Durch das Weiterleiten von E-Mails können Aufgaben in awork erstellt werden. Jedes Projekt und jede*r User*in hat dafür eine spezielle, einzigartige E-Mail-Adresse.
Dadurch ist es möglich, Prozesse schlanker zu gestalten, wie z.B.:
Rechnungsfreigabe durch Weiterleitung von Rechnungen an ein zentrales Projekt
Abarbeiten von Kundenanfragen für bspw. regelmäßige Social-Media-Beiträge
Strukturiertes Bearbeiten von Bewerbern
Sammeln und Bearbeiten von Feedback & Bugs für Software-Produkte
uvm.
Aufgaben in Projekten erstellen
Beim Erstellen einer Aufgabe aus einer E-Mail kann der Aufgabentyp nicht ausgewählt werden, sondern ist standardmäßig eingestellt.
Der Aufgabentyp ist standardmäßig auf den Aufgabentyp eingestellt, den der*die jeweilige Benutzer*in in dem Projekt, an das er*sie die E-Mail sendet, zuletzt verwendet hat.
Wenn kein zuletzt verwendeter Aufgabentyp ermittelt werden kann, so wird automatisch der Aufgabentyp gewählt, der in der Liste der Aufgabentypen ganz oben steht.
Der Aufgabentyp kann jedoch bearbeitet werden, sobald die Aufgabe erstellt wurde.
Die E-Mail-Adresse eines Projekts findest du unter den Projekteinstellungen.
☝️Wichtig: Nur HTML E-Mails können korrekt in Aufgaben umgewandelt werden. Wenn dein E-Mail-Programm RTF anstelle von HTML E-Mails sendet, dann kann dies entsprechend umgestellt werden. Weiterführende Informationen dazu findest du zum Beispiel auf der Support-Webseite von Microsoft.
Private Aufgaben erstellen
Die E-Mail-Adresse zum Erstellen von private Aufgaben findest du in deinen Account-Einstellungen.
☝️Wichtig: Da das Anlegen von Aufgaben über E-Mails anonym passiert, findet hier keine Berechtigungsprüfung statt. Auch ein*e User*in ohne Schreibrechte auf die Projektaufgaben kann somit eine Aufgabe in dem Projekt anlegen.
Übernommene Informationen der E-Mail-Aufgabe
awork | |
Empfänger | Bearbeiter*in |
Betreff | Aufgabenname |
E-Mail-Inhalt | Aufgabenbeschreibung |
Anhänge | Aufgabenanhänge |
CC-Empfänger | Benachrichtigungen für die Aufgabe |
Gibt es mehrere Empfänger*innen, so wird der erste neben der awork E-Mail-Adresse ausgewählt. Findet awork diese*n User*in, wird dieser als Bearbeiter*in der Aufgabe festgelegt. CC-Empfänger*innen erhalten zukünftig Benachrichtigungen für diese Aufgabe, wenn ein Matching über die E-Mail-Adresse in awork erfolgt ist.
Tags über den Betreff hinzufügen
Tags in dem Format #tag, die im Betreff stehen, werden als Aufgaben-Tags in awork übernommen.
Nutze die vCard für dein Adressbuch
Neben dem E-Mail-Feld kannst du dir eine vCard, also einen Adressbuchkontakt, herunterladen und abspeichern. Diesen Kontakt kannst du dir dann in deinem E-Mail-Client hinterlegen und schneller die E-Mails an die jeweilige Adresse weiterleiten, ohne die Adresse erneut nachschlagen zu müssen.
Aufgaben aus E-Mails in bestimmten Listen anlegen
Projektaufgaben können automatisch in bestimmten Aufgabenlisten angelegt werden. Dazu kannst du in den Projekteinstellungen die jeweilige Standard-Aufgabenliste auswählen.
E-Mail-Aufgaben automatisieren
In den Projekteinstellungen kannst du Automatisierungen für Aufgaben anlegen, die aus E-Mails erstellt wurden.
So können direkt weitere Aktionen mit den Aufgaben aus E-Mails durchgeführt werden, wie Bearbeiter*innen festlegen, Tags hinzufügen, den Status wechseln oder eine Fälligkeit hinzufügen.
