Die Workload-Übersicht

Die Workload-Übersicht zeigt dir die Auslastung deines Teams und berechnet sich aus Aufgaben, Buchungen, Terminen sowie erfasster Zeit.

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Verfasst von Lucas Bauche
Vor über einer Woche aktualisiert

Die Workload-Übersicht zeigt dir die Auslastung deines Teams in einem Zeitstrahl.

Die Auslastung berechnet sich dabei smart aus geplanten Aufgaben, Buchungen und Terminen und berücksichtigt bei Aufgaben die bereits erfasste Zeit.

Die Workload-Betrachtung beginnt dabei stets mit heute und betrachtet nur die Zukunft. Das hat zwei wesentliche Gründe:

  1. Es werden nur aktuell offene Aufgaben und Projekte berücksichtigt. Eine Betrachtung in der Vergangenheit wird damit schnell verfälscht, sobald Aufgaben und Projekte abgeschlossen werden.

  2. Nicht geleisteter Aufwand von Aufgaben wird in die Zukunft (heute bis Ende der Aufgabe) geschoben. Der heutige Tag spielt immer eine wichtige Rolle dabei, wie sich der noch offene Aufwand auf den Zeitbereich verteilt.

Mehr dazu in dem Abschnitt zur Workload-Berechnung.

☝️ Wichtig: Auch wenn eine Aufgabe keinen geplanten Aufwand besitzt, wird sie dennoch hier im Workload innerhalb des Planers angezeigt. Dabei wird die Aufgabe grundsätzlich hier angezeigt, jedoch nicht in der Berechnung des Workload mit berücksichtigt.

So erreichst du die Workload-Übersicht

Öffne den Planer im Hauptmenü und wähle die Ansicht Timeline. Am unteren Rand der Timeline findest du den Bereich Workload. Durch ein Klicken auf diesen öffnet er sich. Du kannst ihn in seiner Höhe einfach ziehen oder über den Button rechts maximieren oder wieder einklappen.

Angezeigte User*innen wählen

Welche User*innen du in der Workload-Übersicht sehen willst, hängt häufig von dem Anwendungsfall ab. Über einen Klick auf den Button User auswählen kannst du angezeigte User*innen wählen. Hier kannst aus drei verschiedenen Auswahl-Möglichkeiten wählen und diese beliebig kombinieren:

  1. Einzelne User*innen auswählen

  2. Teams auswählen (alle User*innen des Teams)

  3. Projekt auswählen (alle Mitglieder des Projekts)

Wochenarbeitszeit / verfügbare Kapazität

Die gestrichelte Linie in dem Workload-Chart stellt dabei die verfügbare Kapazität der User*innen dar. Die Kapazität kann für jeden Wochentag von 0-12h angegeben werden. 0h bedeutet, dass die Person an dem Tag nicht arbeitet. Die Zahl neben dem Namen der User*innen gibt die gesamte Wochenarbeitszeit in Stunden an.

Geplante Zeiten durch Aufgaben und Buchungen werden nur auf die verfügbaren Tage anteilig verteilt, je nachdem, wie hoch die Arbeitszeit an dem jeweiligen Tag ist.

Aufgaben, Buchungen und Termine von User*innen anzeigen

Um mehr Informationen zu erhalten, welche Projekte, Aufgaben, Buchungen und Termine für eine*n User*in eingeplant sind und eine Auswirkung auf die Workload haben, kannst du mit der Maus über den jeweiligen Tag in dem Workload-Chart gehen.

Hier siehst du, wie sich der Workload für den jeweiligen Tag zusammensetzt.

Eine weitere Möglichkeit ist das Ausklappen der User-Zeile über den kleinen Pfeil-Button. Im ausgeklappten Zustand siehst du alle Abwesenheiten, Aufgaben und Buchungen, die für den / die User*in eingeplant sind (mit Start- & Endzeit).

Termine und im Kalender eingetragene Aufgaben siehst du in dieser Ansicht nicht. Durch ein Klicken auf den jeweiligen Tag in dem Workload-Chart gelangst du zu dem ausgewählten Tag in der Planer-Ansicht.

Klicken & Ziehen zum Anlegen neuer Aufgaben, Buchungen und Abwesenheiten

Nutze das bewährte Klicken & Ziehen in der Zeile eines*r Users*in, um neue Einträge anzulegen. Bestehende Einträge kannst du einfach verschieben oder verlängern.

Workload-Chart ausblenden

Willst du nur sehen, was grad für die ausgewählten User*innen in der Timeline eingeplant ist, ohne dass die Workload gerade eine Relevanz für dich hat, so kannst du über den Button oben rechts direkt über der Workload-Sektion die Charts einfach ausblenden.

Alle ausgewählten User*innen werden dann ausgeklappt dargestellt und du siehst direkt, bei wem, was eingeplant ist und kannst hier einfach Änderungen vornehmen.

Nur den Kalender für die nächsten 7 Tage beachten

Ist der Kalender für die kommenden Tage deiner User*innen recht voll, zum Beispiel weil ihr Aufgaben im Kalender einplant, so kannst du für diese Tage die Beachtung aller Timeline-Elemente (Aufgaben und Buchungen) ausschalten. Das verhindert, dass die kommenden Tage als überbucht dargestellt werden.

Klicken dazu auf das 7d Icon oben rechts in der Workload-Sektion.

Farbliche Kennzeichnung (Color-coding) nach Projekten

Du kannst Projekten eine Farbe zuweisen. Das machst du über das Aktionsmenü eines Projekts (die 3-Punkte), z.B. in der Timeline oder auch in der Aufgaben-Sidebar im Planer.

Die Aufgaben und Buchungen werden in der Workload-Timeline mit einem Rand in dieser Farbe angezeigt. So kannst du die verschiedenen Einträge besser unterscheiden oder als zusammengehörig erkennen.

Aufgabe oder Buchung wird nicht angezeigt?

Das kann passieren, wenn du bspw. keine Berechtigung hast, die Aufgabe oder das zugehörige Projekt zu sehen.

Eine andere Ursache mag sein, dass das Projekt bereits abgeschlossen oder abgebrochen wurde. Aufgaben und Buchungen dieser Projekte werden nicht mehr in der Timeline der Workload angezeigt und auch nicht in die Berechnung mit einbezogen.

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