💡 Diese Schnittstelle ist ein kostenpflichtiges Add-on. Wenn du unsere MOCO-Integration nutzen möchtest, melde dich ganz einfach bei uns unter [email protected]. Wir freuen uns auf deine Anfrage!
MOCO ist eine Agentursoftware, mit der du deine Buchhaltung neben vielen weiteren hilfreichen Features ohne Stress und Papierkram erledigen kannst.
Für MOCO haben wir verschiedene Integrationen:
kostenfreie MOCO Integration für Rechnungen
kostenpflichtige MOCO Integration für Übertragung von Projekten und Zeiten
Allgemeine Informationen
Die MOCO-Integration ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das eine nahtlose Übertragung von Projekten, Zeiterfassungen und Abwesenheiten zwischen awork und MOCO ermöglicht. So bleiben alle relevanten Daten zentral verfügbar und unterstützen deinen Workflow effizient. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Integration einrichtest und welche Funktionen sie dir bietet.
Welche Funktionen bietet die Integration?
Projekte
Synchronisation neuer Projekte von MOCO zu awork
Nutzung von Projektvorlagen aus awork
Übertragung bestehender Projekte von awork nach MOCO
Zeiterfassung
Automatische Übertragung aller Zeiten, keine manuelle Nacharbeit nötig
Option, die Übertragung nur ab einem bestimmten Zeitpunkt zu beginnen
Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten möglich
Abwesenheiten
Nur neue oder geänderte Abwesenheiten werden von MOCO zu awork synchronisiert
Keine Synchronisation in die andere Richtung (awork → MOCO)
Wie funktioniert die Integration technisch?
1. Projekterstellung:
Das Projekt wird in MOCO neu angelegt und mit dem Tag „Sync zu awork“ versehen.
Die Schnittstelle legt das Projekt automatisch in awork an. Dabei werden folgende Daten übertragen:
Projektnummer
Projektname
Start- und Enddatum
Kunde (wird angelegt oder ausgewählt und dem Projekt zugeordnet).
Projektverantwortlicher und Projektmitglieder werden standardmäßig zu awork synchronisiert.
2. Aufgaben aus Leistungspositionen:
Für jede Leistungsposition aus dem MOCO-Projekt wird eine Aufgabe in der Liste „MOCO“ in awork erstellt.
3. Zeiterfassung:
Es wird eine Zeit in awork auf dem verlinkten Projekt angelegt.
Wenn die Zeit auf einem Task erfasst wurde, der aus einer MOCO-Leistungsposition entstanden ist, wird die Zeit direkt zugeordnet.
Wenn keine direkte Zuordnung möglich ist, erfolgt ein Abgleich der Zeiterfassung basierend auf dem Namen der Tätigkeit und dem Namen der MOCO-Position.
Falls kein Match erfolgt, wird in MOCO eine neue Leistungsposition „Nicht zugeordnete Zeiterfassung“ erstellt und die Zeit dort zugeordnet.
Unteraufgaben werden derselben MOCO-Leistungsposition zugeordnet, wie die Hauptaufgabe.
Der Nutzer aus MOCO und awork wird über die E-Mail-Adresse abgeglichen.
Wichtig: Die E-mail Adresse in awork muss unter Account-Einstellungen (Klick auf das Profilbild oben rechts) > User bearbeiten > Kontakt als geschäftliche E-mail hinterlegt sein. Admins können die E-mail unter User in der linken Navigationsleiste ebenfalls für andere anpassen.Informationen über die Abrechenbarkeit oder Nicht-Anrechenbarkeit der Zeit werden übernommen.
Zeiten können in awork sowohl im Nachhinein verändert, als auch gelöscht werden. Diese Anpassungen werden ebenfalls nach MOCO übertragen.
4. Projekterstellung in awork mit Templates:
Eigenes Feld anlegen: Erstelle in MOCO ein eigenes Feld mit dem Namen „awork Projektvorlage“ als Typ „Einfachauswahl“.
Vorlagen hinzufügen: Füge in die Einfachauswahl-Optionen die Vorlagen hinzu, die du in MOCO/awork verwenden möchtest.
Wichtig: Achte darauf, dass keine Leerzeichen vor oder hinter dem Komma vorhanden sind.
Template nutzen: Das ausgewählte Template wird automatisch zur Projekterstellung in awork verwendet.
Wie richte ich die Integration ein?
Schritt 1: API-Schlüssel in MOCO erstellen
Im MOCO-Account: Zahnrad → Erweiterungen → API und Webhooks
Neuen API-Schlüssel erstellen mit:
Namen (z. B. „awork“)
Vollzugriff, unlimitiert gültig
Schlüssel kopieren und sicher aufbewahren
2. Custom-Felder in MOCO erstellen
Damit die Übertragung korrekt funktioniert, müssen Custom-Felder in MOCO eingerichtet werden:
Gehe zu Einstellungen → Eigene Felder.
Erstelle die folgenden Felder:
awork Projekt (Typ: Link)
Sync zu awork (Typ: Ja/Nein)
awork Projektvorlage (Typ: Einfachauswahl). Füge Vorlagennamen hinzu, wie oben beschrieben.
Wähle bei der Erstellung in der zweiten Zeile jeweils Projekt aus.
Achte dabei auf Groß- und Kleinschreibung.
Speichere die Felder.
3. Integration in awork aktivieren
Wende dich nun an unseren Support und bitte diesen, die MOCO-Schnittstelle in awork für dich freizuschalten.
Schicke dabei den eben erstellen Schlüssel und deine MOCO-Subdomain mit. Beides wird von uns benötigt, um die Schnittstelle zu konfigurieren.
Teile dem Team gerne direkt schon mit, wie folgende Details konfiguriert werden sollen:
Synchronisierung von Abwesenheiten von MOCO zu awork: Ja/Nein
Synchronisierung des Aufgabennamens in die Beschreibung der Zeiterfassung in MOCO
Zeiterfassungen ab einem bestimmten Zeitpunkt
Zeiterfassung über Aufgabenlisten: Ja/Nein
4. Erster Test
Projekt anlegen:
Lege ein neues Projekt in MOCO an und aktiviere das Feld Sync zu awork.
Speichere das Projekt.
Übertragung prüfen:
Überprüfe in awork, ob das Projekt korrekt übertragen wurde.
Wichtige Hinweise
Benutzerberechtigungen in beiden Systemen:
Überprüfe in beiden Systemen, ob die Benutzerberechtigungen korrekt gesetzt und ob der Benutzer auf den jeweiligen Projekten besetzt ist. Dies muss in awork und MOCO identisch sein. In MOCO benötigt der Benutzer Vollzugriff auf Projekte und muss als "Person für die Zeiterfassung" im Projekt hinzugefügt werden.Bereits bestehende awork-Projekte zu MOCO übertragen:
Wenn du bestehende awork-Projekte nachträglich nach MOCO übertragen möchtest, lege dafür ein MOCO-Projekt an, füge den entsprechenden Link des awork-Projektes ein und aktiviere danach den Sync zu awork.Bereits bestehende MOCO Projekte zu awork übermitteln:
Wenn du bestehende MOCO-Projekte in awork erstellen möchtest, aktiviere einfach den Sync zu awork nachträglich. Dann wird das Projekt in awork erstellt.
Eigene Subdomain:
Wenn ihr die awork-Domain nach der Aktivierung der MOCO-Integration ändern solltet, dann wende dich bitte an den Support, damit die Domain für die Integration aktualisiert wird.
Resync-Funktion:
Falls eine Übertragung fehlschlägt und Zeiten nachträglich nach MOCO übertragen werden müssen, wende dich bitte an unseren Support. Dieser kann eine erneute Übertragung initiieren.
Kündigung der MOCO Integration
Die MOCO Integration kann nicht vom User selbst in awork gekündigt werden. Meldet euch dazu bei unserem Support-Team unter [email protected].
Häufige Fragen (FAQ)
Was kostet die Integration?
Was kostet die Integration?
Für die Integration berechnen wir einen Festpreis von 50 Euro pro Monat. Die Mindestvertragsdauer und Kündigungsfrist für dieses Add-on richten sich nach den Konditionen eures aktuellen Plans.
Wird der Titel der Aufgabe in awork in die Beschreibung der Zeiterfassung in MOCO übernommen?
Wird der Titel der Aufgabe in awork in die Beschreibung der Zeiterfassung in MOCO übernommen?
Ja, der Aufgabenname kann in das Notizfeld der Zeiterfassung in MOCO übernommen werden. Gib dazu einfach bei Aktivierung der Integration dem Support-Team Bescheid, dass du diese Funktion nutzen möchtest. Das Feature kann auch nachträglich aktiviert werden.
Kann eine Aufgabe in awork umbenannt werden oder werden Zeiten dann nicht mehr zugeordnet werden?
Kann eine Aufgabe in awork umbenannt werden oder werden Zeiten dann nicht mehr zugeordnet werden?
Die Zuordnung der Zeiterfassung funktioniert weiterhin, auch wenn eine Aufgabe umbenannt wird.
Werden Änderung an den Zeiten in awork auch in MOCO aktualisiert?
Werden Änderung an den Zeiten in awork auch in MOCO aktualisiert?
Ja, Dauer und Notiz einer Zeiterfassung werden bei Änderungen in awork zu MOCO übertragen.
Werden Zeiten erneut von awork zu MOCO synchronisiert, wenn die Zeiten bereits manuell zu MOCO übertragen wurden und danach die Integration aktiviert wird?
Werden Zeiten erneut von awork zu MOCO synchronisiert, wenn die Zeiten bereits manuell zu MOCO übertragen wurden und danach die Integration aktiviert wird?
Ja, die Zeiten würden erneut übertragen werden, aber du kannst einen Zeitpunkt definieren, ab welchem die Übertragung der Zeiten erfolgen soll. Informiere unser Support Team über diesen Zeitpunkt wenn die Schnittstelle aktiviert wird.
Ist es möglich, dass Änderungen an Projekten in MOCO auch nach der ersten Projekterstellung zu awork synchronisiert werden?
Ist es möglich, dass Änderungen an Projekten in MOCO auch nach der ersten Projekterstellung zu awork synchronisiert werden?
Eine erneute Übertragung erfolgt ausschließlich für neu angelegte Leistungen sowie die in MOCO festgelegten Projektmitglieder. Hierzu muss der Projektname bearbeitet werden (z.B. durch Hinzufügen eines Leerzeichens am Ende), damit die Synchronisierung angestoßen wird.
Werden Zeiten, die in MOCO bearbeitet/gelöscht werden auch in awork bearbeitet/gelöscht?
Werden Zeiten, die in MOCO bearbeitet/gelöscht werden auch in awork bearbeitet/gelöscht?
Wird eine Zeit in MOCO bearbeitet oder gelöscht, erfolgt keine Synchronisation zu awork. Andersherum, wenn du eine Zeiterfassung in awork änderst oder löschst, wird diese auch in MOCO aktualisiert bzw. gelöscht.
Wenn ein Projekt in MOCO gelöscht wird, wird dann auch das Projekt in awork gelöscht?
Wenn ein Projekt in MOCO gelöscht wird, wird dann auch das Projekt in awork gelöscht?
Nein, das Löschen eines Projektes in MOCO hat keine Auswirkungen auf das Projekt in awork. Das Projekt in awork wird dadurch nicht gelöscht.
Können Zeiten von MOCO zu awork synchronisiert werden?
Können Zeiten von MOCO zu awork synchronisiert werden?
Zeiterfassungen werden nur von awork zu MOCO übertragen, nicht umgekehrt.
Wird das Budget von in MOCO angelegten Aufgaben auch zu awork übertragen?
Wird das Budget von in MOCO angelegten Aufgaben auch zu awork übertragen?
Das Budget wird nicht direkt von MOCO zu awork übertragen. In MOCO wird ein monetäres Budget verwendet, in awork ein zeitliches Budget. Der Planaufwand einer Aufgabe in awork basiert allerdings auf dem Budget einer MOCO-Leistung und dem in MOCO hinterlegten Stundensatz. (Formel: MOCO-Budget / MOCO-Stundensatz = awork Planaufwand)
Kann die Zeiterfassung auch via Aufgabenliste von awork zu MOCO übertragen werden?
Kann die Zeiterfassung auch via Aufgabenliste von awork zu MOCO übertragen werden?
Ja, hier habt ihr folgende Optionen:
Via Aufgabe:
Es wird eine Liste mit dem Namen „MOCO“ angelegt. Unter dieser Liste wird für jede Leistungszeile aus MOCO eine Aufgabe erstellt. Alle Zeiten, die direkt auf diese Aufgaben erfasst werden, werden anschließend auf die entsprechende Leistungszeile zurückgespielt – entweder direkt oder über die Leistungsart.
Via Aufgabenliste:
Aus jeder Leistungszeile wird eine eigene Aufgabenliste erstellt – es werden keine Aufgaben automatisch angelegt. Gibt es jedoch in der Projektvorlage bereits Listen mit identischem Namen, ordnen wir die Aufgaben diesen bestehenden Listen zu.
Jede Zeit, die in einer solchen Liste (auf Aufgaben oder Unteraufgaben) erfasst wird, wird dann der zugehörigen Leistungszeile zugeordnet.
Wird die Beschreibung der Leistung aus MOCO mit in das Beschreibungsfeld in awork übertragen?
Wird die Beschreibung der Leistung aus MOCO mit in das Beschreibungsfeld in awork übertragen?
Ja, das ist möglich. Die Beschreibung sollte hier mit übertragen werden.
Kann die Übertragung der Projektmitglieder von MOCO zu awork deaktiviert werden?
Kann die Übertragung der Projektmitglieder von MOCO zu awork deaktiviert werden?
Ja, die Übertragung von Projektmitgliedern kann entweder nur für bestehende Projekte oder auch beim Erstellen von neuen Projekten komplett deaktiviert werden. Wende die hierzu bitte an den Support damit wir die Schnittstelle entsprechend konfigurieren können.