Allgemeine Informationen
easyJOB ist eine vielseitige ERP-Lösung für Agenturen und Dienstleister im Projektgeschäft. Die Agentursoftware optimiert Arbeitsabläufe und unterstützt die gesamte Wertschöpfungskette – von der Kalkulation über Projektmanagement bis hin zu Abrechnung und Controlling.
Als Komplettlösung führt easyJOB alle relevanten Daten in einem System zusammen und liefert detaillierte Auswertungen. Diese ermöglichen euch einen klaren Überblick über die Leistung einzelner Projekte, Kunden und des gesamten Unternehmens. Durch umfangreiches Customizing passt sich easyJOB flexibel an eure individuellen Anforderungen an. Über Schnittstellen wie der RESTful API lässt sich easyJOB in bestehende Tool-Umgebungen integrieren.
Mit der easyJOB-Integration kannst du die Verwaltung deiner Projekte und Aufgaben in easyJOB und awork ganz einfach synchronisieren. Agenturen profitieren so von einem reibungslosen Workflow, bei dem alle wichtigen Daten zwischen den Systemen automatisch ausgetauscht werden. Besonders praktisch: Die Integration ist anpassbar und lässt sich perfekt auf deine Bedürfnisse abstimmen. Hier erfährst du, wie die Integration funktioniert und wie du sie einrichtest.
Warum ist die easyJOB-Integration cool?
Wenn du easyJOB für deine Projektplanung nutzt und awork für das Aufgabenmanagement und die Zeiterfassung, kannst du durch die Integration beide Tools optimal miteinander verbinden. Das bedeutet: weniger manuelle Arbeit, ein klarer Überblick über deine Projekte und alles an einem Ort. Die Integration sorgt dafür, dass die wichtigsten Informationen wie Projektstruktur, Aufgaben, Termine und Zeiten automatisch zwischen easyJOB und awork synchronisiert werden – ohne zusätzlichen Aufwand.
So funktioniert die Integration
Die Integration von easyJOB mit awork läuft ganz einfach und strukturiert ab. Hier sind die wichtigsten Schritte:
Job in easyJOB markieren: Du markierst einen Job in easyJOB mit dem Zusatzfeld „Sync zu awork“. Damit wird dieser Job automatisch mit awork synchronisiert.
Projekt wird in awork erstellt: In awork wird dann ein neues Projekt angelegt, das die wichtigsten Daten aus dem easyJOB-Job übernimmt:
Jobnummer und -bezeichnung aus easyJOB → Projektname in awork
Kunde/Produkt → Kundenfeld in awork
Start- und Enddatum des Jobs → Start- und Enddatum in awork
Leistungspositionen → Aufgaben in awork
Automatisches Aufgabenmanagement: Jede Leistungsposition in easyJOB wird in awork als Aufgabe erstellt. Diese Aufgaben kannst du in awork weiter unterteilen oder um zusätzliche Unteraufgaben ergänzen, je nachdem, wie du am besten arbeiten möchtest.
Zeiterfassung und Synchronisation: Zeiten, die du in awork erfasst, werden automatisch zurück nach easyJOB synchronisiert und dort auf die jeweilige Leistungsposition übertragen. So kannst du ganz einfach nachvollziehen, wie viel Zeit für welche Aufgabe benötigt wurde – perfekt für die Abrechnung und Projektüberwachung.
Typische Workflows unserer Kunden
Unsere Kunden verwenden die Integration auf ganz unterschiedliche Weisen – je nachdem, welche Anforderungen sie an ihre Projekte und Workflows haben. Hier sind drei Beispiele, wie die Integration eingesetzt wird:
Beispiel 1: Kreativagentur
Eine Kreativagentur nutzt die Integration, um ihre verschiedenen Projekte und Unterprojekte in awork besser zu organisieren. Wenn ein Job in easyJOB markiert wird, wird er automatisch als Projekt in awork erstellt. Dadurch können sie ihre Aufgaben übersichtlich verwalten und die Zeiterfassung effizient gestalten.
So funktioniert’s:
Projekterstellung: Jobs aus easyJOB werden automatisch nach awork synchronisiert. Die Jobnummer und -bezeichnung werden als Projektname übernommen, und das Kundenfeld wird direkt synchronisiert.
Aufgabenverwaltung: Die Leistungspositionen werden als Aufgaben in awork erstellt. Diese können die Teams in awork weiter bearbeiten und in kleinere Unteraufgaben aufteilen.
Zeiterfassung: Alle in awork erfassten Zeiten werden zurück nach easyJOB übertragen und den entsprechenden Leistungspositionen zugeordnet – ideal für eine exakte Abrechnung.
Beispiel 2: Full-Service-Agentur
Diese Agentur setzt auf die Synchronisation, um ihre Projektstruktur in awork und die detaillierte Zeiterfassung in easyJOB miteinander zu verbinden. Besonders wichtig ist hier die automatische Synchronisation der Benutzer über die hinterlegte E-Mail-Adresse in beiden Systemen.
So funktioniert’s:
Benutzersynchronisation: Mitarbeiter werden über die in beiden Systemen hinterlegte E-Mail-Adresse automatisch abgeglichen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass keine doppelte Zuweisung notwendig ist.
Projekteinrichtung: Bei der Synchronisation wird ein Template aus awork geladen, das auf die Projektanforderungen zugeschnitten ist. Die geplanten Stunden aus easyJOB werden als Sollstunden in awork übernommen.
Zeitenabgleich: Erfasste Zeiten in awork werden automatisch mit easyJOB synchronisiert, und die passenden Leistungspositionen werden zugeordnet. Falls eine Zuordnung nicht möglich ist, gibt es einen speziellen Handling-Prozess („Unzugeordnete Zeiterfassungen“), um alle Zeiten korrekt zu erfassen.
Beispiel 3: Eventagentur
Diese Eventagentur arbeitet mit einer strukturierten Aufgabenlisten-Verwaltung. Die Leistungsgruppen in easyJOB werden direkt als Aufgabenlisten in awork synchronisiert, was die Organisation und Zeiterfassung erheblich vereinfacht.
So funktioniert’s:
Aufgabenlisten: Die Agentur nutzt Leistungsgruppen in easyJOB, die als Aufgabenlisten in awork übernommen werden. Jede Leistungsgruppe wird dabei zu einer Aufgabenliste, und die entsprechenden Aufgaben werden automatisch erstellt.
Flexibilität bei Aufgaben: Aufgaben innerhalb dieser Listen können flexibel bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden – die Struktur bleibt aber erhalten, was die Übersichtlichkeit garantiert.
Zeiterfassung: Zeiten, die in awork erfasst werden, werden automatisch mit den entsprechenden Leistungszeilen in easyJOB verknüpft. Falls eine Zuordnung nicht möglich ist, wird eine spezielle Leistungszeile erstellt, um alle Zeiten korrekt zu erfassen.
Wie du die Integration einrichten kannst
Um die easyJOB-Integration in awork nutzen zu können, benötigst du eine entsprechende Lizenz für beide Systeme. Die Einrichtung der Integration kann entweder von dir selbst durchgeführt oder von unserem Team unterstützt werden. Wir bieten verschiedene Servicepakete an, die auf deine spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.
Wenn du unsere easyJOB-Integration nutzen möchtest, melde dich ganz einfach bei uns unter [email protected]. Wir freuen uns auf deine Anfrage!