awork Connect ermöglicht im Gegensatz zu den Gast-Lizenzen Partner*innern, Kund*innen oder Freelancer*innen nahtlos in ein einzelnes Projekt einzuladen, ohne sie zu einem festen Teil deines awork Workspaces zu machen. Dabei bietet das freigegebene Projekt die gleichen Kollaborationsoptionen wie bisherige Gast-Lizenzen.
So einfach geht's:
Gehe links im Menü auf Einstellungen > Rechtemanagement und scrolle nach unten zur Liste der zugewiesenen Berechtigungsrollen.
Gebe das Wort "Gast" in die Suchleiste oben links ein, sodass dir nun alle Gastnutzer*innen angezeigt werden.
Wähle einen Gast zur Umwandlung aus und klicke auf das Connect-Symbol links neben der Berechtigungsrolle des*r Users*in.
Nach der Bestätigung erhält der ausgewählte Gast beim nächsten Besuch Ihres Arbeitsbereichs ein Popup in awork (falls bereits eingeloggt, kann ein Neuladen der Seite erforderlich sein).
Sobald die Migration akzeptiert ist, erhält der Gast seinen eigenen kostenlosen awork Workspace mit einfachem Zugriff auf Ihr gemeinsames Projekt. Die Daten des ehemaligen Gasts werden auf den nun externen Benutzer migriert, sodass alles ordnungsgemäß angezeigt wird.
Sobald der neue Workspace erstellt worden ist, wird der Gast in dem "alten" Workspace vollständig gelöscht und die externe Person tritt dem geteilten Projekt als externe Person bei.
☝️Hinweis: Eine Person mit einer vollen awork Lizenz kann NICHT zu einer externen Person migriert werden.
Auch deaktivierte Gäste können zu externen Personen migriert werden.
Wenn durch die Migration eine volle Lizenz freigeworden ist (3 Gast-Lizenzen), könnt ihr unter Einstellungen > Plan verwalten die Anzahl der Lizenzen reduzieren. Dies wird dann in der nächsten Rechnungsstellung (Beginn nächster Leistungszeitraum) berücksichtigt.
Personen, die erst ab dem awork Connect Release awork User*innen geworden sind, haben gar keine Möglichkeit mehr, Gäste einzuladen.