Mit Eigenen Feldern erhält dein Team die Flexibilität, Projekte und Projektaufgaben einfach und übersichtlich an individuelle Prozesse anzupassen, indem alle wichtigen Informationen direkt in die Details integriert werden.
Was ist ein Eigenes Feld?
Eigene Felder sind benutzerdefinierte Felder in awork, in denen individuelle Informationen für Projekte und Aufgaben hinterlegt werden können.
User mit Rechten auf die Projekteinstellungen (Allgemeine Berechtigungsrolle) finden in den Workspace-Einstellungen den Tab Eigene Felder. Dort kannst du Felder erstellen, bearbeiten und löschen.
Eigene Felder für Projekte erstellen und aktivieren
Eigene Felder für Projekte können über den blauen + Hinzufügen Button bei Eigene Felder für Projekte erstellt werden.
Sobald sie erstellt wurden, sind sie auf der Projekt Home Seite in den Details verfügbar und können genutzt werden.
Eigene Felder für Aufgaben erstellen und aktivieren
Eigene Felder für Aufgaben werden auf Workspace-Ebene erstellt, auf Projektebene aktiviert und können anschließend auf Aufgabenebene genutzt werden.
Eigene Felder workspaceweit anlegen
Um ein neues Feld zu erstellen, klicke auf das blau hinterlegte +-Symbol bei Eigene Felder für Aufgaben. Du kannst dann einen Namen für dein Feld vergeben und einen Typ auswählen. Folgende Typen stehen dir zur Erstellung von Eigenen Feldern zur Verfügung:
Text: Eigenes Feld mit Texteingabe
Nummer: Eigenes Feld mit Nummer/Zahl-Eingabe
Datum (optional mit Uhrzeit): Eigenes Feld mit Datums-Auswahl
Auswahl (optional mit Farbe): Eigenes Feld mit einer Auswahlmöglichkeit
Link: Eigenes Feld für die Hinterlegung von Links
Checkbox: Button, der aktiviert/deaktiviert werden kann
User: Eigenes Feld mit Multi-Auswahl für User des Workspace
☝️Hinweis: Feldtypen können nachträglich nicht verändert werden.
Mit dem Speichern des Feldes steht das Feld nun zur Aktivierung für Projekte zur Verfügung.
Felder für Projekte aktivieren
In den Projekteinstellungen befinden sich jetzt alle angelegten Eigenen Felder. User mit Schreibrechten auf Projektdetails können hier die Felder für das Projekt aktivieren, die benötigt werden.
Mit der Aktivierung des Feldes in den Projekteinstellungen stehen die Eigenen Felder jetzt für alle User in Projektaufgaben zur Verfügung.
Per Klick auf das X des jeweiligen Feldes kannst du es aus diesem Projekt wieder entfernen.
Eigene Felder in Aufgaben nutzen
Die von der Projektleitung aktivierten Eigenen Felder stehen in den Projektaufgaben nun als Details zur Verfügung. Die Nutzung der jeweiligen Felder ist dabei abhängig von den Rechten der User auf Aufgaben:
User mit Schreibrechten auf Aufgaben können diese Felder jetzt mit den nötigen Informationen befüllen.
User mit Leserechten auf Aufgaben können die Felder nur lesen, jedoch nicht bearbeiten.
Wo du Eigene Felder findest
Workspaceweit erstellte Felder stehen dir an verschiedenen Orten in awork zur Verfügung:
Aufgabendetails
In den Aufgabendetails werden dir Eigene Felder als zusätzliche Detailfelder angezeigt.
Aufgabenlisten
Alle workspaceweit angelegten Felder kannst du dir als Spalte in den Aufgabenlisten anzeigen lassen. Du kannst deine Eigenen Felder auch direkt in der Aufgabenübersicht in deinem Projekt bearbeiten. Wähle dazu dein Eigenes Feld in den angezeigten Spalten aus. Anschließend kannst du es direkt in der Übersicht bearbeiten.
☝️Hinweis: Um die angezeigten Spalten auszuwählen, musst du vielleicht deinen Zoom verringern und/oder das linke Menü-Band einklappen.
Aufgabenfilter
Eigene Felder kannst du auch als Kriterium bei der Erstellung von Aufgabenfiltern verwenden. Erstelle dir dazu einen neuen Aufgabenfilter und wähle in der Kategorie Aufgaben-Filter das Eigene Feld als Kriterium aus, das du in deinem Filter nutzen möchtest.
Projektvorlagen
Eigene Felder stehen dir auch in den Projektvorlagen zur Verfügung. Mehr zu Projektvorlagen findest du hier.
Eigene Felder verwalten
Du kannst deine Eigenen Felder jederzeit in den Workspace-Einstellungen unter dem Tab Eigene Felder verwalten.
Für eine bessere Übersicht kannst du per Drag-and-Drop deine Felder in den allgemeinen und den Projekteinstellungen nach Belieben sortieren.
Eigene Felder bearbeiten
In den allgemeinen Einstellungen unter Eigene Felder findest du eine Übersicht über deine Eigenen Felder. Über das 3-Punkte-Menü an dem jeweiligen Feld kannst du es bearbeiten. Hier kannst du nachträglich den Namen des Feldes anpassen. Das verändern des Feldtyps ist aktuell nicht möglich.
Eigene Felder löschen
Du kannst Felder auch nachträglich löschen, beachte jedoch, dass dies Auswirkungen auf vorhandene Felder in deinen Projekten haben kann. Du kannst Felder entweder für ein Projekt löschen oder direkt für den ganzen Workspace:
Aus einem Projekt löschen
In den Projekteinstellungen kannst du die Eigenen Felder löschen, indem du auf das X an dem jeweiligen Feld klickst.
Du erhältst hier ein Warn-Pop-up, das dich fragt, ob du dieses Feld wirklich aus dem Projekt entfernen möchtest.
Mit dem Löschen wird dieses Eigene Feld und alle dazugehörigen Informationen aus diesem Projekt gelöscht.
Workspaceweit löschen
Über das 3-Punkte-Menü an dem jeweiligen Eigenen Feld kannst du das Feld löschen.
Wenn du das Eigene Feld löschen möchtest, bekommst du vor dem finalen Löschen ein Warn-Pop-up, das dich fragt, ob du dieses Feld wirklich löschen möchtest. Dir wird auch angezeigt, in wie vielen Projekten dieses Feld verwendet wird, damit du weißt, welche Daten verloren gehen.
Mit dem Löschen wird dieses Eigene Feld und alle dazugehörigen Informationen aus den betroffenen Projekten gelöscht.
Häufige Fragen
Warum kann ich keine Eigene Felder anlegen oder verwalten?
Das liegt wahrscheinlich daran, dass du nicht genügend Rechte hast, um diese zu erstellen oder zu verwalten. Prüfe dies am besten einmal mit einem Workspace-Admin.
Welche Rechte benötige ich, um Eigene Felder zu erstellen, zu bearbeiten und/oder zu löschen?
Felder in den Workspace-Einstellungen anlegen, bearbeiten und/oder löschen: User mit Rechten auf die Projekt-Einstellungen (Allgemeine Berechtigungsrolle > Einstellungen > Projekteinstellungen)
Felder in den Projekt-Einstellungen aktivieren: User*innen mit Schreibrechten auf Projektdetails.
Felder in Aufgaben nutzen:
User mit Schreibrechte auf Aufgaben können diese Felder jetzt mit nötigen Informationen befüllen.
User mit Leserecht auf Aufgaben können die Felder nur lesen, jedoch nicht bearbeiten.
Sind Eigene Felder automatisch in meinem Projekt sichtbar?
Nein, die Eigenen Felder müssen auf Workspace-Ebene erstellt werden. Eigene Feder Felder für Aufgaben werden dann auf Projekt-Ebene aktiviert. Anschließend können sie auf Aufgabenebene genutzt werden und sind in den Aufgabendetails zu finden.
Können Eigene Felder in Automatisierungen genutzt werden?
Nein, Eigene Felder stehen aktuell nicht für die Automatisierungen zur Verfügung.