Microsoft Kalender Integration

Du kannst Termine aus deinem Microsoft Kalender in der awork Zeiterfassung anzeigen lassen, um Termine in Zeiten umzuwandeln.

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Verfasst von Max Raschke
Vor über einer Woche aktualisiert

Hast du deinen Kalender mit awork verknüpft, so siehst du deine Termine in Zeiten und im Kalender. Deine Termine werden auch automatisch für die Berechnung deines Workload im Planer herangezogen.

Du kannst beliebig viele eigene Kalender integrieren, sofern sie von den Anbietern Microsoft 365, Apple iCloud oder Google stammen.

Allgemeine Infos

Du kannst die Kalender-Integration an verschiedenen Stellen in awork starten und managen:

  1. Unter dem Icon-Button mit dem Kalender in Zeiten

  2. Unter dem Icon-Button mit dem Kalender im Kalender

  3. Im Planer ebenfalls über den Icon-Button oben rechts

  4. Über die Integrations-Bibliothek in den Einstellungen

Alternativ kannst du die Einrichtung auch über das Kalender-Icon oben rechts auf der Seite oder über die Integrations-Bibliothek unter Einstellungen > Integrationen hinzufügen.

awork ermöglicht die Anbindung folgender Kalender:

Du kannst mehrere Kalender gleicher oder unterschiedlicher Anbieter hinzufügen.

Im Falle eines Microsoft-Kalenders können lediglich Cloud-basierte Exchange Server verknüpft werden. awork unterstützt keine eigenständig gehosteten lokalen Exchange Server.

Einrichtung für Microsoft Kalender

Falls du einen Microsoft Kalender verbindest, wirst du zu einer Seite von Microsoft weitergeleitet, auf der du dich authentifizieren und awork Zugriff auf den Kalender erlauben musst.

Anschließend wirst du wieder zu awork zurück geleitet und wählst nun die anzuzeigenden Kalender-Gruppen aus.

Nun werden dir alle Termine aus allen integrierten Kalendern in awork angezeigt. Du kannst anhand der Symbole in den Terminen zwischen den verschiedenen Anbietern unterscheiden.

Für den gesamten Workspace integrieren

Du kannst auch den Kalender deines ganzen Teams auf einen Schlag einrichten, wenn ihr den Microsoft Office 365 Kalender in eurem Team nutzt. Das ist z.B. dann sehr praktisch, wenn ihr eine Workload-Planung mit dem gesamten Team machen wollt, aber nicht darauf warten möchtet, dass jede*r einzelne User*in den Kalender verknüpft hat.

☝️ Hinweis: Die Einrichtung kann nur von Personen durchgeführt werden, die sowohl in awork, als auch in dem Microsoft Account die Rolle Admin haben.

Die Einrichtung erfolgt in mehreren Schritten, ist aber sehr schnell durchgeführt.

So funktioniert's:

Die awork Microsoft Kalender Integration benötigt einen Microsoft 365 Tenant. Wir authentifizieren die User über Microsoft Active Directory. Wir lesen und schreiben Daten (Kalendereinträge, Nutzerzuordnung, etc.) über den Microsoft Graph. Zur Einrichtung muss ein Admin im awork Workspace auch Admin im Microsoft Tenant sein (Globaler Administrator, Administrator für privilegierte Rollen, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsadministrator). Für den Abgleich ist es notwendig, dass die E-Mail-Adressen des Admins in beiden Accounts identisch sind.

Bei der Authentifizierung werden folgende Scopes angefragt und für den weiteren Betrieb benötigt: CalendarsReadWrite, DirectoryReadAll, UserReadAll. Die E-Mail-Domain der User im awork Workspace muss mit der Microsoft 365 Tenant Domain übereinstimmen.

  1. Gehe in Einstellungen > Integrationen und öffne die Integrationsbibliothek

  2. Wähle hier die Workspace-weite Microsoft Kalender Integration

  3. Der Button leitet dich zu deinem Microsoft 365-Konto, wo du awork als App installieren musst.

  4. Nach erfolgreicher Installation wirst du zurückgeleitet und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Domain auswählt muss, die für das Matching zwischen awork User*innen und Microsoft-Accounts durchgeführt werden soll. Die Tenant-ID wird durch die Weiterleitung nach der Installation vorausgefüllt.

  5. Speichere und es wird ein Matching durchgeführt

  6. Du kannst jetzt die Einstellungen der User bearbeiten (siehe vorheriges Kapitel) oder die Integration für einzelne User*innen abschalten

☝️ Hinweis: Bei der Workspace-weiten Kalender-Integration durch einen Admin können die User danach nicht mehr die Settings ihres eigenen Kalenders überschreiben. Wenn ihr also z.B. Termin-Namen bei der Integration freigebt, dann ist es für den individuellen User nach der Integration nicht möglich, seinen Kalender als privat anzeigen zu lassen.

Kalender Integration bearbeiten

Dort, wo du den Kalender eingerichtet hast, kannst du auch die Einstellungen bearbeiten. In den Einstellungen kannst du zuerst auswählen, welche deiner Kalender auch in awork angezeigt werden sollen. Diese kannst du in der Liste einfach an- und abwählen. Nur abonnierte Kalender sind anfangs nicht ausgewählt.

Am unteren Rand des Fensters findest du folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Teile geplante Zeit durch Termine mit anderen Usern

Mit diesem Switch-Button kannst du auswählen, ob der verknüpfte Kalender in der Workload-Berechnung einbezogen, sowie deine Termine im Kalender des Planers angezeigt werden sollen.

Zeige Namen von nicht-privaten Terminen

Mit dieser Einstellung kannst du freigeben, ob die Termine im Planer mit Klarnamen angezeigt werden sollen, oder einfach ohne Namen. Das gilt für alle Termine außer als privat markierte Termine. Deren Namen werden nie preisgegeben.

Synchronisiere geplante Aufgaben in deinen Kalender

Aktivierst du diese Einstellung, so werden die im Planer eingeplanten Aufgaben (Aufgaben in der Kalenderansicht in awork) automatisch in deinen Kalender als Termine synchronisiert.

Falls du eine bestehende Microsoft-Integration hattest, musst hier erneut den Anmeldeprozess bei Microsoft durchlaufen, da weitere Berechtigungen erforderlich sind, um die Termine in deinem Kalender anzulegen.

Aktivierst du den Sync, kannst du auswählen in welchen deiner (Unter-)Kalender du die Aufgaben aus awork synchronisiert haben willst. Dies kann dein Hauptkalender, aber auch ein anderer sein. Falls du deinen Kalender mit deinem Team für die Terminkoordination teilst, empfiehlt es sich den Hauptkalender zu wählen.

Du kannst den Zielkalender später auch noch ändern und awork fragt dich, was mit den bisherigen Terminen in dem vorherigen Kalender geschehen soll, z.B. ob alle gelöscht werden sollen.

☝️ Hinweis: Es werden nur Aufgaben von awork in deinen Kalender übertragen. Alle Änderungen in dem awork Aufgaben Kalender werden aktuell nicht zurück zu awork übertragen. Es kann sogar sein, dass Änderungen in den Terminen durch awork überschrieben werden.

Häufige Fragen

Wie beeinflussen die jeweiligen Terminarten die Workloadberechnung?

Termine mit der Einstellung Beschäftigt, werden standardmäßig im Workload berücksichtigt. Alle anderen Terminarten mit der Einstellung Verfügbar / Frei, werden nicht im Workload berücksichtigt. Der Termin wird mit einer Schraffur gekennzeichnet.

Ich habe eine*n User*in nach der Integration hinzugefügt. Wieso kann ich den Kalender nicht sehen?

Neu hinzugefügte User werden automatisch gematched. Sollte das nicht der Fall sein oder mal nicht geklappt haben, schau in den Einstellungen der Integration in der Liste der gematchten oder ungematchten User*innen nach. Die Matching kann sonst einfach erneut durchgeführt werden.

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