AI- und Agent-Berechtigungen

AI-Berechtigungen sind Teil der globalen Benutzerrollen. Sie legen fest, welche Funktionen ein User im AI-Bereich nutzen darf.

Bei Agenten wird zusätzlich zwischen Agenten-Zugriff und Zugriff auf den Kontext unterschieden. Um einen Agenten in einer Aufgabe oder einem Projekt auszuführen, brauchst du daher beide Berechtigungen.

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Welche AI-Berechtigungen gibt es?

Kein Zugriff

Ist für eine allgemeine Berechtigungsrolle Kein Zugriff aktiviert können User den AI-Chat und Agents nicht verwenden. Der Menüpunkt AI wird im Hauptmenü nicht angezeigt und die AI-Chat-Seitenleiste lässt sich über Cmd/Strg + I nicht öffnen.

Diese User können trotzdem Teil des AI-Abonnements sein. Die Einstellung betrifft den Zugriff, nicht die Abrechnung.

AI & Agents verwenden - ohne Teilen

Das ist die Standardeinstellung.

User können:

• AI verwenden
• Agents verwenden
• Eigene Agents erstellen
• Eigene Skills erstellen

AI & Agents verwenden - in Library teilen

User können zusätzlich zur Standardeinstellung Agents und Skills mit der Workspace Library teilen.

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Zugriffsrechte für Agents

Für Agents gibt es folgende Berechtigungen: Keine, Lesen und verwenden und Verwalten.

Keine

User können den Agenten nicht finden, öffnen, konfigurieren oder ausführen.

Historische Agenten-Aktivität und kontextbezogene Threads können trotzdem sichtbar sein, wenn der User den jeweiligen Aufgaben- oder Projektkontext lesen darf.

Lesen und verwenden

Mit Lesen und verwenden kann der Benutzer:

• Den Agenten öffnen und Details ansehen
• Agenten ausführen, wenn zusätzlich Schreibzugriff auf den konkreten Aufgaben- oder Projektkontext besteht
• Verknüpfte Skills verwenden, einschließlich privater Agent-Skills
• Verknüpfte Konnektoren verwenden, sofern die Verbindung des verantwortlichen Benutzers verfügbar ist

Verwalten

Verwalten umfasst alle Lese-Berechtigungen und erlaubt zusätzlich, den Agenten zu bearbeiten und seine Einstellungen oder Freigaben zu ändern.

Dazu gehören unter anderem Konfiguration, Versionen, Avatar, Freigaben, Memory, Skills, Connector, Workflows, Zeitpläne und Archivstatus.

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Wie werden Agenten-Berechtigungen vergeben?

Ein Agent kann für den gesamten Workspace, Teams oder einzelne Benutzer freigegeben werden.

• Ersteller und Workspace-Administratoren: Haben immer die Berechtigung zum Verwalten des Agents
• Mehrere Freigaben: Es gilt die höchste Berechtigung
• Neue Agenten: Sind zunächst nur für Ersteller und Workspace-Administratoren zugänglich
• Keine zusätzliche Berechtigung: Lesen erlaubt die Nutzung des Agents

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Welche Berechtigung brauche ich?

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AI-Thread-Berechtigungen auf Projektebene und Agentenaktivität

Für Projekte gibt es zusätzlich eine Berechtigung für AI Threads.

Sie bestimmt, ob Benutzer AI-Threads sehen dürfen, die mit einem Projekt verbunden sind.

Dabei gibt es zwei Stufen:

• Lesezugriff
• Kein Zugriff

Eine separate Bearbeitungs-Berechtigung für AI-Threads gibt es nicht.

Agent Aktivität zeigt die Agent-Beteiligung an Aufgaben und Projekten. Sie gewährt selbst keine Berechtigungen und macht einen Agent weder zum Aufgabenmitglied noch zum Projektmitglied.

Wenn ein Thread gelöscht wird, bleiben Beteiligung und Laufhistorie erhalten. Ein späterer Lauf erstellt einen neuen Thread, wenn kein verfügbarer Thread mehr vorhanden ist.

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Berechtigungsstufen für AI & Agenten anpassen

1. Öffne die Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü).

2. Navigiere zur Kategorie Admin und wähle dort den Menüpunkt Rechtemanagement.

3. Öffne die Allgemeine Berechtigungsrolle

4. Scrolle zum Abschnitt AI-Berechtigungen. Dort findest du die Berechtigung für awork Agent & Custom Agents mit einem Dropdown-Auswahlfeld auf der rechten Seite der Zeile.

5. Berechtigungs-Dropdown öffnen
   Klicke auf das Dropdown-Feld neben awork Agent & Custom Agents. Das Feld zeigt die aktuell ausgewählte Berechtigungsstufe an und enthält ein kleines Pfeil-Symbol, das auf weitere Optionen hinweist.

6. Berechtigungsstufe auswählen
   Im geöffneten Dropdown-Menü mit der Überschrift Berechtigungsstufe stehen dir drei Optionen zur Verfügung:

   • Kein Zugriff: Benutzer haben keinen Zugriff auf AI-Funktionen und können weder den awork Agent noch Custom Agents verwenden.
   • AI & Agenten verwenden – ohne Teilen: Benutzer können den awork Agent und Custom Agents nutzen, aber nicht mit anderen teilen.
   • AI & Agenten verwenden – in Library teilen: Benutzer können den awork Agent und Custom Agents verwenden und zusätzlich in der Library mit anderen teilen.
   

7. Gewünschte Option auswählen
   Klicke auf die Berechtigungsstufe, die du für die Benutzer festlegen möchtest. Die ausgewählte Option wird sofort übernommen und im Dropdown-Feld angezeigt.

Die AI-Berechtigungen sind nun für die Benutzerrolle konfiguriert. Die Änderungen gelten ab sofort für alle Benutzer mit dieser Rolle.

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Wer ist der verantwortliche User?

Jeder Agenten-Lauf hat einen verantwortlichen User. Seine awork-Berechtigungen, persönlichen Skills und persönlichen Konnektor-Verbindungen werden für den Lauf verwendet.

• Direkter Lauf oder Follow-up: Der User, der Run agent auswählt oder die Nachricht sendet, ist verantwortlich.
• Agent-Erwähnung im Kommentar: Der User, der die Agent-Erwähnung hinzufügt, ist verantwortlich.
• Automatischer Zeitplan: Der verantwortliche User des Zeitplans bleibt verantwortlich.
• Run schedule now: Der Zeitplanbesitzer bleibt verantwortlich. Der User, der Run now auswählt, wird zusätzlich als auslösender User erfasst.
• Delegierter oder Sub-Agent-Lauf: Der Lauf übernimmt den verantwortlichen und den auslösenden User des übergeordneten Laufs.

Wenn ein User einen Zeitplan speichert oder bearbeitet, wird er für zukünftige Läufe verantwortlich.

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Berechtigungen während eines Agent-Laufs

Ein Agent hat keine eigenen awork-Berechtigungen. Der Agent handelt immer im Namen des Users. Wenn ein User eine bestimmte Aktion in awork nicht ausführen darf, kann dies auch sein Agent nicht.

Jeder Lauf erfolgt im Namen eines verantwortlichen Users, der ihn startet. Der Agent kann deshalb nur die Aktionen ausführen, zu denen dieser User selbst berechtigt ist.

Das bedeutet: Wenn du keine Berechtigung hast, eine Aufgabe oder ein Projekt zu bearbeiten, kann der Agent dort ebenfalls keine Änderungen vornehmen. In diesem Fall ist der Agent auf Lesezugriff beschränkt.

Das gilt für:

• Agent-Läufe in Projekten

• Agent-Läufe in Aufgaben

• geplante Agent-Läufe

• Agent-Läufe über Automatisierungen

Bei einem geplanten Lauf oder einer Automatisierung verwendet der Agent die Berechtigungen des Users, der den Lauf eingerichtet hat.

Nur dieser User kann den Zeitplan bearbeiten. Andere User können abhängig von ihren Berechtigungen möglicherweise auf den Lauf zugreifen oder ihn löschen, können aber nicht automatisch dessen Anweisungen verändern.

Auch ohne Bearbeitungsrechte kann ein Agent Lauf hilfreich sein, zum Beispiel für einen Health Check, eine Zusammenfassung oder eine schnelle Übersetzung.

Das gleiche Prinzip gilt für Konnektoren. Wenn ein Benutzer beispielsweise sein Google-Konto verbindet, kann ein Agent mit dieser Verbindung nur Aktionen ausführen, die auch über dieses Google-Konto möglich sind.

Wird ein Agent mit einem anderen Benutzer geteilt, verwendet der Agent dessen eigene verbundenen Konten und Berechtigungen.

Eine Ausnahme besteht dann, wenn bewusst ein bestimmtes Konto oder bestimmte Zugangsdaten fest in einen Agent eingebettet werden.

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Berechtigungen für allgemeine AI-Einstellungen

Für die Verwaltung von AI-Einstellungen sind unterschiedliche Berechtigungen notwendig:

• Modelle und Workspace-Kontext:
  Zugriff auf die Workspace-Einstellungen und mindestens die Berechtigungsstufe AI & Agents verwenden - ohne Teilen bei den AI-Berechtigungen der allgemeinen Berechtigungsrolle
• Nutzung & Aktivität: Adminrechte
• Library: mindestens die Berechtigungsstufe AI & Agents verwenden - ohne Teilen bei den AI-Berechtigungen der allgemeinen Berechtigungsrolle

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Welche Berechtigungen gelten für externe User?

Externe User haben keinen Zugriff auf die AI-Thread-Liste eines Projekts.

Sie können in einem solchen Projekt:

• den AI-Tab des Projekts nicht sehen
• keine Agents im Projekt zuweisen
• keinen Agent über einen Kommentar erwähnen
• keinen eigenen AI-Thread mit dem Projekt verknüpfen

Sie können AI weiterhin in ihrem eigenen Workspace verwenden und ein Projekt als Kontext nutzen, sofern sie dafür die entsprechenden Rechte besitzen.

Ein AI-Thread, den ein externer User in seinem eigenen Workspace erstellt, bleibt dort und wird auf deren eigenes Kontingent angerechnet. Er kann nicht in das Projekt eines anderen Workspaces übertragen werden.

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FAQ

Reicht Agent Lese-Berechtigung aus, um einen Agent in einer Aufgabe zu starten?

Nein. Du brauchst zusätzlich Schreibzugriff auf die konkrete Aufgabe oder den konkreten Projektkontext.

Hat ein Agent eigene awork-Berechtigungen?

Nein. Ein Agent hat keine eigene awork-Rolle. Jeder Lauf verwendet die Berechtigungen des verantwortlichen menschlichen Benutzers.

Können Workspace-Administratoren fremde Standalone-Threads lesen?

Nein. Administratorrechte überschreiben die Privatsphäre eines Standalone-Threads nicht.

Was passiert, wenn der verantwortliche Benutzer nicht mehr berechtigt ist?

Der Lauf wird abgelehnt oder stoppt an der nächsten geschützten Grenze.