Filestage Integration

Verbinde awork mit Filestage, um Reviews direkt aus Aufgaben zu starten und den Review-Status automatisch in awork zu sehen.

Filestage ist ein Tool für Review- und Freigabeprozesse, das speziell für Marketing-Assets entwickelt wurde. Es organisiert Versionen, Feedback und Freigaben und unterstützt Annotationen in vielen Dateiformaten (z. B. PDFs, Websites, Videos).

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Hauptvorteile und Anwendungsfälle

Die Integration zwischen awork und Filestage bietet dir drei Kernfunktionen:

• Projekte verknüpfen – Ein awork-Projekt wird mit einem Filestage-Projekt verbunden

• Reviews aus awork starten – Ein Review entsteht in Filestage, sobald du eine Datei in awork hochlädst

• Status synchronisieren – Der Review-Status aus Filestage wird zurück nach awork übertragen

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So nutzt du die awork – Filestage Integration

Integration einrichten

Bevor du in Projekten loslegst, musst du die Integration in deinem Workspace aktivieren.

1. Erstelle einen API-Key in awork gemäß dieser Anleitung (API-Key ohne Benutzer-Authentifizierung): Client Applications und API Keys

2. Erstelle einen API-Key in Filestage gemäß dieser Anleitung: Zugriff auf API-Schlüssel

3. Fülle mit beiden Schlüsseln das awork – Filestage Setup-Formular aus, um die Integration in deinem Workspace zu aktivieren

Integration in einem awork-Projekt aktivieren

Die Integration ist projektspezifisch. Du aktivierst sie in jedem awork-Projekt separat.

• Neues Feld in awork – Nach der Einrichtung erscheint das benutzerdefinierte Feld „Filestage-Integration aktivieren“

• Schalter aktivieren – Wenn du „Filestage-Integration aktivieren“ einschaltest, passiert Folgendes automatisch:

  • Filestage-Projekt wird erstellt – Mit demselben Namen wie das awork-Projekt

  • Filestage-Link wird hinterlegt – Im Feld „Filestage-Link“ im awork-Projekt

  • Projektordner in Filestage – Wird im Ordner mit dem Kundennamen angelegt (sofern in awork gesetzt); ohne Kunde im Ordner „Internal awork projects“

  • Reviewer werden hinzugefügt – awork-Projektmitglieder werden als Reviewer in Filestage hinzugefügt, wenn sie dort bereits ein Konto mit identischer E-Mail-Adresse haben

Sobald das abgeschlossen ist, ist die Filestage-Integration für dieses Projekt aktiv.

Bestehende Filestage-Projekte mit awork verknüpfen

Du kannst auch ein bestehendes Filestage-Projekt verbinden.

1. Kopiere den Link zu deinem Filestage-Projekt und füge ihn in das Feld „Filestage-Link“ im awork-Projekt ein

2. Schalte „Filestage-Integration aktivieren“ ein

3. Öffne die Projekteinstellungen in awork und füge die benutzerdefinierten Task-Felder hinzu: Filestage-Link, Filestage-Status, Filestage-Review

Neues Review in Filestage aus awork starten

Ein Review wird über eine Aufgabe gestartet.

1. Aktiviere in der Aufgabe den Schalter „Filestage Review“ (nur sichtbar, wenn die Integration im Projekt aktiv ist)

2. Lade eine Datei zur Aufgabe hoch

3. Warte, bis der Upload abgeschlossen ist

Danach passiert Folgendes automatisch:

• Review wird gestartet – In Filestage wird automatisch ein Review erstellt

• Link wird gesetzt – Der direkte Link zum Filestage-Review erscheint im Feld „Filestage-Link“ in awork

• Aufgaben-Link als Kommentar – In Filestage wird ein interner Team-Kommentar mit dem Link zur awork-Aufgabe hinzugefügt

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Tipps, Status-Sync und bekannte Einschränkungen

Was nach dem Review-Start in awork synchronisiert wird

• Filestage-Status – Das Feld „Filestage-Status“ wird automatisch aktualisiert und zeigt den Gesamtstatus des Reviews:

  • Open

  • Under Review

  • Needs Changes

  • Approved

• Checklisten-Einträge – Für jede Review-Stufe/Gruppe in Filestage wird automatisch ein Checklisteneintrag in awork erstellt; bei Freigabe wird es abgehakt

• Kommentare in der Aufgabe – Status-Updates aus Filestage erscheinen als Kommentare; wenn Änderungen angefordert werden, wird der Änderungsbericht automatisch angehängt

Verzögerungen bei der Synchronisation

Bei großen Dateien kann es bis zu 30 Sekunden (oder auch länger) dauern, bis Statusänderungen aus Filestage in awork sichtbar werden.

Bekannte Einschränkungen

• Nur awork-started Reviews – Aktuell werden nur Reviews unterstützt, die in awork gestartet werden

• Keine nachträgliche Sync – Bestehende Filestage-Reviews können nicht nachträglich synchronisiert werden

Integration mit awork-Automatisierungen erweitern

Du kannst die Integration durch Automatisierungen in awork ergänzen.

Beispiel: Wenn alle Checklisten-Einträge abgehakt sind (alle Review-Schritte abgeschlossen), könntest du automatisch:

• Aufgaben-Status ändern – z. B. auf „Review erfolgreich“

• Aufgabe verschieben – in eine andere Liste

• Fälligkeitsdatum setzen – für nächste Schritte

• Weitere Prozesse starten – abhängig von deinem Workflow

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FAQ

Was ist Filestage?

Filestage ist ein Tool für Review- und Freigabeprozesse für Marketing-Assets. Es organisiert Versionen, Feedback und Freigaben und unterstützt Annotationen in vielen Dateiformaten, z. B. PDFs, Websites und Videos.

Kann ich ein bestehendes Filestage-Projekt mit einem awork-Projekt verknüpfen?

Ja. Füge den Filestage-Projektlink in awork im Feld „Filestage-Link“ ein, aktiviere „Filestage-Integration aktivieren“ und füge die benutzerdefinierten Task-Felder (Filestage-Link, Filestage-Status, Filestage-Review) in den Projekteinstellungen hinzu.

Werden bestehende Filestage-Reviews automatisch in awork übernommen?

Nein. Bereits bestehende Reviews werden nicht automatisch verknüpft oder nachträglich synchronisiert. Unterstützt werden nur Reviews, die in awork gestartet werden.

Warum startet kein neues Review, wenn ich eine zweite Datei in die Aufgabe hochlade?

Der automatische Review-Start wird nur durch die erste Datei ausgelöst, die einem awork-Aufgabe hinzugefügt wird. Ist bereits eine Datei in der Aufgabe vorhanden, wird diese Datei verwendet.

Warum sehe ich Statusänderungen in awork erst später?

Vor allem bei großen Dateien kann die Synchronisation bis zu 30 Sekunden (oder länger) dauern, bis Änderungen aus Filestage in awork sichtbar werden.