awork Forms ist ein eigenständiges Formular-Tool. Externe Personen füllen dein Formular aus, und die Einsendung wird automatisch als Aufgabe in awork angelegt.
Du findest awork Forms unter forms.awork.com.
Hauptvorteile und Anwendungsfälle
Verwende awork Forms, wenn du strukturiertere Eingaben und eine schnellere Weiterverarbeitung möchtest:
Strukturierte Anfrageerfassung, sodass alle erforderlichen Informationen über ein Formular eingehen
Weniger Rückfragen, da die richtigen Informationen von Anfang an über Pflichtfelder gesammelt werden
Automatische Aufgabenerstellung für jede Einsendung, einschließlich Projekt, Aufgabenliste, zuständiger Person und Priorität
So nutzt du awork Forms
Öffne forms.awork.com und melde dich mit deinem awork Account an
Du landest auf dem Dashboard und siehst eine Übersicht deiner Formulare, Einreichungen und erstellten Aufgaben
Klicke auf Formular erstellen, um dein erstes Formular anzulegen
Ein Formular erstellen
Beim Erstellen legst du fest, welche Informationen abgefragt werden und was mit den Einsendungen passiert.
Formularfelder definieren
Füge individuelle Felder hinzu, um genau die Infos abzufragen, die du brauchst (z. B. Titel, Beschreibung oder Dateianhang). Du kannst Felder als Pflichtfeld markieren.
Unterstützte Dateianhänge: PNG, JPG und PDF bis 10 MB.
Aufgaben-Einstellungen festlegen
Lege fest, was beim Absenden des Formulars passiert:
Projekt und Aufgabenliste für die automatisch erstellte Aufgabe
Zuweisung optional direkt an eine*n User
Priorität als Standard-Priorität für neue Einsendungen
Weitere Felder um zusätzliche Aufgabenfelder automatisch zu befüllen
Formular teilen
Jedes Formular hat einen öffentlichen Link, den du an Kund*innen oder externe Partner weitergeben kannst. Die Absender*innen brauchen keinen awork Account, füllen das Formular aus und klicken auf Senden.
Das Dashboard und Einreichungen
Das Dashboard zeigt dir auf einen Blick:
Formulare insgesamt - wie viele Formulare du erstellt hast
Einreichungen - wie viele Einsendungen in diesem Monat eingegangen sind
Erstellte Aufgaben - wie viele Aufgaben daraus in awork erstellt wurden
Über die Schnellaktionen springst du direkt zu den wichtigsten Funktionen: Formular erstellen, Formulare anzeigen und Einsendungen anzeigen.
Einreichungen verwalten
Unter Einreichungen in der Seitenleiste findest du alle eingegangenen Formular-Einsendungen. Von hier aus kannst du nachvollziehen, welche Aufgaben erstellt wurden und welche Informationen eingegangen sind.
Berechtigungen
Über den Menüpunkt Einstellungen kannst du den Workspace-Zugriff festlegen.
Steuere, ob alle Benutzer im gewählten Workspace awork Forms öffnen dürfen sollen oder nur ausgewählte Personen.
Alle Benutzer zulassen ist der empfohlene Standard. Deaktiviere diese Option, um Forms auf eine Auswahl zu beschränken.
Zugelassene Benutzer: Wähle die User aus, denen du den Zugriff auf Forms erlauben möchtest.
awork-Admins und User mit Berechtigungen für die Workspace-Einstellungen behalten immer Zugriff, auch wenn sie nicht explizit auf der Liste Zugelassener Benutzer stehen.
Bei der Erstellung eines Formulars werden nur die Projekte und Aufgabenliste zur Auswahl angezeigt, auf die die User*innen Zugriff haben bzw. welche nicht privat sind.
Bekannte Einschränkungen und Hinweise
awork Forms ist eine eigenständige Anwendung und noch nicht direkt in awork integriert
erreichbar über forms.awork.com – nicht über awork selbst
als Open-Source-Projekt auf GitHub verfügbar: Wenn du Entwickler*innen im Team hast, kannst du das Tool auch selbst hosten oder eigene Features beitragen
awork Rechtemanagement greift nicht bei Aufgabenerstellung via Forms:
Jeder User, der auf ein Projekt besetzt ist, könnte für dieses Projekt eine Aufgabe über Forms hinzufügen.
Hinweis: Der Support für awork Forms läuft aktuell über GitHub und die awork Community – nicht über den regulären awork Support.
Häufige Fragen (FAQ)
Brauchen meine Kund*innen einen awork Account, um das Formular auszufüllen?
Brauchen meine Kund*innen einen awork Account, um das Formular auszufüllen?
Nein. Das Formular ist öffentlich zugänglich – Absender*innen brauchen keinen Account.
Wo greife ich auf awork Formulare zu?
Wo greife ich auf awork Formulare zu?
Gehe zu forms.awork.com und melde dich mit deinem awork Konto an.
Sind awork Formulare in die awork App integriert?
Sind awork Formulare in die awork App integriert?
Noch nicht. awork Formulare sind eine eigenständige Anwendung und nicht direkt in awork integriert.
Kann ich mehrere Formulare für unterschiedliche Zwecke erstellen?
Kann ich mehrere Formulare für unterschiedliche Zwecke erstellen?
Ja. Du kannst so viele Formulare erstellen, wie du brauchst – zum Beispiel eines für Bug-Reports und eines für neue Aufträge.
Welche Dateiformate werden bei Anhängen unterstützt?
Welche Dateiformate werden bei Anhängen unterstützt?
PNG, JPG und PDF – jeweils bis zu 10 MB.
Kann ich awork Formulare selbst hosten oder neue Funktionen beitragen?
Kann ich awork Formulare selbst hosten oder neue Funktionen beitragen?
Ja. awork Formulare sind als Open-Source-Projekt auf GitHub verfügbar, sodass du sie selbst hosten oder neue Funktionen beitragen kannst. Support erfolgt derzeit über GitHub und die awork Community.
Kann ich das Formular an mein Branding anpassen?
Kann ich das Formular an mein Branding anpassen?
awork Forms befindet sich aktuell in einer ersten Version. Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten können über das Open-Source-Projekt auf GitHub beigetragen werden.