Kalender-Integration in awork einrichten und verwalten
Mit der Kalender-Integration kannst du deine Termine in Zeiten, im Kalender und im Planer von awork anzeigen lassen. Außerdem werden deine Termine in die Workload Berechnung einbezogen oder du kannst Aufgaben aus awork automatisch in deinen Kalender synchronisieren.
Deine Termine werden nicht in awork gespeichert und die Sichtbarkeit kann über die Einstellungen konfiguriert werden.
Welche Kalender-Anbieter unterstützt awork?
awork unterstützt folgende Kalender-Dienste:
Microsoft (Outlook & Exchange – nur Cloud, keine lokal gehosteten Server)
Du kannst mehrere Kalender gleichzeitig verbinden, auch von verschiedenen Anbietern.
Wie richte ich meinen eigenen Kalender in awork ein?
Google & Microsoft
Starte die Integration in awork über:
das Kalender-Icon in Zeiten, Kalender oder Planer
oder die Integrationsbibliothek unter Einstellungen > Integrationen.
Du wirst auf die Login-Seite des Anbieters weitergeleitet.
Melde dich an und erlaube awork den Zugriff.
Wähle in awork die Kalendergruppen aus, die angezeigt werden sollen.
Deine Termine erscheinen nun in awork. Anhand der Symbole erkennst du den jeweiligen Anbieter.
Apple iCloud
Trage deine Apple-ID im awork Popup ein.
Rufe appleid.apple.com auf.
Gehe zu Sicherheit > Anwendungsspezifische Passwörter und generiere ein App-Passwort.
Gib das Passwort in awork ein.
Nun werden die Termine angezeigt. Auch hier sind die Anbieter per Symbol erkennbar.
Wie kann ich den Kalender für mein ganzes Team integrieren?
Mit Google Workspace und Microsoft Office 365 kannst du eine Workspace-weite Integration einrichten.
Voraussetzungen
Du musst Admin in awork und Admin im jeweiligen Anbieter-Account sein. Nur Admins können diese Einrichtung vornehmen.
Google Workspace
Einstellungen > Integrationen > Integrationsbibliothek öffnen.
Workspace Google Kalender Integration auswählen.
awork App im Google Workspace Marketplace installieren (Adminrechte erforderlich).
Domain auswählen, Matching mit den awork User*innen läuft automatisch.
Einstellungen der User bearbeiten oder Integration für einzelne User abschalten.
Microsoft Office 365
Einstellungen > Integrationen > Integrationsbibliothek öffnen.
Workspace-weite Microsoft Kalender Integration auswählen.
awork App im Microsoft 365-Konto installieren (Adminrechte erforderlich).
Domain auswählen, Matching mit den User*innen läuft automatisch.
Einstellungen der User bearbeiten oder Integration für einzelne User abschalten.
👉 Hinweis: Bei einer Workspace-weiten Integration können einzelne User ihre eigenen Kalender-Einstellungen nicht mehr ändern.
Kalender-Einstellungen
Dort, wo du die Integration gestartet hast, kannst du auch die Einstellungen bearbeiten.
Kalender auswählen: Wähle, welche Kalender angezeigt werden sollen.
Sichtbarkeit für andere User*innen:
Lege über den Button Zeitplan mit anderen Usern teilen fest, ob deine Kalenderevents für andere in awork sichtbar sind
Über den Button Namen nicht privater Termine teilen legst du fest, dass Termin-Namen im Planer sichtbar sind (außer private Termine).
Aufgaben-Sync (nur Google & Microsoft):
Aktiviere Aufgaben aus awork mit deinem Kalender synchronisieren, damit diese automatisch in deinen externen Kalender synchronisiert werden
Wähle den Zielkalender (z. B. Hauptkalender).
Hinweis: Nur die Aufgaben aus awork werden übertragen. Änderungen im externen Kalender werden nicht zurückgespielt.
Für Apple iCloud ist der Sync nicht verfügbar.
Abwesend-Termine laden
Du kannst Abwesend-Termine aus deinem verknüpften Kalender laden und sie in awork als Abwesenheiten behandeln. Aktiviere oder deaktiviere dafür die Option „Abwesend-Termine laden und als Abwesenheiten behandeln“ in den Kalender-Integrationseinstellungen.
Ist diese Einstellung aktiviert:
werden Abwesend-Termine im awork Kalender angezeigt
reduzieren diese die verfügbare Kapazität der User*in im Workload des Planners
wird die Gesamtdauer der Abwesend-Zeiten pro Tag im Detail-Popup des Workloads angezeigt – analog zu Kalendereinträgen
Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert und kann pro Nutzer*in in den Kalender-Integrationseinstellungen aktiviert werden.
Hinweis: awork erkennt Überschneidungen zwischen Abwesend-Termine und bestehenden Abwesenheiten (aus awork oder externen Quellen). Wird eine Überschneidung festgestellt, wird die Zeit nicht doppelt berücksichtigt.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie wirken sich Termine auf die Workload-Berechnung aus?
Wie wirken sich Termine auf die Workload-Berechnung aus?
Google Kalender
Beschäftigt = wird für den Workload berücksichtigt
Verfügbar = wird nicht für den Workload berücksichtigt
Fokuszeit = wird nicht für den Workload berücksichtigt (schraffiert angezeigt)
Ganztages-Abwesenheit / Außer Haus-Termine = wähle, ob diese für den Workload berücksichtigt werden sollen
Microsoft Outlook Kalender
Beschäftigt = wird für den Workload berücksichtigt
Frei / Verfügbar = wird nicht für den Workload berücksichtigt (schraffiert)
Ganztages-Abwesenheit / Außer Haus = wähle, ob diese für den Workload berücksichtigt werden sollen
Apple iCloud Kalender
Beschäftigt = wird für den Workload berücksichtigt
Verfügbar = wird nicht für den Workload berücksichtigt (schraffiert)
Ganztages-Abwesenheit / Außer Haus = wähle, ob diese für den Workload berücksichtigt werden sollen
Hinweis: „Verfügbar“ oder „Beschäftigt“ lässt sich nur auf iPad oder iPhone einstellen.
Was passiert mit der Workspace-weiten Kalenderintegration, wenn neue User hinzugefügt werden?
Was passiert mit der Workspace-weiten Kalenderintegration, wenn neue User hinzugefügt werden?
Neue User werden automatisch anhand der E-mail Adresse zugeordnet. Falls das Matching fehlschlägt, überprüfe die Integrations-Einstellungen und starte das Matching erneut.
Kann ich eine bestehende Integration ändern oder löschen?
Kann ich eine bestehende Integration ändern oder löschen?
Ja, über das Kalender-Icon in Zeiten kannst du:
Kalender bearbeiten
Kalender löschen
Weitere Kalender hinzufügen
Die Workspace-weite Kalenderintegration kann zudem unter Einstellungen > Integrationen geändert werden.
Werden Abwesend-Termine doppelt gezählt, wenn bereits Abwesenheiten vorhanden sind?
Werden Abwesend-Termine doppelt gezählt, wenn bereits Abwesenheiten vorhanden sind?
Nein. awork versucht, Überschneidungen zwischen Abwesend-Terminen und bestehenden Abwesenheiten (aus awork oder externen Quellen) zu erkennen. Wird eine Überschneidung festgestellt, wird die Zeit nicht doppelt gezählt.