Mit awork Connect schließt du die Lücke zwischen deinem Projektteam und deinen externen Partner*innen, indem du dein Projekt einfach, direkt und kostenlos mit externen Personen teilst. Lade diese mit awork Connect zur Kollaboration in dein Projekt ein und los geht's – ganz gleich ob Agenturen, Kund*innen oder Freelancer*innen.
🪢 Du bist ein*e externe*r Partner*in? Dann schaue dir hier den awork Connect Artikel für externe User an.
Wie funktioniert awork Connect?
Mithilfe von awork Connect kann ein*e User*in Zugriff zu einem Projekt eines anderen Workspaces bekommen. Diese Person wird als externe*r User*in in den Workspace eingeladen und hat somit Zugriff auf das eine Projekt. Das freigegebene Projekt wird dann im Workspace des*r externen Users*in angezeigt. Das bedeutet, dass die externe Person zwingend einen Workspace benötigt, um Zugriff zu dem freigegebenen Projekt zu erhalten. Die externe Person erhält bei der Einladung zu Projekten weitere Infos zu awork Connect und wie das Vorgehen nach der Einladung ist.
☝️ Hinweis: awork Connect ist dafür vorgesehen, mit externen Usern zusammenzuarbeiten. Es ist daher nicht möglich, eigene Mitarbeitende zu Projekten über awork Connect einzuladen. Diese müssen über eine Lizenz in eurem Workspace verfügen. Für den Abgleich ist die Domain der Workspace Ersteller*innen ausschlaggebend. Gibt es valide Gründe, warum du deine Mitarbeitenden zu deinen Projekten über awork Connect einladen möchtest? Melde dich in diesem Fall gerne bei unserem Support. Wir prüfen dein Anliegen dann individuell.
Externe Personen einladen
Es gibt vier Möglichkeiten, eine externe Person in deinen Workspace einzuladen.
In den Projektdetails über den Button Teammitglieder hinzufügen oder entfernen > Externe User einladen
In den Projektdetails über den Connect Button oben rechts
In den Projektdetails über den Aktions-Button (drei Punkte) > Mitglieder zuweisen > Externe User einladen
In den Projekteinstellungen unter Zugewiesene User > + Hinzufügen > Externe User einladen
☝️Hinweis: Während der Projekterstellung können keine externen Personen hinzugefügt werden. Das Projekt muss zuerst erstellt werden und erst dann können die externen User*innen ergänzt werden.
☝️Tipp: Wenn du einen externen User schon einmal zu einem anderen Projekt eingeladen hast, wird er dir vorgeschlagen, sobald du die ersten Buchstaben seiner Mail-Adresse eintippst.
Nach dem Einladen der Person kann eine externe projektspezifische Berechtigungsrolle ausgewählt werden, siehe Rechtemanagement.
Sobald die externe Person die Einladung angenommen hat, erscheint diese in den Projekteinstellungen unter Zugewiesene User. Dort kann die projektspezifische Berechtigungsrolle dann im Nachgang noch angepasst werden.
Es können beliebig viele externe Personen zu einem Projekt hinzugefügt werden.
Sobald die externe Person die Einladung akzeptiert hat, kann der*die User*in in awork genutzt werden, sprich du kannst die Person erst dann auf eine Aufgabe besetzen.
☝️Hinweis: Die eingeladene Person erhält eine Erinnerung wenn sie die Einladung nach 3 Tagen noch nicht angenommen hat. Wenn die externe Person die Einladung angenommen hat und dem Projekt beigetreten ist, erhält die einladende Person darüber eine Benachrichtigung per E-Mail.
Enable Button
Über den Erlauben externe Personen zu Projekten einzuladen (Connect)-Button in den Einstellungen unter Allgemein kannst du das Einladen externer Personen vorübergehend ausschalten. Wenn der Button deaktiviert ist, könnt ihr ganz normal mit awork connect und den bereits eingeladenen externen Personen weiterarbeiten. Nur neue Einladungen für externe Personen sind dann nicht möglich. So könnt ihr verhindern, dass ungewünscht externe Personen eingeladen werden. Solltet ihr dann wieder neue externe Personen einladen wollen, könnt ihr den Button einfach wieder aktivieren.
☝️🔐 Hinweis: Dieser Button erscheint nicht bei Usern in einem Basic Connect Plan.
Rechtemanagement
Die externe Person erhält eine projektspezifische Berechtigungsrolle. Die allgemeine Berechtigungsrolle, die die Person in ihrem Workspace innehat, spielt hier keine Rolle.
Wenn eine neue projektspezifische Berechtigungsrolle erstellt wird, kann ausgewählt werden, ob diese Rolle für externe User*innen gelten soll.
☝️Hinweis: Ist dies einmal eingestellt, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Einer externen Person können bei den Projektdetails keine Bearbeitungsrechte erteilt werden.
Eine externe Person in meinem Workspace
An der externen Person in meinem Workspace wird rechts unten am Profilbild der Person das Workspace-Logo dieser Person angezeigt.
Alle Projektmitglieder können die externe Person sehen.
Wenn ich ein Projekt für eine externe Person freigegeben habe, dann kann ich (für) diese Person:
auf Aufgaben innerhalb dieses Projektes besetzen
im Aktivitätslog im Projekt und in den Projektaufgaben erwähnen
Wenn die externe Person zum Beispiel einen Aufgabenstatus ändert, werde ich gemäß meinen Accounteinstellungen darüber wie gehabt benachrichtigt.
Die folgenden Aktionen sind mit externen Personen jedoch NICHT möglich:
die externe Person im Menüpunkt "User" einsehen
sie im Planer (Workload und Kalender) als User*in auswählen
sie zu Teams hinzufügen
Aufgabenfilter mit ihr teilen
nach ihr bei den Aufgaben-, Projekt- und Zeitauswertungsfiltern filtern
sie innerhalb von Automatisierungen als User*in auswählen ABER es ist möglich, die externe Person über die projektspezifische Berechtigungsrolle in der Automatisierung auszuwählen
Folgende Dinge sind als externe Person NICHT möglich:
Aufgaben von externen Projekten in den Kalender oder Planer einplanen
Bestimmte Inhalte aus Projekten für externe User verbergen
In Projekten mit exernen Usern habt ihr die Möglichkeit ganze Aufgabenlisten oder einzelne Kommentare vor den externen Usern zu verbergen. Dies ist besonders hilfreich um weiterhin eine gute interne Kommunikation zu erhalten, ohne das andere Tools verwendet werden müssen.
Einzelne Kommentare auf Projekt- oder Aufgabenebene vor externen Usern verbergen
Um einzelne Kommentare zu verbergen, kannst du einfach den Button mit dem Augen-Icon im Kommentarfeld aktivieren. Wenn der Button aktiv ist, wird er rot hinterlegt angezeigt.
Kommentar für externe User wieder sichtbar machen
Um den Kommentar wieder für externe User sichtbar zu machen kann der Kommentar bearbeitet werden und der Button kann einfach wieder deaktiviert werden.
Ganze Aufgabenlisten in Projekten vor externen Usern verbergen
Um ganze Aufgabenlisten vor externen Usern zu verbergen kannst du einfach auf das 3 Punkt Menü der Aufgabenliste klicken und dort auf Verbergen für externe User.
Du siehst dann eine Notiz oberhalb der Liste, die dir anzeigt das diese Liste nun vor externen Usern verborgen ist.
Aufgabenliste für externe User wieder sichtbar machen
Um die Aufgabenliste für externe User wieder sichtbar zu machen klicke einfach erneut in das 3 Punkt Menü und wähle dann Zeigen für externe User.
Die Info über der Aufgabenliste, das die Liste von externen Usern User verborgen ist, verschwindet dann wieder.
Nur einzelne Aufgaben für externe User sichtbar machen
Aufgaben können komplett vor externen Usern vorbergen werden, so dass ausschließelich Aufgaben für den externen User zu sehen sind, auf die er besetzt ist.
Lege in der projektspezifischen Berechtigungsrolle fest, das der externe User keine Rechte auf Aufgaben bekommt.
Der externe User kann die Aufgaben, auf die er besetzt ist, dann im Projekt über den Tab "Meine Aufgaben" einsehen.
Ebenfalls kann der externe User auf diese Aufgaben über den Aufgabenfilter Meine Aufgaben zugreifen.
Externe Personen Überblicken
In den Allgemeinen Workspace Einstellungen findest du den Menü-Punkt Connect.
Dort kannst du alle Externen Personen aus deinem Workspace auf einen Blick finden zusätzlich mit der Information über das Projekt welches diese Person betrifft und wann sie zuletzt aktiv war.
Über das 3 Punkt Menü an dem jeweiligen externen User kannst du:
das Projekt öffnen
den User von dem Projekt entfernen
Du kannst diese Übersicht nach folgenden Kategoriern sortieren und gruppieren:
Letzte Aktivität
Projekt
User
Über das Suchfeld kannst du die User über Name, Mail-Adresse, Projekt oder Workspace suchen.
Gäste in awork
Bisher konnte man in awork externe Personen als Gäste hinzufügen. Dies wird durch awork Connect in der Zukunft nicht mehr notwendig sein. Hier habt ihr die Möglichkeit bei bestehenden Gast-Usern*innen, diese zu externen Personen zu migrieren. Weitere Informationen findest du hier.
awork Registrierung - gleiche E-Mail Domain
In dem Menüpunkt Einstellungen, habt ihr nun die Möglichkeit, in eurem Workspace bestehende E-Mail Domains festzulegen. Wenn sich eine Person mit dieser E-Mail Domain bei awork registriert und diese E-Mail Domain in euren Einstellungen hinterlegt ist, dann wird diese Person während dem Registrierungsprozess gefragt, ob sie eurem Workspace beitreten möchte. So kann verhindert werden, dass Personen des gleichen Unternehmens mehrere Workspaces erstellen. Sie werden somit darauf hingewiesen, dass es hier schon einen Workspace gibt, dem sie beitreten können. Weitere Informationen findest du hier.
Connect in der kostenfreien Testversion
awork Connect kann in der kostenfreien Testversion ausgiebig getestet werden. 🥳
Testphase vom einladenden Workspace abgelaufen oder Abo gekündigt
Wenn der Worspace des Einladenden (eines verbundenen Projekts) abgelaufen ist (entweder durch eine abgelaufene Testversion oder ein gekündigtes Abonnement), sieht der eingeladene Benutzer in den Projekt-Details eine Info-Box mit einer Information dazu.
Aufgaben und Kommentare
Der eingeladene Benutzer kann immer noch Aufgaben erstellen und den Status der Aufgaben ändern, je nach seinen Berechtigungen.
Der eingeladene Benutzer kann auf Projektebene keine Kommentare mehr absenden.
☝️ Wichtig: Wenn der ursprüngliche Arbeitsbereich wieder in einem kostenpflichtigen Plan ist, wird die Infobox nicht mehr angezeigt, und Kommentare auf Projektebene sind wieder möglich.
Häufige Fragen
Kann ich die eigenen Mitarbeitenden über awork Connect zu meinen Projekten einladen?
Es ist nicht möglich, eigene Mitarbeitende zu Projekten über awork Connect einzuladen, da awork Connect dafür vorgesehen ist, mit externen Usern zusammenzuarbeiten. Diese müssen über eine Lizenz in eurem Workspace verfügen. Für den Abgleich ist die Domain der Workspace Ersteller*innen ausschlaggebend. Gibt es valide Gründe, warum du deine Mitarbeitenden zu deinen Projekten über awork Connect einladen möchtest? Melde dich in diesem Fall gerne bei unserem Support. Wir prüfen dein Anliegen dann individuell.
Welche Unterschiede zwischen normalen Usern und Connect-Usern gibt es?
Folgende Aktionen sind NUR mit Usern mit einer vollen awork Lizenz möglich.
Vorteile: User mit einer vollen Lizenz können ...
in Aufgabenfiltern ausgewählt werden
im Planer für Kapazitätsplanung genutzt werden
als Projektleitung bestimmt werden
mehrere neue Projekte anlegen
zu Teams hinzugefügt werden
in der Zeitauswertung gefiltert werden
als User bei Automatisierungen ausgewählt werden
Kann eine Person, mit einer vollen awork Lizenz zu einer externen Person migriert werden?
Nein, das ist leider nicht möglich.
Wie funktioniert awork Connect, wenn z.B. Kunden*innen awork bisher noch nicht nutzen?
Diese erhalten dann eine Einladung per E-Mail und werden dann aufgefordert, sich bei awork zu registrieren und einen eigenen Workspace zu erstellen, in dem dann das geteilte Projekt angezeigt wird.
Was passiert mit den bisherigen Gast-Lizenzen?
In Zukunft werden diese vollständig durch die externen Personen ersetzt. Momentan bestehen noch beide Möglichkeiten. Bestehende Gäste können jederzeit zu externen Personen migriert werden, siehe hier.
Können externe Personen auf den Planer zugreifen?
Ja, aber diese sehen nur sich als User*in und nur das geteilte Projekt und eigene Projekte.
Steht mir awork Connect automatisch zur Verfügung oder muss ich das hinzubuchen?
awork Connect steht jedem awork Kunden in einem bezahlten Plan, unabhängig vom Plan, zur Verfügung. Es muss nichts hinzugebucht werden und es entstehen keine extra Kosten.
Sieht die externe Person in dem geteilten Projekt auch alle anderen User*innen?
Ja.
Funktionieren die Automatisierungen auch mit externen Personen?
Die externen Personen selbst können nicht als User*in in der Automatisierung ausgewählt werden, jedoch über die projektspezifische Berechtigungsrolle.
Können externe Personen auch bei API-Integrationen berücksichtigt werden?
Externe Personen werden bei dem Erstellen von Integration über unsere API aufgelistet und können somit auch ausgewählt werden. Diese werden auch als "extern" markiert.
Wieso sehe ich die externe Person nicht unter dem Menüpunkt "User"?
Du siehst die Person nicht, da diese kein*e vollwertige*r User*in in deinem Workspace ist. Wenn du in dem freigegebenen Projekt in die Einstellungen gehst, dann siehst du dort alle Projektmitglieder, mit Hinweis, welche Personen extern sind. Dort kann dann auch die projektspezifische Berechtigungsrolle angepasst werden.
Können User*inner mit der selben E-Mail-Domain als externe Personen eingeladen werden?
Es ist nicht möglich, User*innen mit der selben E-Mail-Domain über awork Connect einzuladen. awork Connect ist dafür vorgesehen, mit externen Usern zusammenzuarbeiten. Diese müssen über eine Lizenz in eurem Workspace verfügen. Für den Abgleich ist die Domain der Workspace Ersteller*innen ausschlaggebend. Gibt es valide Gründe, warum du deine Mitarbeitenden zu deinen Projekten über awork Connect einladen möchtest? Melde dich in diesem Fall gerne bei unserem Support. Wir prüfen dein Anliegen dann individuell.
Kann ich beliebig viele Projekte mit einer externen Person teilen?
Du kannst externen Personen zu beliebig vielen Projekten einladen.
Welche Rechte hat eine externe Person auf dem freigegebenen Projekt?
Nach dem Einladen der Person kann eine externe projektspezifische Berechtigungsrolle ausgewählt werden, siehe Rechtemanagement. Einer externen Person können bei den Projektdetails keine Bearbeitungsrechte erteilt werden.
Wo werden die Zeiten der externen Person erfasst?
Die Zeiten werden in dem Workspace erfasst, in dem das freigegebene Projekt initial erstellen worden ist.
Kann die externe Person die erfassten Zeiten in dem eigenen Workspace unter "Zeitauswertungen" auswerten?
Die externe Person sieht die Zeit dann links im Menü unter "Zeiten", jedoch nicht bei den Zeitauswertungen.
Können andere User Zeiten für Externe User erfassen?
Nein, dies ist nicht möglich.
Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
Wir können Datenschutz garantieren, weil externe User*innen nicht mit dem Workspace verbunden sind, sondern wirklich nur mit dem Projekt.
Was sehen externe Personen in den anderen Workspaces?
Eingeladene User*innen können immer nur das externe Projekt sehen. Die Verbindung besteht nicht zwischen Workspace und der externen Person. Sie stellt nur eine Verbindung zwischen User*in und dem externen Projekt her.
Was User*innen innerhalb des Projekts sehen oder tun können, hängt von der projektspezifischen Berechtigungsrolle ab.
Externe Personen sehen jedoch Aufgaben und Zeiten auf ihrem Dashboard, Filter usw. aus dem externen Projekt und erhalten auch Benachrichtigungen, solange die Verbindung aktiv ist, obwohl dies nicht zu ihrem eigenen Arbeitsbereich gehört.
Kostet es etwas, externe User*innern in den Workspace zu integrieren?
Du kannst externe Nutzer*innen einladen, wie früher die Gäste, ohne sie zu einem Teil deines Workspaces zu machen. Dabei entstehen keine Kosten.
Kann ich in dem Basic Connect Plan User*innen einladen?
Das ist möglich, wenn du awork und somit einen der Pläne Basic, Business oder Enterprise kostenpflichtig buchst.
Wer kann externe Personen einladen?
Personen, die Bearbeitungsrechte bei Projekten haben, können externe Personen zu Projekten hinzufügen.