesamten Team machen wollt, aber nicht darauf warten möchtet, dass jede*r einzelne User*in den Kalender verknüpft hat.
☝️ Hinweis: Die Einrichtung kann nur von Personen durchgeführt werden, die sowohl in awork, als auch in dem Google Workspace oder Microsoft Account die Rolle Admin haben.
Die Einrichtung erfolgt in mehreren Schritten, ist aber sehr schnell durchgeführt.
Google Workspace Kalender einrichten
Gehe in Einstellungen > Integrationen und öffne die Integrationsbibliothek
Wähle hier die Workspace-weite Google Kalender Integration
Installiere wie aufgefordert die awork App im Google Workspace Marketplace, welche den Zugriff auf die Kalender der User*innen ermöglicht
Bestätige die Installation und wähle (oder gebe) die Domain aus, die du bei Google für die Kalender-Accounts verwendest. Ein Matching der User*innen in awork und bei Google erfolgt auf dieser Domain und bei den E-Mail-Adressen, die User*innen hinterlegt haben
Speichere und es wird ein Matching durchgeführt
Du kannst jetzt die Einstellungen der User bearbeiten (siehe vorheriges Kapitel) oder die Integration für einzelne User*innen abschalten
Microsoft Office 365 Kalender einrichten
Die awork Microsoft Kalender Integration benötigt einen Microsoft 365 Tenant. Wir authentifizieren die User über Microsoft Active Directory. Wir lesen und schreiben Daten (Kalendereinträge, Nutzerzuordnung, etc.) über den Microsoft Graph. Zur Einrichtung muss ein Admin im awork Workspace auch Admin im Microsoft Tenant sein (Globaler Administrator, Administrator für privilegierte Rollen, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsadministrator). Für den Abgleich ist es notwendig, dass die E-Mail-Adressen des Admins in beiden Accounts identisch sind.
Bei der Authentifizierung werden folgende Scopes angefragt und für den weiteren Betrieb benötigt: CalendarsReadWrite, DirectoryReadAll, UserReadAll. Die E-Mail-Domain der User im awork Workspace muss mit der Microsoft 365 Tenant Domain übereinstimmen.
Gehe in Einstellungen > Integrationen und öffne die Integrationsbibliothek
Wähle hier die Workspace-weite Microsoft Kalender Integration
Der Button leitet dich zu deinem Microsoft 365-Konto, wo du awork als App installieren musst.
Nach erfolgreicher Installation wirst du zurückgeleitet und es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Domain auswählen musst, die für das Matching zwischen awork User*innen und Microsoft-Accounts durchgeführt werden soll. Die Tenant-ID wird durch die Weiterleitung nach der Installation vorausgefüllt.
Speichere und es wird ein Matching durchgeführt
Du kannst jetzt die Einstellungen der User bearbeiten (siehe vorheriges Kapitel) oder die Integration für einzelne User*innen abschalten
☝️ Hinweis: Bei der Workspace-weiten Kalender-Integration durch einen Admin können die User danach nicht mehr die Settings ihres eigenen Kalenders überschreiben. Wenn ihr also z.B. Termin-Namen bei der Integration freigebt, dann ist es für den individuellen User nach der Integration nicht möglich, seinen Kalender als privat anzeigen zu lassen.
Häufige Fragen
Wie beeinflussen die jeweiligen Terminarten die Workloadberechnung?
Google Kalender
Termine mit der Einstellung Beschäftigt, werden standardmäßig im Workload berücksichtigt.
Termine mit der Einstellung Verfügbar, werden standardmäßig nicht im Workload berücksichtigt.
Termine mit der Einstellung Fokuszeit (verfügbar) werden nicht im Workload berücksichtigt. Der Termin wird mit einer Schraffur gekennzeichnet.
Termine mit der Einstellung Außer Haus werden nicht im Workload berücksichtigt. Der Termin wird mit einer Schraffur gekennzeichnet.
☝️ Hinweis: Bei persönlichen Google Kalendern können keine Termine mit der Einstellung Fokuszeit oder Außer Haus ausgewählt werden. Aber der Termin kann als verfügbar oder beschäftigt festgelegt werden.
MS Outlook Kalender
Termine mit der Einstellung Beschäftigt, werden standardmäßig im Workload berücksichtigt.
Alle anderen Terminarten mit der Einstellung Verfügbar / Frei, werden nicht im Workload berücksichtigt. Der Termin wird mit einer Schraffur gekennzeichnet.
Apple iCloud Kalender
Termine mit der Einstellung Beschäftigt, werden standardmäßig im Workload berücksichtigt.
Alle anderen Terminarten mit der Einstellung Verfügbar, werden nicht im Workload berücksichtigt. Der Termin wird mit einer Schraffur gekennzeichnet.
☝️ Hinweis: Ein Termin kann nur über iPad oder iPhone mit der Einstellung Verfügbar oder Beschäftigt markiert werden. Die beiden Optionen sind über Mac oder über Web nicht verfügbar.
Ich habe eine*n User*in nach der Integration hinzugefügt. Wieso kann ich den Kalender nicht sehen?
Neu hinzugefügte User werden automatisch gematched. Sollte das nicht der Fall sein oder mal nicht geklappt haben, schau in den Einstellungen der Integration in der Liste der gematchten oder ungematchten User*innen nach. Die Matching kann sonst einfach erneut durchgeführt werden.