Google Kalender Integration

Du kannst Termine aus deinem Google Kalender in der awork Zeiterfassung anzeigen lassen, um Termine in Zeiten umzuwandeln.

Max Raschke avatar
Verfasst von Max Raschke
Vor über einer Woche aktualisiert

Hast du deinen Kalender mit awork verknüpft, so siehst du deine Termine in Zeiten und im Kalender. Deine Termine werden auch automatisch für die Berechnung deines Workload im Planer herangezogen.

Du kannst beliebig viele eigene Kalender integrieren, sofern sie von den Anbietern Microsoft 365, Apple iCloud oder Google stammen.

Allgemeine Infos

Du kannst die Kalender-Integration an verschiedenen Stellen in awork starten und managen:

  1. Unter dem Icon-Button mit dem Kalender in Zeiten

  2. Unter dem Icon-Button mit dem Kalender im Kalender

  3. Im Planer ebenfalls über den Icon-Button oben rechts

  4. Über die Integrations-Bibliothek in den Einstellungen

Alternativ kannst du die Einrichtung auch über das Kalender-Icon oben rechts auf der Seite oder über die Integrations-Bibliothek unter Einstellungen > Integrationen hinzufügen.

awork ermöglicht die Anbindung folgender Kalender:

Du kannst mehrere Kalender gleicher oder unterschiedlicher Anbieter hinzufügen.

Im Falle eines Microsoft-Kalenders können lediglich Cloud-basierte Exchange Server verknüpft werden. awork unterstützt keine eigenständig gehosteten lokalen Exchange Server.

Einrichtung für Google Kalender

Falls du einen Google Kalender verbindest, wirst du zu einer Seite von Google weitergeleitet, auf der du dich authentifizieren und awork Zugriff auf den Kalender erlauben musst.

Anschließend wirst du wieder zu awork zurück geleitet und wählst nun die anzuzeigenden Kalender-Gruppen aus.

Nun werden dir alle Termine aus allen integrierten Kalendern in awork angezeigt. Du kannst anhand der Symbole in den Terminen zwischen den verschiedenen Anbietern unterscheiden.

Für den gesamten Workspace integrieren

Du kannst auch den Kalender deines ganzen Teams auf einen Schlag einrichten, wenn ihr den Google Workspace Kalender oder den Microsoft Office 365 Kalender in eurem Team nutzt. Das ist z.B. dann sehr praktisch, wenn ihr eine Workload-Planung mit dem gesamten Team machen wollt, aber nicht darauf warten möchtet, dass jede*r einzelne User*in den Kalender verknüpft hat.

☝️ Hinweis: Die Einrichtung kann nur von Personen durchgeführt werden, die sowohl in awork, als auch in dem Google Workspace oder Microsoft Account die Rolle Admin haben.

Die Einrichtung erfolgt in mehreren Schritten, ist aber sehr schnell durchgeführt.

So funktioniert's:

  1. Gehe in Einstellungen > Integrationen und öffne die Integrationsbibliothek

  2. Wähle hier die Workspace-weite Google Kalender Integration

  3. Installiere wie aufgefordert die awork App im Google Workspace Marketplace, welche den Zugriff auf die Kalender der User*innen ermöglicht

  4. Bestätige die Installation und wähle (oder gebe) die Domain aus, die du bei Google für die Kalender-Accounts verwendest. Ein Matching der User*innen in awork und bei Google erfolgt auf dieser Domain und bei den E-Mail-Adressen, die User*innen hinterlegt haben

  5. Speichere und es wird ein Matching durchgeführt

  6. Du kannst jetzt die Einstellungen der User bearbeiten (siehe vorheriges Kapitel) oder die Integration für einzelne User*innen abschalten

Eine Kalender-Integration bearbeiten

Dort, wo du den Kalender eingerichtet hast, kannst du auch die Einstellungen bearbeiten. In den Einstellungen kannst du zuerst auswählen, welche deiner Kalender auch in awork angezeigt werden sollen. Diese kannst du in der Liste einfach an- und abwählen. Nur abonnierte Kalender sind anfangs nicht ausgewählt.

Am unteren Rand des Fensters findest du folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Teile geplante Zeit durch Termine mit anderen Usern

Mit diesem Switch-Button kannst du auswählen, ob der verknüpfte Kalender in der Workload-Berechnung einbezogen, sowie deine Termine im Kalender des Planers angezeigt werden sollen.

Zeige Namen von nicht-privaten Terminen

Mit dieser Einstellung kannst du freigeben, ob die Termine im Planer mit Klarnamen angezeigt werden sollen, oder einfach ohne Namen. Das gilt für alle Termine außer als privat markierte Termine. Deren Namen werden nie preisgegeben.

Synchronisiere geplante Aufgaben in deinen Kalender

Aktivierst du diese Einstellung, so werden die im Planer eingeplanten Aufgaben (Aufgaben in der Kalenderansicht in awork) automatisch in deinen Kalender als Termine synchronisiert.

Falls du eine bestehende Google- oder Microsoft-Integration hattest, musst hier erneut den Anmeldeprozess bei Google oder Microsoft durchlaufen, da weitere Berechtigungen erforderlich sind, um die Termine in deinem Kalender anzulegen.

Aktivierst du den Sync, kannst du auswählen in welchen deiner (Unter-)Kalender du die Aufgaben aus awork synchronisiert haben willst. Dies kann dein Hauptkalender, aber auch ein anderer sein. Falls du deinen Kalender mit deinem Team für die Terminkoordination teilst, empfiehlt es sich den Hauptkalender zu wählen.

Du kannst den Zielkalender später auch noch ändern und awork fragt dich, was mit den bisherigen Terminen in dem vorherigen Kalender geschehen soll, z.B. ob alle gelöscht werden sollen.

☝️ Hinweis: Es werden nur Aufgaben von awork in deinen Kalender übertragen. Alle Änderungen in dem awork Aufgaben Kalender werden aktuell nicht zurück zu awork übertragen. Es kann sogar sein, dass Änderungen in den Terminen durch awork überschrieben werden.

Häufige Fragen

Wie beeinflussen die jeweiligen Terminarten die Workloadberechnung?

  • Termine mit der Einstellung Beschäftigt, werden standardmäßig im Workload berücksichtigt.

  • Termine mit der Einstellung Verfügbar, werden standardmäßig nicht im Workload berücksichtigt.

  • Termine mit der Einstellung Fokuszeit (verfügbar) werden nicht im Workload berücksichtigt. Der Termin wird mit einer Schraffur gekennzeichnet.

  • Termine mit der Einstellung Außer Haus werden nicht im Workload berücksichtigt. Der Termin wird mit einer Schraffur gekennzeichnet.

☝️ Hinweis: Bei persönlichen Google Kalendern können keine Termine mit der Einstellung Fokuszeit oder Außer Haus ausgewählt werden. Aber der Termin kann als verfügbar oder beschäftigt festgelegt werden.

Ich habe eine*n User*in nach der Integration hinzugefügt. Wieso kann ich den Kalender nicht sehen?

Neu hinzugefügte User werden automatisch gematched. Sollte das nicht der Fall sein oder mal nicht geklappt haben, schau in den Einstellungen der Integration in der Liste der gematchten oder ungematchten User*innen nach. Die Matching kann sonst einfach erneut durchgeführt werden.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?