💡 Diese Schnittstelle ist ein kostenpflichtiges Add-on. Wenn du unsere MOCO-Integration nutzen möchtest, melde dich ganz einfach bei uns unter [email protected]. Wir freuen uns auf deine Anfrage!
MOCO ist eine Agentursoftware, mit der du deine Buchhaltung neben vielen weiteren hilfreichen Features ohne Stress und Papierkram erledigen kannst.
Für MOCO haben wir verschiedene Integrationen:
kostenfreie MOCO Integration für Rechnungen
kostenpflichtige MOCO Integration für Übertragung von Projekten und Zeiten
Allgemeine Informationen
Die MOCO-Integration ermöglicht dir, Projekte, Zeiten und Abwesenheiten zwischen awork und MOCO nahtlos zu übertragen. So kannst du sicherstellen, dass alle wichtigen Daten an einem Ort verfügbar sind und deine Workflows optimal unterstützt werden. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Integration einrichtest und welche Funktionen sie dir bietet.
Funktionen der MOCO-Integration
Projekte:
Neue Projekte aus MOCO können direkt zu awork synchronisiert werden.
Dabei ist es möglich Projektvorlagen aus awork zu nutzen.
Bestehende Projekte aus awork können nach MOCO übertragen werden.
Zeiterfassung:
Zeiten, die in awork erfasst werden, werden übertragen, sodass keine manuelle Synchronisation nötig ist.
Du kannst festlegen, dass die Übertragung der Zeiten erst ab einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen soll.
Dabei kann auch zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten unterschieden werden.
Abwesenheiten:
Abwesenheiten können von Moco zu awork übertragen werden.
Das trifft auf neu angelegte oder geänderte Abwesenheiten, keine bestehenden.
Es erfolgt keine Synchronisation von awork zu Moco bei Änderungen.
Funktionsweise der MOCO-Schnittstelle
1. Projekterstellung:
Das Projekt wird in MOCO neu angelegt und mit dem Tag „Sync to awork“ versehen.
Die Schnittstelle legt das Projekt automatisch in awork an. Dabei werden folgende Daten übertragen:
Projektnummer
Projektname
Start- und Enddatum
Kunde (wird angelegt oder ausgewählt und dem Projekt zugeordnet).
Projektverantwortlicher und Projektmitglieder werden zu awork synchronisiert.
2. Aufgaben aus Leistungspositionen:
Für jede Leistungsposition aus dem MOCO-Projekt wird eine Aufgabe in der Liste „MOCO“ in awork erstellt.
3. Zeiterfassung:
Es wird eine Zeit in awork auf dem verlinkten Projekt angelegt.
Wenn die Zeit auf einem Task erfasst wurde, der aus einer MOCO-Leistungsposition entstanden ist, wird die Zeit direkt zugeordnet.
Wenn keine direkte Zuordnung möglich ist, erfolgt ein Abgleich der Zeiterfassung basierend auf dem Namen der Tätigkeit und dem Namen der MOCO-Position.
Falls kein Match erfolgt, wird in MOCO eine neue Leistungsposition „Nicht zugeordnete Zeiterfassung“ erstellt und die Zeit dort zugeordnet.
Unteraufgaben werden derselben Moco-Leistungsposition zugeordnet, wie die Hauptaufgabe.
Der Nutzer aus MOCO und awork wird über die E-Mail-Adresse abgeglichen.
Informationen über die Abrechenbarkeit oder Nicht-Anrechenbarkeit der Zeit werden übernommen.
Zeiten können in awork sowohl im Nachhinein verändert, als auch gelöscht werden. Diese Anpassungen werden ebenfalls nach MOCO übertragen.
4. Projekterstellung in awork mit Templates:
Eigenes Feld anlegen: Erstelle in MOCO ein eigenes Feld mit dem Namen „awork Projektvorlage“ als Typ „Einfachauswahl“.
Vorlagen hinzufügen: Füge in die Einfachauswahl-Optionen die Vorlagen hinzu, die du in MOCO/awork verwenden möchtest. Wichtig: Achte darauf, dass keine Leerzeichen vor oder hinter dem Komma vorhanden sind.
Template nutzen: Das ausgewählte Template wird automatisch zur Projekterstellung in awork verwendet.
Einrichtung der MOCO-Integration
1. API-Schlüssel in MOCO erstellen
Melde dich in deinem MOCO-Account an und klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
Gehe zu Erweiterungen → API und Webhooks.
Scrolle nach unten und erstelle einen neuen API-Schlüssel:
Vergib einen Namen (z. B. „awork“).
Wähle Vollzugriff und setze die Gültigkeitsdauer auf Unlimitiert gültig.
Kopiere den Schlüssel und speichere ihn sicher.
2. Custom-Felder in MOCO erstellen
Damit die Übertragung korrekt funktioniert, müssen Custom-Felder in MOCO eingerichtet werden:
Gehe zu Einstellungen → Eigene Felder.
Erstelle die folgenden Felder:
awork Projekt (Typ: Link)
Sync zu awork (Typ: Ja/Nein)
Wähle in der zweiten Zeile Projekt aus
Achte dabei auf Groß- und Kleinschreibung.
Speichere beide Felder.
3. Integration in awork aktivieren
Wende dich nun an unseren Support und bitte diesen, die MOCO-Schnittstelle in awork für dich freizuschalten.
Schicke dabei den eben erstellen Schlüssel und deine MOCO-Subdomain mit. Beides wird von uns benötigt, um die Schnittstelle zu konfigurieren.
4. Erster Test
Projekt anlegen:
Lege ein neues Projekt in MOCO an und aktiviere das Feld Sync zu awork.
Speichere das Projekt.
Übertragung prüfen:
Überprüfe in awork, ob das Projekt korrekt übertragen wurde.
Wichtige Hinweise
Benutzerberechtigungen in beiden Systemen:
Überprüfe in beiden Systemen, ob die Benutzerberechtigungen korrekt gesetzt und ob der Benutzer auf den jeweiligen Projekten besetzt ist. Dies muss in awork und MOCO identisch sein.Bereits bestehende awork-Projekte:
Wenn du bestehende awork-Projekte nachträglich nach MOCO übertragen möchtest, lege dafür ein MOCO-Projekt an, füge den entsprechenden Link des awork-Projektes ein und aktiviere danach den Sync zu awork.Bereits besthende Moco Projekte zu awork übermitteln:
Wenn du bestehende Moco-Projekte in awork erstellen möchtest, aktiviere einfach den Sync zu awork nachträglich. Dann wird das Projekt in awork erstellt.
Resync-Funktion:
Falls eine Übertragung fehlschlägt und Zeiten nachträglich nach awork übertragen werden müssen, wende dich bitte an unseren Support. Dieser kann eine erneute Übertragung initiieren.
Kündigung der MOCO Integration
Die MOCO Integration kann nicht vom User selbst in awork gekündigt werden. Meldet euch dazu bei unserem Support-Team unter [email protected].
Häufige Fragen
Wird der Titel der Aufgabe in awork in die Beschreibung der Zeiterfassung in Moco übernommen?
Der Aufgabenname wird nicht in der Beschreibung der Zeit in Moco übernommen. Nur die Notiz der Zeiterfassung wird von awork in die Beschreibung des Moco-Zeiteintrags übertragen.
Wird das Budget von in Moco angelegten Projekten und Aufgaben auch zu awork übertragen?
Das Budget wird nicht von Mono zu awork übertragen. In Moco wird ein monetäres Budget verwendet, in awork ein zeitliches Budget.
Kann eine Aufgabe in awork umbenannt werden oder werden Zeiten dann nicht mehr zugeordnet werden?
Die Zuordnung der Zeiterfassung funktioniert weiterhin, auch wenn eine Aufgabe umbenannt wird.
Werden Änderung an den Zeiten in awork auch in Moco aktualisiert?
Ja, Dauer und Notiz einer Zeiterfassung werden bei Änderungen in awork zu Moco übertragen.
Werden Zeiten, die in Moco bearbeitet/gelöscht werden auch in awork bearbeitet/gelöscht?
Wird eine Zeit in Moco bearbeitet oder gelöscht, erfolgt keine Synchronisation zu awork. Änderst oder löschst du eine Zeiterfassung in awork, wird diese auch in Mono aktualisiert bzw. gelöscht.
Wenn ein Projekt in Moco gelöscht wird, wird dann auch das Projekt in awork gelöscht?
Nein, das Löschen eines Projektes in Moco hat keine Auswirkungen auf das Projekt in awork. Das Projekt in awork wird dadurch nicht gelöscht.
Können Zeiten von Moco zu awork synchronisiert werden?
Zeiterfassungen werden nur von awork zu Moco übertragen, nicht umgekehrt.
Werden Zeiten erneut von awork zu Moco synchronisiert, wenn die Zeiten bereits manuell zu Mono übertragen wurden und danach die Integration aktiviert wird?
Ja, die Zeiten würden erneut übertragen werden, aber du kannst einen Zeitpunkt definieren, ab welchem die Übertragung der Zeiten erfolgen soll.