QuoJob Integration
Verbinde QuoJob mit awork, um Jobs, Aufgaben, Zeiten und Abwesenheiten automatisch zu synchronisieren und doppelte Datenpflege zu vermeiden
Synchronisiere Jobs, Aufgaben, Zeiten und Abwesenheiten zwischen Fortes QuoJob und awork und vermeide doppelte Datenpflege.
Hauptvorteile und Anwendungsfälle
Mit der QuoJob-Integration verbindest du deine Planung und Arbeit in awork mit deiner Abrechnung in QuoJob.
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Jobs werden zu Projekten: Jeder QuoJob-Job, den du für die Synchronisierung markierst, wird ein awork-Projekt. Seine beauftragten Angebote werden Aufgabenlisten und Aufgaben. Jedes Projekt verlinkt auf seinen Job und nutzt die Jobnummer als Projekt-Key.
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Zeiten fließen zurück: In awork erfasste Zeiten werden als Stundenbuchungen auf dem passenden QuoJob-Job und der passenden Leistungsart angelegt, geändert oder gelöscht.
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Abwesenheiten kommen mit: Genehmigte Urlaube und Krankmeldungen können aus QuoJob als awork-Abwesenheiten übernommen werden.
So pflegt dein Team Projektdaten nicht doppelt und arbeitet in beiden Tools mit den Informationen, die es dort braucht.
So funktioniert die QuoJob-Integration
QuoJob schickt den Plan an awork, awork schickt die Zeiten zurück.
Drei Flüsse laufen bei jeder Prüfung von QuoJob zu awork. Zeiten laufen in die andere Richtung, sobald jemand sie speichert.
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QuoJob → awork: Jobs, Angebote und optional Urlaube und Krankmeldungen werden regelmäßig übertragen
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awork → QuoJob: Gespeicherte, geänderte oder gelöschte Zeiterfassungen werden direkt übertragen
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Verknüpfung: Das awork-Projekt enthält einen Link zum QuoJob-Job. QuoJob erhält den Link zum awork-Projekt.
Was du für die Einrichtung brauchst
Bereite diese Punkte in QuoJob vor der Einrichtung vor.
| Voraussetzung | Wofür | Zuständig |
|---|---|---|
| Deine QuoJob-Adresse | Die URL deiner QuoJob-Installation, zum Beispiel https://quojob.example.com/q40_pm. | Du |
| Ein technischer QuoJob-Benutzer | awork liest und schreibt QuoJob-Daten über diesen Benutzer. Er braucht Leserechte für Jobs, Angebote, Mitarbeiter, Leistungsarten, Urlaube und Krankmeldungen, das Recht, Verkaufspreise zu sehen (darüber liest awork die Bestandteile einer Aufbauleistung), und das Recht, Stunden für andere Mitarbeiter zu buchen. | Deine QuoJob-Administration |
| Ein Application Key | QuoJob erlaubt API-Zugriffe nur mit einem Schlüssel, den QuoTec ausstellt. | QuoTec |
| Checkbox-Attribut Sync zu awork am Job | Du hakst es an jedem Job an, der in awork erscheinen soll. | Deine QuoJob-Administration |
| Text-Attribut awork Projekt am Job | awork trägt hier den Link zum awork-Projekt ein, damit du vom Job direkt nach awork springst. | Deine QuoJob-Administration |
| Gleiche E-Mail-Adressen | awork ordnet Personen per E-Mail zu: Die interne E-Mail in QuoJob muss der Arbeits-E-Mail in awork entsprechen. | Deine QuoJob- und awork-Administration |
| Ein Fallback-Benutzer (optional) | Ein QuoJob-Benutzer, auf den awork die Zeiten von Personen ohne eigenen QuoJob-Benutzer bucht, zum Beispiel von Freelancern, die in awork externe Benutzer sind. Er braucht das Recht, auf allen synchronisierten Jobs Stunden zu buchen. | Deine QuoJob-Administration |
| Vorlagen je Job-Typ (optional) | Eine awork-Projektvorlage, die genau wie ein QuoJob-Job-Typ heißt, nutzt awork für neue Projekte dieses Typs. | Deine awork-Administration |
Du kannst den beiden Attributen auch andere Namen geben. Nenne uns dann die Namen. awork kann in QuoJob keine Attribute anlegen, sie müssen also vor der Einrichtung existieren.
So richtest du die Integration ein
Der awork-Support verbindet QuoJob für dich.
- Bereite alle Voraussetzungen aus Was du für die Einrichtung brauchst vor.
- Wähle deine gewünschten Integrationsoptionen.
- Öffne in awork Einstellungen (Zahnradsymbol links unten im Hauptmenü) > Integrationen, wähle QuoJob und kontaktiere den awork-Support über den Dialog.
- Teile dem Support QuoJob-Adresse, Benutzername und Passwort des technischen Benutzers, Application Key und deine Optionen mit. Nutze dafür einen sicheren Kanal, nie eine einfache E-Mail.
- awork prüft die Verbindung, den Login und das Vorhandensein der beiden Attribute. Mit einem Fallback-Benutzer wird zusätzlich geprüft, ob genau ein aktiver QuoJob-Benutzer diese E-Mail-Adresse hat.
- Aktiviere Sync zu awork an einem Test-Job.
- Prüfe nach dem nächsten Sync-Intervall, ob das Projekt in awork erscheint und awork Projekt den Projektlink enthält.
- Erfasse eine kurze Zeit auf einer Aufgabe dieses Projekts und prüfe die Stundenbuchung in QuoJob.
- Wenn alles passt, aktiviere Sync zu awork für die weiteren Jobs.
Welche Optionen kannst du wählen
| Option | Standard | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Sync-Intervall | 5 Minuten | Wie oft awork QuoJob auf Änderungen prüft. Möglich sind 1 Minute bis 24 Stunden. |
| Standard-Projektvorlage | Keine | Ein neues Projekt bekommt die awork-Vorlage, die wie sein Job-Typ heißt. Gibt es keine solche Vorlage, bekommt es diese Standardvorlage. |
| Subjobs | Eigenes Projekt | Jeder Subjob bekommt ein eigenes awork-Projekt. Oder du führst Subjobs im Projekt ihres übergeordneten Jobs zusammen. Siehe Gut zu wissen. |
| Abwesenheiten | Aus | Übernimmt genehmigte Urlaube und Krankmeldungen aus QuoJob als awork-Abwesenheiten. |
| Startdatum für Zeiten | Keins | Zeiten vor diesem Datum werden nie in QuoJob gebucht. So landen alte awork-Zeiten nicht in QuoJob. |
| Aufgabenname im Buchungstext | Aus | Der Text der Stundenbuchung beginnt mit dem Aufgabennamen, danach folgt die Notiz der Zeiterfassung. |
| Fallback-Benutzer | Aus | Die E-Mail eines QuoJob-Benutzers. Zeiten von Personen ohne QuoJob-Benutzer bucht awork auf ihn, und der Buchungstext beginnt mit dem Namen der Person, zum Beispiel [Erika Musterfrau] Kickoff. |
Entscheide die Subjob-Option vor der ersten Synchronisierung. Eine spätere Änderung gilt nur für noch nicht synchronisierte Subjobs. Bereits synchronisierte Subjobs bleiben mit ihren Aufgaben und Zeiten dort, wo sie sind.
Was synchronisiert wird
QuoJob schickt den Plan an awork. awork schickt die Zeiten zurück.
| In QuoJob | In awork | Richtung | Details |
|---|---|---|---|
| Job mit angehaktem Sync zu awork | Projekt | QuoJob → awork | Name "Nummer - Titel". Kunde aus dem Kunden des Jobs, in awork neu angelegt, falls er fehlt. Start- und Fälligkeitsdatum aus Start- und Endtermin des Jobs. Projekttyp aus dem Job-Typ, wenn awork einen Typ mit gleichem Namen hat. |
| Jobnummer | Projekt-Key | QuoJob → awork | Nur für neue Projekte. Aufgaben-Keys sehen dann aus wie HEC-0022-24-7, so findest du die Aufgaben eines Jobs über seine Nummer. |
| Job-Typ | Projektvorlage | QuoJob → awork | Nur für neue Projekte: die awork-Vorlage mit dem Namen des Job-Typs, sonst deine Standardvorlage. |
| Job-Seite | Benutzerdefiniertes Feld QuoJob Job | QuoJob → awork | Ein Link an jedem synchronisierten Projekt, der den Job in QuoJob öffnet. awork legt das Feld selbst an. |
| Projekt Manager und Mitarbeiter des Jobs | Projektmitglieder | QuoJob → awork | Der Projekt Manager wird verantwortliches Mitglied. Nur Personen mit passender E-Mail werden hinzugefügt. |
| Headline in einem beauftragten Angebot | Aufgabenliste | QuoJob → awork | Dieselbe Headline in mehreren Angeboten eines Jobs teilt sich eine Aufgabenliste. |
| Positionen ohne Headline | Aufgabenliste | QuoJob → awork | Name "Angebotstitel (Angebotsnummer)". |
| Angebotsposition | Aufgabe | QuoJob → awork | Name und Beschreibung aus der Position. Die Leistungsart wird zur awork-Tätigkeitsart. Optionale Positionen werden übersprungen. |
| Stundenleistungen einer Aufbauleistung | Unteraufgaben | QuoJob → awork | Eine Aufbauleistung ist eine QuoJob-Leistung aus anderen Leistungen, zum Beispiel "SEO Paket M" = 6 h Beratung + 8 h Frontend + 8 h Projektmanagement + 6 h Layout. Jede Stundenleistung darin wird eine Unteraufgabe mit ihren Stunden als geplantem Aufwand. Material und andere Bestandteile ohne Stunden bekommen keine Unteraufgabe. |
| Geplante Stunden der Positionen | Geplanter Aufwand und Projektbudget | QuoJob → awork | Nur für Eigenleistungen (Stunden): die Menge in Stunden. Bei der Einheit Tag rechnet awork Menge × die Stunden, die an der Leistungsart hinterlegt sind. Bei einer Aufbauleistung tragen die Unteraufgaben die Stunden, die Aufgabe selbst hat keine. Das Projektbudget ist die Summe aller Aufgaben und Unteraufgaben. |
| Stundenbuchung | Zeiterfassung | awork → QuoJob | Wird zusammen mit der awork-Zeiterfassung angelegt, geändert und gelöscht. |
| Genehmigter Urlaub | Abwesenheit | QuoJob → awork | Halbe Tage funktionieren bei eintägigem Urlaub. Der Kommentar wird zur Beschreibung. |
| Ganztägige Krankmeldung | Abwesenheit | QuoJob → awork | Krankmeldungen für einen Teil des Tages werden übersprungen. |
| Attribut awork Projekt | Projektlink | awork → QuoJob | Öffnet das awork-Projekt direkt aus dem Job. |
Nur beauftragte Angebote werden synchronisiert, auch intern beauftragte. Unbeauftragte und stornierte Angebote bleiben in QuoJob.
So wählt awork die Leistungsart für eine Stundenbuchung. QuoJob nimmt Stunden nur auf Stundenleistungen an. awork nimmt das Erste, das passt:
- Die Leistungsart hinter der Aufgabe: die einer Unteraufgabe, oder die der Angebotsposition, wenn sie Stunden annimmt.
- Eine QuoJob-Stundenleistung mit demselben Namen wie die awork-Tätigkeitsart der Zeiterfassung.
- Die produktive Standard-Leistungsart der Person in QuoJob. Bei Zeiten auf dem Fallback-Benutzer die produktive Standard-Leistungsart des Fallback-Benutzers.
Zeiten auf awork-Projekten ohne verknüpften QuoJob-Job bleiben in awork. Ein laufender Timer wird gebucht, sobald er stoppt.
Wann synchronisiert wird
Zeiten erreichen QuoJob innerhalb von Sekunden. Änderungen in QuoJob erreichen awork bei der nächsten Prüfung, standardmäßig innerhalb von 5 Minuten.
| Daten | Synchronisierung |
|---|---|
| Jobs, Angebote und Mitarbeiter (QuoJob → awork) | Bei jeder Prüfung, standardmäßig alle 5 Minuten. QuoJob kann awork nicht über Änderungen benachrichtigen, deshalb fragt awork regelmäßig nach. |
| Abwesenheiten (QuoJob → awork) | Bei derselben Prüfung. awork liest Abwesenheiten von 60 Tagen zurück bis 400 Tage voraus. |
| Zeiterfassungen (awork → QuoJob) | Direkt nachdem jemand eine Zeiterfassung speichert, ändert oder löscht. |
| Nächtlicher Abgleich | Einmal pro Nacht zwischen 2 und 5 Uhr UTC (4 bis 7 Uhr deutscher Sommerzeit). awork bucht Einträge der letzten 24 Stunden nach, die nicht angekommen sind, und entfernt Buchungen, deren awork-Eintrag gelöscht wurde. |
| Manueller Resync | Auf Anfrage. Der awork-Support kann Zeiten erneut senden: einen Eintrag, einen Zeitraum, die letzten Tage oder ein Projekt. |
awork prüft nur aktuelle Jobs. Wechselt ein Job in QuoJob zu den beendeten Jobs, zum Beispiel Abgeschlossen, Abgebrochen oder Inaktiv, endet die Synchronisierung für ihn, und das awork-Projekt bleibt, wie es ist.
Synchronisierte Daten bearbeiten
Ändere den Plan in QuoJob und die Arbeit in awork. Jedes Tool ist für bestimmte Felder zuständig, und die Synchronisierung überschreibt die andere Seite.
| Objekt | QuoJob gibt vor | In awork frei änderbar |
|---|---|---|
| Projekt | Name, Startdatum, Fälligkeitsdatum und Zeitbudget. awork setzt sie bei jeder Prüfung zurück. | Projekt-Key, Beschreibung, Kunde, Projekttyp, Farbe, Status, Sichtbarkeit und alle anderen Einstellungen |
| Projektmitglieder | Mitarbeiter des Jobs in QuoJob. Entfernst du jemanden in awork, kommt die Person bei der nächsten Prüfung zurück. | Weitere Mitglieder hinzufügen. Die Synchronisierung entfernt nie jemanden. |
| Aufgabenliste | Welche Listen es gibt. Eine Liste, die du in awork löschst, kommt mit ihren Aufgaben zurück. | Name und Reihenfolge |
| Aufgabe und Unteraufgabe | Name, Beschreibung und geplanter Aufwand, aber nur, wenn sich die Position oder die Aufbauleistung in QuoJob ändert | Status, Zuständige, Priorität, Start- und Fälligkeitsdatum, Reihenfolge, Liste, eigene Unteraufgaben, Kommentare |
| Zeiterfassung | Nichts | Alles. Korrigiere Zeiten in awork: Die nächste Änderung in awork überschreibt die Stundenbuchung in QuoJob. Verschiebst du einen Eintrag in ein Projekt ohne QuoJob-Job, löscht awork seine Buchung. |
| Abwesenheit | Daten, halber Tag und Kommentar | Nichts: Ändere Abwesenheiten in QuoJob. |
Eine Aufgabe, die du in awork löschst, bleibt mit ihren Unteraufgaben gelöscht, bis sich ihre Position in QuoJob ändert. Eine gelöschte Unteraufgabe kommt zurück, wenn sich ihre Stunden ändern. Eine Position, die du in QuoJob entfernst, behält ihre Aufgabe in awork. Lösche diese Aufgabe also auch in awork.
Gut zu wissen
- Subjobs mit eigenem Projekt (Standard). Jeder angehakte Subjob bekommt ein eigenes awork-Projekt. Wird sein übergeordneter Job auch synchronisiert, verlinkt das awork-Feld QuoJob Hauptprojekt auf dessen Projekt.
- Zusammengeführte Subjobs. Angehakte Subjobs werden Aufgabenlisten im Projekt ihres übergeordneten Jobs, mit der Nummer des Subjobs vorne im Namen. Ihre Aufgaben nutzen den Projekt-Key des übergeordneten Jobs, und der Link QuoJob Job öffnet den übergeordneten Job. Zeiten auf diesen Aufgaben werden in QuoJob weiter auf den Subjob gebucht. Wird der übergeordnete Job beendet, endet auch die Synchronisierung seiner zusammengeführten Subjobs.
- Synchronisierung eines Jobs beenden. Entferne den Haken bei Sync zu awork. Das awork-Projekt bleibt, und QuoJob aktualisiert es nicht mehr.
- Gelöschte Projekte. Löschst du ein synchronisiertes Projekt in awork, legt awork es nicht neu an. Der awork-Support kann es wiederherstellen, dann läuft die Synchronisierung damit weiter. Für ein neues Projekt entfernst du den Haken am Job, wartest eine Prüfung ab und setzt ihn wieder.
- Beendete Jobs. Wechselt ein Job in QuoJob zu den beendeten Jobs, lässt awork das Projekt offen. Schließe oder archiviere es selbst in awork.
- Stornierte Angebote. Ihre Aufgaben bleiben in awork. Lösche sie dort, wenn die Arbeit entfällt.
- Job-Link. Der Link QuoJob Job zeigt den Job nur, wenn du in QuoJob angemeldet bist. Sonst zeigt QuoJob die Anmeldung und danach die Startseite: Klicke den Link dann noch einmal.
- Projekt-Key. awork nutzt die Jobnummer nur, wenn es ein Projekt anlegt. Ist die Nummer länger als 32 Zeichen oder nutzt schon ein anderes Projekt diesen Key, erzeugt awork einen eigenen. Eine geänderte Jobnummer ändert den Key nicht, damit bestehende Aufgaben-Keys gültig bleiben.
- Vorlagen je Job-Typ. Die Vorlage gilt nur, wenn awork ein Projekt anlegt. Ein geänderter Job-Typ ändert bestehende Projekte nicht.
- Geänderte Aufbauleistungen. QuoJob liefert die Bestandteile einer Aufbauleistung aus der Preisliste des Jobs. Änderst du eine Aufbauleistung in QuoJob, ändern sich auch die Unteraufgaben und das Budget von Jobs, die sie früher beauftragt haben. Eine Leistungsart, die du aus der Aufbauleistung entfernst, behält ihre Unteraufgabe und ihre Zeiten, verliert aber ihren geplanten Aufwand.
- Zeiten auf der Aufgabe einer Aufbauleistung. QuoJob nimmt auf einer Aufbauleistung selbst keine Stunden an. Zeiten auf dieser Aufgabe bucht awork deshalb auf die produktive Standard-Leistungsart der Person. Erfasse Zeiten auf den Unteraufgaben, damit sie auf der richtigen Leistungsart landen.
- Mitarbeiter ohne passende E-Mail. Sie werden keinen Projekten hinzugefügt, und ihre Abwesenheiten werden nicht übernommen. Ihre Zeiten erreichen QuoJob nur mit einem Fallback-Benutzer.
- Fallback-Benutzer. Bekommt jemand später einen eigenen QuoJob-Benutzer, wandern seine Buchungen bei der nächsten Änderung oder einem Resync dorthin. Buchungen von Personen, deren Zuordnung später wegfällt, zum Beispiel nach ihrem Austritt, bleiben, wo sie sind. Ältere fehlgeschlagene Zeiten bucht awork nicht von selbst: Bitte den Support um einen Resync. Änderst du eine Fallback-Buchung in QuoJob, überschreibt die nächste Änderung in awork sie.
- Buchungsebene. Stunden werden in QuoJob auf Job und Leistungsart gebucht, nicht auf die einzelne Angebotsposition.
- Start- und Endzeit. Hat eine Zeiterfassung Start und Ende am selben Tag, bekommt QuoJob beides. Sonst bekommt QuoJob das Datum und die Stunden.
- Urlaubsanträge. Ein beantragter Urlaub erscheint in awork erst, wenn er genehmigt ist. Ein stornierter oder abgelehnter Urlaub verschwindet aus awork.
Fehlerbehebung
Die meisten Probleme haben drei Ursachen: eine fehlende Checkbox, ein noch nicht beauftragtes Angebot oder eine E-Mail, die nicht passt.
| Problem | Was du prüfen kannst |
|---|---|
| Ein Job erscheint nicht in awork | Ist Sync zu awork angehakt? Ist der Job ein aktueller Job? Warte die nächste Prüfung ab (standardmäßig 5 Minuten). |
| Kein Job wird synchronisiert | Wurde ein Attribut in QuoJob umbenannt oder gelöscht? Wurde das Passwort des technischen Benutzers geändert? Teile dem awork-Support den neuen Namen oder das neue Passwort mit. |
| Ein Projekt hat keine Aufgaben | Ist das Angebot beauftragt oder intern beauftragt? Sind die Positionen als optional markiert? |
| Eine Aufgabe hat keinen geplanten Aufwand | Nur Eigenleistungen (Stunden) bringen geplanten Aufwand mit. Andere Leistungsarten erzeugen eine Aufgabe ohne Aufwand. Bei einer Aufbauleistung liegen die Stunden auf den Unteraufgaben. |
| Eine Aufbauleistung hat keine Unteraufgaben | Darf der technische Benutzer Verkaufspreise sehen? Nur Stundenleistungen der Aufbauleistung werden Unteraufgaben. |
| Der Projekt-Key ist nicht die Jobnummer | Das Projekt entstand, bevor awork Jobnummern als Key nutzte, die Nummer ist länger als 32 Zeichen, oder ein anderes Projekt nutzt den Key schon. |
| Der Link QuoJob Job öffnet die Startseite | Melde dich in QuoJob an und klicke den Link noch einmal. |
| Eine Zeiterfassung fehlt in QuoJob | Ist das Projekt mit einem QuoJob-Job verknüpft? Passt die E-Mail der Person, oder ist ein Fallback-Benutzer eingerichtet? Führen Aufgabe, Tätigkeitsart oder Standard-Leistungsart der Person zu einer QuoJob-Stundenleistung? Liegt der Eintrag vor dem Startdatum für Zeiten? Nach einem Verbindungsfehler wartet awork, bis der Support QuoJob geprüft hat, damit nie doppelt gebucht wird. |
| Zeiten auf einer Aufbauleistung landen auf der falschen Leistungsart | QuoJob nimmt auf einer Aufbauleistung keine Stunden an. Erfasse Zeiten stattdessen auf den Unteraufgaben. |
| Eine Stundenbuchung hat sich zurückgeändert | Du hast sie in QuoJob bearbeitet. Korrigiere Zeiten stattdessen in awork. |
| Eine Person fehlt in einem Projekt | Stimmt ihre interne E-Mail in QuoJob mit ihrer Arbeits-E-Mail in awork überein? Ausgeblendete QuoJob-Mitarbeiter werden übersprungen. |
| Eine gelöschte Aufgabenliste ist zurück | Die Liste existiert noch in QuoJob. Ändere das Angebot in QuoJob, um sie dauerhaft zu entfernen. |
| Eine Abwesenheit fehlt | Ist die Übernahme von Abwesenheiten aktiv? Ist der Urlaub genehmigt? Krankmeldungen für einen Teil des Tages werden übersprungen. |
Kommst du nicht weiter? Wende dich mit der Jobnummer oder der Zeiterfassung an den awork-Support. Der Support sieht ein Protokoll für jeden Job und jede Zeiterfassung und kann Zeiten erneut an QuoJob senden.
FAQ
Welche Daten werden zwischen QuoJob und awork synchronisiert?
Jobs, beauftragte Angebote, Mitarbeiter und optional Abwesenheiten werden von QuoJob nach awork übertragen. Zeiterfassungen laufen von awork zurück nach QuoJob.
Wie oft prüft awork QuoJob?
Standardmäßig alle 5 Minuten. Das Intervall kann zwischen 1 Minute und 24 Stunden eingestellt werden.
Kann ich die Synchronisierung pro Job aktivieren?
Ja. Aktiviere dafür in QuoJob am jeweiligen Job die Checkbox Sync zu awork.
Warum wird ein Angebot nicht als Aufgabe übernommen?
Nur beauftragte und intern beauftragte Angebote werden synchronisiert. Unbeauftragte, stornierte und optionale Positionen werden nicht entsprechend übernommen.
Wo soll ich Zeiten erfassen?
Erfasse Zeiten in awork. Bei einer Aufbauleistung solltest du die Zeiten auf den Unteraufgaben erfassen, damit die richtige Leistungsart verwendet wird.
Kann ich Zeiterfassungen in QuoJob korrigieren?
Korrigiere sie in awork. Eine spätere Änderung in awork kann die Stundenbuchung in QuoJob überschreiben.
Was passiert, wenn ein Job in QuoJob beendet wird?
Die Synchronisierung endet. Das bestehende awork-Projekt bleibt erhalten und muss dort selbst geschlossen oder archiviert werden.
Bereitgestellt von happysupport.ai