Damit du deine bestehenden Aufgaben möglichst einfach übernehmen kannst, gibt es einen Daten-Importer in awork. Um ihn zu verwenden, müssen die Aufgaben inkl. Projekte einfach im Excel-Format (.xlsx) vorliegen.
☝️Tipp: Wie du deine Daten aus Trello, Asana, Monday, Jira oder Meistertask exportierst und für den Import in awork vorbereitest, erfährst du hier.
Wer kann Daten importieren?
Nur Admins können Daten importieren.
Welche Daten können importiert werden?
Der Daten-Import in awork umfasst in erster Linie Aufgaben mit ihren Details.
Folgende Felder lassen sich mit den Aufgaben importieren:
Name der Aufgabe
Projekt (Name)
Kunde (Name)
Beschreibung der Aufgabe
Tätigkeit
Startdatum
Fälligkeit
Geplanter Aufwand
Bearbeiter*in
Status der Aufgabe
Aufgabenliste
Dabei sind Projekte, Kunden und Aufgabenlisten eigenständige Objekte in awork. Wenn sie beim Import nicht in awork gefunden werden, so werden diese Objekte neu angelegt. Werden gleichnamige Objekte gefunden, so werden diese wieder verwendet. Somit lassen sich auch Kunden und Projekte importieren, jedoch nicht als eigenständigen Import mit allen Projekt- oder Kundendetails.
Kann ich auch Zeiten importieren?
Nein, einen Import von Zeiten in awork ist aktuell nur über die API möglich.
Kann ich auch nur Kunden oder Projekte importieren?
Der eigenständige Import von Kunden oder Projekten mit all ihren Details ist nur über die API möglich. Es lassen sich jedoch Projekte und Kunden in einfacher Form über die Aufgaben importieren (siehe oben).
Schritt für Schritt: Der Daten-Import
Schritt 1: Navigiere in Einstellungen
Unter Einstellungen > Allgemeines findest du den Bereich Daten-Import.
Schritt 2: Die Daten vorbereiten
Durch einen Klick auf den Button Import starten öffnet sich ein Fenster, in dem du eine Vorlage herunterladen kannst, die bereits perfekt auf den Import abgestimmt ist.
Wie du deine Daten aus anderen Tools exportierst, erfährst du hier.
Fülle die Vorlage, benutze oder erstelle eine eigene Excel-Tabelle (.xlsx) und befülle sie mit deinen Aufgaben.
In demselben Fenster kannst du deine Excel-Tabelle zum Import wieder hochladen.
Schritt 3: Die Felder zwischen awork und den Excel-Spalten zuweisen
Sollten die Spaltenüberschriften deiner Excel-Tabelle nicht automatisch mit den Feldern in awork verknüpft werden können, so öffnet sich ein Fenster, in dem du die Zuordnung manuell vornehmen musst.
Benutzt du die Vorlage, die in awork bereitgestellt wird, so wird dieser Schritt übersprungen.
Schritt 4: Die Daten überprüfen und manuell korrigieren
In einem großen Fenster werden dir nun alle Daten übersichtlich angezeigt. Die Daten sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht importiert.
Fall es Probleme und z.B. unvollständige Datensätze gibt, wird dir das am oberen Fensterrand angezeigt. Pflichtfelder wie bspw. der Aufgabenname müssen immer einen Wert haben, um importiert werden zu können. Die entsprechenden Felder werden rot in der Tabelle markiert.
Wenn Projekte oder Kunden mit demselben Namen bereits in awork existieren, werden sie für den Import verwendet und es werden keine neuen Objekte angelegt. Du erkennst durch den kleinen Stern neben dem Namen in dem Feld, dass ein bestehendes Projekt oder Kunde verwendet wird.
Du kannst alle Daten hier Zeile für Zeile und Zelle für Zelle noch bearbeiten, bevor sie importiert werden. Klicke dazu einfach in die entsprechende Zelle.
Unvollständige oder fehlerhafte Zeilen werden während des Imports übersprungen.
Schritt 5: Import starten
Wenn du nun auf Importieren klickst, werden die Daten in awork angelegt. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail.