Asana Importer
Überblick
Mit dem Asana Importer kannst du Projekte, Aufgaben und – optional – Unteraufgaben, Kommentare sowie Anhänge aus Asana in awork übernehmen.
Die Importdauer liegt in der Regel zwischen 2 und 15 Minuten und hängt von der Anzahl und Größe der zu importierenden Projekte ab.
Voraussetzungen
Du hast Zugriff auf den Importer Hub in awork (typischerweise Admin-/Owner-Rechte).
Du kannst in Asana einen Personal Access Token erstellen (Zugriff auf die Asana Entwickler-Konsole).
Wenn du Eigene Felder, Projektvorlagen oder Projekttypen nutzen möchtest, müssen diese vorher in awork angelegt sein.
Wichtig: Nutzerzuweisungen funktionieren nur zuverlässig, wenn die Personen in Asana und awork mit identischer E-Mail-Adresse existieren.
Wie starte ich den Asana-Import?
Der Import besteht aus zwei Teilen: (1) Token in Asana erstellen und (2) Import in awork starten und konfigurieren.
1) Importer Hub in awork öffnen
Öffne in awork Einstellungen und navigiere zum Importer Hub.
Wähle Asana und klicke auf Import starten.
2) Personal Access Token in Asana erstellen
Für den Import benötigt awork einen Asana Personal Access Token (Zugangstoken). So erstellst du ihn in Asana:
Öffne deinen Asana Workspace.
Klicke in Asana auf dein Profil und wähle Einstellungen. Es öffnet sich ein Pop-up.
Scrolle im Pop-up ganz nach unten und klicke auf Entwickler-Konsole anzeigen.
Es öffnet sich ein neuer Tab. Klicke dort auf Neuen Token erstellen.
Vergib einen Namen (z. B. awork Token), bestätige die Asana-API-Nutzungsbedingungen und klicke auf Token erstellen.
Im nächsten Pop-up wird dir dein Token angezeigt. Kopiere ihn und speichere ihn sicher, damit du ihn gleich in awork einfügen kannst.
3) Token in awork einfügen
Wechsle zurück zu awork.
Füge den Token in das entsprechende Feld ein und klicke auf Weiter.
4) Projekttyp und Projektvorlage (optional) auswählen
Optional kannst du einen Projekttyp und eine Projektvorlage auswählen. Beide müssen vorher in awork existieren.
5) Eigene Felder mappen
Im nächsten Schritt kannst du Eigene Felder aus Asana auf Eigene Felder in awork abbilden (Mapping). Die Eigenen Felder müssen in awork bereits angelegt sein, bevor du sie im Import auswählen kannst.
Wichtig: Ein Status muss zuerst in einer Projektvorlage angelegt werden, bevor du ihn im Mapping verwenden kannst. Andernfalls wird der Status nicht korrekt importiert.
Wichtig: Personen-Zuweisungen funktionieren nur, wenn die Person in Asana und awork mit identischer E-Mail-Adresse existiert.
Wenn du eine Spalte nicht mappen möchtest, wähle Nicht zuordnen.
6) Import-Optionen auswählen (Unteraufgaben, Kommentare, Anhänge)
Du kannst separat auswählen, ob du Unteraufgaben, Kommentare und Anhänge importieren möchtest.
Hinweis: In awork gibt es nur eine Ebene an Unteraufgaben.
7) Zusammenfassung prüfen und Import starten
Vor dem Start siehst du eine Zusammenfassung deiner Auswahl (z. B. Projekte, Aufgaben, Unteraufgaben, Dateien und Kommentare). Die Berechnung kann ein paar Sekunden dauern.
Klicke danach auf Import starten.
8) Fortschritt verfolgen und Ergebnis prüfen
Während des Imports siehst du den Fortschritt sowie eine geschätzte verbleibende Zeit.
Wenn dein Import erfolgreich war, erhältst du eine Bestätigung. Wenn der Import fehlschlägt, siehst du ebenfalls eine Benachrichtigung. Mit Zurück zur Startseite kannst du den Importprozess erneut starten.
Nach erfolgreichem Import findest du dein importiertes Projekt in deinem awork Workspace.
Tipps & Einschränkungen
Bekannte Einschränkungen
Unteraufgaben: awork unterstützt nur eine Ebene an Unteraufgaben. Tiefer verschachtelte Strukturen aus Asana werden entsprechend reduziert.
Status-Mapping: Ein Status muss in einer Projektvorlage existieren, sonst wird er nicht korrekt importiert.
Personen-Zuweisungen: Zugewiesene Personen werden nur dann korrekt übernommen, wenn die Person in Asana und awork mit derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist.
Eigene Felder: Felder, auf die du mappen möchtest, müssen vorab in awork angelegt werden.
Tipps für ein sauberes Ergebnis
Lege vor dem Import eine passende Projektvorlage (inkl. Status) und ggf. einen Projekttyp in awork an.
Stimme E-Mail-Adressen deiner Teammitglieder zwischen Asana und awork ab, bevor du importierst.
Nutze im Mapping konsequent Nicht zuordnen, wenn du Felder nicht übernehmen willst.
Wenn du unsicher bist, starte zuerst mit einem Import von wenigen Projekten und erweitere danach.
Spalten zu Eigenen Feldern mappen
Du kannst Spalten/Felder aus Asana auf folgende awork-Felder mappen (Auszug/Übersicht):
Name Aufgabe (Asana) → Aufgabe (awork)
Genehmigungsstatus (Asana) → Aufgabe (awork)
Aufgabe als erledigt markieren (Asana) → Status (awork)
Unteraufgabe (Asana) → Unteraufgabe (awork) sowie Timeline (Start-/Fälligkeitsdatum) (awork) und Datum (awork) (Custom Field)
Verantwortlich (Asana) → Zugewiesen an (awork) und Person (awork) (Custom Field)
Beschreibung (Asana) → Beschreibung (awork) sowie Text (awork) (Custom Field)
Kommentare (Asana) → Kommentar (awork)
Dateien anhängen (Asana) → Anhang (awork)
Einzelauswahl (Asana) → Text (Custom Field), Auswahl (Custom Field) oder Status (awork)
Mehrfachauswahl (Asana) → Text (awork) (Custom Field)
Datum (Asana) → Timeline (Start-/Fälligkeitsdatum) (awork) und Datum (awork) (Custom Field)
Personen (Asana) → Zugewiesen an (awork) und Person (awork) (Custom Field)
Text (Asana) → Beschreibung (awork) und Text (awork) (Custom Field)
Zahl (Asana) → Text (awork) (Custom Field) und Zahl (awork) (Custom Field)
Die Zahl in Asana ist mit Text und Zahl in awork verknüpft.
Formel (Asana) → Text (awork) (Custom Field)
ID (Asana) → Text (awork) (Custom Field)
Zeiterfassung (Asana) → Erfasste Zeiten (awork)
Berechnung (Asana) → Text (awork) (Custom Field)
Projekte (Asana) → Text (awork) (Custom Field)
Tags (Asana) → Tags (awork) sowie Text (Custom Field) oder Auswahl (Custom Field)
Erledigt am (Asana) → Text (Custom Field) und Datum (Custom Field)
Zuletzt geändert am (Asana) → Text (Custom Field) und Datum (Custom Field)
Erstellt am (Asana) → Text (Custom Field) und Datum (Custom Field)
Erstellt von (Asana) → Zugewiesen an (awork) und Person (awork) (Custom Field)
Beteiligte (Asana) → Zugewiesen an (awork) und Person (awork) (Custom Field)
Sicherheit: Umgang mit dem Token
Behandle deinen Asana Personal Access Token wie ein Passwort und teile ihn nicht öffentlich.
Wenn du vermutest, dass der Token kompromittiert wurde, widerrufe ihn in Asana und erstelle einen neuen.
Häufige Frage (FAQ)
Wie lange dauert der Import aus Asana?
Wie lange dauert der Import aus Asana?
Meist dauert der Import zwischen 2 und 15 Minuten. Die Dauer hängt von der Anzahl der Projekte sowie der Menge an Aufgaben, Unteraufgaben, Kommentaren und Anhängen ab.
Warum werden Aufgaben nicht der richtigen Person zugewiesen?
Warum werden Aufgaben nicht der richtigen Person zugewiesen?
Zuweisungen funktionieren nur, wenn die Person in Asana und awork mit identischer E-Mail-Adresse existiert. Prüfe außerdem, ob die Person in awork Zugriff auf den Workspace hat.
Warum werden Status nicht korrekt importiert?
Warum werden Status nicht korrekt importiert?
Ein Status muss zuerst in einer Projektvorlage in awork angelegt sein, bevor du ihn im Mapping verwenden kannst. Wenn kein passender Status existiert, kann er beim Import nicht korrekt zugeordnet werden.
Kann ich Eigene Felder aus Asana auf awork mappen?
Kann ich Eigene Felder aus Asana auf awork mappen?
Ja. Die Ziel-Felder müssen jedoch vor dem Import als Eigene Felder in awork angelegt werden. Im Mapping kannst du Felder außerdem bewusst auslassen, indem du Nicht zuordnen auswählst.
Werden verschachtelte Unteraufgaben aus Asana vollständig übernommen?
Werden verschachtelte Unteraufgaben aus Asana vollständig übernommen?
awork unterstützt nur eine Ebene an Unteraufgaben. Wenn du in Asana mehrere Verschachtelungsebenen nutzt, werden diese beim Import entsprechend vereinfacht.