User verwalten
User*innen sind immer an Accounts gebunden und können in den Einstellungen verwaltet werden. Nur aktive User*innen zählen benötigen eine Lizenz.
User*innen sind in awork immer an Accounts geknüpft. Du kannst sie deshalb nicht einfach anlegen – du versendest Einladungen per E-Mail an eindeutige, existente E-Mail-Adressen.
Die Übersicht aller User*innen findest du in den Einstellungen unter User.
So nutzt du die User-Verwaltung
User-Übersicht öffnen
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Navigiere zu den Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü).
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Wähle User
Sortiere die Liste nach E-Mail, Name, Position, Rolle, Status, Wochenkapazität - jeweils auf- oder absteigend.
Wähle angezeigte Spalten aus und blende über das Filter-Icon die Filteroptionen ein, um nach diversen Kriterien zu filtern.
Über den Aktionsbutton oben rechts kannst du die User-Liste exportieren.
Neue User*in einladen
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Klicke auf den + Hinzufügen Button oben links.
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Gib eine eindeutige, existente E-Mail-Adresse ein und versende die Einladung.
Du brauchst Admin-Rechte, um neue User*innen einzuladen, da das Auswirkungen auf dein Abonnement haben kann.
Zum Einladen musst du ausreichend User*innen in deinem Plan gebucht haben. Wenn nicht, erscheint ein Hinweis – im Fenster siehst du außerdem, wie viele User*innen du noch einladen kannst.
Innerhalb deiner kostenlosen 14-Tage Trial kannst du beliebig viele User*innen einladen.
Mehr dazu: User*innen zu- oder abbuchen.
User*in bearbeiten, erneut einladen, deaktivieren oder löschen
In der User*innen-Übersicht findest du pro Zeile rechts neben dem Namen den Aktions-Button. Darüber kannst du Bearbeiten, Erneut einladen, Deaktivieren oder Löschen.
Deaktivierte User*innen bleiben zunächst bestehenden Projekten und Aufgaben zugewiesen. Um sie vollständig zu entfernen, entferne sie manuell aus den Projekten und Aufgaben. Sobald deaktivierte User*innen entfernt wurden, können sie keinen Projekten oder Aufgaben mehr zugewiesen werden.
Das Löschen ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen kann zu Datenverlust führen. Deaktiviere einen User*in statt diese*n zu löschen, um Daten zu erhalten.
Wenn User*innen gelöscht werden, werden sie automatisch aus allen Projekten und Aufgaben entfernt, denen sie zugewiesen waren.
Das Deaktivieren und das Löschen von Usern im Modul User führt nicht automatisch dazu, dass sich die von dir bestellte Lizenzzahl automatisch verringert. Um die Lizenzen zu reduzieren, musst du deinen Plan anpassen.
User*innen-Details, Projekte, Zeiten und Abwesenheiten
User*innen-Details und Kontaktdaten öffnen
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Klicke auf den Aktionsbutton neben dem User > Bearbeiten
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Es öffnet sich ein Pop-up: Hier kannst du Titel, Name, Position, Geburtstag und Tags hinterlegen bzw. bearbeiten.
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Wechsle im Pop-up von den Details in das Tab Kontakt, um Kontaktdaten zu hinterlegen oder zu bearbeiten.
User-Profil und aktive Projekte
Wähle einen User durch einen Klick in der User*innen-Übersicht aus: Du gelangst in das Register Details mit dem Profil des Users. Füge Teams oder Tags hinzu. Auch hier steht rechts oben ein Aktionsbutton zur Verfügung.
Darunter siehst du alle aktiven Projekte, bei denen der User im Projektteam ist und welche sich in einem laufenden Status.
Alle Projekte eines Users einsehen
Wähle im User Profil den Tab Projekte. Du sieht eine Übersicht über alle Projekte, bei denen der*die User*in Mitglied ist.
Hier kannst du wie in der allgemeinen Projektliste nach Projekten suchen, diese gruppieren, filtern, die angezeigten Spalten festlegen und die Projekte exportieren.
Zeiten und Abwesenheiten einer User*in einsehen
Wechsle im User Profil den Tab Zeiten. Du siehst eine Übersicht über alle Zeiten, die der*die User*in erfasst hat.
Zeit für eine User*in erfassen
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Klicke oben links auf + Zeit.
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Erfasse die Zeit im Zeiterfassungsfenster (die entsprechende User*in ist bereits vorausgewählt).
Das funktioniert, wenn du die entsprechenden Rechte hast, für andere User*innen Zeiten erfassen zu können (Schreibrechte auf den Projektzeiten). Mehr dazu: Zeiten erfassen.
Summen auf einen Blick
Oberhalb der Liste der Zeiten siehst du eine Zusammenfassung der erfassten Zeiten sowie die Abwesenheiten.
- Gesamte erfasste Zeit: unterteilt in Abrechenbar und nicht Abrechenbar
- Bereit zum Abrechnen: unterteilt in abzurechnende Zeit und abgerechnete Zeit; über den Button + Rechnung kannst du hier direkt zur Zeitauswertung springen und eine Rechnung erstellen (vorausgesetzt du hast einer unserer Rechnungstool-Integrationen eingerichtet). In der Zeitauswertung wird automatisch der aktuelle Monat ausgewählt, dies kann dann noch angepasst werden.
- Abwesenheiten: die Summe der abwesenden Tage im Zeitraum; wähle Anzeigen, um zur Auflistung der Abwesenheiten (Typ, Zeitraum, Anzahl Tage) zu gelangen
Hinweis: Die Abwesenheiten siehst du erst, wenn du einen Zeitraum ausgewählt hast.
Balkendiagramm
Das Balkendiagramm zeigt dir, wie sich getrackte Zeiten aufteilen. Wenn du mit der Maus über die Balken hoverst, bekommst du mehr Details – abhängig von deiner Gruppierung.
Du kannst den Zeitrahmen wählen: Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr oder gesamte Zeit.
Gruppiere nach Tätigkeiten, Abrechenbarkeit, Projekt oder Zeitraum.
Best practices und wichtige Hinweise
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Deaktivieren statt löschen, wenn du Daten behalten und Datenverlust vermeiden möchtest. Das Löschen ist dauerhaft und sollte nur verwendet werden, wenn die Userdaten und -zugriffe vollständig entfernt werden sollen.
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Lizenzzahl bleibt gleich: Deaktivieren oder Löschen im Modul User verringert die bestellte Lizenzzahl nicht automatisch. Um Lizenzen zu reduzieren, musst du deinen Plan aktiv anpassen.
FAQ
Kann ich User*innen einfach anlegen, ohne eine Einladung zu versenden?
Nein. User*innen sind in awork immer an Accounts geknüpft. Du legst sie über Einladungen per E-Mail an eindeutige und existente E-Mail-Adressen an.
Was ist der Unterschied zwischen dem Deaktivieren und dem Löschen von User*innen?
Deaktivierte User*innen bleiben bestehenden Projekten und Aufgaben zugewiesen, bis sie manuell entfernt werden. Gelöschte User*innen werden automatisch aus allen zugewiesenen Projekten und Aufgaben entfernt.
Werden Lizenzen automatisch reduziert, wenn ich User*innen deaktiviere oder lösche?
Nein. Das Deaktivieren und Löschen von User*innen im Menü User verringert die von dir bestellte Lizenzzahl nicht automatisch. Um Lizenzen zu reduzieren, musst du deinen Plan anpassen.
Was passiert mit der erfassten Zeit, wenn eine User*in gelöscht wird?
Die erfasste Zeit bleibt bestehen. Die erfassten Zeiten werden danach lediglich ohne Zuordnung zu User*innen angezeigt.
Was ist der Unterschied zwischen User*in und externer User*in?
Eine externe User*in hat weniger Rechte und Funktionen in awork, kann dafür aber kostenfrei hinzugefügt werden. Externe User*innen via awork Connect können an Projekten teilnehmen – z. B. Freelancer oder Kund*innen. Mehr dazu: awork Connect – externe Partner*innen einladen.
Wie kann ich meine eigenen Userdetails und Kontaktdaten anpassen?
Du hast zwei Möglichkeiten:
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Solltest du die entsprechenden Berechtigungen haben, navigiere im Hauptmenü zu User, scrolle zu deinem Profil, öffne den Aktions-Button rechts und wähle Bearbeiten.
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Klicke auf dein Profilbild links unten im Hauptmenü (oder deine Initialen), wähle Account-Einstellungen und klicke auf den Button unter deinem User-Bild User bearbeiten.
Warum ist meine Account-E-Mail-Adresse eine andere als die in meinen User*innen-Details?
Deine Account-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, mit der du dich in awork anmeldest. Diese kannst nur du selbst über deinen Account bearbeiten. Du kannst mit demselben Account in mehreren awork Workspaces sein.
In unterschiedlichen Workspaces hast du unterschiedliche User*innen und kannst Informationen wie Bild, Name, Position und Kontaktinformationen frei wählen. Die E-Mail-Adresse in den User*innen-Details kann z. B. für Benachrichtigungen genutzt werden und beeinflusst deinen Account und dein Login nicht.
Gibt es Dummy-User*innen in awork?
Nein. Dummy-User*innen im Sinne von User*innen, die in awork verwaltet werden können, aber keinen Account haben, gibt es in awork nicht. Du könntest zwar eigene, ungenutzte E-Mail-Adressen verwenden, aber die User*innen müssen trotzdem gebucht werden.
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