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awork Connect

Echte Teamarbeit mit deinen externen Partner*innen.

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Verfasst von Max Raschke
Vor über einer Woche aktualisiert

Mit awork Connect schließt du die Lücke zwischen deinem Projektteam und deinen externen Partner*innen, indem du dein Projekt einfach, direkt und kostenlos mit externen Personen teilst. Lade diese mit awork Connect zur Kollaboration in dein Projekt ein und los geht's – ganz gleich ob Agenturen, Kund*innen oder Freelancer*innen.

Wie funktioniert awork Connect?

Mithilfe von awork Connect kann ein*e User*in Zugriff zu einem Projekt eines anderen Workspaces bekommen. Diese Person wird als externe*r User*in in den Workspace eingeladen und hat somit Zugriff auf das eine Projekt. Das freigegebene Projekt wird dann im Workspace des*r externen Users*in angezeigt. Das bedeutet, dass die externe Person zwingend einen Workspace benötigt, um Zugriff zu dem freigegebenen Projekt zu erhalten.

Externe Personen einladen

Es gibt vier Möglichkeiten, eine externe Person in deinen Workspace einzuladen.

  1. In den Projektdetails über den Button Teammitglieder hinzufügen oder entfernen > Externe User einladen

  2. In den Projektdetails über den Connect Button oben rechts

  3. In den Projektdetails über den Aktions-Button (drei Punkte) > Mitglieder zuweisen > Externe User einladen

  4. In den Projekteinstellungen unter Zugewiesene User > + Hinzufügen > Externe User einladen

☝️Hinweis: Während der Projekterstellung können keine externen Personen hinzugefügt werden. Das Projekt muss zuerst erstellt werden und erst dann können die externen User*innen ergänzt werden.

Nach dem Einladen der Person kann eine externe projektspezifische Berechtigungsrolle ausgewählt werden, siehe Rechtemanagement.

Sobald die externe Person die Einladung angenommen hat, erscheint diese in den Projekteinstellungen unter Zugewiesene User. Dort kann die projektspezifische Berechtigungsrolle dann im Nachgang noch angepasst werden.

Es können beliebig viele externe Personen zu einem Projekt hinzugefügt werden.

Die E-Mail-Domain der externen User*innen spielt hier keine Rolle. Personen mit der gleichen E-Mail-Domain können ebenfalls als externe Person hinzugefügt werden.

Sobald die externe Person die Einladung akzeptiert hat, kann der*die User*in in awork genutzt werden, sprich du kannst die Person erst dann auf eine Aufgabe besetzen.

Enable Button

Über den Enable-Button in den Einstellungen unter Allgemein kannst du das Einladen externer Personen vorübergehend ausschalten. Wenn der Button deaktiviert ist, könnt ihr ganz normal mit awork connect und den bereits eingeladenen externen Personen weiterarbeiten. Nur neue Einladungen für externe Personen sind dann nicht möglich. So könnt ihr verhindern, dass ungewünscht externe Personen eingeladen werden. Solltet ihr dann wieder neue externe Personen einladen wollen, könnt ihr den Button einfach wieder aktivieren.

Rechtemanagement

Die externe Person erhält eine projektspezifische Berechtigungsrolle. Die allgemeine Berechtigungsrolle, die die Person in ihrem Workspace innehat, spielt hier keine Rolle.

Wenn eine neue projektspezifische Berechtigungsrolle erstellt wird, kann ausgewählt werden, ob diese Rolle für externe User*innen gelten soll.

☝️Hinweis: Ist dies einmal eingestellt, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Einer externen Person können bei den Projektdetails keine Bearbeitungsrechte erteilt werden.

Einladung akzeptieren

Wenn dich jemand als externe Person zu einem Projekt einlädt, erhältst du einen Einladungslink per E-Mail. Wenn du bereits einen awork Account und somit auch einen Workspace hast, wird dir das Projekt nach Akzeptieren der Einladung in deinem bestehenden Workspace angezeigt. Wenn du mehrere Workspaces mit deinem Account verknüpft hast, wählst du aus, in welchem Workspace das freigegebene Projekt angezeigt werden soll (nur ein Workspace möglich).

☝️Hinweis: Die Entscheidung, in welchem Workspace das freigegebene Projekt angezeigt werden soll, kann NICHT rückgängig gemacht werden, sprich das Projekt kann nicht in einen anderen Workspace verschoben werden. Alternativ kann der Admin die externe Person im Workspace entfernen und neu hinzufügen. Das würden wir jedoch nur empfehlen, wenn die externe Person noch nicht oft "verwendet" worden ist, sprich sie z.B. noch auf keinen oder wenigen Aufgaben in dem Projekt besetzt wurde, etc.

Basic Connect Plan

Wenn du bisher noch kein awork Abo abgeschlossen hast und du als externe Person zu einem Projekt hinzugefügt worden bist, erhältst du automatisch den Basic Connect Plan für deinen Workspace. Dieser Plan ist kostenfrei und beinhaltet die gleichen Funktionen wie der Basic Plan.

Du kannst in deinem Workspace mit dem Basic Connect Plan beliebig viele externe Projekte haben, jedoch nur ein einziges selbst erstelltes Projekt. Wenn du ein weiteres Projekt erstellen möchtest, hast du die Möglichkeit die 14-tägige kostenlose Testversion zu starten, die den Business Plan (Business Plan Features) abbildet. Dann kannst du insgesamt zwei eigene Projekte erstellen. Nach dem Ablauf der 14-tägigen Testversion kannst du awork entweder buchen oder zurück zum Basic Connect Plan gehen. Die Daten, sprich das zweite von dir erstellte Projekt bleiben dann im Workspace erhalten.

Testversion/ awork Abo aus der Vergangenheit

Wenn du awork in der Vergangenheit schonmal 14 Tage lang kostenlos getestet hast und nun wird dein externes Projekt mit dir geteilt, dann fragt awork dich, ob du in den Basic Connect Plan wechseln oder ein awork Abo buchen möchtest.

Wenn du schonmal ein awork Abo abgeschlossen hattest, dies aber mittlerweile nicht mehr aktiv ist, dann besteht keine Möglichkeit, das externe Projekt im Basic Connect Plan zu nutzen. Du musst das Abo dann reaktivieren.

Eine externe Person in meinem Workspace

An der externen Person in meinem Workspace wird rechts unten am Profilbild der Person das Workspace-Logo dieser Person angezeigt.

Alle Projektmitglieder können die externe Person sehen.

Wenn ich ein Projekt für eine externe Person freigegeben habe, dann kann ich (für) diese Person:

  • auf Aufgaben innerhalb dieses Projektes besetzen

  • im Aktivitätslog im Projekt und in den Projektaufgaben erwähnen

  • Zeiten für sie erfassen

Wenn die externe Person zum Beispiel einen Aufgabenstatus ändert, werde ich gemäß meinen Accounteinstellungen darüber wie gehabt benachrichtigt.

Die folgenden Aktionen sind mit externen Personen jedoch NICHT möglich:

  • die externe Person im Menüpunkt "User" einsehen

  • sie im Planer (Workload und Kalender) als User*in auswählen

  • sie zu Teams hinzufügen

  • Aufgabenfilter mit ihr teilen

  • nach ihr bei den Aufgaben-, Projekt- und Zeitauswertungsfiltern filtern

  • sie innerhalb von Automatisierungen als User*in auswählen, ABER es ist möglich, die externe Person über die projektspezifische Berechtigungsrolle in der Automatisierung auszuwählen

Ein externes Projekt in meinem Workspace

An dem externen Projekt wird rechts unten am Bild des Projektes das Logo des Workspaces, in dem das Projekt initial erstellt worden ist, abgebildet.

Zudem erscheint links im Menü der Punkt Externe Projekte. Darunter werden dir alle externen Projekte angezeigt.

Das externe Projekt wird im Hauptmenü, in der Projektübersicht und in den Dashboard Filtern angezeigt.

☝️Hinweis: Das Projekt, die Projektaufgaben und die Projektmitglieder erscheinen bei der Suche in awork NICHT als Suchergebnis.

Wenn auf diesem Projekt noch weitere externe User*innen besetzt sind, kann ich diese als externe Person alle einsehen.

Wenn ich als externe Person Zeit auf das Projekt oder die Projektaufgaben erfasse, dann gehört die erfasste Zeit dem anderen Workspace an. Ich sehe die Zeit dann links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen.

Als externe Person hast du keinen Zugriff zu dem Workload Bereich (Business-Plan-Feature).

Du kannst in deinem Kalender Aufgaben einplanen, was jedoch keine Auswirkung auf den Workspace hat, in dem das Projekt initial erstellt worden ist.

Als externe*r User*in kannst du die anderen Projektmitglieder in den Kommentaren erwähnen.

Als externe*r User*in kann ich nur ein einziges eigenes Projekt erstellen, siehe oben. Ich kann jedoch beliebig viele private Aufgaben erstellen. Es ist aber nicht möglich, andere User*innen zu meinen privaten Aufgaben hinzuzufügen.

Eine externe Person hat keinen Zugriff zu den Projekteinstellungen.

Gäste in awork

Bisher konnte man in awork externe Personen als Gäste hinzufügen. Dies wird durch awork Connect in der Zukunft nicht mehr notwendig sein. Hier habt ihr die Möglichkeit bei bestehenden Gast-Usern*innen, diese zu externen Personen zu migrieren. Weitere Informationen findest du hier.

awork Registrierung - gleiche E-Mail Domain

In dem Menüpunkt Einstellungen, habt ihr nun die Möglichkeit, in eurem Workspace bestehende E-Mail Domains festzulegen. Wenn sich eine Person mit dieser E-Mail Domain bei awork registriert und diese E-Mail Domain in euren Einstellungen hinterlegt ist, dann wird diese Person während dem Registrierungsprozess gefragt, ob sie eurem Workspace beitreten möchte. So kann verhindert werden, dass Personen des gleichen Unternehmens mehrere Workspaces erstellen. Sie werden somit darauf hingewiesen, dass es hier schon einen Workspace gibt, dem sie beitreten können. Weitere Informationen findest du hier.

Häufige Fragen

Kann eine Person, mit einer vollen awork Lizenz zu einer externen Person migriert werden?

Nein, das ist leider nicht möglich.

Wie funktioniert awork Connect, wenn z.B. Kunden*innen awork bisher noch nicht nutzen?

Diese erhalten dann eine Einladung per E-Mail und werden dann aufgefordert, sich bei awork zu registrieren und einen eigenen Workspace zu erstellen, in dem dann das geteilte Projekte angezeigt wird.

Was passiert mit den bisherigen Gast-Lizenzen?

In Zukunft werden diese vollständig durch die externen Personen ersetzt. Momentan bestehen noch beide Möglichkeiten. Bestehende Gäste können jederzeit zu externen Personen migriert werden, siehe hier.

Können externe Personen auf den Planer zugreifen?

Ja, aber diese sehen nur sich als User*in und nur das geteilte Projekt und eigene Projekte.

Steht mir awork Connect automatisch zur Verfügung oder muss ich das hinzubuchen?

awork Connect steht jedem awork Kunden, unabhängig vom Plan zur Verfügung. Es muss nichts hinzugebucht werden und es entstehen keine extra Kosten.

☝️Hinweis: Aktuell steht awork Connect nur nicht in der 14-tägigen kostenlosen Testversion zur Verfügung.

Sieht die externe Person in dem geteilten Projekt auch alle anderen User*innen?

Ja.

Sieht die externe Person in dem geteilten Projekt alle Kommentare in der Aufgabe und dem Projekt?

Die externe Person kann die Kommentare im Projekt immer einsehen. In den Aufgaben, die die externe Person in dem Projekt gemäß projektspezifischer Berechtigungsrolle einsehen kann, sieht die externe Person auch die Kommentare.

Kann ich Aufgaben in dem geteilten Projekt gegenüber der externen Person ausblenden lassen?

Ja. Über die projektspezifische Berechtigungsrolle kannst du einstellen, ob die externe Person alle Aufgaben in dem Projekt einsehen kann oder nur die, auf die die externe Person besetzt ist.

Ab wann ist awork Connect verfügbar?

awork Connect wird nach und nach für alle Kunden verfügbar sein und das in den nächsten paar Wochen.

Funktionieren die Automatisierungen auch mit externen Personen?

Die externen Personen selbst können nicht als User*in in der Automatisierung ausgewählt werden, jedoch über die projektspezifische Berechtigungsrolle.

Können externe Personen auch bei API-Integrationen berücksichtigt werden?

Externe Personen werden bei dem Erstellen von Integration über unsere API aufgelistet und können somit auch ausgewählt werden. Diese werden auch als "extern" markiert.

Wieso sehe ich die externe Person nicht unter dem Menüpunkt "User"?

Du siehst die Person nicht, da diese kein*e vollwertige*r User*in in deinem Workspace ist. Wenn du in dem freigegebenen Projekt in die Einstellungen gehst, dann siehst du dort alle Projektmitglieder, mit Hinweis, welche Personen extern sind. Dort kann dann auch die projektspezifische Berechtigungsrolle angepasst werden.

Können User*inner mit der gleichen E-Mail-Domain als externe Personen eingeladen werden?

Die E-Mail-Domain der externen User*innen spielt hier keine Rolle. Personen mit der gleichen E-Mail-Domain können ebenfalls als externe Person hinzugefügt werden.

Kann ich beliebig viele Projekte mit einer externen Person teilen?

Du kannst externen Personen zu beliebig vielen Projekten einladen.

Welche Rechte hat eine externe Person auf dem freigegebenen Projekt?

Nach dem Einladen der Person kann eine externe projektspezifische Berechtigungsrolle ausgewählt werden, siehe Rechtemanagement. Einer externen Person können bei den Projektdetails keine Bearbeitungsrechte erteilt werden.

Wo werden die Zeiten der externen Person erfasst?

Die Zeiten werden in dem Workspace erfasst, in dem das freigegebene Projekt initial erstellen worden ist.

Kann die externe Person die erfassten Zeiten in dem eigenen Workspace unter "Zeitauswertungen" auswerten?

Die externe Person sieht die Zeit dann links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen.

Wie wird der Datenschutz gewährleistet?

Wir können Datenschutz garantieren, weil externe User*innen nicht mit dem Workspace verbunden sind, sondern wirklich nur mit dem Projekt.

Was sehen externe Personen in den anderen Workspaces?

Eingeladene User*innen können immer nur das externe Projekt sehen. Die Verbindung besteht nicht zwischen Workspace und der externen Person. Sie stellt nur eine Verbindung zwischen User*in und dem externen Projekt her.

Was User*innen innerhalb des Projekts sehen oder tun können, hängt von der projektspezifischen Berechtigungsrolle ab.

‍Externe Personen sehen jedoch Aufgaben und Zeiten auf ihrem Dashboard, Filter usw. aus dem externen Projekt und erhalten auch Benachrichtigungen, solange die Verbindung aktiv ist, obwohl dies nicht zu ihrem eigenen Arbeitsbereich gehört.

Kostet es etwas, externe User*innern in den Workspace zu integrieren?

Du kannst externe Nutzer*innen einladen, wie früher die Gäste, ohne sie zu einem Teil deines Workspaces zu machen. Dabei entstehen keine Kosten.

Kann ich in dem Basic Connect Plan User*innen einladen?

Das ist möglich, wenn du awork und somit einen der Pläne Basic, Business oder Enterprise kostenpflichtig buchst.

Wer kann externe Personen einladen?

Personen, die Bearbeitungsrechte bei Projekten haben, können externe Personen zu Projekten hinzufügen.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?