🔐 Der Workload-Bereich kann ab dem Standard-Plan genutzt werden.
Die Workload-Übersicht zeigt dir die Auslastung deines Teams in einem Zeitstrahl.
Die Auslastung berechnet sich dabei smart aus geplanten Aufgaben, Buchungen und Terminen und berücksichtigt bei Aufgaben die bereits erfasste Zeit.
Die Workload-Betrachtung beginnt dabei stets mit heute und betrachtet nur die Zukunft. Das hat zwei wesentliche Gründe:
Es werden nur aktuell offene Aufgaben und Projekte berücksichtigt. Eine Betrachtung in der Vergangenheit wird damit schnell verfälscht, sobald Aufgaben und Projekte abgeschlossen werden.
Nicht geleisteter Aufwand von Aufgaben wird in die Zukunft (heute bis Ende der Aufgabe) geschoben. Der heutige Tag spielt immer eine wichtige Rolle dabei, wie sich der noch offene Aufwand auf den Zeitbereich verteilt.
Mehr dazu erfährst du hier.
☝️ Wichtig: Auch wenn eine Aufgabe keinen geplanten Aufwand besitzt, wird sie dennoch hier im Workload innerhalb des Planers angezeigt. Dabei wird die Aufgabe grundsätzlich hier angezeigt, jedoch nicht in der Berechnung des Workload mit berücksichtigt.
So erreichst du die Workload-Übersicht
Öffne den Planer im Hauptmenü und Wähle die “User” Ansicht.
Angezeigte User*innen wählen
Welche Userinnen du in der Workload-Übersicht sehen willst, hängt häufig von dem Anwendungsfall ab. Setze dazu zuerst einen Filter. Sofern kein Filter hier gesetzt wurde, wird dir nur der eigene User angezeigt. Ändere den Filter einfach über den Filter Button im oberen Bereich der User-Sidebar.
Hier kannst du aus drei verschiedenen Auswahl-Möglichkeiten wählen und diese beliebig kombinieren:
Einzelne User*innen auswählen
Teams auswählen (alle User*innen des Teams)
Tags (alle Nutzer der vorherigen Filter, die auch über einen der ausgewählten Tags verfügen)
☝️Tipp: Die Tags eignen sich hervorragend für das Skill-Management. Pflege die Tags deiner Userinnen, so dass du im Planer nach ihnen filtern oder in der Auswahl von Bearbeiter*innen danach suchen kannst.
Wochenarbeitszeit / verfügbare Kapazität
Die gestrichelte Linie in dem Workload-Chart stellt dabei die verfügbare Kapazität der User*innen dar. Die Kapazität kann für jeden Wochentag von 0-12h angegeben werden. 0h bedeutet, dass die Person an dem Tag nicht arbeitet. Die Zahl neben dem Namen der User*innen gibt die gesamte Wochenarbeitszeit in Stunden an.
Geplante Zeiten durch Aufgaben und Buchungen werden nur auf die verfügbaren Tage anteilig verteilt, je nachdem, wie hoch die Arbeitszeit an dem jeweiligen Tag ist.
Bearbeitung von regionalen Feiertagen
Du kannst die Feiertagsregion deiner User direkt im Planer anpassen, in dem du auf den Wert mit den Wochenarbeitsstunden rechts neben der Person in der User-Ansicht klickst.
☝️ Tipp: Mehr zu regionalen Feiertagen und Abwesenheiten erfährst du in diesem Artikel.
Verfügbare Kapazität eines bestimmten Zeitraums für User oder Usergruppen
Um in der Workload-Übersicht die Kapazität für einen bestimmten Zeitraum zu prüfen, kannst du einfach über ein Datum hovern und durch Ziehen mit der Maus einen Zeitraum im Planer markieren.
☝️Wichtig: Greife den Button zum Ziehen direkt unter dem Datum, wie im folgenden Video zu sehen:
Nun wird dir die freie Kapazität für jeden User in diesen Zeitraum angezeigt. Ebenfalls wird die gesamte Kapazität für deine ausgewählten User angezeigt, unter Beachtung deiner Überbuchungen, deiner Aufgaben und Abwesenheiten.
☝️Tipp: Durch Klicken auf den Nach Verfügbarkeit sortieren-Button, kannst du die freie Kapazität deiner User nach Verfügbarkeit sortieren.
☝️Hinweis: Deine Auswahl wird automatisch gespeichert und bleibt bestehen, bis du sie manuell löschst oder überschreibst.
Aufgaben, Buchungen und Termine von User*innen anzeigen
Um mehr Informationen zu erhalten, welche Projekte, Aufgaben, Buchungen und Termine für eine*n User*in eingeplant sind und eine Auswirkung auf die Workload haben, kannst du mit der Maus über den jeweiligen Tag in dem Workload-Chart gehen.
☝️Hinweis: Aufgaben im Workload Bereich werden alphabetisch angezeigt und somit auch unabhängig vom Projekt.
Hier siehst du, wie sich der Workload für den jeweiligen Tag zusammensetzt.
Eine weitere Möglichkeit ist das Ausklappen der User-Zeile über den kleinen Pfeil-Button. Im ausgeklappten Zustand siehst du alle Abwesenheiten, Aufgaben und Buchungen, die für den / die User*in eingeplant sind (mit Start- & Endzeit).
Termine und im Kalender eingetragene Aufgaben siehst du in dieser Ansicht nicht. Durch ein Klicken auf den jeweiligen Tag in dem Workload-Chart gelangst du zu dem ausgewählten Tag in der Planer-Ansicht.
Abwesenheiten
Über das Workload-Chart erhältst du ebenfalls die Information, wann deine User Abwesenheiten geplant haben. Mehr dazu erfährst du hier.
Klicken & Ziehen zum Anlegen neuer Aufgaben, Buchungen und Abwesenheiten
Nutze das bewährte Klicken & Ziehen in der Zeile eines*r Users*in, um neue Einträge anzulegen. Bestehende Einträge kannst du einfach verschieben oder verlängern.
Ansichtseinstellungen
Über den Einstellungs-Button oben rechts in der User-Ansicht des Planers öffnet sich ein Pop-up mit ein paar Optionen für die Ansicht.
Hier kannst du folgende Einstellungen vornehmen:
Workload anzeigen:
Ein- und Ausblenden der Workload-Charts (🔐 ab dem Standard Plan verfügbar).
Blendest du die Workload aus, sind automatisch alle User*innen ausgeklappt.
Abgeschlossen Aufgaben zeigen:
Abgeschlossen Aufgaben werden in der Timeline (User Ansicht) angezeigt.
Aufgaben abgeschlossener Projekte zeigen:
Aufgaben abgeschlossener Projekte werden in der Timeline (User Ansicht) angezeigt.
Wiederkehrende Aufgaben anzeigen:
Wiederkehrende Aufgaben werden in der Timeline (User Ansicht) anzeigt
Die Einstellungen gelten nur für den eigenen User und haben keine Auswirkungen auf die Workload-Berechnung.
Mehrfach-Bearbeitung in der Timeline
Über den Cursor-Button am unteren Rand des Planers kannst du die Mehrfachbearbeitung von Aufgaben und Buchungen aktivieren und die Timeline geht dabei in einen Selektions-Modus. Du erkennst, ob dieser aktiviert ist, dass der Cursor-Button jetzt ausgeklappt ist und einige Optionen sowie die Anzahl der aktuell ausgewählten Timeline-Einträge zeigt.
Ist der Selektions-Modus aktiv, kannst du Aufgaben und Buchungen durch ein einfaches Anklicken markieren. In diesem Modus kannst du Aufgaben nicht öffnen oder verlängern/verkürzen, da sie durch ein Klicken ausgewählt werden (zu erkennen am blauen Rand).
Verschiebst du eine Aufgabe oder Buchung, so werden automatisch alle selektierten Aufgaben in dieselbe Richtung, um denselben Zeitraum verschoben. In der Aufgaben-Timeline kannst du so auch die vertikale Position mehrerer Aufgaben verschieben.
Es stehen dir weitere Funktionen zur Verfügung:
Autofix: Autofix ist eine KI Funktion, die die selektierten Aufgaben in der Timeline so verschiebt und auch in der Dauer optimiert, sodass sie in die Workload passen, ohne eine Überbuchung zu verursachen. Dabei versucht die KI, das Element so nah wie möglich am aktuellen Ort zu belassen. Sind mehrere Elemente markiert, werden sie nacheinander eingeordnet, mit dem frühsten Element zuerst. Diese Funktion ist aktuell nur für Elemente, die nur einen Bearbeiter haben, nutzbar.
Findet die KI keine optimale Lösung, so wird das Element an seinem Ursprungsort belassen.
In dem Action-Menu (3-Punkte), findest du weitere Optionen:
Bearbeitung mit KI:
Es öffnet sich ein kleines Pop-up, in dem du einen Prompt eingeben kannst, um die selektierten Elemente in der Timeline zu verschieben. Bspw. für eine Verschiebung in den nächsten Monat, o. Ä.
☝️Hinweis: Die Mehrfachbearbeitung ist nur im Planer für die User-Ansicht und die Aufgaben-Timeline eines Projekts verfügbar – nicht in der Projektübersicht.
Farbliche Kennzeichnung (Color-coding) nach Projekten
Du kannst Projekten eine Farbe zuweisen. Das machst du über das Aktionsmenü eines Projekts (die 3-Punkte), z. B. in der Timeline oder auch in der Aufgaben-Sidebar im Planer.
Die Aufgaben und Buchungen werden in der Workload-Timeline mit einem Rand in dieser Farbe angezeigt. So kannst du die verschiedenen Einträge besser unterscheiden oder als zusammengehörig erkennen.
Häufige Fragen
Aufgabe oder Buchung wird nicht angezeigt?
Das kann passieren, wenn du bspw. keine Berechtigung hast, die Aufgabe oder das zugehörige Projekt zu sehen.
Eine andere Ursache mag sein, dass das Projekt bereits abgeschlossen oder abgebrochen wurde. Aufgaben und Buchungen dieser Projekte werden nicht mehr in der Timeline der Workload angezeigt und auch nicht in die Berechnung mit einbezogen.