Der Kalender zeigt dir deine Aufgaben und persönlichen Termine in einem gemeinsamen Überblick.
Eingeplante Aufgaben fließen automatisch in die Workload-Kalkulation ein und liefern Transparenz über deine Auslastung.
Informationen zur Kalenderintegration findest du hier.
Aufgaben in den Kalender einplanen
Am linken Rand des Screens findest du die Seitenleiste mit den Aufgaben. Sollte diese eingeklappt sein, kannst du sie einfach durch einen Klick ausklappen.
Die Aufgaben kannst du durch Drag & Drop in den Kalender ziehen und somit einplanen. Im Kalender kannst du die Aufgaben dann verschieben, verkleinern, vergrößern, duplizieren oder wieder aus dem Kalender entfernen.
Eingeplante Aufgaben, die keinen geplanten Aufwand haben, verschwinden automatisch aus der Liste. Aufgaben, die einen geplanten Aufwand haben, lassen sich mehrfach in den Kalender ziehen, bis die Summe der Stunden des geplanten Aufwands erreicht ist.
Wichtig: Ist eine Aufgabe gemäß dem geplanten Aufwand komplett eingeplant und sind die geplanten Aufgaben ausgeblendet, so verschwindet diese Aufgabe aus der Liste. Dennoch ist es möglich, eine Aufgabe zu Überbuchen, sprich sie beispielsweise für 3 Stunden einzuplanen, obwohl der geplante Aufwand nur 2 Stunden beträgt.
Du siehst anhand der kleinen Zahl in dem Planaufwand, wie häufig diese Aufgabe bereits im Kalender eingeplant wurde.
Geplante Aufgaben in Zeiteinträge umwandeln
Aufgaben, die du im Kalender geplant hast, kannst du jetzt direkt in Zeiteinträge umwandeln. Klicke dazu einfach auf das 3 Punkt Menü an der jeweiligen Aufgabe und wähle Zeit erstellen aus.
Hinweis: Nach dem auf die Aufgabe eine Zeit gebucht wurde, wird diese in Lila neben der Aufgabe angezeigt. Wenn du dann mit der Maus über die Anzeige hoverst, wird dir angezeigt, wie viel Zeit du darauf erfasst hast.
Wenn du auf den lila Bereich klickst, kannst du die Informationen zum Zeiteintrag bearbeiten.
Zeiten und Aufgaben per Drag & Drop erstellen
Du kannst direkt im Kalender neue Zeiten oder Aufgaben erstellen, indem du einfach mit der Maus einen Bereich ziehst und anschließend auswählst, ob du eine Zeit oder eine Aufgabe erstellen möchtest.
Zeiteinträge und Termine anderer User ansehen
Möchtest du die Zeiteinträge und Kalendertermine eines anderen Users sehen? Über das Seitenmenü kannst du gezielt User, Teams oder Projekte auswählen – der Kalender zeigt dir dann deren Zeiteinträge und Termine an.
Hinweis: Wenn ein anderer User in den Einstellungen ausgewählt hat, die Titel seiner Termine nicht zu teilen, siehst du diese als „Privat“.
Den Kalender integrieren
Du kannst deinen Google, Microsoft oder Apple Kalender mit awork integrieren, sodass deine Termine unter Kalender angezeigt werden. Dabei kannst du selbst entscheiden, ob der integrierte Kalender nur für dich sichtbar ist, oder auch für die Workload-Berechnung herangezogen werden soll.
Alle Details hierzu findest du in dem Artikel zur Kalenderintegration.
Zeiten auf Kalendertermine buchen
Wenn du deinen Google- oder Microsoft-Kalender verbunden hast, kannst du bestehende Termine ganz einfach in Zeiteinträge umwandeln. Klicke dazu einfach auf das 3 Punkt Menü an dem jeweiligen Termin und wähle Zeit erstellen aus.
Wenn du auf den lila Bereich klickst, kannst du die Informationen zum Zeiteintrag bearbeiten. Der Titel der Aufgabe wird automatisch als Notiz für den Zeiteintrag übernommen.
Schneller Zugriff auf erfasste Zeiten für einen Tag oder eine Woche
Du möchtest wissen, was du an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche alles erfasst hast? Kein Problem! Klicke einfach auf das Zeit-Badge im Kalender neben dem Datum oder oben neben dem Wochenwechsler. In einem Pop-up werden dir dann alle Zeiteinträge für diesen Tag oder diese Woche angezeigt.
Hinweis: Auch erfasste Zeiten ohne Start- oder Endzeit werden in die Summe einbezogen, sodass alle Zeiten berücksichtigt werden, nicht nur jene, die visuell im Kalender dargestellt werden.
Wird das Tageslimit überschritten, wird das Badge rot hervorgehoben, wie in „Meine Woche“ bei Zeiten.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich eingeplante Aufgaben in der Aufgabenliste ein- oder ausblenden?
Kann ich eingeplante Aufgaben in der Aufgabenliste ein- oder ausblenden?
Bereits eingeplante Aufgaben kannst du über den Filter mit dem Kalender-Icon mithilfe der Checkbox ein- oder ausblenden.
Das ist praktisch, wenn du nur die Aufgaben sehen willst, die du noch nicht im Kalender eingeplant hast.
Blendest du sie ein, erkennst du bereits im Kalender eingeplante Aufgaben anhand der lila Checkbox in der Aufgabenliste. Du kannst bereits eingeplante Aufgaben auch immer wieder in den Kalender einplanen.
Können bereits abgeschlossene Aufgaben eingeblendet werden?
Können bereits abgeschlossene Aufgaben eingeblendet werden?
Abgeschlossene Aufgaben sind initial ausgeblendet, da sie meist nicht mehr eingeplant werden müssen. Über das Icon mit den zwei Checkmarks kannst du sie jederzeit in der Liste anzeigen lassen.
Wie sind die Aufgaben in der Liste sortiert?
Wie sind die Aufgaben in der Liste sortiert?
Öffnest du ein Projekt, so werden die Aufgaben automatisch nach den Listen innerhalb des Projektes gruppiert und sortiert dargestellt, so wie du es aus dem Projekt kennst.
Kann ich Zeiten für andere User*innen erfassen?
Kann ich Zeiten für andere User*innen erfassen?
Wenn du genügend Berechtigungen hast kannst du im Kalender Zeiten für andere User*innen erfassen. Füge hierfür über den Filter die entsprechenden User*innen im Kalender hinzu und wähle sie aus.
Kann ich auch meine Termine aus awork heraus bearbeiten?
Kann ich auch meine Termine aus awork heraus bearbeiten?
Nein, die in awork angezeigten Termine lassen sich aktuell nicht aus awork heraus bearbeiten.
Kann ich meine im Kalender eingeplanten Aufgaben auch in meinem Kalender sehen?
Kann ich meine im Kalender eingeplanten Aufgaben auch in meinem Kalender sehen?
Ja, du kannst deine im awork Kalender geplanten Aufgaben automatisch in deinen integrierten Google- oder Microsoft-Kalender übertragen lassen. Aktivere dazu einfach Sync in den Kalendereinstellungen.