Kalender

Der Kalender zeigt dir deine Aufgaben und persönlichen Termine in einem gemeinsamen Überblick. Eingeplante Aufgaben fließen automatisch in die Workload-Kalkulation ein und machen deine Auslastung transparent.

Informationen zur Kalenderintegration findest du hier.

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Hauptvorteile und Anwendungsfälle

• Aufgaben und Termine zusammen sehen statt zwischen Tools und Ansichten zu springen

• Auslastung transparenter machen, weil geplante Aufgaben automatisch in die Workload-Kalkulation einfließen

• Aufgaben direkt einplanen per Drag & Drop und bei Bedarf verschieben, duplizieren oder entfernen

• Zeiten schneller erfassen, indem du geplante Aufgaben oder Kalendertermine in Zeiteinträge umwandelst

• Andere User, Teams oder Projekte ansehen und deren Zeiteinträge und Termine im Kalender anzeigen

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Aufgaben in den Kalender einplanen

Am linken Rand findest du die Seitenleiste mit den Aufgaben. Ist sie eingeklappt, kannst du sie per Klick ausklappen.

1. Ziehe Aufgaben per Drag & Drop in den Kalender, um sie einzuplanen

2. Passe die Planung im Kalender an, indem du Aufgaben verschiebst, verkleinerst oder vergrößerst

3. Optional kannst du Aufgaben im Kalender duplizieren oder wieder entfernen

Geplante Aufgaben ein- und ausblenden

• Eingeplante Aufgaben ohne geplanten Aufwand verschwinden automatisch aus der Liste.
• Aufgaben mit geplantem Aufwand kannst du mehrfach in den Kalender ziehen, bis die Summe der Stunden des geplanten Aufwands erreicht ist. Du kannst eine Aufgabe trotzdem überbuchen (z. B. 3 Stunden einplanen, obwohl der geplante Aufwand 2 Stunden beträgt).

An der kleinen Zahl im Planaufwand siehst du, wie häufig die Aufgabe bereits eingeplant wurde.

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Geplante Aufgaben in Zeiteinträge umwandeln

Aufgaben, die du im Kalender geplant hast, kannst du direkt in Zeiteinträge umwandeln:

1. Klicke bei der Aufgabe auf den Aktionsbutton

2. Wähle Zeit erstellen

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Zeiten und Aufgaben per Drag & Drop erstellen

Du kannst direkt im Kalender neue Zeiten oder Aufgaben erstellen:

1. Markiere per Drag & Drop mit der Maus einen Bereich im Kalender

2. Wähle aus, ob du eine Zeit erstellen oder eine Aufgabe erstellen und planen möchtest

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Zeiteinträge und Termine anderer User ansehen

Über die Spalte User links neben dem Kalender kannst du gezielt User, Teams oder Projekte auswählen. Der Kalender zeigt dir dann deren Zeiteinträge und Termine an.

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Ganztägige Elemente

In der Zeile ganztags am oberen Rand jeden Tages können zusätzlich zu Abwesenheiten und Terminen des verknüpften Kalenders auch Aufgaben und Buchungen angezeigt werden, die für diesen Tag geplant sind.

Über die Kalender Einstellungen rechts oben kannst du festlegen, ob Ganztägige Aufgaben angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.

• Buchungen haben eine gepunktete Umrandung

• Aufgaben haben eine durchgezogene Umrandung

Wenn du mit der Maus über ein Element fährst, wird der vollständige Name in einem Tooltip angezeigt.

Wenn du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst, kannst du Aufgaben und Buchungen direkt aus dem Kalender heraus öffnen oder bearbeiten, indem du auf das jeweilige Element klickst. Ganztägige Elemente können nicht verschoben oder in ihrer Größe verändert werden.

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Kalender Einstellungen anpassen

Oben rechts findest du die Kalendereinstellungen über den Button mit den Schiebereglern. Dort legst du fest, was in deinem Kalender angezeigt wird.

Du kannst Folgendes ein- oder ausblenden:

• Aufgaben anzeigen

  • Mit Uhrzeit geplante Aufgaben
  • Ganztägige Aufgaben: Zeigt dir deine zugewiesenen Aufgaben an, die im Planer geplant sind, aber keine Stundenbuchung im Kalender haben
    • Aufgaben ohne Startdatum: Zeigt dir deine zugewiesenen Aufgaben auch dann an, wenn sie lediglich ein Fälligkeitsdatum haben (erscheinen als ganztägiges Element an diesem Tag). Diese Einstellung kann nur aktiviert werden, wenn Ganztägige Aufgaben aktiv ist

• Termine anzeigen aus dem externen Kalender

• Erfasste Zeiten anzeigen

• Buchungen anzeigen: Zeigt dir deine zugewiesenen Buchungen in der Zeile ganztags an

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Den Kalender integrieren

Du kannst deinen Google, Microsoft oder Apple Kalender mit awork integrieren, sodass deine Termine im Menü Kalender angezeigt werden. Du entscheidest dabei selbst, ob der integrierte Kalender nur für dich sichtbar ist oder auch für die Workload-Berechnung herangezogen werden soll.

Alle Details findest du im Artikel zur Kalenderintegration.

Zeiten auf Kalendertermine buchen

Wenn du deinen Google- oder Microsoft-Kalender verbunden hast, kannst du bestehende Termine in Zeiteinträge umwandeln:

1. Klicke beim Termin auf den Aktionsbutton

2. Wähle Zeit erstellen

Wenn du auf den lila Bereich klickst, kannst du die Informationen zum Zeiteintrag bearbeiten. Der Titel der Aufgabe wird automatisch als Notiz für den Zeiteintrag übernommen.

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Zeiteinträge pro Tag oder Woche schnell öffnen

Du möchtest sehen, was du an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche erfasst hast?

1. Klicke auf das Zeit-Badge im Kalender neben dem Datum (für den Tag) oder oben neben dem Wochenwechsler (für die Woche)

2. Im Pop-up siehst du alle Zeiteinträge für diesen Tag oder diese Woche

Auch erfasste Zeiten ohne Start- oder Endzeit werden in die Summe einbezogen, sodass alle Zeiten berücksichtigt werden, nicht nur jene, die visuell im Kalender dargestellt werden.

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FAQ

Kann ich eingeplante Aufgaben in der Aufgabenliste ein- oder ausblenden?

Ja. Bereits eingeplante Aufgaben kannst du über den Filter mit dem Kalender-Icon ein- oder ausblenden. Das ist praktisch, wenn du nur Aufgaben sehen willst, die du noch nicht eingeplant hast.

Können bereits abgeschlossene Aufgaben eingeblendet werden?

Abgeschlossene Aufgaben sind initial ausgeblendet, da sie meist nicht mehr eingeplant werden müssen. Über das Icon mit den Doppelhäkchen kannst du sie jederzeit in der Liste anzeigen lassen.

Wie sind die Aufgaben in der Liste sortiert?

Öffnest du ein Projekt, so werden die Aufgaben automatisch nach den Listen innerhalb des Projektes gruppiert und sortiert dargestellt, so wie du es aus dem Projekt kennst.

Kann ich Zeiten für andere User*innen erfassen?

Wenn du genügend Berechtigungen hast kannst du im Kalender Zeiten für andere User*innen erfassen. Füge hierfür über den Filter die entsprechenden User*innen im Kalender hinzu und wähle sie aus.

Wie wandle ich eine geplante Aufgabe oder einen Termin in einen Zeiteintrag um?

Klicke auf den Aktionsbutton an der Aufgabe oder am Termin und wähle Zeit erstellen. Den Zeiteintrag kannst du über den lila Bereich bearbeiten.

Warum sehe ich Kalendertermine anderer User nur als „Privat“?

Wenn ein anderer User in den Einstellungen seines verknüpften Kalenders ausgewählt hat, die Titel seiner Termine nicht zu teilen, werden sie im Kalender als Privat angezeigt.

Kann ich Termine aus dem verknüpften Kalender auch in awork bearbeiten?

Nein, die in awork angezeigten Termine aus dem Kalender lassen sich aktuell nicht aus awork heraus bearbeiten.

Kann ich ganztägige Elemente verschieben oder ihre Größe ändern?

Nein. Ganztägige Elemente im Kalender können weder verschoben noch in ihrer Größe verändert werden.