Zeitauswertungen erstellen

In den Zeitauswertungen wertest du erfasste Zeiten umfangreich aus – mit Filtern, Gruppierungen und Summierungen. Von hier aus kannst du Stundenzettel erstellen, Zeiten exportieren, Zeiten als abgerechnet markieren oder Rechnungen über integrierte Rechnungstools anstoßen.

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Hauptvorteile und Anwendungsfälle

• Zeiten gezielt analysieren durch Filter, Gruppierung, Summierung und Sortierung

• Stundenzettel erstellen per Druck/PDF direkt aus der Auswertung

• Daten exportieren als Excel (.xlsx) oder als PDF-Auszug

• Zeiten bearbeiten einzeln oder gesammelt (je nach Rechtemanagement)

• Abrechnungsprozesse unterstützen durch „Auf abgerechnet setzen“ und „Rechnung erzeugen“

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Das Menü Zeitauswertungen

Du findest die Zeitauswertungen im Hauptmenü im Bereich Workspace.

• Meine Auswertungen enthält alle Auswertungen, die du erstellt hast

• Freigegebene Auswertungen enthält Auswertungen, die andere User*innen mit dir geteilt haben (der Bereich erscheint nur, wenn es dort Auswertungen gibt)

In der Übersicht kannst du Auswertungen erstellen, suchen und sortieren (nach Name oder letztem Bearbeitungszeitpunkt, jeweils auf- oder absteigend).

Auswertung duplizieren, freigeben und löschen

Über den Aktions-Button rechts in der jeweiligen Zeile einer gespeicherten Zeitauswertung stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Duplizieren

• Auswertung freigeben

• Löschen

Die verfügbaren Optionen können je nach Rechtemanagement variieren, weil User*innen nur Daten sehen, für die sie Rechte haben.

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So erstellst und speicherst du Auswertungen

1. Navigiere zu Zeitauswertungen

2. Klicke oben links auf + Auswertung oder wähle eine der vorkonfigurierten Sofort-Auswertung: Monatliche Erfassungsübersicht, Erfasst vs geplant, Abrechenbarkeit pro User, Bereit zur Rechnungsstellung

3. Lege oben links einen Namen für die Auswertung fest

4. Klicke Auswertung speichern oben rechts

Zum Exportieren oder Erstellen von Rechnungen musst du deine Auswertung nicht speichern.

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Eine Zeitauswertung konfigurieren

Die Auswertungsoptionen sind in vier Bereiche unterteilt:

1. Zeitbereich

2. Datenfilter

3. Sortierung und Gruppierung

4. Angezeigte Spalten

Zeitbereich

Wähle den Zeitraum, der in der Auswertung verwendet wird. awork unterscheidet zwischen relativen und absoluten Optionen:

• Absoluter Zeitraum (z. B. August): Die Auswertung zeigt immer Daten für diesen Monat, du kannst aber oben manuell zwischen Monaten wechseln

• Relativer Zeitraum (z. B. Diesen Monat): Es wird immer der aktuelle Monat angezeigt

Datenfilter

Du kannst nach folgenden Kriterien filtern:

• User*in

• Projekt

• Tags

• Tätigkeit

• Abrechnungsstatus

• Notiz der Zeiten

Sortierung und Gruppierung

Hier legst du fest, wie deine Liste aufgebaut ist:

• Gruppierung auswählen (Gruppen erscheinen als Überschrift in der Liste)

• Summierung nach Feld wählen (z. B. nach User summieren und Einträge darunter aufklappen)

• Liste sortieren nach (auf- oder absteigend, auch nach Feldern, die du nicht anzeigen lässt)

• Rundung festlegen (wie Einträge gerundet werden): Hier kannst du festlegen, wie die Einträge gerundet werden. Dabei gibt es zwei Optionen:

  • Nächstes: zur nächsten vollen Einheit auf- oder abrunden (15 Min., 30 Min. oder Stunde). Dann wird z.B. 1:17 zu 1:15
  • Aufrunden bis: hier wird immer der nächstgrößere Wert verwendet, z.B. 1:17 wird zu 1:30.

Angezeigte Spalten wählen

Lege fest, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Klicke dazu unterhalb der Zusammenfassung auf das Spalten-Icon auf der rechten Seite oberhalb der Zeiteinträgen.

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Charts in der Zusammenfassung

In der Zusammenfassung siehst du Summen nach Abrechenbarkeit:

• Gesamt (Lila) Summe aller Zeiten im gewählten Zeitraum

• Abrechenbar (Gelb) Erfasste Zeiten, die abrechenbar sind

• Abgerechnet (Grün) Erfasste Zeiten, die abrechenbar sind und abgerechnet wurden

• Nicht abrechenbar (Rot) Erfasste Zeiten, die nicht abrechenbar sind

Für die Grafik gibt es 2 Einstellungen: Balkendiagramm oder Matrix sowie Tortendiagramm. awork zeigt automatisch das Balkendiagramm an, wenn die Daten nicht gruppiert sind. Für gruppierte Daten wird automatisch die Matrix-Ansicht verwendet.

Balkendiagramm

Wenn die Auswertung nicht gruppiert ist, werden Balken in der Höhe der erfassten Zeiten angezeigt. Beim Bewegen der Maus über einen Eintrag siehst du Datum und Wert.

Matrix

Wenn die Auswertung gruppiert ist, wird eine Matrix angezeigt. Die Zeilen entsprechen den Gruppen. In der Matrix stehen Einträge für die betrachteten Einheiten (z. B. Tage) sowie am Ende die Gesamtsumme je Gruppe. Beim Bewegen der Maus über einen Eintrag siehst du Datum und Wert.

Tortendiagramm

• Wenn die Auswertung nicht gruppiert ist, zeigt das Diagramm das Verhältnis der nicht-abrechenbaren, der noch nicht abgerechneten und der bereits abgerechneten Zeiten.
• Wenn die Auswertung gruppiert ist, wird das Verhältnis der Gruppensummen angezeigt. Beim Hover siehst du Wert und prozentualen Anteil.

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Zeitauswertungen exportieren

1. Als Stundenzettel im PDF-Format

Du kannst deine Auswertung drucken oder als PDF speichern.

1. Filtere die Auswertung so, wie du sie brauchst

2. Klicke auf das Dokumenten-Icon rechts oben

3. Nutze das Drucken-Fenster deines Browsers, um zu drucken oder als PDF zu speichern

Dabei werden Gruppen, Summen und Spaltenfilter berücksichtigt.

2. Als Tabelle im Excel-Format (.xlsx)

Du kannst Rohdaten exportieren oder einen formatierten Export erstellen. Klicke dazu auf das Download-Symbol rechts oben.

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So bearbeitest du Zeiten in Zeitauswertungen

Einzelne Zeiten bearbeiten

Klicke beim Zeiteintrag auf den Aktions-Button auf der rechten Seite einer Zeit > Bearbeiten, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.

Mehrere Zeiten gleichzeitig bearbeiten

Du kannst mehrere Zeiten gleichzeitig bearbeiten (z. B. um sie als abgerechnet zu markieren). Unter Berücksichtigung deiner Rechte im Rechtemanagement kannst du für mehrere Zeiteinträge gleichzeitig Tätigkeit, Projekt, Aufgabe oder User*in ändern oder Zeiteinträge löschen.

1. Hover über den linken Rand neben den Zeiteinträgen oder Gruppentiteln und wähle über die Auswahlkästchen einzelne Zeiten oder ganze Gruppen aus.

2. Nutze die schwebende Aktionsleiste am unteren Rand, um Aktionen auszuführen oder die Selektion aufzuheben

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Zeiten als abgerechnet markieren

1. Klicke oben rechts auf das Dollar-Icon

2. Wähle Auf abgerechnet setzen

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So erstellst du Rechnungen aus Zeitauswertungen

Die Weiterberechnung der Zeiten erfolgt über integrierte Rechnungstools.

1. Klicke oben rechts auf das Dollar-Icon

2. Wähle Rechnung erzeugen

Hier erfährst du mehr über das Abrechnen von Zeiten.

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FAQ

Werden Pausen (pausierte Zeiten) in der Zeitauswertung angezeigt?

Pausierte Zeiten werden in der Auswertung zunächst nicht angezeigt. Wenn du über den Aktionsbutton eines Zeiterfassungseintrags auf Bearbeiten klickst, kannst du die pausierte Zeit/Dauer einsehen. Die pausierte Zeit kann nicht geändert, jedoch gelöscht werden. Sie kann nur gelöscht werden, wenn der Zeiteintrag noch nicht auf abgerechnet steht. Weitere Informationen findest du hier.

Kann ich den Planaufwand von Aufgaben auswerten?

Ja. Dafür gibt es eine Spalte, die du hinzufügen kannst. In dieser Spalte siehst du den gesamt geplanten Aufwand einer Aufgabe – unabhängig vom ausgewählten Zeitraum des Berichts.

Beispiel: Wenn eine Aufgabe insgesamt 10 Stunden geplanten Aufwand hat, der Bericht aber nur den aktuellen Monat umfasst, werden trotzdem die vollen 10 Stunden angezeigt.

Warum ist in meiner PDF-Datei eine URL sichtbar?

Wenn z. B. unten ein Link auf dem PDF sichtbar ist, hängt das mit deinen Druckeinstellungen zusammen. Deaktiviere diese Informationen im Drucken-Fenster.

Muss ich eine Auswertung speichern, um zu exportieren oder eine Rechnung zu erzeugen?

Nein. Zum Exportieren oder Erstellen von Rechnungen musst du deine Auswertung nicht speichern.

Wer kann geteilte Auswertungen löschen?

Geteilte Auswertungen können nur vom Ersteller*in der Auswertung oder von einem Admin gelöscht werden.