Abwesenheiten (zum Beispiel Urlaub, Feiertage, Elternzeit oder Krankheitstage) reduzieren die verfügbare Kapazität auf null oder halbieren die Kapazität bei halbtägigen Abwesenheiten. Projekte und Aufgaben werden in der Workload-Berechnung des Planers nicht oder verringert (bei halbtägigen Abwesenheiten) auf diese Tage verteilt.

🔐 Abwesenheiten (+Workload-Bereich) können ab dem Business-Plan genutzt werden.

Neue Abwesenheiten können für einen User durch Klicken und Ziehen in der Workload-Ansicht des Planers eingetragen werden.

☝️ Wichtig: Beachte, dass du hier die Ansicht für Projekte und Aufgaben an dem jeweiligen User ausklappen musst, damit du über Klicken und Ziehen in diesem Bereich die Abwesenheit eintragen kannst.

Eine Abwesenheit kann idealerweise einen Namen haben. Um einen Namen einzutragen, kannst du einfach einen Namen in das Feld tippen und diesen dann über Enter oder den Speichern-Button einstellen.

Es muss hier allerdings nichts eingetragen werden. Bei Abwesenheiten ohne Namen steht in der Übersicht einfach "Abwesend".

☝️ Tipp: Du kannst auch einen Namen aus der Liste mit Vorschlägen wählen, die angezeigt wird, sobald du das Textfeld anklickst. Beachte bitte, dass dies keine Lernende-Liste ist, sie merkt sich hier also nicht deine vorherigen Abwesenheits-Namen für zukünftige Einträge.

Wählst du an dem Start- oder Enddatum nur einen halben Tag am ersten/letzten Tag aus, so wird für den Tag nur eine halbtägige Abwesenheit angelegt. Es erfolgt demnach nur eine Halbierung der Kapazität an dem Tag. Für das Startdatum wird die zweite Tageshälfte als abwesend, und für das Enddatum, die erste Tageshälfte, markiert.

Wenn du mit der Maus über die entsprechende Abwesenheit hoverst, dann erscheint oben rechts an der Abwesenheit ein Kreuz, mit der du die Abwesenheit löschen kannst.

Anders als bei Projekten und Aufgaben, wo sich der Workload über verschiedene verfügbare Tage verteilen kann, bleibt der Workload bei Terminen und im Kalender eingeplanten Aufgaben auch an Tagen bestehen, an denen Abwesenheiten existieren.

Es gibt ein Dashboard-Widget zum Anzeigen der anstehenden Abwesenheiten. Dieses kannst du zum Beispiel so einstellen, dass du nur die Abwesenheiten von deinem Team siehst. Das Abwesenheits-Widget kann auf dem Dashboard mehrfach verwendet werden. Mehr dazu erfährst du hier.

Der neue Tab Abwesenheiten in den Workspace-Einstellungen, der von Usern mit Schreibrechten auf die User-Planung eingesehen werden kann, ist in die folgenden 2 Bereiche unterteilt:

Folgend findest du zu diesen Bereichen weitere Informationen.

Um als User mit Schreibrechten auf die User-Planung die regionalen Feiertage für deinen Workspace zu verwalten, gehe über die Workspace-Einstellungen zu Abwesenheiten.

☝️ Hinweis: Die regionalen Feiertage der verschiedenen Regionen werden per API automatisch zu awork übertragen.

Über den blauen +Hinzufügen-Button kannst du regionale Feiertage hinzufügen. Du kannst dann über das Pop-up-Fenster einen individuellen Namen festlegen und eine vorgegebene Region auswählen.

☝️ Tipp: Eure User kommen alle aus derselben Region? Dann kannst du im Pop-up-Fenster ebenfalls einstellen, dass diese Region als Standard für neue User eingestellt wird.

Im nächsten Schritt kannst du dann über das 3 Punkt-Menü an der Feiertagsregion User zu dieser Region zuordnen.

Die erstellten Regionen können dann von den Usern in den Account-Einstellungen ausgewählt werden.

Mehr zu der Auswahl der Region in den Account-Einstellungen findest du hier.

☝️ Tipp: Direkt über deinen regionalen Feiertagen kannst du neben dem +Hinzufügen-Button gelb hinterlegt die Info sehen, wie viele User aus deinem Workspace noch keiner Region zugeordnet sind.

Über das 3-Punkt-Menü an der jeweiligen regionalen Feiertagsregion kannst du diese nachträglich bearbeiten und somit Namen oder Region anpassen.

Regionale Feiertage können über das 3 Punkt-Menü gelöscht werden.

☝️ Wichtig: Bitte beachte, dass wenn du regionale Feiertage löscht, auch die dazugehörigen (gleiche Region) Workspace-weiten Abwesenheiten gelöscht werden.

☝️ Wichtig: Beachte auch, dass dies Auswirkungen auf die Kapazitätsplanung hat, da die Feiertage beim Löschen aus dem Workload gestrichen werden.

Um als User mit Schreibrechten auf die User-Planung eine Abwesenheit für den gesamten Workspace zu hinterlegen, kannst du über die Workspace-Einstellungen zu Abwesenheiten gehen.

Über den blauen +Hinzufügen-Button kannst du eine Workspace-weite Abwesenheit im gleichnamigen Bereich erstellen.

Lege über das Pop-up-Fenster einen Zeitraum und einen Titel fest. Ebenfalls kannst du hier auswählen, für welche Region dies gelten soll.

Nachdem du die Abwesenheit gespeichert hast, wird sie automatisch im Workload der User berücksichtigt, die diese Region ausgewählt haben.

Mehr zu der eingestellten Region in den Account-Einstellungen findest du hier.

☝️ Tipp: Neben dem +Hinzufügen-Button findest du die aktuelle Jahreszahl mit der Möglichkeit ein Drop-down-Menü zu öffnen, mit dem du zwischen den Jahren wechseln kannst – so kannst du die Termine für die nächsten oder vergangenen Jahre überblicken.

Über das 3-Punkt-Menü an der jeweiligen Workspaceweiten Abwesenheit kannst du diese bearbeiten. So kannst du nachträglich Namen oder Daten anpassen.

Workspace-weite Abwesenheiten können über das 3 Punkt-Menü gelöscht werden.

☝️ Wichtig: Beachte, dass dies Auswirkungen auf die Kapazitätsplanung hat, da die Abwesenheiten beim Löschen aus dem Workload gestrichen werden.

Ja, du kannst Abwesenheiten auch halbtägig anlegen. Siehe dazu den Abschnitt Eine neue Abwesenheit anlegen.

Ja, du kannst in der wöchentlichen Verfügbarkeit des Users einfach die Arbeitsstunden auf 0h reduzieren, um einzelne Tage grundsätzlich als nicht-verfügbar zu markieren.

Damit ein User Abwesenheiten im Planer eintragen kann, Feiertage erstellen kann oder Workspace-weite Abwesenheiten anlegen kann, benötigt er Schreibrechte auf die User-Planung (Einstellungen > Rechtemanagement > Allgemeine Berechtigungsrollen > User > User-Planung).

Wenn du mit der Maus über die entsprechende Abwesenheit hoverst, dann erscheint oben rechts an der Abwesenheit ein Kreuz, mit der du die Abwesenheit löschen kannst.

☝️Hinweis: Solltest du die Personio Integration nutzen, dann müssen die von Personio zu awork übermittelten Abwesenheiten in Personio gelöscht werden. Diese können dann NICHT in awork gelöscht werden.

Feiertage oder Workspace-weite Abwesenheiten können über die Workspace-Einstellungen im Abwesenheiten-Tab über das 3 Punkt-Menü gelöscht werden.

Um Feiertage oder Workspace-weite Abwesenheiten zu löschen, benötigt der User Schreibrechte auf die User-Planung.