Mit awork Connect schließt du die Lücke zwischen deinem Projektteam und deinen externen Partner*innen, indem du dein Projekt einfach, direkt und kostenlos mit externen Personen teilst. Lade diese mit awork Connect zur Kollaboration in dein Projekt ein und los geht's – ganz gleich ob Agenturen, Kund*innen oder Freelancer*innen.
🪢 Du bist ein*e externe*r Partner*in? Dann schaue dir hier den awork Connect Artikel für externe User an.
Wie funktioniert awork Connect?
Ein externer User erhält Zugriff auf ein Projekt eines anderen Workspaces. Sobald die Einladung angenommen wurde, erscheint das freigegebene Projekt direkt im Workspace der externen Person. Voraussetzung dafür ist, dass die eingeladene Person bereits einen bestehenden Workspace hat oder alternativ einen kostenlosen awork Connect Workspace einrichtet. Die Einladung enthält alle notwendigen Informationen, damit der Einstieg reibungslos funktioniert.
Externe Personen einladen – Wie geht das?
Welche Einladungswege gibt es?
Du kannst externe Personen auf vier Arten einladen:
In den Projektdetails: „Teammitglieder hinzufügen oder entfernen“ → „Externe User einladen“
In den Projektdetails über den Connect-Button oben rechts
In den Projektdetails über den Aktions-Button (drei Punkte) → „Mitglieder zuweisen“ → „Externe User einladen“
In den Projekteinstellungen unter „Zugewiesene User → + Hinzufügen → Externe User einladen“
☝️Hinweis: Während der Projekterstellung können keine externen Personen hinzugefügt werden. Du musst das Projekt zuerst erstellen.
💡 Tipp: Wenn du eine externe Person bereits zu einem anderen Projekt eingeladen hast, wird sie dir automatisch vorgeschlagen, sobald du die ersten Buchstaben ihrer E-Mail-Adresse eingibst.
Nach der Einladung – Was passiert dann?
Der externe User erhält eine Einladung per E-Mail sowie Informationen zur weiteren Nutzung. Nach Annahme der Einladung erscheint die Person in den Projekteinstellungen unter „Zugewiesene User“. Dort kannst du eine projektspezifische Berechtigungsrolle zuweisen oder nachträglich ändern.
Du kannst beliebig viele externe Personen zu einem Projekt einladen. Sobald sie der Einladung folgen, werden sie im Projekt sichtbar. Wird die Einladung innerhalb von drei Tagen nicht angenommen, erhält die externe Person automatisch eine Erinnerungs-E-Mail. Nach der Annahme der Einladung bekommt die einladende Person eine Benachrichtigung per E-Mail.
Externe Einladungen steuern – Connect im Workspace aktivieren/deaktivieren
Unter Einstellungen → Allgemein findest du den Button „Erlauben externe Personen zu Projekten einzuladen (Connect)“.
Wenn du diesen Button deaktivierst:
Bestehende externe Verbindungen bleiben aktiv.
Neue Einladungen sind jedoch nicht möglich.
Du kannst die Funktion jederzeit wieder aktivieren.
Verwaltung und Zusammenarbeit mit externen Personen
Wo finde ich einen Überblick über externe Personen?
In den allgemeinen Workspace-Einstellungen gibt es den Menüpunkt „Connect“. Dort sind alle externen Personen deines Workspaces aufgelistet, inklusive der Information, zu welchem Projekt sie gehören und wann sie zuletzt aktiv waren. Über das Drei-Punkte-Menü neben einer Person kannst du direkt das Projekt öffnen oder die Person aus dem Projekt entfernen. Die Liste kann nach letzter Aktivität, Projekt oder User sortiert und gruppiert werden. Mithilfe des Suchfelds kannst du gezielt nach Name, E-Mail-Adresse, Projekt oder Workspace suchen.
Welche Möglichkeiten habe ich mit externen Personen im Projekt?
Wenn ein Projekt für eine externe Person freigegeben ist, kannst du diese Person auf Aufgaben innerhalb des Projekts besetzen. Außerdem kannst du sie im Aktivitätslog sowohl im Projekt selbst als auch in den Projektaufgaben erwähnen. Nimmt die externe Person Änderungen vor, etwa indem sie den Status einer Aufgabe ändert, wirst du wie gewohnt entsprechend deiner Accounteinstellungen benachrichtigt.
Was ist mit externen Personen nicht möglich?
Sie erscheinen nicht im Menüpunkt „User“, sondern nur in der Connect-Übersicht in den Einstellungen.
Sie können im Planer (Workload und Kalender) nicht ausgewählt werden.
Sie können nicht zu Teams hinzugefügt werden.
Es ist nicht möglich, Aufgabenfilter mit ihnen zu teilen.
In Aufgaben-, Projekt- und Zeitauswertungsfiltern lassen sie sich nicht verwenden.
In Automatisierungen können sie nicht direkt als User ausgewählt werden – allerdings ist die Auswahl über ihre projektspezifische Berechtigungsrolle möglich.
Sie können Aufgaben aus freigegebenen Projekten nicht eigenständig in den Kalender oder Planer einplanen.
Rechtemanagement
Berechtigungsrollen für externe User*innen
Eine externe Person erhält stets automatisch eine projektspezifische Berechtigungsrolle (Definiert speziell für externe User) für das freigegebene Projekt.
Die allgemeine Berechtigungsrolle der Person in ihrem eigenen Workspace spielt keine Rolle, weil der Zugriff ausschließlich dieses eine geteilte Projekt betrifft und der Workspace, in dem das Projekt erstellt wurde, die Berechtigungen bestimmt.
Rollen für externe User festlegen und ändern
Beim Erstellen einer neuen projektspezifischen Berechtigungsrolle kann festgelegt werden, ob diese Rolle für externe User gelten soll. Diese Einstellung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
In den Projektdetails können keine Bearbeitungsrechte für externe Personen vergeben werden.
Inhalte vor externen Personen verbergen
Welche Inhalte können verborgen werden?
Du kannst entweder ganze Aufgabenlisten oder einzelne Kommentare für externe Personen unsichtbar machen. Diese Möglichkeit erlaubt dir, weiterhin eine klare interne Kommunikation zu pflegen, ohne auf zusätzliche Tools ausweichen zu müssen.
Um einen Kommentar zu verbergen, aktivierst du im Kommentarfeld den Button mit dem Augen-Symbol. Wenn der Button aktiv ist, erscheint er rot hinterlegt und der Kommentar ist für externe Personen nicht sichtbar.
Möchtest du den Kommentar wieder freigeben, kannst du ihn bearbeiten und den Button deaktivieren.
Ganze Aufgabenlisten zeigen oder verbergen
Wenn du eine komplette Aufgabenliste verbergen möchtest, öffnest du das Drei-Punkte-Menü der Liste und wählst „Verbergen für externe User“. Oberhalb der Liste erscheint dann ein Hinweis, dass sie verborgen ist. Um die Liste wieder sichtbar zu machen, klickst du erneut in das Menü und wählst „Zeigen für externe User“. Die Hinweisnotiz verschwindet anschließend.
Kann ich nur einzelne Aufgaben sichtbar machen?
Es ist möglich, Aufgaben vollständig vor externen Personen zu verbergen, sodass sie ausschließlich die Aufgaben sehen, auf die sie direkt besetzt sind. Dazu legst du in der projektspezifischen Berechtigungsrolle fest, dass externe User keine allgemeinen Aufgabenrechte haben. Die externe Person sieht dann lediglich die zugewiesenen Aufgaben im Tab „Meine Aufgaben“ und kann über den Aufgabenfilter „Meine Aufgaben“ darauf zugreifen.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich die eigenen Mitarbeitenden über awork Connect zu meinen Projekten einladen?
Kann ich die eigenen Mitarbeitenden über awork Connect zu meinen Projekten einladen?
Es ist nicht möglich, User mit der selben E-Mail-Domain über awork Connect einzuladen. awork Connect ist dafür vorgesehen, mit externen Usern zusammenzuarbeiten. Interne Nutzer müssen über eine Lizenz in eurem Workspace verfügen. Für den Abgleich ist die Domain der Workspace Ersteller*innen ausschlaggebend.
Gibt es valide Gründe, warum du deine Mitarbeitenden zu deinen Projekten über awork Connect einladen möchtest? Melde dich in diesem Fall gerne bei unserem Support. Wir prüfen dein Anliegen dann individuell.
Kann ich awork Connect in der 14-tägigen Testphase nutzen?
Kann ich awork Connect in der 14-tägigen Testphase nutzen?
Ja, awork Connect kann in der kostenlosen Testphase uneingeschränkt ausprobiert werden.
Was passiert, wenn die Testphase oder das Abo endet?
Was passiert, wenn die Testphase oder das Abo endet?
Wenn die Testphase oder das Abo des einladenden Workspaces endet, sieht die externe Person eine Hinweisbox im Projekt. Sie kann weiterhin Aufgaben erstellen und deren Status ändern, Kommentare auf Projektebene sind jedoch vorübergehend nicht möglich. Sobald der Workspace wieder in einem kostenpflichtigen Plan aktiv ist, verschwindet die Hinweisbox und das Kommentieren auf Projektebene wird wieder erlaubt.
Wie erkenne ich externe User*innen im Workspace?
Wie erkenne ich externe User*innen im Workspace?
Am Profilbild von externen User*innen wird rechts unten das Workspace-Logo dieser Person angezeigt. Alle Projektmitglieder können die externe Person sehen.
Kann eine Person, mit einer vollen awork Lizenz zu einer externen Person migriert werden?
Kann eine Person, mit einer vollen awork Lizenz zu einer externen Person migriert werden?
Nein, interne User können nicht zu Connect Usern umgewandelt werden.
Wie funktioniert awork Connect, wenn z.B. Kunden*innen awork bisher noch nicht nutzen?
Wie funktioniert awork Connect, wenn z.B. Kunden*innen awork bisher noch nicht nutzen?
Die Kund*innen erhalten eine Einladung per E-Mail und werden dann aufgefordert, sich bei awork zu registrieren und einen eigenen Workspace zu erstellen, in dem das geteilte Projekt angezeigt wird.
Was passiert mit den bisherigen Gast-Lizenzen?
Was passiert mit den bisherigen Gast-Lizenzen?
Früher konntest du externe Personen als Gäste hinzufügen. Diese Funktion wurde durch awork Connect ersetzt. Bestehende Gäste können zu externen Personen migriert werden. Weitere Informationen dazu findest du in einem eigenen Artikel.
Können externe Personen auf den Planer zugreifen?
Können externe Personen auf den Planer zugreifen?
Ja, aber diese sehen nur sich als User und nur das geteilte Projekt und eigene Projekte. Sie können keine Aufgaben oder Projekte planen.
Steht mir awork Connect automatisch zur Verfügung oder muss ich das hinzubuchen?
Steht mir awork Connect automatisch zur Verfügung oder muss ich das hinzubuchen?
awork Connect steht jedem awork Kunden unabhängig vom Plan zur Verfügung. Es muss nichts hinzugebucht werden und es entstehen keine extra Kosten.
Sieht die externe Person in dem geteilten Projekt auch alle anderen User?
Sieht die externe Person in dem geteilten Projekt auch alle anderen User?
Ja, externe User können alle Projektmitglieder sehen.
Funktionieren die Automatisierungen auch mit externen Personen?
Funktionieren die Automatisierungen auch mit externen Personen?
Die externen Personen selbst können nicht als individuelle User in der Automatisierung ausgewählt werden. Dies Auswahl von externen Nutzern ist jedoch über die projektspezifische Berechtigungsrolle möglich.
Können externe Personen auch bei API-Integrationen berücksichtigt werden?
Können externe Personen auch bei API-Integrationen berücksichtigt werden?
Externe Personen werden bei dem Erstellen von Integration über unsere API aufgelistet und können somit auch ausgewählt werden. Diese werden auch als "extern" markiert.
Kann ich beliebig viele Projekte mit einer externen Person teilen?
Kann ich beliebig viele Projekte mit einer externen Person teilen?
Du kannst externen Personen zu beliebig vielen Projekten einladen.
Wo werden die Zeiten der externen Person erfasst?
Wo werden die Zeiten der externen Person erfasst?
Die Zeiten werden in dem Workspace erfasst, in dem das freigegebene Projekt initial erstellen worden ist. Das entspricht dem einladenden Workspace.
Kann die externe Person die erfassten Zeiten in dem eigenen Workspace unter "Zeitauswertungen" auswerten?
Kann die externe Person die erfassten Zeiten in dem eigenen Workspace unter "Zeitauswertungen" auswerten?
Die externe Person sieht ihre eigenen Zeiten links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen.
Können andere User Zeiten für Externe User erfassen?
Können andere User Zeiten für Externe User erfassen?
Nein, nur externe Nutzer selbst können ihre eigene Zeit erfassen. Andere User können keine Zeiteinträge für Connect User erstellen.
Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
Wir können Datenschutz garantieren, weil externe User nicht mit dem gesamten Workspace verbunden sind, sondern wirklich nur mit dem Projekt.
Kostet es etwas, externe User in den Workspace zu integrieren?
Kostet es etwas, externe User in den Workspace zu integrieren?
Nein, awork Connect ist als Feature in allen Plänen enthälten und verursacht keine weiteren Kosten.
Wer kann externe Personen einladen?
Wer kann externe Personen einladen?
Personen, die Bearbeitungsrechte auf Projekte haben können externe Personen zu Projekten hinzufügen.