TL;DR
Highlights: awork Forms (mit Praxis-Beispiel), Projekt- und Aufgaben-Keys, manuelle Automation-Trigger & Kalender-Updates
Auf der Roadmap: Workflows, individuelle Aufgabenlisten und Design-Update
Lesetipp zum neuen UI-Design von CPO Lucas
Feature-Highlights in der Übersicht
awork Forms: Kundenaufgaben strukturiert erhalten
Kennst du das? Aufgaben von Kunden kommen oft unstrukturiert und über verschiedenste Kanäle. Bevor die eigentliche Arbeit losgeht, muss erstmal jemand alle Infos sammeln und die Aufgabe sauber anlegen.
Um dieses Problem zu lösen, gibt es jetzt awork Forms: ein Tool, mit dem du Formulare zur Aufgabenerstellung in awork bauen kannst. awork Forms ist Open Source, kostenfrei und lässt sich sogar selbst hosten.
Beispiel: Dein Kunde hat Änderungswünsche an seiner Website. Statt einer E-Mail mit "Könnt ihr da mal drüberschauen?" nutzt er den Formular-Link, den du für ihn erstellt hast. Der Kunde füllt (Pflicht-)Felder aus, gibt die URL an, fügt einen Screenshot hinzu und beschreibt die gewünschte Änderung gleich mit. Er sendet ab und die Aufgabe landet automatisch im richtigen Projekt, in der richtigen Liste, mit allen Infos, die dein Team braucht – optional direkt einer Person zugewiesen und priorisiert.
Das war's (hoffentlich) mit Hin und Her oder fehlenden Infos.
Projekt- und Aufgaben-Keys
Jedes Projekt hat jetzt einen einzigartigen Key (z.B. ACME), den du auch individuell anpassen kannst. Jede Aufgabe hat dazu eine permanente Nummer (ACME-42). Ab jetzt gibt es also eindeutige Referenzen in awork, die sich auch in Slack, Mails oder Calls nutzen lassen. So verbringst du weniger Zeit mit Suchen oder Rückfragen.
Die Sichtbarkeit dieser Keys lässt sich sowohl auf Workspace-, als auch auf Projekt-Ebene einstellen:
Admins können die Keys in den Workspace-Einstellungen für alle Projekte aktivieren (Allgemeines > Aufgaben-Einstellungen > Projekt- & Aufgaben-Keys für alle Projekte anzeigen).
Projekt-Manager können die Sichtbarkeit der Keys pro Projekt in den jeweiligen Projekteinstellungen überschreiben (Allgemein > Aufgaben- und Projekt-Key).
Manuelle Automatisierungs-Trigger
Nicht jeder Workflow sollte automatisch laufen. Deshalb kannst du Automatisierungen ab jetzt auch manuell starten, sobald du sie brauchst.
Zum Beispiel: deine QA-Checkliste vor der Kunden-Review anstoßen oder den "Rechnung vorbereiten"-Flow starten, wenn eine Projektphase abgeschlossen ist.
Wähle dafür bei der Erstellung einer Automatisierung den neuen Trigger-Typ "Manuell", vergib einen Namen (z.B. "Rechnung vorbereiten"), füge die entsprechenden Aktionen hinzu und speichere. Die Automatisierung lässt sich anschließend über einen neuen Button oben rechts in den Details der Projektaufgaben mit einem Klick starten.
Vertrauenswürdige Workspaces für awork Connect
Wenn du regelmäßig via awork Connect mit demselben Partner-Workspace zusammenarbeitest, musst du nicht mehr jede einzelne Projekteinladung manuell genehmigen. Workspace-Admins können Partner-Workspaces jetzt als "vertrauenswürdig" markieren, wodurch Einladungen automatisch angenommen werden. Deine externen Partner können direkt auf Projekte besetzt werden und loslegen.
So kannst du vertrauenswürdige Workspaces einrichten:
Workspace-Einstellungen > Connect > Vertrauenswürdige Workspaces
Kalender-Integration: Aufgaben, Buchungen und OOO-Kapazität
Dein awork Kalender bildet jetzt deinen echten Arbeitstag und damit deine verfügbare Kapazität noch besser ab.
Zum einen siehst du in der Ganztags-Zeile zugewiesene Aufgaben und Buchungen, was dir einen besseren Überblick über deine Woche verschafft. Beide Features aktivierst du in den Kalender-Einstellungen.
Zum anderen können jetzt auch "Abwesend"-Termine deine Kapazität im Planer beeinflussen – zum Beispiel, wenn du einen Arzttermin hast oder mal früher losmusst. Dein Team sieht dadurch besser, wann du nicht verfügbar bist und niemand weist dir Aufgaben zu, wenn du schon weg bist.
Aktivieren unter:
Kalender > Verknüpfte Kalender verwalten (rechts neben den Einstellungen) > Bearbeiten > "Abwesend"-Termine laden und als Abwesenheit behandeln
Bonus für Developer: awork CLI
Mit dem awork CLI verwaltet ihr Projekte, User, Zeiteinträge und mehr direkt aus dem Terminal. Gebaut für automatisierte Workflows und AI Agents. Alles Open Source auf GitHub.
Was als Nächstes kommt
Workflows: Statt Statussets, Automationen und benutzerdefinierte Felder in jedem Projekt einzeln einzurichten, definiert ihr sie einmal als Workflow und weist diesen mehreren Projekten zu. Ändert ihr den Workflow (z.B. einen neuen Status hinzufügen), aktualisieren sich alle Projekte automatisch. Perfekt für Agenturen, die einen bewährten Prozess über viele Kundenprojekte hinweg einheitlich fahren.
Individuelle Aufgabenlisten: Ihr braucht eine kuratierte Aufgabenliste, die sich mit Filtern allein nicht abbilden lässt – z.B. 8 handverlesene Tasks aus verschiedenen Projekten für das morgige Stakeholder-Meeting? Bald könnt ihr eigene Listen erstellen, Tasks aus beliebigen Projekten per Drag & Drop hinzufügen und nach eurer Priorität sortieren, ohne dafür die Projektstruktur verändern zu müssen.
Außerdem arbeiten wir weiter an komplexen Filtern, projektübergreifenden Aufgabenlisten und dem neuen UI-Design – mehr dazu im Lesetipp.
Lesetipp
Unser CPO Lucas hat in seinem LinkedIn-Newsletter das kommende Design-Update vorgestellt. Wenn du wissen willst, wohin die visuelle Reise mit awork geht, ist das dein Artikel.
Hast du Fragen oder Feedback? Schreib mir einfach eine Antwort – wir freuen uns über jede Anregung!