Mit awork Connect schließt du die Lücke zwischen deinem Projektteam und deinen externen Partner*innen, indem du dein Projekt einfach, direkt und kostenlos mit externen Personen teilst. Lade diese mit awork Connect zur Kollaboration in dein Projekt ein und los geht's – ganz gleich ob Agenturen, Kund*innen oder Freelancer*innen.

Mithilfe von awork Connect kann ein*e User*in Zugriff zu einem Projekt eines anderen Workspaces bekommen. Diese Person wird als externe*r User*in in den Workspace eingeladen und hat somit Zugriff auf das eine Projekt. Das freigegebene Projekt wird dann im Workspace des*r externen Users*in angezeigt. Das bedeutet, dass die externe Person zwingend einen Workspace benötigt, um Zugriff zu dem freigegebenen Projekt zu erhalten.

☝️Tipp: Die externe Person erhält bei der Einladung zu Projekten weitere Infos zu awork Connect und wie das vorgehen nach der Einladung ist.

Es gibt vier Möglichkeiten, eine externe Person in deinen Workspace einzuladen.

☝️Hinweis: Während der Projekterstellung können keine externen Personen hinzugefügt werden. Das Projekt muss zuerst erstellt werden und erst dann können die externen User*innen ergänzt werden.

☝️Tipp: Wenn du einen externen User schon einmal zu einem anderen Projekt eingeladen hast, wird er dir vorgeschlagen, sobald du die ersten Buchstaben seiner Mail-Adresse eintippst.

Nach dem Einladen der Person kann eine externe projektspezifische Berechtigungsrolle ausgewählt werden, siehe Rechtemanagement.

Sobald die externe Person die Einladung angenommen hat, erscheint diese in den Projekteinstellungen unter Zugewiesene User. Dort kann die projektspezifische Berechtigungsrolle dann im Nachgang noch angepasst werden.

Es können beliebig viele externe Personen zu einem Projekt hinzugefügt werden.

Die E-Mail-Domain der externen User*innen spielt hier keine Rolle. Personen mit der gleichen E-Mail-Domain können ebenfalls als externe Person hinzugefügt werden.

Sobald die externe Person die Einladung akzeptiert hat, kann der*die User*in in awork genutzt werden, sprich du kannst die Person erst dann auf eine Aufgabe besetzen.

☝️Hinweis: Die eingeladene Person erhält eine Erinnerung wenn sie die Einladung nach 3 Tagen noch nicht angenommen hat. Wenn die externe Person die Einladung angenommen hat und dem Projekt beigetreten ist, erhält die einladende Person darüber eine Benachrichtigung per E-Mail.

Über den Erlauben externe Personen zu Projekten einzuladen (Connect)-Button in den Einstellungen unter Allgemein kannst du das Einladen externer Personen vorübergehend ausschalten. Wenn der Button deaktiviert ist, könnt ihr ganz normal mit awork connect und den bereits eingeladenen externen Personen weiterarbeiten. Nur neue Einladungen für externe Personen sind dann nicht möglich. So könnt ihr verhindern, dass ungewünscht externe Personen eingeladen werden. Solltet ihr dann wieder neue externe Personen einladen wollen, könnt ihr den Button einfach wieder aktivieren.

Die externe Person erhält eine projektspezifische Berechtigungsrolle. Die allgemeine Berechtigungsrolle, die die Person in ihrem Workspace innehat, spielt hier keine Rolle.

Wenn eine neue projektspezifische Berechtigungsrolle erstellt wird, kann ausgewählt werden, ob diese Rolle für externe User*innen gelten soll.

☝️Hinweis: Ist dies einmal eingestellt, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Einer externen Person können bei den Projektdetails keine Bearbeitungsrechte erteilt werden.

Wenn dich jemand als externe Person zu einem Projekt einlädt, erhältst du einen Einladungslink per E-Mail. Wenn du bereits einen awork Account und somit auch einen Workspace hast, wird dir das Projekt nach Akzeptieren der Einladung in deinem bestehenden Workspace angezeigt. Wenn du mehrere Workspaces mit deinem Account verknüpft hast, wählst du aus, in welchem Workspace das freigegebene Projekt angezeigt werden soll (nur ein Workspace möglich).

☝️Hinweis: Die Entscheidung, in welchem Workspace das freigegebene Projekt angezeigt werden soll, kann NICHT rückgängig gemacht werden, sprich das Projekt kann nicht in einen anderen Workspace verschoben werden. Alternativ kann der Admin die externe Person im Workspace entfernen und neu hinzufügen. Das würden wir jedoch nur empfehlen, wenn die externe Person noch nicht oft "verwendet" worden ist, sprich sie z.B. noch auf keinen oder wenigen Aufgaben in dem Projekt besetzt wurde, etc.

Wenn du bisher noch kein awork Abo abgeschlossen hast und du als externe Person zu einem Projekt hinzugefügt worden bist, erhältst du automatisch den Basic Connect Plan für deinen Workspace. Dieser Plan ist kostenfrei und beinhaltet die gleichen Funktionen wie der Basic Plan.

Du kannst in deinem Workspace mit dem Basic Connect Plan beliebig viele externe Projekte haben, jedoch nur ein einziges selbst erstelltes Projekt. Wenn du ein weiteres Projekt erstellen möchtest, hast du die Möglichkeit die 14-tägige kostenlose Testversion zu starten, die den Business Plan (Business Plan Features) abbildet. Dann kannst du insgesamt zwei eigene Projekte erstellen. Nach dem Ablauf der 14-tägigen Testversion kannst du awork entweder buchen oder zurück zum Basic Connect Plan gehen. Die Daten, sprich das zweite von dir erstellte Projekt bleiben dann im Workspace erhalten.

Wenn du awork in der Vergangenheit schonmal 14 Tage lang kostenlos getestet hast und nun wird dein externes Projekt mit dir geteilt, dann fragt awork dich, ob du in den Basic Connect Plan wechseln oder ein awork Abo buchen möchtest.

Wenn du schonmal ein awork Abo abgeschlossen hattest, dies aber mittlerweile nicht mehr aktiv ist, dann besteht keine Möglichkeit, das externe Projekt im Basic Connect Plan zu nutzen. Du musst das Abo dann reaktivieren.

An der externen Person in meinem Workspace wird rechts unten am Profilbild der Person das Workspace-Logo dieser Person angezeigt.

Alle Projektmitglieder können die externe Person sehen.

Wenn ich ein Projekt für eine externe Person freigegeben habe, dann kann ich (für) diese Person:

Wenn die externe Person zum Beispiel einen Aufgabenstatus ändert, werde ich gemäß meinen Accounteinstellungen darüber wie gehabt benachrichtigt.

Die folgenden Aktionen sind mit externen Personen jedoch NICHT möglich:

In den Allgemeinen Workspace Einstellungen findest du den Menü-Punkt Connect.

Dort kannst du alle Externen Personen aus deinem Workspace auf einen Blick finden zusätzlich mit der Information über das Projekt welches diese Perosn betrifft und wann sie zuletzt aktiv war.

Über das 3 Punkt Menü an dem jeweiligen externen User kannst du:

Du kannst diese Übersicht nach folgenden Kategoriern sortieren und gruppieren:

Über das Suchfeld kannst du die User über Name, Mail-Adresse, Projekt oder Workspace suchen.

An dem externen Projekt wird rechts unten am Bild des Projektes das Logo des Workspaces, in dem das Projekt initial erstellt worden ist, abgebildet.

Zudem erscheint links im Menü der Punkt Externe Projekte. Darunter werden dir alle externen Projekte angezeigt.

Das externe Projekt wird im Hauptmenü, in der Projektübersicht und in den Dashboard Filtern angezeigt.

☝️Hinweis: Das Projekt, die Projektaufgaben und die Projektmitglieder erscheinen bei der Suche in awork NICHT als Suchergebnis.

Wenn auf diesem Projekt noch weitere externe User*innen besetzt sind, kann ich diese als externe Person alle einsehen.

Wenn ich als externe Person Zeit auf das Projekt oder die Projektaufgaben erfasse, dann gehört die erfasste Zeit dem anderen Workspace an. Ich sehe die Zeit dann links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen.

Als externe Person hast du keinen Zugriff zu dem Workload Bereich (Business-Plan-Feature).

Du kannst in deinem Kalender Aufgaben einplanen, was jedoch keine Auswirkung auf den Workspace hat, in dem das Projekt initial erstellt worden ist.

Als externe*r User*in kannst du die anderen Projektmitglieder in den Kommentaren erwähnen.

Als externe*r User*in kann ich nur ein einziges eigenes Projekt erstellen, siehe oben. Ich kann jedoch beliebig viele private Aufgaben erstellen. Es ist aber nicht möglich, andere User*innen zu meinen privaten Aufgaben hinzuzufügen.

Eine externe Person hat keinen Zugriff zu den Projekteinstellungen.

Bisher konnte man in awork externe Personen als Gäste hinzufügen. Dies wird durch awork Connect in der Zukunft nicht mehr notwendig sein. Hier habt ihr die Möglichkeit bei bestehenden Gast-Usern*innen, diese zu externen Personen zu migrieren. Weitere Informationen findest du hier.

In dem Menüpunkt Einstellungen, habt ihr nun die Möglichkeit, in eurem Workspace bestehende E-Mail Domains festzulegen. Wenn sich eine Person mit dieser E-Mail Domain bei awork registriert und diese E-Mail Domain in euren Einstellungen hinterlegt ist, dann wird diese Person während dem Registrierungsprozess gefragt, ob sie eurem Workspace beitreten möchte. So kann verhindert werden, dass Personen des gleichen Unternehmens mehrere Workspaces erstellen. Sie werden somit darauf hingewiesen, dass es hier schon einen Workspace gibt, dem sie beitreten können. Weitere Informationen findest du hier.

awork Connect kann in der kostenfreien Testversion ausgiebig getestet werden.

Wenn der Worspace des Einladenden (eines verbundenen Projekts) abgelaufen ist (entweder durch eine abgelaufene Testversion oder ein gekündigtes Abonnement), sieht der eingeladene Benutzer in den Projekt-Details eine Info-Box mit einem Infotext.

Aufgaben und Kommentare

Der eingeladene Benutzer kann immer noch Aufgaben erstellen und den Status der Aufgaben ändern, je nach seinen Berechtigungen.

Der eingeladene Benutzer kann auf Projektebene keine Kommentare mehr absenden.

☝️ Wichtig: Wenn der ursprüngliche Arbeitsbereich wieder in einem kostenpflichtigen Plan ist, wird die Infobox nicht mehr angezeigt, und Kommentare auf Projektebene sind wieder möglich.

Nein, das ist leider nicht möglich.

Diese erhalten dann eine Einladung per E-Mail und werden dann aufgefordert, sich bei awork zu registrieren und einen eigenen Workspace zu erstellen, in dem dann das geteilte Projekte angezeigt wird.

In Zukunft werden diese vollständig durch die externen Personen ersetzt. Momentan bestehen noch beide Möglichkeiten. Bestehende Gäste können jederzeit zu externen Personen migriert werden, siehe hier.

Ja, aber diese sehen nur sich als User*in und nur das geteilte Projekt und eigene Projekte.

awork Connect steht jedem awork Kunden, unabhängig vom Plan zur Verfügung. Es muss nichts hinzugebucht werden und es entstehen keine extra Kosten.

Ja.

Die externe Person kann die Kommentare im Projekt immer einsehen. In den Aufgaben, die die externe Person in dem Projekt gemäß projektspezifischer Berechtigungsrolle einsehen kann, sieht die externe Person auch die Kommentare.

Ja. Über die projektspezifische Berechtigungsrolle kannst du einstellen, ob die externe Person alle Aufgaben in dem Projekt einsehen kann oder nur die, auf die die externe Person besetzt ist.

Die externen Personen selbst können nicht als User*in in der Automatisierung ausgewählt werden, jedoch über die projektspezifische Berechtigungsrolle.

Externe Personen werden bei dem Erstellen von Integration über unsere API aufgelistet und können somit auch ausgewählt werden. Diese werden auch als "extern" markiert.

Du siehst die Person nicht, da diese kein*e vollwertige*r User*in in deinem Workspace ist. Wenn du in dem freigegebenen Projekt in die Einstellungen gehst, dann siehst du dort alle Projektmitglieder, mit Hinweis, welche Personen extern sind. Dort kann dann auch die projektspezifische Berechtigungsrolle angepasst werden.

Die E-Mail-Domain der externen User*innen spielt hier keine Rolle. Personen mit der gleichen E-Mail-Domain können ebenfalls als externe Person hinzugefügt werden.

Du kannst externen Personen zu beliebig vielen Projekten einladen.

Nach dem Einladen der Person kann eine externe projektspezifische Berechtigungsrolle ausgewählt werden, siehe Rechtemanagement. Einer externen Person können bei den Projektdetails keine Bearbeitungsrechte erteilt werden.

Die Zeiten werden in dem Workspace erfasst, in dem das freigegebene Projekt initial erstellen worden ist.

Die externe Person sieht die Zeit dann links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen.

Nein, dies ist nicht möglich.

Wir können Datenschutz garantieren, weil externe User*innen nicht mit dem Workspace verbunden sind, sondern wirklich nur mit dem Projekt.

Eingeladene User*innen können immer nur das externe Projekt sehen. Die Verbindung besteht nicht zwischen Workspace und der externen Person. Sie stellt nur eine Verbindung zwischen User*in und dem externen Projekt her.

Was User*innen innerhalb des Projekts sehen oder tun können, hängt von der projektspezifischen Berechtigungsrolle ab.

‍Externe Personen sehen jedoch Aufgaben und Zeiten auf ihrem Dashboard, Filter usw. aus dem externen Projekt und erhalten auch Benachrichtigungen, solange die Verbindung aktiv ist, obwohl dies nicht zu ihrem eigenen Arbeitsbereich gehört.

Du kannst externe Nutzer*innen einladen, wie früher die Gäste, ohne sie zu einem Teil deines Workspaces zu machen. Dabei entstehen keine Kosten.

Das ist möglich, wenn du awork und somit einen der Pläne Basic, Business oder Enterprise kostenpflichtig buchst.

Personen, die Bearbeitungsrechte bei Projekten haben, können externe Personen zu Projekten hinzufügen.